Şikayet başvurusu dilekçesinin dizi pusulası içermemesi başvurunun reddini gerektirir mi?

İhaleyi Yapan Daire:

Başvuru Tarih ve Sayısı:

Başvuruya Konu İhale:

Kurumca Yapılan İnceleme ve Değerlendirme:

Simav Belediye Başkanlığı Fen İşleri Müdürlüğütarafından 19.02.2013 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan "Belediyemiz Fuar Alanına Ait 1000 Kva Trafolu Beton Köşklü Trafo Tesisi ve Yeraltı Hatlı Aydınlatma ve Kuvvet Tesisatlarının"� ihalesine ilişkin olarak Mehmet Ali Sevinç'in 05.04.2013 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 11.04.2013 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 19.04.2013 tarih ve 13847 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 15.04.2013 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

                      Başvuruya ilişkin olarak 2013/1526 sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

Karar:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,

1)   İdareye yapmış oldukları şikayet başvurusunun dizi pusulası sunulmaması ve imza beyannamesinin fotokopi olması gerekçesiyle şekil yönünden reddedilmesinin,

2) Teklif dosyasında sunmuş oldukları imza beyannamesinin idari şartnamenin belgelerin sunuluş şeklini düzenleyen maddesine aykırı olduğu gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakılmalarının,

                      mevzuata uygun olmadığı iddialarına yer verilmiştir.

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

1 ) Başvuru sahibinin 1'inci iddiasına ilişkin olarak:

Söz konusu ihalede,başvuru sahibi olan Mehmet Ali Sevinç tarafından idareye yapılan şikayet başvurusunun, idare tarafından, başvuru ekinde dizi pusulası olmadığı ve imza beyannamesinin fotokopi olarak sunulması sebebiyle şekil yönünden reddedildiği anlaşılmıştır.

                  İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmeliğin "Başvuruların şekil unsurları"� başlıklı 8'inci maddesinde(1) ş�ikayet başvuruları idareye, itirazen şikayet başvuruları ise Kuruma hitaben yazılmış imzalı dilekçelerle yapılır.

                  (2) Dilekçelerde aşağıdaki hususlara yer verilir;

                  a) Başvuru sahibinin, varsa vekil ya da temsilcisinin; adı, soyadı veya unvanı ve adresi ile varsa bildirime esas elektronik posta adresi ve faks numarası.

                  b) İhaleyi yapan idarenin ve ihalenin adı veya ihale kayıt numarası.

                  c) Başvuruya konu olan durumun farkına varıldığı veya bildirildiği tarih.

                  ç) Başvurunun konusu, sebepleri ve dayandığı deliller.

                  d) İtirazen şikayet başvurularında ayrıca idareye yapılan şikayetin tarihi ve varsa şikayete ilişkin idare kararının bildirim tarihi.

                  "¦.

                  (4) ş�ikayet dilekçelerine başvuruda bulunmaya yetkili olunduğuna dair belgeler ile imza sirkülerinin aslı veya yetkili mercilerce onaylı örneğinin eklenmesi zorunludur. Ancak aday veya isteklinin başvuru belgeleri veya teklif zarfı içerisinde bu belgelerin bulunması durumunda, dilekçe ekinde söz konusu belgeler aranmaz."� hükmü,

İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Tebliğin "Başvuruların şekil unsurları"� başlıklı 5 inci maddesinin üçüncü fıkrasında ""¦Diğer taraftan, başvuru sahibinin gerçek kişi olması durumunda, bu kişi tarafından yapılan başvurularda imza beyannamesinin sunulması zorunlu değildir."� açıklaması yer almaktadır.

Yukarıda yer verilen mevzuat uyarınca ve başvuru sahibinin gerçek kişi olduğu göz önüne alındığında, şikayet dilekçesi ekinde imza beyannamesi sunulması zorunlu olmadığından, söz konusu belgenin fotokopi olması gerekçesiyle anılan isteklinin şikayet başvurusunun şekil yönünden reddedilmesinin mevzuata uygun olmadığı tespit edilmiştir.

İdarenin, anılan isteklinin şikayet başvurusunun şikayet dilekçesi ekinde dizi pusulasına yer vermediği gerekçesine ilişkin olarak;

                  İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmeliğin "Başvuruların yapılacağı yerler"� başlıklı 9'uncu maddesinde ""¦(2) Dilekçeye eklenen bütün belgeler; belgelerin adları, sayfa sayıları, asıl/tasdikli/fotokopi vb. olduklarını gösteren iki nüsha dizi pusulası ile birlikte sunulur.

                  (3) İdare tarafından dizi pusulası ekindeki bilgi ve belgelerin dizi pusulasında belirtilen şekilde olup olmadığı kontrol edilerek, belirtilen şekilde olması halinde dizi pusulalarına; "ekler dizi pusulasında belirtilen şekildedir"� şerhi düşülerek teslim alan idare görevlisi tarafından imzalanır ve bir nüshası başvuru sahibine geri verilir. Posta yoluyla yapılan başvurularda dizi pusulasına eklerin dizi pusulasında belirtilen şekilde olup olmadığına ilişkin şerh düşülür.

                  (4) Başvuru dilekçelerinin derhal kaydı yapılarak, kayıt tarih ve sayısı dilekçenin üzerine yazılır ve elden yapılan başvurularda ilgilisine kayıt tarih ve sayısını gösteren onaylı bir alındı belgesi verilir."� hükmü,

                  Anılan Yönetmeliğin "ş�ikâyet Başvurusu Üzerine İnceleme"� başlıklı 10'uncu maddesinde "(1) İhalelere ilişkin olarak öncelikle ihaleyi yapan idareye şikayet başvurusunda bulunulur. Bu şikayet başvuruları, süresinde ve usulüne uygun sözleşme imzalanmadan önce yapılmış olması halinde idare tarafından incelenerek sonuçlandırılır.

                  (2) 8 inci maddede belirtilen ve dilekçe ile ekinde yer alması zorunlu olan bilgi ve belgeleri içermeyen şikayet başvurularında, söz konusu eksiklikler başvuru süresinin sonuna kadar başvuru sahibi tarafından giderilebilir. Eksikliklerin başvuru süresi içerisinde tamamlanmaması halinde idare tarafından başvurunun reddine karar verilir.

                  ..."� hükmü,

İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Tebliğin "ş�ikayet başvurusu üzerine yapılacak işlemler ve inceleme"� başlıklı 6'ncı maddesinde "(1) ş�ikayet dilekçesinin derhal kaydı yapılarak kayıt tarih ve sayısı dilekçenin üzerine yazılır. Dilekçeye eklenen bütün belgeler; belgelerin adları, sayfa sayıları, asıl/tasdikli/fotokopi vb. olduklarını gösteren iki nüsha dizi pusulası ile birlikte sunulur.

(2) İdare tarafından dizi pusulası ekindeki bilgi ve belgelerin dizi pusulasında belirtilen şekilde olup olmadığı kontrol edilerek, belirtilen şekilde olması halinde dizi pusulalarına; "ekler dizi pusulasında belirtilen şekildedir"� şerhi düşülerek teslim alan idare görevlisi tarafından imzalanır ve bir nüshası başvuru sahibine geri verilir. Posta yoluyla yapılan başvurularda dizi pusulasına eklerin dizi pusulasında belirtilen şekilde olup olmadığına ilişkin şerh düşülür."� açıklaması bulunmaktadır.  

Yukarıda yer verilen mevzuat hükümleri ve açıklamalardan, şikayet dilekçesi ve ekinde yer alan belgelerin adları, sayfa sayıları vb. bilgilerini gösterir dizi pusulası eksikliğinin, başvurunun reddini gerektiren ve İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmeliğin 8 inci maddesinde belirtilen, şikayet başvurularının taşıması gereken şekil unsurları arasında sayılmadığı anlaşıldığından, başvuru sahibinin şikayet dilekçesinin bu nedenle reddedilmesinin mevzuata uygun olmadığı sonucuna varılmıştır.

2) Başvuru sahibinin 2'nci iddiasına ilişkin olarak:

                      İdari şartnamenin "İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri"� başlıklı7.1.b maddesinde "7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir:

"¦.

b) Teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren imza beyannamesi veya imza sirküleri;

1) Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesi,

"¦."� düzenlemesi,

Anılan şartnamenin"Belgelerin sunuluş şekli"� başlıklı 7.7 nci maddesinde; "7.7.1. İstekliler, yukarıda sayılan belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini vermek zorundadır. Ancak Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesi’nin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde; Gazete İdaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca “aslının aynıdır” şeklinde onaylanarak isteklilere verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri ile bunların noter onaylı suretleri de kabul edilecektir. Kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden temin edilebilen ve teyidi yapılabilen ihaleye katılım ve yeterlik belgelerinin internet çıktısı sunulabilir.

7.7.2.Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile “ibraz edilenin aynıdır” veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmeyecektir.

7.7.3.İstekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale tarihinden önce İdare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şekilde şerh düşülen suretlerini tekliflerine ekleyebilirler.

"¦"�düzenlemesi bulunmaktadır.

                  13.07.1976 tarih ve 15645 sayılı Resmî Gazete'de yayımlanan Noterlik Kanunu Yönetmeliği'nin örnek verme şekillerini düzenleyen 95'inci maddesinin (a) bendinde ibrazdan örneğe ilişkin olarak; "İlgili tarafından ibraz edilip, örneğin çıkartılması ve onaylanması istenilen bir belgenin usulünce örneğinin çıkartılarak verilmesine ibrazdan örnek çıkarma denir.

                     İbrazdan örneklerin altına (ibraz edilenin aynıdır) ibaresini kapsayan bir şerh konulur.

                     İbrazdan örnek vermede, örneklerden bir nüshası dairede saklanır. Bu nüshaya ilgilinin imzası (ibraz ettiğim aslına uygundur) şerhinin altına alınır. İbraz edilen aslına örneğin tarih ve yevmiye numarası yazılıp, noter mühürü ile mühürlenir.

                         Aslında bir bozukluk olan belgelerin, örneklerinde bu bozukluğun açıklanması şarttır.

İbraz olunan belgenin örneği ilgili tarafından dışarıda da çıkartılıp, onama için noterliğe ibraz olunabilir.

                       Bu takdirde örnek ile asıl belge noterlikçe karşılaştırılır. Asıl ve örneğin yekdiğerine uygunluğu şerhte belirtilir.

                         Her ne suretle olursa olsun çıkartılan örneklerde belgenin belirli bir kısmının örneği de ilgilinin isteği üzerine çıkartılabilir. Bu takdirde bu husus açıkça yazılır."� hükmüne yer verilmiştir.

                    Türkiye Noterler Birliği'nin 01.02.2002 tarihli ve 16 sayılı Genel Yazısında; "İlgi: 29.04.1998 günlü Hukuk 6344-47 sayılı genel yazımız.

                    İbrazdan örnek verme halinde, Noterlikçe verilen şerhin, Noterlik Kanunu Yönetmeliği' nin 95 nci maddesi hükümleri çerçevesinde düzenlenmesi gerektiği ilgi genel yazımız ile sizlere duyurulmuştu.

                     Ancak bazı kurum ve kuruluşlarca tasdik şerhine (aslının aynıdır) ibaresinin konulmasının istendiği ve bazı noterlerce bu şekilde işlem yapıldığı yolundaki başvurular, Yönetim Kurulu' nun 24.01.2002 günlü toplantısında görüşülmüş,

                     Yakınmaların önlenmesi ve birlikteliğin temini için ibrazdan örnek verme işlemlerinde noterlikçe verilecek şerhin, Noterlik Kanunu Yönetmeliği' nin 95 nci maddesi hükümlerine uygun şekilde düzenlenmesi ve uygulamanın bu yönde yapılmasının bir kez daha hatırlatılmasına karar verilmiştir"¦"�açıklaması,

                    15.04.2002 tarihli ve 39 sayılı Genel Yazısında; "İLGİ: 1- 29.04.1998 günlü Hukuk 6344-47 sayılı,2- 01.02.2002 günlü Hukuk 1955-16 sayılı, Genel yazılarımız. İbrazdan örnek verme halinde Noterlikçe verilen şerhin, Noterlik Kanunu Yönetmeliği'nin 95 nci maddesi hükümlerine uygun şekilde düzenlenmesi gerektiği ilgi genel yazılarımız ile sizlere duyurulmuştu.

  Ancak, son zamanlarda noterlerce yapılan ibrazdan örnek çıkarma işlemlerinde Noterlik Kanunu Yönetmeliği'nin 95 nci maddesi ile yukarıdaki genel yazılarımıza uygun olarak yapılan ve (ibraz edilenin aynıdır) şeklinde konulan şerhle çıkarılan örnek işlemlerinin bazı kurum ve kuruluşlarca kabul edilmemesi nedeniyle pek çok vatandaşın işlemlerinin muameleye konulmadığı ve bu nedenle bazı ihtilafların doğduğu öğrenilmekle konu, Yönetim Kurulu'nun 03.04.2002 günlü toplantısında yeniden görüşülerek yapılan inceleme sonunda;"¦İbraz edilenin asıl olması koşulu ile, ibrazdan örnek çıkarmak için noterliğe başvuran kişinin yapacağı işlemin niteliğine göre ve talebi alınmak suretiyle işlemin altına (ibraz edilen aslının aynıdır) şeklinde şerh konulması ve noterlik dairesinde alıkonulacak örneğin arkasına da (ibraz ettiğim metin asıl olup, örnek bundan çıkarılmıştır) ibaresi yazılıp altının ilgiliye imzalatılması suretiyle işlem yapılabileceğine"¦karar verilmiştir"¦"�açıklaması,

04.12.2003 tarih ve 50 sayılı genelgesinde de; "İLGİ: 15.04.2002 günlü Hukuk 5964-39 sayılı Genel Yazımız.

Her ne kadar örnek onay işlemleri ile ilgili olarak ilgide gösterilen genel yazı gönderilmiş ise de, bu konudaki tereddütlerin devam ettiği ve bazı ihale makamlarınca (aslına uygundur) şerhinin arandığı, aksine şerhleri içeren belgelerin kabul edilmediği anlaşıldığından konu Yönetim Kurulu’nun 20.11.2003 günlü toplantısında görüşülmüş,   …İbraz edilenin asıl olması koşulu ile ibrazdan örnek çıkarmak için noterliğe başvuran kişinin yapacağı işlemin niteliğine göre ve talebi alınmak suretiyle işlemin altına (iş bu suret aslına uygundur), şeklinde şerh konulması ve noterlik dairesinde alıkonulacak örneğin arkasına da (ibraz ettiğim aslına uygundur) ibaresi yazılıp altının ilgiliye imzalatılması suretiyle işlem yapılabileceğine… karar verilmiştir"¦"� açıklaması yer almaktadır.

Başvuru sahibi istekli olan Mehmet Ali Sevinç tarafından sunulan teklif dosyasında yer alan imza beyannamesinin, Aksaray 4. Noterliğinin "İşbu suret aslına uygundur."� onayı ile birlikte, belgenin üzerinde "Bu örneğin ibraz edilen aslının aynı olduğunu, bir örneğinin ibraz edene imza ettirilerek dairede saklandığını 2 örneğinin kendisine verildiğini onaylarım."� ifadesinin bulunduğu görülmüştür.

Söz konusu belge üzerindeki noter ifadesinden, notere belgenin aslının ibraz edildiği ve örneğin ibraz edilen "aslına"� uygun olduğunun belirtildiği anlaşılmakta olup, adı geçen belgenin sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış bir belge niteliği taşımadığı, sonuç olarak isteklinin bu gerekçeyle değerlendirme dışı bırakılmasının mevzuata uygun olmadığı sonucuna varılmıştır.

B)  İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik'in 18'inci maddesi yönünden yapılan inceleme sonucunda tespit edilen aykırılıklar ve buna ilişkin inceleme ve hukuki değerlendirme aşağıda yapılmıştır:

1) İdarece, Samel El. Müh. İnş. Paz. Nak. Taah. San. Tic. Ltd. ş�ti. tarafından sunulan iş deneyim belgesinin, idari şartnamenin belgelerin sunuluş şekline ilişkin maddesine aykırı olduğu gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı görülmüştür.

Söz konusu iş deneyim belgesi üzerinde Samsun 2. Noterliğine ait olan "Bu örneğin ibraz edilen aslının aynı olduğunu bir örneğinin ibraz edene imza ettirilerek dairede saklandığını, 2 örneğinin kendisine verildiğini onaylarım."� ifadesinin bulunduğu görülmüş olup, belge üzerindeki noter ifadesinden, notere belgenin aslının ibraz edildiği ve örneğin ibraz edilen aslına uygun olduğunun belirtildiği, adı geçen belgenin sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış bir belge niteliği taşımadığı, sonuç olarak isteklinin bu gerekçeyle değerlendirme dışı bırakılmasının mevzuata uygun olmadığı sonucuna varılmıştır.

2) İdarece Karadağ El. İnş. Taah. San. Tic. Ltd. ş�ti. tarafından sunulan imza sirküleri, ticaret sicil gazetesi ve iş deneyim belgesinin idari şartnamenin belgelerin sunuluş şekline ilişkin maddesine aykırı olduğu gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı görülmüştür.

Anılan istekli tarafından sunulan söz konusu belgelerin Afyonkarahisar 2. Noterliği tarafından onaylandığı ve üzerlerinde "Bir nüshası imza ettirilerek dairede alıkonulan ve ilgisine tasdikli bir nüshası verilen işbu suret ibraz edilen aslına uygundur."� ifadesinin bulunduğu görülmüş olup, belgeler üzerindeki noter ifadesinden, notere belgelerin aslının ibraz edildiği ve örneklerin ibraz edilen aslına uygun olduğunun belirtildiği, adı geçen belgelerin sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış birer belge niteliği taşımadığı, sonuç olarak isteklinin bu gerekçeyle değerlendirme dışı bırakılmasının mevzuata uygun olmadığı sonucuna varılmıştır.

                  Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, başvuru sahibi olan Mehmet Ali Sevinç, Samel El. Müh. İnş. Paz. Nak. Taah. San. Tic. Ltd. ş�ti. ve Karadağ El. İnş. Taah. San. Tic. Ltd. ş�ti.'nin tekliflerinin yeniden değerlendirmeye alınması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle 4734 sayılı Kanun’un 65′inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54′üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.