İdareye şikayet başvurusu üzerine verilen kararın son bildirim tarihi üzerinden on gün geçmeden sözleşme imzalanmasının mevzuata aykırılık teşkil eder mi?

İhaleyi Yapan Daire:  

Başvuru Tarih ve Sayısı:  

Başvuruya Konu İhale:  

Kurumca Yapılan İnceleme ve Değerlendirme:  

Antalya İli Kamu Hastaneleri Birliği Genel Sekreterliği Manavgat İlçe Devlet Hastanesi Baştabipliğitarafından 19.12.2013tarihinde pazarlık usulüile yapılan "(1 Kalem) 15 Kişi İle 3 Aylık (Ocak, ş�ubat, Mart) Malzeme Dahil, Hastane Mutfağında Yemek Pişirme, Servis ve Sonrası Hizmetleri Alımı"� ihalesine ilişkin olarak Tuğra Yemekçilik Gıda Temizlik İnş. Tic. ve San. Ltd. ş�ti.nin 27.12.2013tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 31.12.2013tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 08.01.2014tarih ve 864sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 08.01.2014tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

                      Başvuruya ilişkin olarak 2014/175sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

Karar:  

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, ihale üzerinde bırakılan isteklinin teklif bedelinin aşırı düşük olduğu, ancak idarenin söz konusu istekliye aşırı düşük teklif sorgulaması yapmaksızın ihaleyi üzerinde bıraktığı iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

Başvuruya konu ihaleye ait İdari ş�artname'nin 2.1.(a) maddesinde ihale konusu işin adının  "(1 Kalem) 15 Kişi ile 3 Aylık (Ocak, ş�ubat, Mart) Malzeme Dahil, Hastane Mutfağında Yemek Pişirme, Servis ve Sonrası Hizmetleri Alımı"�  şeklinde belirtildiği,

                      Anılan ş�artname'nin "Teklif fiyata dahil olan giderler"� başlıklı 25'inci maddesinde"25.3. Teklif fiyata dahil olan diğer giderler aşağıda belirtilmiştir:

25.3.1. İşin süresi 3 (üç) ay olup, 15 (onbeş) personel çalıştırılacaktır. Çalışacak olan 15 (onbeş) personelin unvanları ve dağılımları aşağıda belirtilmiştir.

Toplam İşçi Sayısı:15
İşçilerin nitelikleri sayılan:
a) Aşçı : 2 kişi (Diploma veya sertifikalı olmalıdır)
b) Aşçı Yardımcısı : 5 kişi (Bonservisleri olmalıdır.)
c) Bulaşıkçı : 4 kişi
d) Garson : 3 kişi
e) Diyetisyen yada Gıda Mh. : 1 kişi
Çalıştırılacak personellerin her türlü özlük hakları (maaş, sigorta v.s.) portör muayene bedelleri, yasalar karşısındaki sorumlulukları, giyim, yol, yemek (v.b.) tüm giderleri teklif bedele dahildir. Giyim ayni olarak verilecektir.
İhale konusu işte kullanılacak olan ve teknik şartnamede adı ve listesi bulunan idare tarafından verilecek malzemeler hariç işin yapılması için gerekli olan tüm mal/malzemeler yüklenici tarafından karşılanacak ve teklif fiyata dahil edilecektir.

25.4.Sözleşme konusu işin bedelinin ödenmesi aşamasında doğacak Katma Değer Vergisi (KDV), ilgili mevzuatı çerçevesinde İdare tarafından yükleniciye ayrıca ödenir.

25.5. İş Kolu Tehlike Derecesi 2 (iki) dir."�düzenlemesinin yer aldığı,

                      Söz konusu ihaleye ilişkin Teknik ş�artname'de örnek menüye ve yemek yapımında kullanılacak çiğ girdilerin cinsini ve miktarını gösteren listeye yer verildiği görülmüştür.

                      İdarece gönderilen ihale işlem dosyasının incelenmesi sonucunda, ihaleye 4734 sayılı Kanun'un 21'inci maddesinin (b) bendi kapsamında pazarlık usulü ile çıkıldığı, 19 firmanın doküman almaya ve teklif vermeye davet edildiği, 2 isteklinin ihaleye teklif verdiği ve 19.12.2013 tarihli ihale komisyonu kararı ile ihalenin MKİ Ömsan İyiollar Tur. Org. Otel Lok. Taş. Tem. İlaç. Or. Hay. İnş. Tic. Ltd. ş�ti.nin üzerinde bırakıldığı anlaşılmıştır.

4734 sayılı Kanun'un "Aşırı düşük teklifler"� başlıklı 38'inci maddesinde  "İhale komisyonu verilen teklifleri 37 nci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a)İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b)   Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c)Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

Hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

İhale komisyonu, aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesinde Kurum tarafından belirlenen kriterleri esas alır. Kurum bu maddenin uygulanmasında; aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değer veya sorgulama kriterleri ya da ortalamalar belirlemeye yetkilidir."�  hükmü,

                  Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği'nin "Yaklaşık maliyetin hesaplanması ve güncellenmesi"� başlıklı 9'uncu maddesinde"(1) Birim fiyat üzerinden teklif alınan ihalelerde;

                  a) Her bir iş kaleminin miktarını ve gerçekleştirilmesine ilişkin şartları gösteren bir cetvel hazırlanır. Bu cetvelde her bir iş kaleminin adı, birimi, birim fiyatı ve bu fiyata dahil olan maliyetler ile varsa diğer unsurlar gösterilir.

                  b) Birim fiyata dahil olan maliyetler, iş kalemi ile ilgili bütün unsurları içerecek şekilde düzenlenir ve bu iş kalemine dahil olmayan başka giderler öngörülmez.

                  (2) Götürü bedel üzerinden teklif alınan ihalelerde, işin gerçekleştirilmesine ilişkin şartları gösteren bir cetvel hazırlanır. Bu cetvelde işçilik ile varsa malzeme, ekipman ve diğer unsurlar için belirlenen fiyatlar ve bu fiyata dahil olan maliyetler gösterilir.

                  (3) Hizmetin gerçekleştirilmesi için gerekli olan iş kalemlerine veya iş gruplarına ilişkin miktarların tespit edilen fiyatlarla çarpımı sonucu bulunan tutarların toplanması ile elde edilen genel toplam tutar, sözleşme giderleri ve genel giderler ile KDV hariç olarak belirlenir. Bulunan bu tutara işin niteliği dikkate alınarak % 20 oranını geçmemek üzere yüklenici kârı eklenir. Bu tutar, kâr hariç belirlenen genel toplam tutar üzerinden hesaplanan sözleşme giderleri ve genel giderler ile toplanarak yaklaşık maliyet hesaplanır. Buna ilişkin hesap cetveli hazırlayanlarca imzalandıktan sonra, ihale onay belgesinin ekine konularak ihale yetkilisine sunulur."�  hükmü,

Anılan Yönetmelik'in "Aşırı Düşük Teklifler"� başlıklı 59'uncu maddesinde  "(1) İhale komisyonu verilen tekliflerden, diğer tekliflere veya yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

                  (2) İhale komisyonu;

                  a) Verilen hizmet ve yapım yönteminin ekonomik olması,

                  b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

                  c) Teklif edilen işin özgünlüğü,

                  hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir. İhale komisyonunca reddedilmeyen aşırı düşük teklifler, geçerli teklif olarak dikkate alınır.

                  (3) Aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesinde; Kamu İhale Kurumu tarafından aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değer veya sorgulama kriterleri ya da ortalamalar belirlenmiş ise ihale komisyonu bu düzenlemeyi esas alır.

                  (4) Aşırı düşük teklif değerlendirmesinde tekliflerin, asgari maliyet yanında sözleşme giderlerini karşılayıp karşılamadığı da dikkate alınır."�  hükmü,

                    Kamu İhale Genel Tebliği'nin "Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımlarında teklif fiyata dahil olacak giderler"� başlıklı 78'inci maddesinde ise "78.1.  Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımları; ağırlıklı olarak personel çalıştırılmasına dayanan, çalıştırılacak personel sayısının belirlendiği ve haftalık çalışma saatlerinin tamamının idare için kullanıldığı hizmetlerdir.

                       78.2.  Malzemeli veya malzemesiz temizlik, malzemesiz yemek, özel güvenlik, sayaç okuma ve kesme-açma, hasta ve ziyaretçi yönlendirme, tıbbi sekreterlik, veri işleme ve otomasyon sisteminin işletimi hizmetleri gibi hizmetler personel çalıştırılmasına dayalı olup, bu tebliğde personel çalıştırılmasına dayalı olan/olmayan hizmetler arasında sayılmayan işlerin personel çalıştırılmasına dayalı olup olmadığı yukarıda yer verilen tanıma göre idarelerce değerlendirilecektir.

                       78.3.  Malzeme dahil yemek hazırlama hizmeti veya malzeme dahil yemek hazırlama ve dağıtım hizmeti ya da makine ve ekipman ile araçlar ve/veya akaryakıtın yüklenici tarafından sağlanacağı çöp toplama ve nakline ilişkin hizmetler ile personel taşıma gibi hizmetler personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı olarak değerlendirilmeyecektir. Ancak, personel çalıştırılmasına dayalı olmayan bir hizmet alımına ilişkin ihale dokümanında haftalık çalışma saatlerinin tamamını idarede geçirecek personel sayısının belirlenmesi hallerde teklif fiyata dahil giderler arasında işçilik giderine yer verilmesi gerekmektedir.

                       78.4.  Çöp toplama ve nakline ilişkin hizmetlerde, çöp toplama ve naklinde kullanılacak makine ve ekipmanlar ile çöp toplama araçlarının ve akaryakıtın idare tarafından karşılanması durumunda bu alımların ve ayrıca malzemenin idare tarafından karşılandığı yemek hizmeti (malzemesiz yemek hizmeti) alımlarının personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı olarak ihale edilmesi gerekmektedir."�açıklaması,

                      Anılan Tebliğ'in "Hizmet alımı ihalelerinde aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi"� başlıklı 79'uncu maddesinde ise"79.4.  İhale komisyonu tarafından, personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihaleleri ile personel çalıştırılmasına dayalı olmamakla birlikte ihale dokümanında personel sayısının belirlendiği ve haftalık çalışma saatinin tamamının idarede kullanılacağı hizmet alımı ihalelerinde asgari işçilik maliyeti, sözleşme giderleri ve genel giderler ile varsa malzeme ve diğer maliyet kalemleri, bunlar dışında kalan hizmet alımı ihalelerinde ise ihale dokümanında belirtilen teklif fiyata dahil giderler dikkate alınmak suretiyle tekliflerin değerlendirilmesi yapılarak 4734 sayılı Kanunun 38 inci maddesi uyarınca teklifi aşırı düşük görülen isteklilerden işin niteliğine göre ihale komisyonunca belirlenen önemli teklif bileşenleri ile ilgili açıklama istenecektir. İdarelerce aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenlerin belirtilmesi ve açıklama için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere makul bir süre verilmesi gerekmektedir.

                      Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinde, kar hariç yaklaşık maliyet tutarının üzerindeki teklifler aşırı düşük teklif olarak kabul edilmeyecektir."�  açıklaması yer almaktadır.

Bahse konu ihaleye ilişkin ihale onay belgesi ve eki yaklaşık maliyet hesap cetveli incelendiğinde, yaklaşık maliyetin                                                                                                                                                                      piyasada ilgili alanda faaliyet gösteren firmalardan alınan fiyat teklifleri esas alınarak toplam 426.162,50 TL olarak belirlendiği, yaklaşık maliyet hesap cetvelinde kâr oranının belirlenmediği tespit edilmiştir.

Yaklaşık maliyet hesap cetvelinde kâr oranına ilişkin olarak ayrıca bir belirleme yapılmadığı durumlara ilişkin istikrar kazanmış Kurul kararlarında, Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği'nin "Yaklaşık maliyetin hesaplanması ve güncellenmesi"� başlıklı 9'uncu maddesinin üçüncü fıkrasında yer alan "Hizmetin gerçekleştirilmesi için gerekli olan iş kalemlerine veya iş gruplarına ilişkin miktarların tespit edilen fiyatlarla çarpımı sonucu bulunan tutarların toplanması ile elde edilen genel toplam tutar, sözleşme giderleri ve genel giderler ile KDV hariç olarak belirlenir. Bulunan bu tutara işin niteliği dikkate alınarak % 20 oranını geçmemek üzere yüklenici kârı eklenir."�  hükmü uyarıncayaklaşık maliyetin % 20 oranında kâr içerdiği kabulünden hareketle, başvuruya konu ihalede kâr hariç yaklaşık maliyet tutarının 355.135,42 TL'ye tekabül ettiği göz önüne alındığında, MKİ Ömsan İyiollar Tur. Org. Otel Lok. Taş. Tem. İlaç. Or. Hay. İnş. Tic. Ltd. ş�ti. ve Tuğra Yem. Gıda Tem. İnş. Tic ve San. Ltd. ş�ti.nin teklif fiyatlarının bu tutarın altında kaldığı görülmektedir. Dolayısıyla anılan isteklilerin aşırı düşük teklif sorgulamasına tâbi tutulması gerektiği sonucuna ulaşılmıştır.

                  Öte yandan, 4734 sayılı Kanun'un "İdareye şikayet başvurusu"� başlıklı 55'inci maddesinin son fıkrasında  "İdareye şikayet başvurusunda bulunulması halinde, başvuru üzerine alınan kararın son bildirim tarihini, süresi içerisinde bir karar alınmaması halinde ise bu sürenin bitimini izleyen tarihten itibaren on gün geçmeden ve itirazen şikayet başvurusunda bulunulmadığı hususuna ilişkin sorgulama yapılmadan veya itirazen şikayet başvurusunda bulunulması halinde ise Kurum tarafından nihai karar verilmeden sözleşme imzalanamaz."�  hükmü bulunmaktadır.

                  Yapılan inceleme sonucunda, 19.12.2013 tarihli ihale komisyonu kararının ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından 20.12.2013 tarihinde teslim alındığı, başvuru sahibi tarafından ise 23.12.2013 tarihinde teslim alındığının beyan edildiği ve 27.12.2013 tarihinde idareye şikâyet başvurusunda bulunulduğu, idarenin 31.12.2013 tarihli şikâyet ret cevabının 06.01.2014 tarihinde başvuru sahibine bildirildiği anlaşılmıştır.

                  Diğer yandan, idarenin ihale üzerinde bırakılan istekli ile 31.12.2013 tarihinde sözleşme imzaladığı görülmüştür. Bu itibarla, idarenin şikâyet üzerine aldığı kararın bildirim tarihinden itibaren 10 gün geçmeden sözleşme imzalaması 4734 sayılı Kanun'un 55 inci maddesine aykırı bulunmuştur.

                  Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden,   MKİ Ömsan İyiollar Tur. Org. Otel Lok. Taş. Tem. İlaç. Or. Hay. İnş. Tic. Ltd. ş�ti. ve Tuğra Yem. Gıda Tem. İnş. Tic ve San. Ltd. ş�ti.nin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılması ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle 4734 sayılı Kanun’un 65′inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54′üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oyçokluğu ile karar verildi.