İsteklilerce teklif dosyasında sunulacak belgelerin CD ortamında teslim edilmesi ilgili teklifin değerlendirme dışı bırakılmasına neden olur mu?

İhaleyi Yapan Daire:

Başvuru Tarih ve Sayısı:

Başvuruya Konu İhale:

Kurumca Yapılan İnceleme ve Değerlendirme:

Dr. Münif İslamoğlu Kastamonu Devlet Hastanesi Baştabipliği tarafından 10.01.2013 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan "Kit Karşılığı Entegre Biyokimya ve Hormon Analizörü"� ihalesine ilişkin olarak İlmed Medikal Sanayi ve Ticaret Anonim ş�irketi'nin 22.01.2013 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 23.01.2013 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 07.02.2013 tarih ve 4982 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 07.01.2013 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

                      Başvuruya ilişkin olarak 2013/659 sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

Karar:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, başvuruya konu ihaleye ilişkin Teknik ş�artname’nin İ.4′üncü maddesinde   “Cihaz ve kit ile ilgili tüm teknik dokümanlar teklif ile birlikte verilecektir.” düzenlemesinin ve İdari ş�artname’nin 47.1′inci maddesinde “7-Cihaz ve kit ile ilgili tüm teknik dokümanlar teklifle birlikte verilecektir.” düzenlemesinin yer aldığı, ihale üzerinde bırakılan istekli olan Yetki Med. Ürün. İlaç İtr. ve Tıbbi Cih. Ltd. ş�ti. tarafından teklif edilen kitlere ilişkin prospektüslerin ve söz konusu kitlerin teknik özelliklerinin teklif dosyasında olmadığı veya CD olarak sunulduğu,   kitlere ilişkin teknik dokümanların CD ortamında sunulmasının Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin belgelerin sunuluş şekline ilişkin hükmüne aykırılık teşkil ettiği iddia edilmektedir.

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

                      İdarece gönderilen işlem dosyasının incelenmesi sonucunda, söz konusu ihaleye 3 teklif verildiği, ihale komisyonunca yapılan değerlendirmede tüm isteklilerin tekliflerinin geçerli kabul edilerek ihalenin Yetki Med. Ürün. İlaç İtr. ve Tıbbi Cihaz. Ltd. ş�ti. üzerinde bırakıldığı ve başvuru sahibi İlmed Med. San. ve Tic. A.ş�.nin ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi istekli olarak belirlendiği anlaşılmıştır.

                      Başvuruya konu ihaleye ait İdari ş�artname'nin 2.1.(a) maddesinde ihale konusu malın adının "Kit Karşılığı Entegre Biyokimya ve Hormon Analizörü"� olarak belirtildiği,

                      "İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri"� başlıklı 7'nci maddesinde,

                      "7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir:

                      a) Mevzuatı gereği kayıtlı olduğu ticaret ve/veya sanayi odası veya ilgili meslek odası belgesi;

1 ) Gerçek kişi olması halinde, kayıtlı olduğu ticaret ve/veya sanayi odasından ya da esnaf ve sanatkârlar odasından, ilk ilan veya ihale tarihinin içinde bulunduğu yılda alınmış, odaya kayıtlı olduğunu gösterir belge,

2 ) Tüzel kişi olması halinde, ilgili mevzuatı gereği kayıtlı bulunduğu ticaret ve/veya sanayi odasından, ilk ilan veya ihale tarihinin içinde bulunduğu yılda alınmış, tüzel kişiliğin odaya kayıtlı olduğunu gösterir belge,

                      b) Teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren imza beyannamesi veya imza sirküleri;

1 ) Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesi,

2 ) Tüzel kişi olması halinde, ilgisine göre tüzel kişiliğin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi, bu bilgilerin tamamının bir Ticaret Sicil Gazetesinde bulunmaması halinde, bu bilgilerin tümünü göstermek üzere ilgili Ticaret Sicil Gazeteleri veya bu hususları gösteren belgeler ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirküleri,

                      c) Bu ş�artname ekinde yer alan standart forma uygun teklif mektubu,

                      ç) Bu ş�artnamede belirlenen geçici teminata ilişkin standart forma uygun geçici teminat mektubu veya geçici teminat mektupları dışındaki teminatların Saymanlık ya da Muhasebe Müdürlüklerine yatırıldığını gösteren makbuzlar,

                      d) Bu ş�artnamenin 7.4 ve 7.5 inci maddelerinde belirtilen, sekli ve içeriği Mal Alimi İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinde düzenlenen yeterlik belgeleri,

                      e) Vekaleten ihaleye katılma halinde, vekil adına düzenlenmiş ihaleye katılmaya ilişkin noter onaylı vekaletname ile vekilin noter tasdikli imza beyannamesi,

                      f) İsteklinin ortak girişim olması halinde, bu ş�artname ekinde yer alan standart forma uygun iş ortaklığı beyannamesi,

                      g) Alt yüklenici çalıştırılmasına izin verilmesi halinde, alt yüklenici kullanacak olan isteklinin alt yüklenicilere yaptırmayı düşündüğü işlerin listesi,

                      ğ) Yerli malı teklif edenler lehine fiyat avantajı tanınması durumunda, bu avantajdan yararlanmak isteyenlerce sunulacak TOBB ya da TESK'e bağlı odalarca düzenlenen yerli malı belgesi,

                      h) Tüzel kişi tarafından iş deneyimini göstermek üzere sunulan belgenin, tüzel kişiliğin yarısından fazla hissesine sahip ortağına ait olması halinde, ticaret ve sanayi odası/ticaret odası bünyesinde bulunan ticaret sicil memurlukları veya yeminli malı müşavir ya da serbest muhasebeci malı müşavir tarafından ilk ilan tarihinden sonra düzenlenen ve düzenlendiği tarihten geriye doğru son bir yıldır kesintisiz olarak bu şartın korunduğunu gösteren, standart forma uygun belge,

                      ı) Biyokimya ve Hormon Cihazları ve Kitleri Sağlık Bakanlığı T.C.İlaç ve Tıbbi Cihaz Ulusal Bilgi Bankasına (TİTUBB)kayıtlı olmalı ve belgelendirilmelidir.

                      "¦

                      7.5.6.Firmalar şartname maddelerine ayrı ayrı ve Türkçe olarak şartnamedeki sıraya göre cevap vereceklerdir. Bu cevaplar marka….model…cihazları ve …teklifimizin şartnameye uygunluk belgesi başlığı altında teklif veren firmanın başlıklı kağıdına yazılmış ve yetkili kişi tarafından imzalanmış olmalıdır. Bu cevaplar orjinal dökümanları ile karşılaştırıldığında herhangi bir farklılık bulunursa firma ihale dışı kalacaktır. ş�artnameye uygunluk belgesi hazırlamayan ve şartnameden istenen teknik özelliklerini sağlamayan firmanın teklifleri red edilecektir.

                      "¦

                      7.7. Belgelerin sunuluş şekli:

7.7.1. İstekliler, yukarıda sayılan belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini vermek zorundadır. Ancak, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesinin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde Gazete idaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca ?aslının aynıdır? şeklinde onaylanarak isteklilere verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri ile bunların noter onaylı suretleri de kabul edilecektir. İsteklinin ve/veya teklif edilen malın, İlaç ve Tıbbi Cihaz Ulusal Bilgi Bankasına kayıtlı olduklarını tevsik edici belgeler, internet çıktısı olarak sunulabilir."�düzenlemesine,

Anılan ş�artname'nin "Kısmi teklif verilmesi"� başlıklı 19'uncu maddesinde,

                      "19.1. Bu ihalede işin tamamı için teklif verilecektir."� düzenlemesine,

                      "Diğer hususlar"� başlıklı 47'nci maddesinde ise,

                      "47.1.

                      "¦

                       7-Cihaz ve kit ile ilgili tüm teknik dökümanlar teklifle birlikte verilecektir."� düzenlemesine yer verildiği görülmüştür.

                      Söz konusu ihaleye ilişkin Teknik ş�artname'nin "A.Konu"� başlıklı maddesinde,

                      "Bu teknik şartname, Dr. Münif İslamoğlu Kastamonu Devlet Hastanesi merkez bina ve ek hizmet binası ihtiyacı için biyokimya ve hormon kitleri ve biyokimya ve hormon kitleri ile birlikte kitler bitinceye kadar kullanılacak biyokimya ve hormon otoanalizörü kullanma teknik şartnamesidir."� düzenlemesi,

                      "İ.Tekliflerin Hazırlanması"� başlıklı maddesinde,

                      "…4.Cihaz ve kit ile ilgili tüm teknik dokümanlar teklif ile birlikte verilecektir."�   düzenlemesi yer almaktadır.

                      İdari ş�artname'nin yukarıda yer verilen 7'nci maddesinde yer alan düzenlemelerden, ihale konusu biyokimya ve hormon cihazları ve kitlerine ilişkin TİTUBB kayıtlarının ve teknik şartnameye uygunluk belgesinin ihaleye katılımda yeterlik kriteri olarak sunulacağı, ayrıca anılan ş�artname'nin 47'nci maddesi ile Teknik ş�artname'nin "İ.Tekliflerin Hazırlanması"� başlıklı maddesinde "kit ile ilgili tüm teknik dokümanlar"�ın ihaleye katılım aşamasında teklif dosyasında sunulması gerektiği anlaşılmaktadır.

                      İhale üzerinde bırakılan istekli olan Yetki Med. Ürün. İlaç İtr. ve Tıbbi Cihaz. Ltd. ş�ti. tarafından teklif dosyası kapsamında sunulan belgeler, şikâyet konusu "kitlere ilişkin teknik dokümanlar"�ın sunulup sunulmadığına yönelik olarak incelendiğinde;

                      Anılan istekli tarafından sunulan teknik şartnameye uygunluk belgesinde "Abbott marka Architect C16000-C8000 model biyokimya, Abbott marka Architect İ2000 model hormon (entegre) cihazı ve kitine"� ilişkin olarak teklif verildiğinin belirtildiği, teklif dosyası kapsamında sunulan TİTUBB kayıt belgelerinde belirtilen "Archem Diagnostics"� marka (TIBC ve LDL Cholesterol Dırect etiket adlı) kitler için teknik doküman sunulduğu görülmekle birlikte, teklif dosyası kapsamında "Abbott marka"� kitlere ilişkin olarak herhangi bir teknik doküman bulunmadığı tespit edilmiştir.

                      Diğer yandan başvuru sahibinin söz konusu belgelerin ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından CD içerisinde sunulduğuna yönelik iddiasına ilişkin olarak idareye gönderilen 01.03.2013 tarihli Kurum yazısı ile, bahsi geçen istekli tarafından teklif dosyası kapsamında CD içerisinde sunulan belgeler olup olmadığı, varsa bu CD'nin bir örneğinin gönderilmesi istenilmiş olup, idarece gönderilen cevap yazısında anılan isteklinin teklif dosyasında CD'nin yer almadığının belirtildiği görülmüştür.

                      Yukarıda yer verilen tespitler neticesinde, ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından teklif dosyası kapsamında teklif edilen "Abbott marka"� kitlere ilişkin olarak herhangi bir teknik doküman bulunmadığı tespit edildiğinden, anılan isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği sonucuna varılmıştır.

B)  İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik'in 18'inci maddesi yönünden yapılan inceleme sonucunda tespit edilen aykırılıklar ve buna ilişkin inceleme ve hukuki değerlendirme aşağıda yapılmıştır:

1) Gürmed Tıbbi ve Tek. Sis. San. ve Tic A.ş�. tarafından teklif dosyası kapsamında sunulan belgeler, şikâyet konusu "kitlere ilişkin teknik dokümanlar"�ın sunulup sunulmadığına yönelik olarak incelendiğinde;

                      Anılan istekli tarafından sunulan teknik şartnameye uygunluk belgesinde, "Siemens marka Advia Centaur XP ve Advia 1800"� biyokimya ve hormon kitleri ve bu kitler ile birlikte kitler bitinceye kadar kullanılacak biyokimya ve hormon otoanalizörü"�ne ilişkin olarak teklif verildiğinin belirtildiği ve teklif dosyası kapsamında sunulan TİTUBB kayıt belgelerinin "Siemens marka Advia etiket adlı"� kitlere ilişkin olduğu görülmüştür.

                      Bahsi geçen istekli tarafından teklif dosyası kapsamında sunulan CD içerisinde "Advia Chemistry TR Prospektüs"�   başlığı altında, söz konusu kitlere ilişkin teknik dokümanlara yer verildiği tespit edilmiştir.

                      Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği'nin "Belgelerin Sunuluş ş�ekli"� başlıklı 29'uncu maddesinin birinci fıkrasında "Bu Yönetmeliğin uygulanmasında idareler; belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini isterler. Bu kapsamda sunulan fatura örnekleri de asıl olarak kabul edilir. Adaylar veya istekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale veya son başvuru tarihinden önce idare tarafından "aslı idarece görülmüştür"� veya bu anlama gelecek şerh düşülen suretlerini başvuruları veya teklifleri kapsamında sunabilirler. Bu yönde yapılacak başvuruların, ihaleden önce idarenin ilgili birim yetkilisi veya bu hususta görevlendirilmiş personelince karşılanması zorunludur."�hükmü yer almaktadır.

                    Yukarıda aktarılan mevzuat hükmü çerçevesinde, ihale mevzuatında isteklilerce teklif dosyasında sunulacak belgelerin CD ortamında teslim edileceğine dair bir düzenlemenin bulunmadığı, teklif dosyasındaki belgelerin aslının veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerinin ya da ihale tarihinden önce idare tarafından "aslı idarece görülmüştür."� şerhi düşülen örneklerinin sunulabileceği, bu çerçevede anılan istekli tarafından teklif edilen "Siemens marka Advia etiket adlı"� kitlere ilişkin teknik dokümanların CD'ye kaydedilerek sunulmasının belgelerin sunuluş şekline aykırı olduğu anlaşılmış olup, söz konusu isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği sonucuna ulaşılmıştır.

                       2) Başvuru sahibi İlmed Med. San. ve Tic. A.ş�. tarafından teklif dosyası kapsamında sunulan belgeler, şikâyet konusu "kitlere ilişkin teknik dokümanlar"�ın sunulup sunulmadığına yönelik olarak incelendiğinde;

                      Anılan istekli tarafından sunulan teknik şartnameye uygunluk belgesinde, "Roche Diagnostics marka Cobas 8000 model ve Cobas 6000 model entegre biyokimya ve hormon otoanalizörü ve kitleri"�ne ilişkin teklif verildiğinin belirtildiği ve teklif dosyası kapsamında sunulan TİTUBB kayıt belgelerinin "Roche marka"� kitlere ilişkin olduğu görülmüş olup, söz konusu kitlere ilişkin teknik dokümanların teklif dosyası kapsamında hem basılı ortamda hem de CD ortamında yer aldığı görülmüştür. Bu itibarla, başvuru sahibinin teklif ettiği kitlere ilişkin teknik dokümanları teklif dosyasında sunduğu ve bu yönden teklifinin uygun olduğu anlaşılmıştır.

                   Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, Yetki Med. Ürün. İlaç İtr. ve Tıbbi Cihaz. Ltd. ş�ti. ve Gürmed Tıbbi ve Tek.Sis. San. ve Tic A.ş�.nin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle 4734 sayılı Kanun’un 65′inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54′üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oyçokluğu ile karar verildi.