Ticaret sicil gazetesi Ticaret Sicil Müdürlüğü'ne onaylattırılmakla birlikte üstünde “aslının aynıdır” ibaresi bulunmaması, belgeyi geçersiz kılar mı?

İhaleyi Yapan Daire:  

Başvuru Tarih ve Sayısı:  

Başvuruya Konu İhale:  

Kurumca Yapılan İnceleme ve Değerlendirme:  

Hamiyet Feridun Sözen Sevgi Evleri Çocuk Yuvası Müdürlüğütarafından 08.11.2013tarihinde açık ihale usulüile yapılan “Personel Çalıştırılmasına Dayalı BakımHizmeti Alımıâ€� ihalesine ilişkin olarak Er-Ma Sosyal Hizmetler Özel Güvenlik Gıda İnşaat Nakliyat Taahhüt ve Ticaret Limited ş�irketi'nin 09.12.2013tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 16.12.2013tarihli yazısı ilue reddi üzerine, başvuru sahibince 26.12.2013tarih ve 40967sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 25.12.2013tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

                      Başvuruya ilişkin olarak 2013/4903sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

Karar:  

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,teklif dosyaları kapsamında sunmuş oldukları Ticaret Sicil Gazetesi'nin Tekirdağ Ticaret Odası tarafından onaylandığı ancak “aslı gibidirâ€� kaşesinin basılmasının unutulduğu, “aslının aynıdırâ€� kaşesinin basılı olmamasının bilgi eksikliği olarak değerlendirilmesi gerektiği ve tekliflerinin geçerli kabul edilerek ihalenin sürdürülmesi gerektiğiiddialarına yer verilmiştir.

 Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

İnceleme konusu ihaleye ilişkin 22.11.2013 tarihli ihale komisyonu kararından başvuru sahibi Er-Ma Sosyal Hizmetler Özel Güvenlik Gıda İnşaat Nakliyat Taahhüt ve Ticaret Limited ş�irketi‘nin Ticaret Odası'nca onaylanan Ticaret Sicil Gazetesi suretlerinde “aslının aynıdırâ€� ibaresi olmadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı anlaşılmaktadır.

                      Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği'nin “Belgelerin sunuluş şekliâ€� başlıklı 31 inci maddesinde “(1) Bu Yönetmeliğin uygulanmasında idareler; belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini isterler. Bu kapsamda sunulan fatura örnekleri de asıl olarak kabul edilir. Adaylar veya istekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale veya son başvuru tarihinden önce idare tarafından “aslı idarece görülmüştürâ€� veya bu anlama gelecek şerh düşülen suretlerini başvuruları veya teklifleri kapsamında sunabilirler. Bu yönde yapılacak başvuruların, ihaleden önce idarenin ilgili birim yetkilisi veya bu hususta görevlendirilmiş personelince karşılanması zorunludur.

                      (2) Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile “ibraz edilenin aynıdırâ€� veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmez. Ancak, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesinin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde, Gazete idaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca “aslının aynıdırâ€� şeklinde onaylanarak verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri veya bunların noter onaylı suretleri de kabul edilir.

                      …

                      (7)İhaleye katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin belgelerin elektronik ortamda sunulması ya da kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınıninternet sayfası üzerinden temin edilebilen ve teyidi yapılabilen belgelerin sunulmasına yönelik olarak Kurum tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde ihale ve ön yeterlik dokümanında düzenleme yapılabilir.â€�  hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği'nin “Belgelerin sunuluş şekliâ€�   başlıklı 8 inci maddesinde ise   “8.1.  Belgelerin sunuluş şekline ilişkin düzenlemeler, Uygulama Yönetmelikleri ile tip şartnamelerin “Belgelerin sunuluş şekliâ€� başlıklı maddelerinde yer almaktadır.

…

8.1.3.Hizmet alımı ve yapım işi ihalelerinde   kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden temin edilebilen ve teyidi yapılabilen ihaleye katılım ve yeterlik belgelerinin internet çıktısı sunulabilecektir.

…

8.1.5.Aday veya isteklilerce internet çıktısı şeklinde sunulan ve idarece teyidi yapılan belgelere ilişkin olarak gerekli görülmesi durumunda, ihale komisyonu ilgili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarından gerekli belge ve bilgileri isteyebilir.â€� açıklamaları yer almaktadır.

                      İhale konusu işe ait idari şartnamenin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleriâ€� başlıklı 7 nci maddesinde; “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir:

a) Mevzuatı gereği kayıtlı olduğu ticaret ve/veya sanayi odası veya ilgili meslek odası belgesi;

1) Gerçek kişi olması halinde, kayıtlı olduğu ticaret ve/veya sanayi odasından ya da ilgili meslek odasından, ilk ilan veya ihale tarihinin içinde bulunduğu yılda alınmış, odaya kayıtlı olduğunu gösterir belge,

2) Tüzel kişi olması halinde, ilgili mevzuatı gereği kayıtlı bulunduğu ticaret ve/veya sanayi odasından, ilk ilan veya ihale tarihinin içinde bulunduğu yılda alınmış, tüzel kişiliğin odaya kayıtlı olduğunu gösterir belge,

b) Teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren imza beyannamesi veya imza sirküleri;

1) Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesi,

2) Tüzel kişi olması halinde, ilgisine göre tüzel kişiliğin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi, bu bilgilerin tamamının bir Ticaret Sicil Gazetesinde bulunmaması halinde, bu bilgilerin tümünü göstermek üzere ilgili Ticaret Sicil Gazeteleri veya bu hususları gösteren belgeler ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirküleri,â€�

                       â€¦ 7.7. Belgelerin sunuluş şekli:

7.7.1.İstekliler, yukarıda sayılan belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini vermek zorundadır. Ancak, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesinin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde Gazete idaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca “aslının aynıdır” şeklinde onaylanarak isteklilere verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri ile bunların noter onaylı suretleri de kabul edilecektir. Kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden temin edilebilen ve teyidi yapılabilen ihaleye katılım ve yeterlik belgelerinin internet çıktısı sunulabilir.

7.7.2.Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile “ibraz edilenin aynıdır” veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmeyecektir.

7.7.3.İstekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale tarihinden önce İdare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şekilde şerh düşülen suretlerini tekliflerine ekleyebilirler…â€� düzenlemeleri yer almaktadır.

                      İdare tarafından ihale işlem dosyası kapsamında gönderilen belgelerin incelenmesinden, başvuru sahibi Er-Ma Sosyal Hizmetler Özel Güvenlik Gıda İnşaat Nakliyat Taahhüt ve Ticaret Limited ş�irketi'nin muhtelif tarih ve sayılı toplam 8 sayfa Ticaret Sicil Gazetesi sureti sunduğu,her bir sayfanın Tekirdağ Ticaret ve Sanayi Odası'nca mühürlendiği ve Muhasebeci ünvanlı Oda görevlisi tarafından imzalandığı ancak “aslının aynıdırâ€� ibaresi bulunmadığı, bununla birlikte Ticaret Sicil Gazeteleri'nin üzerinde ihaleyi gerçekleştiren idarede görevli olduğu anlaşılan Kuruluş Müdür Yardımcısı İstiklal Okur tarafından yapıldığı anlaşılan 08.11.2013 tarihli   “aslı idarece görülmüştürâ€� ibarelerinin bulunduğu tespit edilmiştir.

                      Yukarıda yer verilen tespitlerden ve başvuru sahibinin itirazen şikâyet dilekçesinde yer alan açıklamalardan, başvuru sahibi tarafından Tekirdağ Ticaret Sicil Müdürlüğü'ne onaylattırılan Ticaret Sicil   Gazeteleri'nin ihaleden önce idareye götürüldüğü, idare görevlisi tarafından bu gazeteler görülmek suretiyle bunlara ilişkin fotokopilere “aslı idarece görülmüştürâ€� ibaresinin basıldığı ve bu belgelerin başvuru sahibi istekli tarafından teklif dosyası kapsamında sunulduğu anlaşılmaktadır.

                      Yukarıda yer verilen mevzuat hükümlerinden, idare tarafından, ihale saatinden önce istekliler tarafından bir belgenin ancak aslının sunulması halinde,   idare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şekilde şerh düşülmek suretiyle söz konusu belgenin bir suretinin teklif dosyasında sunulabileceği sonucuna varılmıştır.

                      İnceleme konusu ihalede ise başvuru sahibi Er-Ma Sosyal Hizmetler Özel Güvenlik Gıda İnşaat Nakliyat Taahhüt ve Ticaret Limited ş�irketi tarafından ihale saatinden önce idareye sunulan Ticaret Sicil Gazetesi ‘asıl' niteliğinde bir belge olarak değerlendirilemeyeceğinden, bu belge üzerinden “aslı idarece görülmüştürâ€� onaylı bir suret hazırlanarak teklif dosyasında sunulmasının mevzuata uygun olmadığı anlaşılmaktadır.

                      Bununla birlikte, Ticaret Sicil Müdürlükleri'nin kamu kurumu niteliğinde meslek kuruluşu olan Sanayi ve Ticaret Odalarına bağlı olarak görev yaptıkları ve ihale dokümanında yer verilen   düzenlemeler gereğince kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden temin edilebilen ve teyidi yapılabilen ihaleye katılım ve yeterlik belgelerinin internet çıktısı halinde sunulabileceği de anlaşılmaktadır.

Bu çerçevede,   Ticaret Sicil Gazeteleri'nin internet çıktısı olarak sunulması   halinde   dahi kabul edilebilecek bir belge niteliğinde olduğu dikkate alındığında, başvuru sahibi Er-Ma Sosyal Hizmetler Özel Güvenlik Gıda İnşaat Nakliyat Taahhüt ve Ticaret Limited ş�irketi'nin ilgili Ticaret ve Sanayi Odası'nca mühür ve imza ile birlikte onaylı örneklerinin  http://www.ticaretsicil.gov.tr/  adresinden teyit edilmek suretiyle geçerli olarak kabul edilmesi gerektiği anlaşıldığından anılan isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasına yönelik tesis edilen işlemin   yerinde olmadığı  sonucuna varılmıştır.

                  Yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, Er-Ma Sosyal Hizmetler Özel Güvenlik Gıda İnşaat Nakliyat Taahhüt ve Ticaret Limited ş�irketi'nin sunmuş olduğu Ticaret Sicil Gazeteleri'nin  http://www.ticaretsicil.gov.tr/   adresinden teyit edilebildiği takdirde geçerli kabul edilerek tekliflerin değerlendirilmesi ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle 4734 sayılı Kanun’un 65′inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54′üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.