Tüzel kişiyi temsil ve ilzama müştereken yetkilendirilmiş iki kişiden birine vekalet verilmek suretiyle teklif mektubunun tek kişi tarafından imzalaması mümkün müdür?

İhaleyi Yapan Daire:

Başvuru Tarih ve Sayısı:

Başvuruya Konu İhale:

Kurumca Yapılan İnceleme ve Değerlendirme:

Başakşehir Belediye Başkanlığı Fen İşleri Müdürlüğütarafından 08.05.2013 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “Başak Mahallesi 104 Derslikli Okula Tefrişat Malzemesi Mal Alım İşiâ€� ihalesine ilişkin olarak Erdem Büro Mobilyaları San. ve Tic. A.ş�.nin 15.05.2013 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 27.05.2013 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 05.06.2013 tarih ve 19158 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 03.06.2013 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

                      Başvuruya ilişkin olarak 2013/2077 sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

Karar:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,

1) Teklif mektubunun şirketi temsilen Sami Erdem ve Selami Erdem tarafından müştereken imzalanması gerekirken sadece Selami Erdem tarafından imzalandığı gerekçesiyle idare tarafından teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı, oysaki Selami Erdem'in münferiden ihalelere iştirak etmeye, teklif mektuplarını ve ihaleye müracaat dosyalarını imzalamaya vekil tayin edildiği dolayısıyla ihale dosyasında yer alan belgelerde sadece Selami Erdem'in imzasının bulunduğu gerekçesiyle teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasının mevzuata aykırı olduğu

2) İdarece ticaret sicil gazetesi, imza sirküleri, bilanço ve bilanço bilgileri tablosu, ciro, iş deneyim belgesi, vekâletname ve vekile ait imza beyannamesinin fotokopi olduğunun belirtildiği fakat fotokopi olduğu belirtilen belgelerin ihale tarihinden bir gün önce aslı gibidir tasdikinin yapıldığı, buna rağmen bahse konu gerekçeyle teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasının mevzuata aykırı olduğu iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

1 ) Başvuru sahibinin 1'inci iddiasına ilişkin olarak:

                      4734 sayılı Kamu İhale Kanunu'nun “Tekliflerin hazırlanması ve sunulmasıâ€� başlıklı 30'uncu maddesinde “Teklif mektubu ve geçici teminat da dahil olmak üzere ihaleye katılabilme şartı olarak istenilen bütün belgeler bir zarfa konulur. Zarfın üzerine isteklinin adı, soyadı veya ticaret unvanı, tebligata esas açık adresi, teklifin hangi işe ait olduğu ve ihaleyi yapan idarenin açık adresi yazılır. Zarfın yapıştırılan yeri istekli tarafından imzalanır ve mühürlenir.

Teklif mektupları yazılı ve imzalı olarak sunulur. Teklif mektubunda ihale dokümanının tamamen okunup kabul edildiğinin belirtilmesi, teklif edilen bedelin rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılması, üzerinde kazıntı, silinti, düzeltme bulunmaması ve teklif mektubunun ad, soyad veya ticaret unvanı yazılmak suretiyle yetkili kişilerce imzalanmış olması zorunludur.   Mal alımı ihalelerinde, ihale dokümanında alternatif teklif verilebileceğine dair hüküm bulunması halinde, alternatif tekliflerde aynı şekilde hazırlanarak sunulur.â€� hükmüne yer verilmiştir.

                      Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği'nin “Başvuru ve teklif mektuplarının şekliâ€�başlıklı 52'nci maddesinde “…(2) Teklif mektubunun aşağıdaki şartları taşıması zorunludur:

…

e) Ad ve soyadı veya ticaret unvanı yazılmak suretiyle yetkili kişilerce imzalanmış olması.

…

                  (5) Teklif mektuplarının şekil ve içerik bakımından yukarıda belirtilen niteliklere ve teklif mektubu standart formuna uygun olmaması teklifin esasını değiştirecek nitelikte bir eksiklik olarak kabul edilir. Taşıması zorunlu hususlardan herhangi birini taşımayan teklif mektuplarının değiştirilmesi, düzeltilmesi veya eksikliklerinin giderilmesi gibi yollara başvurulamaz. Teklif mektubu usulüne uygun olmayan isteklinin teklifi değerlendirme dışı bırakılır.â€�hükmü yer almaktadır.

                  İhale konusu işe ilişkin İdari ş�artname'nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleriâ€� başlıklı 7'nci maddesinde “…b) Teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren imza beyannamesi veya imza sirküleri;

1 ) Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesi,

2 ) Tüzel kişi olması halinde, ilgisine göre tüzel kişiliğin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi, bu bilgilerin tamamının bir Ticaret Sicil Gazetesinde bulunmaması halinde, bu bilgilerin tümünü göstermek üzere ilgili Ticaret Sicil Gazeteleri veya bu hususları gösteren belgeler ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirküleri, …â€�düzenlemesine yer verilmiştir.

                      Başvuru sahibi isteklinin teklif doyası içerisinde yer alan 22.08.2011 tarihli Ticaret Sicili Gazetesi'nde “ş�irketimizi Yönetim Kurulu Başkan Yardımcıları Sami Erdem Ve Selami Erdem ş�irketin Ticaret Unvanı Veya Kaşesi Altına Atacakları Müşterek İmzaları İle şirketi her konuda en geniş şekilde 3 yıl süre ile temsil ve ilzama yetkili kılınmışlardırâ€� şeklinde yer alan 11.08.2011 tarihli Yönetim Kurulu kararının yer aldığı, öte taraftan Yönetim Kurulu kararı ile Erdem Büro Mob. San. ve Tic. A.ş�.yi müştereken temsil ve ilzama yetkili kılınan Selami Erdem ve Sami Erdem'in, Büyükçekmece 7. Noterliğinde düzenlenen 05.07.2012 tarih ve 27754 nolu vekaletname ile Selami Erdem'i münferit imza ile temsil ve ilzama yetkili vekil olarak tayin ettiği tespit edilmiştir.

                      6012 sayılı Türk Ticaret Kanunu'nun 370'inci maddesinde “(1) Esas sözleşmede aksi öngörülmemiş veya yönetim kurulu tek kişiden oluşmuyorsa temsil yetkisi çift imza ile kullanılmak üzere yönetim kuruluna aittir.

(2)Yönetim kurulu, temsil yetkisini bir veya daha fazla murahhas üyeye veya müdür olarak üçüncü kişilere devredebilir. En az bir yönetim kurulu üyesinin temsil yetkisini haiz olması şarttır.â€�hükmüne yer verilmiştir.

22.08.2011 tarihli Ticaret Sicil Gazetesi'nden Erdem Büro Mob. San. ve Tic. A.ş�. Yönetim Kurulu başkan yardımcıları olan Selami Erdem ve Sami Erdem'in üç yıl süre şirketi her konuda en geniş şekilde temsil ve ilzama yetkili kılındığı anlaşılmaktadır. Öte yandan, Büyükçekmece 7. Noterliğinde düzenlenen 05.07.2012 tarih ve 27754 nolu vekâletnamenin içeriğinden ise ihalelere iştirak etmek, ihalenin üzerinde kalması halinde sözleşme yapmak ve ihaleler ile ilgili her türlü taahhüt vermeye yetkili olmak gibi bir takım özel yetkilerin kullanılmasında Selami Erdem'in yetkili kılındığı tespit edilmiştir.

Bu bağlamda, Erdem Büro Mob. San. ve Tic. A.ş�.yi Yönetim Kurulu kararıyla müştereken temsil ve ilzama yetkili kılınan Selami Erdem ve Sami Erdem, müştereken imzalayacakları bir vekaletname ile Selami Erdem'i şirketin olağan faaliyetleri arasında yer alan bazı konularda vekil tayin edebilecektir. Bu durumda Selami Erdem'in ihalelere katılma ve sözleşme imzalama hususunda vekâletname ile yetkilendirilmesinin üçüncü kişiler bakımından geçerli olduğu tespit edilmiştir.

Bu itibarla, teklif mektubunun şirket adına teklif vermeye yetkisi olan Selami Erdem tarafından imzalandığı anlaşıldığından, bu gerekçe ile ihale komisyonu tarafından Erdem Büro Mob. San. ve Tic. A.ş�.nin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması işlemi mevzuata aykırı bulunmuş olup, başvuru sahibinin bu husustaki iddiası yerinde görülmüştür.

2 ) Başvuru sahibinin 2'nci iddiasına ilişkin olarak:

Başvuruya konu ihalede, işe ait İdari ş�artname'nin “İdareye İlişkin bilgilerâ€� başlıklı 1'inci maddesinde “…e) İlgili personelinin adı, soyadı ve unvanı: Mücahit Biricik İhale Büro ş�efiâ€� düzenlemesinin yer aldığı,

                      Söz konusu ş�artname'nin “Belgelerin sunuluş şekliâ€� başlıklı 7.7'nci maddesinde, “7.7.1. İstekliler, yukarıda sayılan belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini vermek zorundadır. Ancak, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesinin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde Gazete idaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca aslının aynıdır? şeklinde onaylanarak isteklilere verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri ile bunların noter onaylı suretleri de kabul edilecektir.

7.7.2. Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile ?ibraz edilenin aynıdır? veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmeyecektir.

7.7.3. İstekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale tarihinden önce İdare tarafından ?aslı idarece görülmüştür? veya bu anlama gelecek şekilde şerh düşülen suretlerini tekliflerine ekleyebilirler.â€�düzenlemesine yer verildiği görülmüştür.

                      İhale komisyonu kararında, başvuru sahibi Erdem Büro Mob. San. ve Tic. A.ş�.nin değerlendirme dışı bırakılmasına ilişkin olarak “…sunulan ticaret sicil gazetesi, imza sirküleri, bilanço ve bilanço bilgileri tablosu, ciro, iş deneyim belgesi, vekâletname ve vekile ait imza beyannamesinin fotokopi olduğu…â€� gerekçesine yer verildiği söz konusu durumun uygun olmayan belgelerin uygun sayılmama gerekçelerine ilişkin tutanakta da belirtildiği tespit edilmiştir.

                      İdarece gönderilen belgelerin incelenmesinden, başvuru sahibinin sunduğu Ticaret Sicili Gazetesi, imza sirküleri, bilanço ve bilanço bilgileri tablosu, ciro, iş deneyim belgesi, vekâletname ve vekile ait imza beyannamesinde, “ASLI GİBİDİRâ€� ibaresinin bulunduğu, söz konusu işe ait İdari ş�artname'nin “İdareye İlişkin bilgilerâ€� başlıklı 1'inci maddesinde “…e) İlgili personelinin adı, soyadı ve unvanı: Mücahit Biricik İhale Büro ş�efiâ€� düzenlemesi yer almasına rağmen bahse konu belgelerin hiç birinde ilgili söz konusu şahsın ad, soyad ve imzasının bulunmadığı tespit edilmiştir.

                  Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği'nin “Belgelerin sunuluş şekliâ€� başlıklı 29'uncu maddesinde “(1) Bu Yönetmeliğin uygulanmasında idareler; belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini isterler. Bu kapsamda sunulan fatura örnekleri de asıl olarak kabul edilir. Adaylar veya istekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale veya son başvuru tarihinden önce idare tarafından “aslı idarece görülmüştürâ€� veya bu anlama gelecek şerh düşülen suretlerini başvuruları veya teklifleri kapsamında sunabilirler. Bu yönde yapılacak başvuruların, ihaleden önce idarenin ilgili birim yetkilisi veya bu hususta görevlendirilmiş personelince karşılanması zorunludur.

                  (2) Noter onaylı belgelerin, aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile “ibraz edilenin aynıdırâ€� veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmez. Ancak Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesinin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde, Gazete idaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca “aslının aynıdırâ€� şeklinde onaylanarak verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri veya bunların noter onaylı suretleri de kabul edilir. Adayın veya isteklinin ve/veya teklif edilen malın, İlaç ve Tıbbi Cihaz Ulusal Bilgi Bankasına kayıtlı olduklarını tevsik edici belge veya belgeler, internet çıktısı olarak sunulabilir.â€�hükmü bulunmaktadır.

                      Başvuru sahibinin sunduğu Ticaret Sicili Gazetesi, imza sirküleri, bilanço ve bilanço bilgileri tablosu, ciro, iş deneyim belgesi, vekâletname ve vekile ait imza beyannamesinin“ASLI GİBİDİRâ€� şeklinde bir şerhle onaylandığı, ihale komisyonunca anılan belgelerin fotokopi olduğu gerekçesiyle teklifinin ihale dışı bırakılması işleminin Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği'nin 29.1'inci maddesinde yer alan “…ihaleden önce idarenin ilgili birim yetkilisi veya bu hususta görevlendirilmiş personelince karşılanması zorunludur.â€� düzenlemesine aykırı olmadığı tespit edilmiştir.

 Bu itibarla idarece başvuru sahibi isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasının mevzuata uygun olduğu sonucuna varılmıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65′inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54′üncü maddesinin onuncu fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

Oybirliği ile karar verildi.