Teklif mektubu yetkili kişi tarafından imzalanmışken “Teklif Zarfı”nın temsil yetkisi bulunmayan personel tarafından imzalanmış olması halinde teklif değerlendirme dışı bırakılabilir mi?

İhaleyi Yapan Daire:

Başvuru Tarih ve Sayısı:

Başvuruya Konu İhale:

Kurumca Yapılan İnceleme ve Değerlendirme:

Başvuruya ilişkin olarak 2013/2271 sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

Karar:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

Başvuru sahibinin 19.06.2013 tarih ve 20701, 20702, 20703, 20705 ve 20706 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan dilekçelerinden özetle; inceleme konusu ihalenin 11'inci kısım 2 güzergâha, 3'üncü kısım 17 güzergâha, 8'inci kısım 8 güzergâha, 13'üncü kısım 2 güzergâha, 9'uncu kısım 13 güzergâha teklif verdikleri, 4734 sayılı Kanun'un 30'uncu maddesi gereğince teklif zarfı üzerindeki imzaların istekli tarafından atılmadığı gerekçesi ile idare tarafından imza sahibine ait imza sirkülerinin istenildiği, firma çalışanlarına ait imza sirkülerinin sunulduğu ancak belge fazlalığı olması sebebiyle idarece tekrar imza sahibinin açık ve net olarak bildirilmesi talebinde bulunulduğu ve 14.06.2013 tarihli yazı ile imza yetkilisinin Seyfi YEL olduğunun bildirildiği ancak sunulan belgeler yeterli bulunmayarak tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, sonuç olarak 4734 sayılı Kanun'un 37'nci maddesi gereğince Seyfi YEL'e ait evrakın teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması nedeniyle iddia konusu kısımlara ilişkin güzergâhların ihalelerinin üzerlerinde bırakılması gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

                      Kısmi teklife açık olarak gerçekleştirilen inceleme konusu ihaleye ait İdari ş�artname'nin “İhale konusu işe ilişkin bilgilerâ€� başlıklı 2'nci maddesinde, ihale konusu hizmet işinin personel taşıma işi olduğu, başvuru sahibinin Kurum kayıtlarına alınan 19.06.2013 tarih ve 20701, 20702, 20703, 20705 ve 20706 sayılı itirazen şikâyet dilekçeleri ile 13 kısımdan oluşan ihalede teklif verdiği 7 kısmın 5'ini itirazen şikâyet konusu ettiği görülmüştür.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu'nun“Tekliflerin hazırlanması ve sunulmasıâ€� başlıklı 30'uncu maddesinde,

“Teklif mektubu ve geçici teminat da dâhil olmak üzere ihaleye katılabilme şartı olarak istenilen bütün belgeler bir zarfa konulur. Zarfın üzerine isteklinin adı, soyadı veya ticaret unvanı, tebligata esas açık adresi, teklifin hangi işe ait olduğu ve ihaleyi yapan idarenin açık adresi yazılır. Zarfın yapıştırılan yeri istekli tarafından imzalanır ve mühürlenir.

Teklif mektupları yazılı ve imzalı olarak sunulur. Teklif mektubunda ihale dokümanının tamamen okunup kabul edildiğinin belirtilmesi, teklif edilen bedelin rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılması, üzerinde kazıntı, silinti, düzeltme bulunmaması ve teklif mektubunun ad, soyad veya ticaret unvanı yazılmak suretiyle yetkili kişilerce imzalanmış olması zorunludur.

  …

Verilen teklifler, zeyilname düzenlenmesi hali hariç, herhangi bir sebeple geri alınamaz ve değiştirilemez.â€� hükmü,

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği'nin“İstenecek belgelerâ€� başlıklı 29'uncu maddesinde,

“(1) Ekonomik ve mali yeterlik ile mesleki ve teknik yeterliğin değerlendirilmesinde kullanılmak üzere istenecek belgeler aşağıdaki esaslara göre belirlenir:

a) İhale konusu işin yaklaşık maliyetine bakılmaksızın tüm ihalelerde; adayın veya isteklinin mesleki faaliyetini sürdürdüğünü ve teklif vermeye yasal olarak yetkili olduğunu gösteren belgelerin, … idarelerce istenilmesi zorunludur.â€�hükmü,

“Aday veya isteklinin mesleki faaliyetini sürdürdüğünü ve teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgelerâ€� başlıklı 38'inci maddesinde,

                      “ (1) İhalelerde aday veya isteklilerden;

                      a) Gerçek kişi olması halinde, kayıtlı olduğu ticaret ve/veya sanayi odasından ya da ilgili meslek odasından, ilk ilan veya davet tarihinin ya da ihale veya son başvuru tarihinin içinde bulunduğu yılda alınmış, odaya kayıtlı olduğunu gösterir belgenin,

b) Tüzel kişi olması halinde, ilgili mevzuatı gereği kayıtlı olduğu ticaret ve/veya sanayi odasından, ilk ilan veya davet tarihinin ya da ihale veya son başvuru tarihinin içinde bulunduğu yılda alınmış, tüzel kişiliğin odaya kayıtlı olduğunu gösterir belgenin,

c) Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesinin,

ç) Tüzel kişi olması halinde, ilgisine göre tüzel kişiliğin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi, bu bilgilerin tamamının bir Ticaret Sicil Gazetesinde bulunmaması halinde, bu bilgilerin tümünü göstermek üzere ilgili Ticaret Sicil Gazeteleri veya bu hususları gösteren belgeler ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirkülerinin, istenilmesi zorunludur.

(2) Vekâleten ihaleye katılma halinde; vekil adına düzenlenmiş, ihaleye katılmaya ilişkin noter onaylı vekâletname ile vekilin noter tasdikli imza beyannamesinin sunulması zorunludur.â€�hükmü,

İdari ş�artname'nin“Tekliflerin sunulma şekliâ€� başlıklı 22'nci maddesinde,

“22.1.Teklif mektubu ve geçici teminat da dâhil olmak üzere ihaleye katılabilme şartı olarak bu ş�artnamede istenilen bütün belgeler bir zarfa veya pakete konulur. Zarfın veya paketin üzerine isteklinin adı, soyadı veya ticaret unvanı, tebligata esas açık adresi, teklifin hangi işe ait olduğu ve ihaleyi yapan İdarenin açık adresi yazılır. Zarfın veya paketin yapıştırılan yeri istekli tarafından imzalanarak, mühürlenir veya kaşelenir. …â€� düzenlemesi yer almaktadır.

                      İhale işlem dosyasının incelenmesi neticesinde, ihalenin 16.05.2013 tarihinde gerçekleştirildiği, idare tarafından 17.05.2013 tarih ve 121-13 sayılı yazı ile başvuru sahibi Çağdaş Kartal Taşımacılık Turizm ve Servis Hizmetleri San. ve Tic. Ltd. ş�ti.nden teklif zarfının kapatılan yerlerinde şirket kaşelerinin üzerinde bulunan imzaları atan şahsa ait imza sirkülerinin talep edildiği, idarece tutulan tutanağa göre istenilen belgelerin 20.05.2013 tarihinde idareye teslim edildiği, tutanak ekindeki belgelerin şirketi temsile yetkili Reyhan ş�EKER tarafından Hüseyin AKYÜREK, Seyfi YEL ve ş�erif BURSALI'nın vekil tayin edildiğine dair vekâletnamenin, 10 yıl süreli münferit imza yetkisi ile şirket müdürü seçilen Reyhan ş�EKER'e ait imza sirkülerinin, Reyhan ş�EKER'e ait nüfus cüzdanı fotokopisinin, Seyfi YEL'e ait imza beyannamesi, Seyfi YEL'e ait sürücü belgesi fotokopisi, şirkete ait 23.10.2010 tarih ve 7654 sayılı Ticaret Sicil Gazetesinin, müdürlük süresinin 30 yıla çıkarılması sebebiyle 20.04.2012 tarihinde düzenlenen Reyhan ş�EKER e ait imza sirkülerinin, 11.04.2012 tarih ve 2012/02 sayılı şirket müdürü seçimi hakkında noter onaylı hissedarlar kararının yer aldığı görülmüştür.

Kesinleşen ihale kararları ve eki 30.05.2013 onay tarihli ihale komisyon kararları incelendiğinde, 1/26 sayılı ve 3 no'lu kısma ilişkin ihale komisyon kararı gereğince, bu kısma 3 isteklinin teklif verdiği, isteklilerden S.S.283 Nolu Pendik Servis Oto. Mot. Taş. Koop.nin bilançosunun yeterlik kriterlerini sağlamaması sebebiyle, başvuru sahibi   Çağdaş Kartal Taşımacılık Turizm ve Servis Hizmetleri San. ve Tic. Ltd. ş�ti.nin teklif zarfı üzerindeki imzaların yetkili kişiye ait olmaması ve yapılan yazılı sorgulama neticesinde isteklinin imza sahibi ile ilgili bir bilgi sunmaması sebebiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı ve Kopuz Turizimcilik Taşımacılık İnş. San. ve Tic. Ltd. ş�ti.nin teklifinin ise yaklaşık maliyetin   %21.87 üzerinde olduğu, idarenin mevzuat gereğince takdir hakkını kullandığı ve ihalenin 3 no'lu kısmının iptal edildiği görülmüştür. 1/31 sayılı ve 8 no'lu kısma ilişkin ihale komisyon kararına göre, bu kısma 4 isteklinin teklif verdiği, isteklilerden başvuru sahibi Çağdaş Kartal Taşımacılık Turizm ve Servis Hizmetleri San. ve Tic. Ltd. ş�ti.nin teklif zarfı üzerindeki imzaların yetkili kişiye ait olmaması ve yapılan yazılı sorgulama neticesinde isteklinin imza sahibi ile ilgili bir bilgi sunmaması, Huzur Turizm Sey. Oto. İnş. ve Gıda San. Tic. Ltd. ş�ti. banka referans mektubunun fotokopisinin sunulması sebebiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, Akbulut Turizm İnş. Taş. Hizm. San. ve Tic. Ltd. ş�ti. ve Kopuz Turizmcilik Taşımacılık İnş. San. ve Tic. Ltd. ş�ti.nin tekliflerinin sırasıyla yaklaşık maliyetin   %10 ve %17 üzerinde olduğu, idarenin mevzuat gereğince takdir hakkını kullandığı ve ihalenin 8 no'lu kısmının iptal edildiği görülmüştür. 1/32 sayılı ve 9 no'lu kısma ilişkin ihale komisyon kararına göre, bu kısma 3 isteklinin teklif verdiği, isteklilerden S.S.283 Nolu Pendik Servis Oto. Mot. Taş. Koop.nin bilançosunun yeterlik kriterlerini sağlamaması sebebiyle, başvuru sahibi   Çağdaş Kartal Taşımacılık Turizm ve Servis Hizmetleri San. ve Tic. Ltd. ş�ti.nin teklif zarfı üzerindeki imzaların yetkili kişiye ait olmaması ve yapılan yazılı sorgulama neticesinde isteklinin imza sahibi ile ilgili bir bilgi sunmaması sebebiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı ve Kopuz Turizimcilik Taşımacılık İnş. San. ve Tic. Ltd. ş�ti.nin teklifinin ise yaklaşık maliyetin   %18 üzerinde olduğu, idarenin mevzuat gereğince takdir hakkını kullandığı ve ihalenin 9 no'lu kısmının iptal edildiği görülmüştür. 1/34 sayılı ve 11 no'lu kısma ilişkin ihale komisyon kararına göre, bu kısma 3 isteklinin teklif verdiği, isteklilerden başvuru sahibi Çağdaş Kartal Taşımacılık Turizm ve Servis Hizmetleri San. ve Tic. Ltd. ş�ti.nin teklif zarfı üzerindeki imzaların yetkili kişiye ait olmaması ve yapılan yazılı sorgulama neticesinde isteklinin imza sahibi ile ilgili bir bilgi sunmaması sebebiyle teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı, ihalenin Akbulut Turizm İnş. Taş. Hizm. San. ve Tic. Ltd. ş�ti. üzerinde bırakıldığı ve söz konusu kısımda ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif belirlenmediği görülmüştür. 1/36 sayılı ve 13 no'lu kısma ilişkin ihale komisyon kararına göre, bu kısma 3 isteklinin teklif verdiği, isteklilerden başvuru sahibi Çağdaş Kartal Taşımacılık Turizm ve Servis Hizmetleri San. ve Tic. Ltd. ş�ti.nin teklif zarfı üzerindeki imzaların yetkili kişiye ait olmaması ve yapılan yazılı sorgulama neticesinde isteklinin imza sahibi ile ilgili bir bilgi sunmaması sebebiyle teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı, teklifi bu kısma ait yaklaşık maliyetin %1 üzerinde olan Akbulut Turizm İnş. Taş. Hizm. San. ve Tic. Ltd. ş�ti.nin teklifinin ekonomik açıdan en avantajlı teklif olarak belirlendiği ve söz konusu kısımda ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif belirlenmediği görülmüştür.

Başvuru sahibinin 06.06.2013 tarihinde idareye şikâyet başvurusunda bulunduğu ve şikâyet üzerine idarece alınan kararda, teklif dosyaları içerisinde sunulan belgelerin incelenmesi aşamasında başvuru sahibinin sunduğu zarfın içindeki imza sirkülerleri, teklif mektubu ve imza beyannamelerinde yer alan imzalar ile zarfın yapışkanlı yerlerindeki imzaların birbiriyle benzeştirilememesi üzerine 17.05.2013 tarihinde istekliden zarfın üzerindeki imza sahibine ait imza sirkülerinin gönderilmesinin istenildiği, isteklinin 20.05.2013 tarihinde istenilen belgeleri sunduğu, sunulan belgelerde imza sahibi şahsın ismine ait açık bir beyan olmaması ve birden fazla belgenin ibraz edilmesi ve Satınalma Komisyonu Başkanlığı tarafından tereddüt yaşandığından zarfın üstünü imzalayan şahsın yetkisiz olduğu ve bu kişi ile ilgili bir bilgi sunulmadığı gerekçesiyle isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı, isteklinin 20.05.2013 tarihinde verdiği cevapta tereddüt yaşanması sebebiyle 10.06.2013 tarihinde idarece tekrar bilgi isteminde bulunulduğu, isteklinin 14.06.2013 tarih ve 3493 sayılı cevabi yazısında imzanın Seyfi Yel'e ait olduğunu beyan ettiği ancak teklif zarfı içinde adı geçen şahsın yetkilendirildiğine dair herhangi bir vekâletname, yetkilendirme belgesi, Seyfi Yel'e ait imza beyannamesi bulunmadığından Kamu İhale Genel Tebliği'nin 16.6.1'inci maddesindeki açıklama gereğince teklif zarfı içerisinde sunulması gerekli bir belgenin eksik olması durumunda bu belgelerin tamamlatılamayacağı ve şikâyet başvurusunun uygun bulunmayarak reddedildiği görülmüştür. Ayrıca idarenin şikâyete cevap yazısında “ş�erif Bursalı'ya ait vekâletname, Reyhan ş�eker'e ait imza sirküleri, Reyhan ş�eker'e ait kimlik fotokopisi, ş�erif Bursalı'ya ait imza beyannamesi, ş�erif Bursalı'ya ait kimlik fotokopisi, Hüseyin Akyürek, Seyfi Yel, ş�erif Bursalı'ya ait vekâletname, Seyfi Yel'e ait imza beyannamesi, Seyfi Yel'in sürücü belgesi fotokopisi ve Ticaret Sicili Gazetesi ibraz edilmiştirâ€� açıklaması ile isteklinin 20.05.2013 tarihinde sunduğu belgelerin belirtildiği görülmüştür.

İhale işlem dosyası içerisinde yer alan teklif zarfı açma ve belge kontrol tutanağında yer alan tabloda, başvuru sahibinin “vekâleten ihaleye katılma halinde noter tasdikli vekâletname ve noter tasdikli imza beyannamesiâ€�nin olmadığının belirtildiği ayrıca uygun olmayan belgelerin uygun sayılmama gerekçelerine ilişkin tutanakta, başvuru sahibinin teklif zarfı üzerindeki imzaların hiçbir yetkisi olmayan kişi tarafından atıldığının ve yapılan yazılı sorgulama neticesinde isteklinin zarf üstünü imzalayan şahısla ilgili bir bilgi sunmadığı tespit edildiğinden isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığının belirtildiği görülmüştür.

                      01.07.2013 tarih ve 1673 sayı ile idareye gönderilen ek bilgi-belge talep yazısına istinaden 05.07.2013 tarih ve 1802 sayı ile Kurumumuz kayıtlarına alınan cevap yazısı ve eki belgelerdeki, başvuru sahibi Çağdaş Kartal Taşımacılık Turizm ve Servis Hizmetleri San. ve Tic. Ltd. ş�ti.ne ait teklif dosyasının incelenmesi neticesinde, şirket müdürü Özcan Eş�MELİ'ye ait Kartal 9'uncu Noterliği'nce 22.11.2011 tarih ve 37101 yevmiye no'su ile onaylı imza sirkülerinin, ekleri ortaklar Reyhan ş�EKER ve Özcan Eş�MELİ'ye ait Özcan Eş�MELİ'yi şirket müdürü sıfatıyla ve münferit imza yetkisi ile şirketi temsile yetkili kılan hissedarlar kararının ve İstanbul Ticaret Sicili Memurluğu'ndan alınan şirketin ortaklar kurulu kararının tescil ve ilanına dair belgenin, Özcan Eş�MELİ'ye ait nüfus cüzdanı fotokopisinin, şirketin ticaret unvanı değişikliğinin ilan edildiği 23.10.2010 ve 7654 sayılı Türkiye Ticaret Sicil Gazetesinin, şirket ortakları Reyhan ş�EKER ve Özcan Eş�MELİ tarafından Özcan Eş�MELİ'nin şirketi münferit imzası ile temsile yetkili kılınmasına dair hissedarlar kararının ilan edildiği 23.11.2011 tarih ve 7968 sayılı Türkiye Ticaret Sicil Gazetesinin yer aldığı görülmüştür. İdarenin istekliye gönderdiği 10.06.2013 tarih 51124126-4450-537-13/Ted.ş�. sayı ve bilgi istemi konulu yazıda şikâyet başvurusunun incelendiği ancak idareye anılan isteklice 20.05.2013 tarihinde birden çok belgenin sunulmasına rağmen zarf üzerindeki imzanın kime ait olduğunun açıkça beyan edilememesi sebebiyle imzanın kime ait olduğunun açık ve net olarak tekrar bildirilmesinin istenildiği ve isteklinin idareye 14.06.2013 tarihinde sunduğu yazıda teklif zarfı üzerindeki imzanın Kartal 9'uncu Noterliği'nin 06.04.2007 tarih ve 11804 sayı ile onaylı vekaletnamesi ile şirketi temsile yetkili kılınan Seyfi YEL'e ait olduğunun bildirildiği görülmüştür.

                      Kamu İhale Kanunu'nun yukarıda aktarılan “Tekliflerin hazırlanması ve sunulmasıâ€� başlıklı 30'uncu maddesinde, isteklilerin tekliflerini oluşturan ve ihale dokümanı kapsamında teklif ekinde sunulması gerekli tüm belgelerin teklif zarfı içerisinde sunulacağının belirtildiği, aynı maddede teklif zarfı üzerinde yer alması gerekli bilgilere yer verildiği ve zarfın kapalı olarak sunulması gerektiğinin hüküm altına alındığı görülmüş olup, şekli amaçlı yapılan bu düzenlemeler gereğince teklif zarfının yapıştırılan yerinin “istekliâ€� tarafından imzalanıp, mühürleneceği hükmü ile isteklilere ait teklif zarflarının ihale oturumu sırasında ve ilk defa ihale komisyonu tarafından açılmasının amaçlandığı, aynı maddenin teklif mektuplarının şekline ilişkin hükümlerin yer aldığı ikinci fıkrasında ise teklif mektuplarının “yetkili kişilerceâ€� imzalanacağının belirtildiği, bu hüküm ile teklif mektubunu imzalayan kişilerin teklif vermeye yetkilerinin olması gerektiği ve bu yetkinin Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği'nin “Aday veya isteklinin mesleki faaliyetini sürdürdüğünü ve teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgelerâ€� başlıklı 38'inci maddesinde yer alan belgeler ile ispat edileceğinin hüküm altına alındığı görülmüştür. Başvuru sahibi istekliye ait teklif zarfı içerisinde yer alan ve itirazen şikâyet konusu 3, 8, 9, 11 ve 13 no'lu kısımlara ait teklif mektuplarının şirketi münferit imza yetkisi ile temsile yetkili olan şirket ortağı Özcan Eşmeli tarafından imzalandığı ve adı geçen kişinin teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgelerin teklif zarfı içerisinde sunulduğu görüldüğünden, başvuru sahibinin teklifinin, teklif zarfı üzerindeki imzaların yetkili kişiye ait olmaması ve yapılan yazılı sorgulama neticesinde isteklinin imza sahibi ile ilgili bir bilgi sunmaması sebebiyle değerlendirme dışı bırakılması kararının yerinde olmadığı anlaşılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, başvuru sahibi Çağdaş Kartal Taşımacılık Turizm ve Servis Hizmetleri San. ve Tic. Ltd. ş�ti.'nin değerlendirmeye alınması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle 4734 sayılı Kanun’un 65′inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54′üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oyçokluğu ile karar verildi.