İstekli iş ortaklığının teklif mektubunu imzalayan özel ortağın yetkilisine ait vekaletname veya imza beyannamesi gibi belgelerin sunulmamış olması teklifin değerlendirme dışı bırakılmasını gerektirir mi?

İhaleyi Yapan Daire:

Başvuru Tarih ve Sayısı:

Başvuruya Konu İhale:

Kurumca Yapılan İnceleme ve Değerlendirme:

Başvuruya ilişkin olarak 2013/4470sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

Karar:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, tekliflerinin, teklif vermeye yetkili olunduğunu gösterir belgelerin sunulmamasından dolayı değerlendirme dışı bırakıldığı, söz konusu eksikliğin tamamlatılabilir nitelikte olduğu ve bu yönde işlem tesis edilmesi gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kanun'un 36'ncı maddesinde, ihale günü gerçekleştirilecek işlemlere ilişkin olarak, isteklilerce sunulan belgelerinin eksik olup olmadığının kontrol edileceği, belgeleri eksik isteklilerin tutanakla tespit edileceği,   bu aşamada hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmeyeceği, teklifi oluşturan belgelerin düzeltilemeyeceği ve tamamlanamayacağı hüküm altına alınmış,   Kanun'un 37'nci maddesinde ise “İhale komisyonunun talebi üzerine idare tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve   değerlendirilmesinde yararlanmak üzere net olmayan hususlarla ilgili isteklilerden yazılı olarak tekliflerini açıklamalarını isteyebilir. Ancak bu açıklama, hiçbir şekilde teklif fiyatında değişiklik yapılması veya ihale dokümanında yer alan şartlara uygun olmayan tekliflerin uygun hale getirilmesi amacıyla istenilmez ve yapılmaz.

Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36 ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir.â€�hüküm altına alınmıştır.

Madde gerekçesinde ise “…Uygulamada belge tamamlama konusunda ortaya çıkan problemler ve suiistimallerin önlenmesi amacıyla, belge tamamlama yerine sunulan belgelerdeki bilgilerin tamamlanması…öngörülmektedir.â€�denilerek, Kanun'un anılan maddesinin yalnızca halihazırda sunulmuş olan belgelerdeki bilgilerin tamamlanmasına imkan verdiği, sunulmamış bir belgenin bu kapsamda değerlendirilmesinin mümkün olmadığı, aynı hususa   Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği'nin 56'ncı maddesinin dördüncü fıkrasında da yer verildiği görülmüştür.

Öte yandan, Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği'nin teklif vermeye yetkili olunduğunu gösteren ve isteklilerce sunulması gereken belgelere ilişkin 38'inci maddesinde “İhalelerde aday veya isteklilerden;

                  a) Gerçek kişi olması halinde, kayıtlı olduğu ticaret ve/veya sanayi odasından ya da ilgili meslek odasından, ilk ilan veya davet tarihinin ya da ihale veya son başvuru tarihinin içinde bulunduğu yılda alınmış, odaya kayıtlı olduğunu gösterir belgenin,

                  b) Tüzel kişi olması halinde, ilgili mevzuatı gereği kayıtlı olduğu ticaret ve/veya sanayi odasından, ilk ilan veya davet tarihinin ya da ihale veya son başvuru tarihinin içinde bulunduğu yılda alınmış, tüzel kişiliğin odaya kayıtlı olduğunu gösterir belgenin,

                  c) Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesinin,

                  ç) Tüzel kişi olması halinde, ilgisine göre tüzel kişiliğin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi, bu bilgilerin tamamının bir Ticaret Sicil Gazetesinde bulunmaması halinde, bu bilgilerin tümünü göstermek üzere ilgili Ticaret Sicil Gazeteleri veya bu hususları gösteren belgeler ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirkülerinin,

                  istenilmesi zorunludur.

                  Vekaleten ihaleye katılma halinde; vekil adına düzenlenmiş, ihaleye katılmaya ilişkin noter onaylı vekaletname ile vekilin noter tasdikli imza beyannamesinin sunulması zorunludur.

İş ortaklığında, iş ortaklığı beyannamesinin ve iş ortaklığını oluşturan gerçek veya tüzel kişilerin her biri tarafından, ilgisine göre birinci fıkranın (a), (b), (c) ve (ç) bentlerindeki belgelerin ayrı ayrı verilmesi zorunludur….â€� düzenlemesi yer almaktadır.

Somut olayda, başvuru sahibi isteklinin ihaleye iş ortaklığı olarak teklif verdiği, Bakış Tem. Taş. Ltd. ş�ti.nin pilot ortak, Karahan Group İnş. Nak. Taah. San. Tic. Ltd. ş�ti.nin ise özel ortak olduğu, teklif mektubunun pilot ortak adına İsmail Bakış tarafından imzalandığı, teklif kapsamında anılan şahsın tüzel kişiliği temsile ve teklif vermeye yetkili olduğunu gösterir imza sirkülerinin sunulduğu, öte yandan teklif mektubunun özel ortak Karahan Group İnş. Nak. Taah. San. Tic. Ltd. ş�ti. adına Cafer Deringöz tarafından vekâleten imzalandığı, ancak teklif ekinde anılan şahsın firma adına hareket edebileceğini gösterir vekâletname, imza beyannamesi vs. belgelerin yer almadığı, bunun da Yönetmelik'in 38'inci maddesine aykırı olduğu, eksikliğin ihale günü düzenlenen Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağı ile tespit edildiği, 14.11.2013 tarihinde onaylanan komisyon kararı ile başvuru sahibi isteklinin teklifinin aynı gerekçeyle değerlendirme dışı bırakıldığı görülmüştür.

Kanun'un ve Yönetmelik'in yukarıda atıf yapılan maddeleri karşısında, eksikliğin sunulması gereken bir belgenin sunulmamasından kaynaklandığı, diğer bir deyişle tamamlatılabilecek bir bilgi eksikliğinin söz konusu olmadığı anlaşılmış, başvuru sahibinin teklifinin idarece bahse konu hususa dayanılarak değerlendirme dışı bırakılması işleminde mevzuata aykırı bir durum tespit edilmemiştir.

Açıklanan nedenlerle 4734 sayılı Kanun'un 65′inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54′üncü maddesinin onuncu fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

Oybirliği ile karar verildi.