İhaleye vekaleten teklif verilmesi halinde vekalet veren tüzel/özel kişiye ait Ticaret Sicil Gazetesi ve imza sirkülerinin teklif dosyasında sunulmamış olması teklifin değerlendirme dışı bırakılmasına neden olur mu?

İhaleyi Yapan Daire:

Başvuru Tarih ve Sayısı:

Başvuruya Konu İhale:

Kurumca Yapılan İnceleme ve Değerlendirme:

Kepez Belediyesi Fen İşleri Müdürlüğü tarafından 23.11.2011tarihinde açık ihale usulüile yapılan “Asfalt Betonu Aşınma Tabakası Yaptırılmasıâ€� ihalesine ilişkin olarak Adil Koza/Akkoza İnşaat Taahhüt – EVM İnş. Taah. Nak. Pet. Ür. San. ve Tic. Ltd. ş�ti. İş Ortaklığı'nın 09.12.2011tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 14.12.2011tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin 26.12.2011tarih ve 54364sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 26.12.2011tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

Karar:

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle; İş Ortaklığının özel ortağı konumundaki EVM İnş. Taah. Nak. Pet. Ür. San. ve Tic. Ltd. ş�ti.'ne ait imza sirkülerinde yer alan noter onayında; “işbu örnek ibraz edilenin aynıdırâ€� ibaresinin yer aldığı gerekçesiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, ilgili noterliğin söz konusu işlemi, imza sirkülerinin aslını teyit etmek suretiyle gerçekleştirdiği, bu nedenle, tekliflerinin geçerli kabul edilmesi suretiyle ihalede düzeltici işlem tesis edilmesi gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin “Belgelerin sunuluş şekliâ€� başlıklı 31 inci maddesinde; “(1) Bu Yönetmeliğin uygulanmasında idareler; belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini isterler. Bu kapsamda sunulan fatura örnekleri de asıl olarak kabul edilir. Adaylar veya istekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale veya son başvuru tarihinden önce idare tarafından “aslı idarece görülmüştürâ€� veya bu anlama gelecek şerh düşülen suretlerini başvuruları veya teklifleri kapsamında sunabilirler. Bu yönde yapılacak başvuruların, ihaleden önce idarenin ilgili birim yetkilisi veya bu hususta görevlendirilmiş personelince karşılanması zorunludur.

(2) Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile “ibraz edilenin aynıdırâ€� veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmez. Ancak, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesinin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde, Gazete idaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca “aslının aynıdırâ€� şeklinde onaylanarak verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri veya bunların noter onaylı suretleri de kabul edilir…â€� hükmü,

Anılan Yönetmeliğin “Aday veya isteklinin mesleki faaliyetini sürdürdüğünü ve teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgelerâ€� başlıklı 38 inci maddesinde; “(1) İhalelerde aday veya isteklilerden;…

c) Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesinin,

ç) Tüzel kişi olması halinde, ilgisine göre tüzel kişiliğin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi, bu bilgilerin tamamının bir Ticaret Sicil Gazetesinde bulunmaması halinde, bu bilgilerin tümünü göstermek üzere ilgili Ticaret Sicil Gazeteleri veya bu hususları gösteren belgeler ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirkülerinin,

istenilmesi zorunludur.

(2) Vekaleten ihaleye katılma halinde; vekil adına düzenlenmiş, ihaleye katılmaya ilişkin noter onaylı vekaletname ile vekilin noter tasdikli imza beyannamesinin sunulması zorunludur.

(3) İş ortaklığında, iş ortaklığı beyannamesinin ve iş ortaklığını oluşturan gerçek veya tüzel kişilerin her biri tarafından, ilgisine göre birinci fıkranın (a), (b), (c) ve (ç) bentlerindeki belgelerin ayrı ayrı verilmesi zorunludur…â€� hükmü,

Aynı Yönetmeliğin “Başvuru ve teklif mektuplarının şekliâ€� başlıklı 54 üncü maddesinin üçüncü fıkrasında da; “Ortak girişim olarak teklif veren isteklilerin teklif mektuplarının, ortakların tamamı tarafından veya yetki verdikleri kişilerce imzalanması gerekir.â€� hükmü yer almaktadır.

Aktarılan mevzuat hükümlerine uygun şekilde inceleme konusu ihaleye ilişkin idari şartnamenin 7.1 inci maddesinde; “İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir:

…

b) Teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren imza beyannamesi veya imza sirküleri;

1) Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesi,

2) Tüzel kişi olması halinde, ilgisine göre tüzel kişiliğin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi, bu bilgilerin tamamının bir Ticaret Sicil Gazetesinde bulunmaması halinde, bu bilgilerin tümünü göstermek üzere ilgili Ticaret Sicil Gazeteleri veya bu hususları gösteren belgeler ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirküleri.

…

e) Vekaleten ihaleye katılma halinde, vekil adına düzenlenmiş, ihaleye katılmaya ilişkin noter onaylı vekaletname ile vekilin noter tasdikli imza beyannamesi…â€� düzenlemesine,

Anılan şartnamenin 7.7.2 nci maddesinde ise; “Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile “ibraz edilenin aynıdır” veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmeyecektir.â€� düzenlemesine yer verildiği tespit edilmiştir.

Başvuru sahibinin teklif dosyası incelendiğinde, iş ortaklığına ait teklif mektubunun özel ortak EVM İnş. Taah. Nak. Pet. Ür. San. ve Tic. Ltd. ş�ti. adına, şirket müdürü Vahit Güneş tarafından verilen noter onaylı vekaletnameye dayanılarak Cenk Erbil tarafından imzalandığı, inceleme süreci bitiminde iade edilmek üzere ihaleyi gerçekleştiren idareden istenilen ilgili belgelerin asıllarına göre, Cenk Erbil'in vekil tayin edildiği belgeden örnek çıkarılmasına ilişkin Körfez İkinci Noterliği'nin 11 Kasım 2011 tarih 09723 tasdik nolu işleminin ve Cenk Erbil'e ait noter tasdikli imza beyannamesinin belgelerin sunuluş şekline uygun olduğu görülmüştür.

İhaleye vekaleten katılım halinde, vekil adına düzenlenmiş, ihaleye katılmaya ilişkin noter onaylı vekaletname ile vekilin noter tasdikli imza beyannamesinin sunulması yeterli olup, vekalet verene ilişkin imza sirkülerinin ya da imza beyannamesinin ayrıca sunulmasına gerek bulunmamaktadır. Nitekim, EVM İnş. Taah. Nak. Pet. Ür. San. ve Tic. Ltd. ş�ti. adına Vahit Güneş tarafından verilen vekalette, noterin, şirket imza sirkülerinin görülmesi suretiyle, anılan kişinin şirketi temsile yetkili kişi olduğunun anlaşıldığını beyan ettiği tespit edilmiştir. Bu çerçevede, mevcut durumda, EVM İnş. Taah. Nak. Pet. Ür. San. ve Tic. Ltd. ş�ti.'ne ait imza sirkülerinin bu ihalede sunulmasının gerekmediği tespit edildiğinden, başvuru sahibinin teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgelerinin uygun olması karşısında, teklifinin idarece değerlendirme dışı bırakılmasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılığı belirlenen ihale işlemlerinin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, Adil Koza/Akkoza İnşaat Taahhüt – EVM İnş. Taah. Nak. Pet. Ür. San. ve Tic. Ltd. ş�ti. İş Ortaklığı'na ait teklifin değerlendirmeye alınması ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanunun 65 inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere;

Anılan Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.