Yemek hizmet alımı işinde isteklinin mutfağının ihalenin yapılacağı il sınırları içinde bulunması istenebilir mi?

İhaleyi Yapan Daire:

Başvuru Tarih ve Sayısı:

Başvuruya Konu İhale:

Kurumca Yapılan İnceleme ve Değerlendirme:

Mudurnu İlçe Milli Eğitim Müdürlüğütarafından 29.08.2012tarihinde açık ihale usulüile yapılan “Mudurnu İlçesi 6 Taşımalı İlkokul ve Ortaokul 1252 Öğrencinin Sıcak Öğle Yemeği İşiâ€� ihalesine ilişkin olarak Ak Ay Turizm Nakliyat Yemekçilik Akaryakıt Orman Ürünleri San. Tic. Ltd. ş�ti.nin 11.09.2012tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 14.09.2012tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince  26.09.2012tarih ve 32408sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 25.09.2012tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

                      Başvuruya ilişkin olarak 2012/3571sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

Karar:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,

1) İhaleye noter tarafından tasdik edilen imza beyannamesine göre asıl belge olarak düzenlenmiş imza sirkülerinin aslı idarece görülmüş sureti sunulduğu halde belgenin sunuluş şeklinden dolayı tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasının mevzuata aykırı olduğu,

2) İdari ş�artname'nin 7.5.3'üncü maddesinde istenen muayene ve analiz raporu, TSE8985 ve ISO9001:2008 belgeleri teklif kapsamında sunulduğu halde, idarece rekabet ilkesine aykırı yorum yapılarak ilgili belgelerin Bolu ili sınırlarında mutfak ile ilgili olmadığı gerekçesiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasının mevzuata aykırı olduğuiddialarına yer verilmiştir.

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

1) Başvuru sahibinin 1'inci iddiasına ilişkin olarak:

İdarenin cevabında: “… şartnamenin 7.7.2 maddesi … ‘Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile ‘ibraz edilenin aynıdır' veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmeyecektir' denilmesine rağmen, ihale komisyonuna sunmuş olduğunuz ihale teklif dosyanızda noter tasdikli eki olan Ortaklar Kurul Kararı örnek ibareli olup, ikinci defa noter tasdiklendirildiğinden dolayı şartnamenin 7.7.2 maddesine aykırılık teşkil ettiği için ihale komisyonumuzca geçerli kabul edilmemiştirâ€� denilmiştir.

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği'nin “Belgelerin sunuluş şekliâ€� başlıklı 31'inci maddesinde “(1) Bu Yönetmeliğin uygulanmasında idareler; belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini isterler. Bu kapsamda sunulan fatura örnekleri de asıl olarak kabul edilir. Adaylar veya istekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale veya son başvuru tarihinden önce idare tarafından “aslı idarece görülmüştürâ€� veya bu anlama gelecek şerh düşülen suretlerini başvuruları veya teklifleri kapsamında sunabilirler. Bu yönde yapılacak başvuruların, ihaleden önce idarenin ilgili birim yetkilisi veya bu hususta görevlendirilmiş personelince karşılanması zorunludur.

(2) Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile “ibraz edilenin aynıdırâ€� veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmez. Ancak, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesinin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde, Gazete idaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca “aslının aynıdırâ€� şeklinde onaylanarak verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri veya bunların noter onaylı suretleri de kabul edilir…â€�hükmü bulunmaktadır.

İdari ş�artname'nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleriâ€� başlıklı 7'nci maddesinde “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir:

…

b) Teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren imza beyannamesi veya imza sirküleri;

1) Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesi,

2) Tüzel kişi olması halinde, ilgisine göre tüzel kişiliğin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi, bu bilgilerin tamamının bir Ticaret Sicil Gazetesinde bulunmaması halinde, bu bilgilerin tümünü göstermek üzere ilgili Ticaret Sicil Gazeteleri veya bu hususları gösteren belgeler ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirküleri,

…

7.7. Belgelerin sunuluş şekli:

7.7.1. İstekliler, yukarıda sayılan belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini vermek zorundadır. Ancak, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesinin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde Gazete idaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca “aslının aynıdır” şeklinde onaylanarak isteklilere verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri ile bunların noter onaylı suretleri de kabul edilecektir. Kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden temin edilebilen ve teyidi yapılabilen ihaleye katılım ve yeterlik belgelerinin internet çıktısı sunulabilir.

7.7.2. Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile “ibraz edilenin aynıdır” veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmeyecektir.

7.7.3. İstekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale tarihinden önce İdare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şekilde şerh düşülen suretlerini tekliflerine ekleyebilirler …â€� düzenlemeleri yapılmıştır.

31.08.2012 tarihli ihale komisyonu kararında başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılma gerekçeleri arasında “imza sirküsü ve ekleri noter tasdiki surettir / fotokopi / örnektir ibareli olup şartnamenin 7.7.2 maddesine aykırı olduğuâ€� hususuna yer verilmiştir.

Uyuşmazlık konusunun İdari ş�artname'nin 7.1.b maddesi gereği olarak teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren imza beyannamesi veya imza sirkülerinin belgelerin sunuluş şekline uygun olarak sunulup sunulmadığı ile ilgili olduğu anlaşıldığından, incelemeye esas olmak üzere idarece gönderilen ihale işlem dosyasının fotokopi olduğu dikkate alınarak, Kurumumuzun 18.10.2012 tarihli yazısı ile tüm istekliler tarafından sunulan imza sirküleri ve eki belgelerin teklif dosyalarında yer alan orijinalleri idareden istenmiş olup, söz konusu belgelerin ekinde yer aldığı idarenin 30.10.2012 tarihli yazısı 01.11.2012 tarihinde Kurum kayıtlarına alınmıştır.

İdarece gönderilen ihale işlem dosyasının onaylı örneği ve anılan yazı ekinde yer alan orijinal belgelerin incelenmesi sonucunda;

İhaleye Ak Ay Turizm Nakliyat Yemekçilik Akaryakıt Orman Ürünleri San. Tic. Ltd. ş�ti. (pilot ortak) ve Manavoğlu Yemekçilik ve Tur. San. ve Tic. Ltd. ş�ti. İş Ortaklığı olarak teklif veren başvuru sahibi isteklinin İdari ş�artname'nin 7.1'inci maddesi kapsamında, teklif mektubunu imzalayan şirket müdürlerine ilişkin imza sirkülerlerinin üzerinde aslı idarece görüldüğü anlamına gelen şerh ve idarenin ıslak mührünün yer aldığı suretlerinin sunulduğu,

Bu belgelerden Ak Ay Turizm Nakliyat Yemekçilik Akaryakıt Orman Ürünleri San. Tic. Ltd. ş�ti.ne ait Hendek Noteri tarafından düzenlenmiş imza sirkülerinin dayanak kısmında atıf yapılan olan şirket müdürlüğüne ilişkin 21.06.2011 tarih ve 16 sayılı ortaklar kurulu kararına ilişkin dayanağı ile aynı ortaklar kurulu kararının tescil edildiği 29.06.2011 tarihli Türkiye Ticaret Sicili Gazetesinin de teklif dosyasında yer aldığı,

Özel ortak Manavoğlu Yemekçilik ve Tur. San. ve Tic. Ltd. ş�ti.ne ait Sakarya Dördüncü Noteri tarafından düzenlenmiş imza sirkülerinindayanak kısmında atıf yapılan şirket müdürlüğüne ilişkin 10.06.2008 tarih ve 9 sayılı ortaklar kurulu kararınınaynı Noterce “Hariçte fotokopisi çekilen işbu örneğin ibraz edilen Sakarya 1.Noterliğinin 01.10.1996 tarih ve 15986 yev. nolu işlemi ile onaylı Manavoğlu Yemekçilik ve Turizm Sanayi ve Ticaret Limited ş�irketi'ne ait karar defterinin 10. sayfasında alınmış 10.06.2008 tarih 9 sayılı karar aslının aynı olduğunu birinin saklanarak tasdikli üç suretinin aslı ile birlikte getirene geri verildiğini onaylarımâ€� denilerek onaylanan 11.06.2008 tarihli örneğinin de sunulduğu anlaşılmıştır.

Bu durumda başvuru sahibinin teklif mektubunda yer alan imzaların iş ortaklığında yer alan şirketlerin yetkilileri olan müdürlerine ait olduğunu gösteren imza sirkülerlerinin ilgili Noterler tarafından düzenlenmiş asıllarının Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği'nin 31'inci maddesinin 1'inci fıkrasına uygun olarak idarece görülmüş suretlerinin sunulduğu anlaşıldığından, isteklinin teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren söz konusu belgeleri mevzuata uygun olarak sunan başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması mevzuata aykırıdır.

Diğer taraftan teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren imza sirküleri dayanağı olan belgelerden özel ortak Manavoğlu Yemekçilik ve Tur. San. ve Tic. Ltd. ş�ti.nin 10.06.2008 tarih 9 sayılı ortaklar kurulu kararının, ibraz edilen anılan karar aslının aynı olduğunun Noter tarafından onaylı örneği olduğu dikkate alındığında bu belgenin de Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği'nin 31'inci maddesinin 2'nci fıkrasına uygun olduğu anlaşılmıştır.

2) Başvuru sahibinin 2'nci iddiasına ilişkin olarak:

İdarenin cevabında: “… ihale ilan ve diğer şartnameler EKAP sistemi üzerinde hazırlanmış olup, Kamu İhale Kurumu tarafından onaylandıktan sonra ilana çıkılmıştır. İlana yönelik bir belge ve bilgi istendiğinden ihale ile ilgili bir zeyilname düzenlenmiş olup EKAP üzerinde yayımlanmıştır. Bundan böyle ihaleye katılacak isteklilere karşı rekabeti engelleyecek bir unsur bulunmamaktadırâ€� denilmiştir.

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği'nin “Kalite ve standarda ilişkin belgelerâ€� başlıklı 42'nci maddesinde, “(1) İşin niteliği göz önünde bulundurularak ön yeterlik şartnamesi ve idari şartnamede; kalite yönetim sistem belgesi, çevre yönetim sistem belgesi, hizmet yeterlilik belgesi ile deney-analiz-kalibrasyon laboratuvarlarının ve muayene kuruluşlarının kalite yeterliğine ilişkin düzenleme yapılabilir.…â€� hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği'nin “Kalite ve standarda ilişkin belgelerâ€� başlıklı 74'üncü maddesinde “…

74.6.  Hizmet yeterlilik belgesinin kuruluş yapısı, planlama faaliyetleri ve sorumluluklar göz önünde bulundurulduğunda; idarelerin kendi hizmet binalarında gerçekleştirilen hizmetler (idarelerin hizmet binalarında, servislerce gerçekleştirilecek montaj, bakım ve onarım hizmetleri hariç) ile niteliği gereği hizmet yeterlilik belgesi istenmesi uygun olmayan (personel ve öğrenci taşıma hizmetleri, araç kiralama, mesleki eğitim, toplantı ve organizasyon hizmetleri gibi) ihalelerde bu belge istenmeyecektir. İdareler, hizmet yeterlilik belgesine yönelik düzenlemelerde; hizmet yeterlilik belgesinin hizmet kapsamını ve standardını açık olarak yazmalıdırâ€� açıklamaları bulunmaktadır.

Taşımalı eğitim kapsamındaki öğrencilere yemek verilmesine yönelik, idarenin okulları veya hizmet binaları dışında isteklilerce belirlenen mutfaklarda gerçekleştirilmesi öngörülen ihale konusu işe aitİdari ş�artname'nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleriâ€� başlıklı 7'nci maddesinde “…

 7.5.3 İhale tarihinde ihale dosyasında Muayene ve Analiz Raporunu sunmaları gerekmektedir.

Yemek yapımında kullanılacak olan mutfağın ve servislerin ihale tarihi itibariyle geçerliliği olan TS 8985 Hizmet Yeri Yeterlilik belgesine haiz olduğunu belgelendirilerek teklif kapsamında sunacaklardır.

İstekliler teklif kapsamında ihale tarihi itibariyle geçerliliği olan ISO 9001-2008 ihale dosyasında belgesini sunacaklardır.

Taşımalı eğitim kapsamında gelen taşımalı öğrencilere sıcak yemek denetimlerini Milli Eğitim Bakanlığı Sağlık İşleri Dairesi Başkanlığının 2010/15 sayılı genelgesi gereğince yapılabilmesi için yüklenici firma yemeğin İl sınırları dahilinde bulunan Mutfak/Fabrikada hazırlayacaklardır.

Deney laboratuvarlarının ve muayene kuruluşlarının kalite yeterliğine ilişkin belgelerin Türk Akreditasyon Kurumu veya Uluslararası Laboratuvar Akreditasyon İşbirliği Karşılıklı Tanınma Anlaşmasında yer alan akreditasyon kurumları tarafından düzenlenmesi zorunludur. Bu akreditasyon kurumlarının Uluslararası Laboratuvar Akreditasyon İşbirliği Karşılıklı Tanınma Anlaşmasında yer alan akreditasyon kurumu olduklarının ve bu kuruluşlarca düzenlenen belgelerin geçerliliğini sürdürdüğünün, Türk Akreditasyon Kurumundan alınacak bir yazı ile teyit edilmesi gerekir. Teyit yazısı, ihale veya son başvuru tarihinde geçerli olması koşuluyla düzenlendiği tarihten itibaren bir yıl süreyle kullanılabilir. Ancak Türk Akreditasyon Kurumu tarafından düzenlenen ve TÜRKAK Akreditasyon Markası taşıyan belge ve sertifikalar için Türk Akreditasyon Kurumundan teyit alınması zorunlu değildir. Bu belgelerin ihale tarihinde geçerli olması yeterlidir.

İş ortaklıklarında, ortaklardan birinin istenilen belgeyi sunması yeterlidir…â€� düzenlemeleriyapılmıştır.

Aynı düzenlemenin 02.08.2012 tarihinde yayımlanan ihale ilanının “Kalite ve standarta ilişkin belgelerâ€� başlıklı 4.3.3'üncü maddesinde de yer aldığı anlaşılmıştır.

Bu durumda ihale ilanında ve İdari ş�artname'de yapılan ve yukarıda yer verilen düzenlemelere göre, istekliler tarafından ihale konusu hizmet işi olan yemek yapımında kullanılacak mutfağa ilişkin olarak düzenlenmiş TS 8985 ile ilgili TSE Hizmet Yeri Yeterlik Belgesi'nin sunulması ve aynı mutfağın idarenin bulunduğu Bolu ili sınırları içinde olması gerektiği anlaşılmaktadır.

İhale dokümanı kapsamında her ne kadar ihale konusu hizmet işinin gerçekleştirilmesinde kullanılacak mutfağın isteklinin kendi malı olması gerektiği veya böyle bir mutfağın sahibi ile imzalanmış bir kira sözleşmesinin bulunması yönünde bir düzenleme bulunmasa da, yemek yapımında kullanılacak mutfağa ilişkin olarak İdari ş�artname'nin 7.5.3'üncü maddesinde yer alan düzenlemeye ilişkin olarak başvuru sahibi tarafından idareye yapılmış bir şikâyet başvurusu bulunmadığı dikkate alındığında, ihale dokümanının bu haliyle kesinleştiği, dolayısıyla isteklilerin tekliflerinin İdari ş�artname'ye uygun olarak değerlendirmeye alınabilmesi için Bolu ili sınırları içinde yer alan bir mutfağa ait olmak üzere TS 8985 ile ilgili TSE Hizmet Yeri Yeterlik Belgesi'nin sunulması gerektiği sonucuna varılmıştır.

31.08.2012 tarihli ihale komisyonunun kararında başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılma gerekçeleri arasında “… TS8985 (Hizmet Yeterlilik) belgesi idari şartnamenin 7.5.3 maddesi gereği kullanacağı mutfağın İl sınırları içerisinde bulunması gerekirken, belge başka bir İl için verildiği…â€� hususu da sayılmıştır.

İdarece gönderilen ihale işlem dosyasında yer alan ve ihaleye iş ortaklığı olarak katılan başvuru sahibinin teklif dosyası kapsamında, pilot ortak ve özel ortak tarafından sunulan TS 8985 ile ilgili TSE Hizmet Yeri Yeterlik Belgeleri'nin Sakarya ili sınırları içinde yer alan işyerlerine (yemek farikaları / toplu yemek mutfakları) ait olduğu anlaşıldığından başvuru sahibinin teklifinin bu gerekçe ile değerlendirme dışı bırakılması İdari ş�artname'ye uygundur.

Dolayısıyla başvuru sahibinin teklifinin “imza sirküsü ve ekleri noter tasdiki surettir / fotokopi / örnektir ibareli olup şartnamenin 7.7.2 maddesine aykırı olduğuâ€� gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakılmasının Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği'nin “Belgelerin sunuluş şekliâ€� başlıklı 31'inci maddesinin 1 ve 2'inci fıkraları ile İdari ş�artname'nin aynı başlıklı 7.7'nci maddesine uygun olmadığı anlaşılsa da, “… TS8985 (Hizmet Yeterlilik) belgesi idari şartnamenin 7.5.3 maddesi gereği kullanacağı mutfağın İl sınırları içerisinde bulunması gerekirken, belge başka bir İl için verildiği…â€� gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakılmasının İdari ş�artname'nin 7.5.3'üncü maddesine uygun olduğu görüldüğünden, sonuç olarak anılan isteklinin teklifinin değerlendirmeye alınmamasında mevzuata aykırılık bulunmamaktadır.

B)  İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik'in 18'inci maddesi yönünden yapılan inceleme sonucunda tespit edilen aykırılıklar ve buna ilişkin inceleme ve hukuki değerlendirme aşağıda yapılmıştır.

Başvuru sahibi ile aynı gerekçelerle değerlendirme dışı bırakılan Özol Yemek Tem. Tic. Ltd. ş�ti.nin, İdari ş�artname'nin 7.1'inci maddesi kapsamında, teklif mektubunu imzalayan şirket müdürüne ilişkin Düzce Dördüncü Noteri tarafından düzenlenmiş imza sirkülerinin üzerinde aslı idarece görüldüğü anlamına gelen şerh ve idarenin ıslak mührünün yer aldığı suretini, arkasında dayanağı olan şirket müdürlüğüne ilişkin 07.10.2011 tarih 11 sayılı ortaklar kurulu kararı yer alacak şekilde sunduğu tespit edilmiştir.

Bu durumda isteklinin teklif mektubunda yer alan imzanın şirketin yetkili müdürüne ait olduğunu gösteren imza sirkülerinin ilgili Noter tarafından düzenlenmiş aslının Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği'nin 31'inci maddesinin 1'inci fıkrasına uygun olarak idarece görülmüş suretinin sunulduğu anlaşıldığından, teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren söz konusu belgeyi mevzuata uygun olarak sunan isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması mevzuata uygun değildir.

Bununla birlikte aynı istekli tarafından sunulan TS 8985 ile ilgili TSE Hizmet Yeri Yeterlik Belgesinin Düzce ili sınırları içinde yer alan işyerine (yemek farikaları / toplu yemek mutfakları) ait olduğu anlaşıldığından anılan isteklinin teklifinin idarece bu gerekçe ile değerlendirme dışı bırakılması, başvuru sahibinin ikinci iddiası ile ilgili olarak yapılan inceleme kapsamında belirtilen gerekçeler doğrultusunda, sonuç olarak İdari ş�artname'ye uygun bulunmuştur.

Sonuç olarak, itirazen şikâyet başvurusunun reddi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onuncu fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

Oybirliği ile karar verildi.