Teklif kapsamında, alınacak mala ilişkin açıklayıcı bilgilerin CD ortamında sunulması ihaleden elenme nedeni midir?

İhaleyi Yapan Daire:  

Başvuru Tarih ve Sayısı:  

Başvuruya Konu İhale:  

Kurumca Yapılan İnceleme ve Değerlendirme:  

Gaziantep Halk Sağlığı Müdürlüğü tarafından 25.10.2013tarihinde açık ihale usulüile yapılan "Kit Karşılığı Cihaz Kullanma Uygulaması Kapsamında Immunoassay Cihazları Temini"� ihalesine ilişkin olarak Labotest Diagnostik Sistemler A.ş�. – Güneytıp Tıbbi Cihaz. Kim. Mad. Lab. Kit ve Cihazları Ltd. ş�ti. İş Ortaklığı'nın 06.11.2013tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 12.11.2013tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 22.11.2013tarih ve 35951sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 19.11.2013tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

                      Başvuruya ilişkin olarak 2013/4160sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

Karar:  

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,ihale üzerinde bırakılan Tuna Medikal Tıbbi Cih. San. ve Tic. Ltd. ş�ti. nin teklif ettiği Beckman Coulter marka cihazın, teknik şartnamenin B.10 maddesinde yer verilen ‘test kitlerinin ambalajı içerisinde Türkçe açıklama bulunmasına’ yönelik düzenlemeleri karşılamadığı, ilgili maddenin kontrolü için idareye B. Coulter firmasının orjinal kit kutularının talep edilerek kutu içerisinde prospektüs çıkıp çıkmadığının kontrol edilmesi talepleri üzerine Tuna Medikal Tıbbi Cih. San. ve Tic. Ltd. ş�ti.   tarafından demo için getirilen test kitleri içerisinde orjinal olmayan Türkçe prospektüslerin yerleştirilerek itirazlarının reddedildiği, Teknik ş�artname'nin B.12 maddesinde Anti-HCV kitlerinin 3. jenerasyon olmasının istenildiği, yapılan çalışmalar yayımlanan makaleler ve kitaplardan ilgili kitin 3. jenerasyon olmasının ancak Ns5 bandına sahip olması halinde mümkün olabileceği, ancak Beckman Coulter marka anti-HCV kitinin bu özelliğe sahip olmadığıiddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

                      İdare tarafından ihale işlem dosyası kapsamında gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesi neticesinde; ihale konusu işin kit karşılığı cihaz kullanımı uygulaması işi olduğu ve 10 farklı test kitinin temini ile birlikte bunların uygulanabilecekleri cihazların hastaneye kurulmasından ibaret olduğu, ihaleye ilişkin olarak 4 adet doküman satın alındığı ve 3 firma tarafından teklif sunulduğu, bütün tekliflerin geçerli kabul edilerek ihalenin en düşük teklif sahibi Tuna Medikal Tıbbi Cihazlar San. ve Tic. Ltd. ş�ti. üzerinde bırakılmak suretiyle sonuçlandırıldığı anlaşılmaktadır.

                      İhale konusu işe ait idari şartnamenin"İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri"� başlıklı 7'nci maddesinde"7.1.İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir:

                      "¦

h)   istekli imalatçı veya ithalatçı ise T.C. İlaç ve Tıbbi Cihaz Ulusal Bilgi Bankasına (titubb) kayıtlı olduğuna dair belge verecektir.

istekli yetkili satıcı ise yetkili satıcı olduğuna dair belge ve bayisi olduğu firmanın T.C. İlaç ve Tıbbi Cihaz Ulusal Bilgi Bankasına (TİTUBB) kayıtlı olduğuna dair belge verecektir.

istekliler teklif ettikleri ürünlerin sağlık bakanlığı ulusal bilgi bankası (UBB) tarafından onaylanmış bulunan ürün numarasını teklifleri ile birlikte vereceklerdir.

ancak: tıbbi cihaz yönetmeliği kapsamında olmayan ürünlerin TİTUBB kaydı şartı aranmayacak olup. Kapsam dışı olduğunun belgelendirilmesi gerekmektedir."� düzenlemesi,

                      "Diğer Hususlar"� başlıklı 47'nci maddesinde "47.1. Cihaz ve kitler ile ilgili teknik dokümanlar teklif ile birlikte verilecektir.

Teknik şartnameye madde madde ve Türkçe olarak verilen cevapları içeren teknik şartnameye uygunluk belgesi verilecektir."� düzenlemesi,

                       Teknik ş�artnamenin "Tam otomatik İmmunoassay Cihazlarında Kullanılacak Olan Reaktiflerin Özellikleri ve Listesi"� başlıklı B.10 maddesinde "Test kitleri ambalajı içerisinde Türkçe açıklama (prospektüs) bulunmalıdır. Tüm kitlerin prospektüsleri ihale dosyasında sunulmalıdır."� düzenlemesi yer almaktadır.

Başvuru sahibinin idareye yaptığı 06.11.2013 tarihli şikayet başvurusu üzerine idarece hazırlanan 11.11.2013 tarihli teknik raporda ise, ihale üzerinde bırakılan Tuna Medikal Tıbbi Cih. San. ve Tic. Ltd. ş�ti. firmasından cihazlarda kullanılacak kitlerin kutularının istenilerek içerisinden Türkçe prospektüs çıktığının tespit edildiği belirtilmektedir.

Teknik ş�artname'nin yukarıda yer verilen B.10 maddesinin birinci cümlesindeki "Test kitleri ambalajı içerisinde Türkçe açıklama (prospektüs) bulunmalıdır."� şeklindeki düzenleme gereğince ihale üzerinde bırakılan isteklinin sözleşme imzalandıktan sonra idareye teslim edeceği test kitleri ambalajlarının içerisinde Türkçe prospektüs olması gerektiği anlaşılmaktadır. Dolayısıyla, ihalenin bu aşamasında henüz ihale konusu alımı oluşturan kitler idareye teslim edilmemişken, prospektüslerin test kitleri ambalajları içerisinde bulunup bulunmadığına ilişkin bir tespit yapılması mümkün olmayıp,   test kitleri ambalajları içerisinde bulunup bulunmadığına ilişkin tespitin muayene ve kabul komisyonunca gerçekleştirilmesi gerektiği anlaşılmaktadır.          

                      Bununla birlikte, Teknik ş�artname'nin yukarıda yer verilen B.10 maddesinin ikinci cümlesi olan "Tüm kitlerin prospektüsleri ihale dosyasında sunulmalıdır."� şeklindeki düzenleme gereğince kitlere ait prospektüslerin ihale dosyası kapsamında sunulması gerekmekte olup, söz konusu prospektüslerin dosyada bulunması, başvuru sahibi tarafından ihale üzerinde bırakılan isteklinin teklif etmiş olduğu Beckman Coulter marka anti-HCV kitinin Teknik ş�artname'nin B.12 maddesinde belirtilen   3. jenerasyon olma şartını karşılama iddiasının açıklığa kavuşturulması amacıyla teknik görüşe gönderilebilmesi bakımından da önem  taşımaktadır.

Ancak, idare tarafından gönderilen 26.11.2013 tarih ve 14380 sayılı yazı ekinde ihaleye teklif veren tüm firmalara ilişkin teklif dosyalarının yer almadığının anlaşılması üzerine 05.12.2013 tarih ve 2243 sayılı yazı ile ihaleye teklif sunan tüm isteklilere ilişkin teklif dosyaları idareden istenilmiş, idareden   06.12.2013 tarih ve 2542 sayılı yazı ekinde alınan dosyaya ilişkin tereddüt oluşması üzerine 27.12.2013 tarih ve 2455 sayılı yazı ile idareden bir kez daha   ihale işlem dosyasının gönderilmesi istenilmiştir. İdarenin   27.12.2013 tarih ve 2754 sayılı yazısı ekinde alınan isteklilere ait teklif dosyalarında teklif edilen kitlere ilişkin prospektüslerin CD ortamında ve çıktı alınarak sunulduğu görülmektedir.Bu kez söz konusu belgelerin istekliler tarafından yalnızca CD ortamında veya çıktı alınmak suretiyle teklif dosyası kapsamında da   sunulup sunulmadığının anlaşılamaması üzerine 15.01.2014 tarih ve 163 sayılı yazı ile idareden teklif dosyalarının istekliler tarafından sunulduğu haliyle ( örneğin eğer bir istekli tarafından yalnızca CD sunulmuş ve bu CD'nin içeriğinde yer alan belgeler çıktısı alınmak suretiyle kağıt halinde sunulmamışsa yalnızca CD gönderilecektir, eğer CD ile birlikte CD içeriğinde yer alan belgelerin çıktısı alınarak teklif dosyası kapsamında sunulmuşsa dosya bu şekilde gönderilecektir ) gönderilmesi istenilmiş, idarenin 16.01.2014 tarih ve 849 sayılı cevabi yazısında;ihale üzerinde bırakılan Tuna Medikal Tıbbi Cih. San. ve Tic. Ltd. ş�ti.nin kit prospektüslerini CD ortamında sunduğu belirtilmiştir.

                  Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin "Belgelerin Sunuluş ş�ekli"� başlıklı 31 inci maddesinin birinci fıkrasında; "Bu Yönetmeliğin uygulanmasında idareler; belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini isterler. Bu kapsamda sunulan fatura örnekleri de asıl olarak kabul edilir. Adaylar veya istekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale veya son başvuru tarihinden önce idare tarafından "aslı idarece görülmüştür"� veya bu anlama gelecek şerh düşülen suretlerini başvuruları veya teklifleri kapsamında sunabilirler. Bu yönde yapılacak başvuruların, ihaleden önce idarenin ilgili birim yetkilisi veya bu hususta görevlendirilmiş personelince karşılanması zorunludur."�hükmü yer almaktadır.

Yukarıda aktarılan mevzuat hükmü çerçevesinde, ihale mevzuatında isteklilerce teklif dosyasında sunulacak belgelerin CD ortamında teslim edileceğine dair bir düzenlemenin bulunmadığı, teklif dosyasındaki belgelerin aslının veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerinin ya da ihale tarihinden önce idare tarafından "aslı idarece görülmüştür."� şerhi düşülen örneklerinin sunulabileceği, ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından teklif edilen kitlere ilişkin prospektüslerin CD'ye kaydedilerek sunulmasının belgelerin sunuluş şekline aykırı olduğu anlaşılmaktadır.

Bu durumda, inceleme konusu ihalede ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından sunulan ve teknik görüşe gönderilmek suretiyle görüş alınması gereken belgelerin Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin yukarıda yer verilen "Belgelerin Sunuluş ş�ekli"� başlıklı 31 inci maddesine aykırı bir şekilde sunulduğu anlaşıldığından anılan isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği sonucuna varılmıştır.

                      Dolayısıyla, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, Tuna Medikal Tıbbi Cihazlar San. ve Tic. Ltd. ş�ti.nin teklifinin değerlendirme dışı bırakılmak suretiyle tekliflerin değerlendirilmesi ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle 4734 sayılı Kanun’un 65′inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54′üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.