Teklif dosyasıyla birlikte verilmeyen yeterlilik belgelerinin, tamamlatılma yoluna gidilmesi mevzuata aykırılık teşkil eder mi

İhaleyi Yapan Daire:  

Başvuru Tarih ve Sayısı:  

Başvuruya Konu İhale:  

Kurumca Yapılan İnceleme ve Değerlendirme:  

Yargıtay Genel Sekreterliği tarafından 03.07.2012tarihinde açık ihale usulüile yapılan "Yargıtay Başkanlığı Güvenlik SistemleriAlımı"� ihalesine ilişkin olarak Köksal Bilişim Teknolojileri İletişim San. Tic. Ltd. ş�ti.nin itirazen şikâyet başvurusu üzerine alınan 01.10.2012 tarih ve 2012/UM.I-3842 sayılı   Kurul kararına karşı başvuru sahibi tarafından dava açılmış olup, Ankara 16. İdare Mahkemesince verilen 07.10.2013 tarih ve E:2013/123, K:2013/1420 sayılı karar üzerine de Kurulun   06.01.2014 tarih ve 2014/MK-8 sayılı kararı ile başvurunun esastan incelenmesine karar verilmiştir.

Başvuruya ilişkin olarak 2012/3391-01sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

Karar:  

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,teklif zarfında sunmaları gereken bazı belgeleri sunmamaları ya da sundukları bazı belgelerde tekliflerinin esasını değiştirecek bilgi eksiklikleri bulunması nedeniyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılması gerekirken, bu eksikliklerin bilgi eksikliği kapsamında tamamlanmasının istendiği, söz konusu eksikliklerin süresinde tamamlanmadığı gerekçesiyle geçici teminatlarının gelir kaydedilmesine karar verildiği, ihalenin iptal edildiği, ihalenin iptaline ilişkin işlem ile geçici teminatlarının gelir kaydına ilişkin idari işlemlerin iptalinin gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

İnceleme konusu ihale Yargıtay Başkanlığı Güvenlik Sistemleri Alımı ihalesi olup başvuru sahibi Köksal Bilişim Teknolojileri İletişim San. Tic. Ltd. ş�ti.nin 11.09.2012 tarihinde Kuruma başvurusu üzerine Kamu İhale Kurulu'nun 01.10.2012 tarih ve 2012/UM.I-3842 sayılı kararı ile  " Yapılan inceleme neticesinde; başvuru dilekçesinde şikâyet edilen veya incelenmesi istenilen durumun farkına varıldığı tarih veya tebliğ, ilan veya bildirim tarihinin, idareye yapılan şikâyet başvurusu tarihinin ve şikâyet dilekçesi üzerine idarece verilen cevabın bildirim tarihinin belirtilmediği, başvuru dilekçesine idareye sunulan şikâyet dilekçesi üzerine idarece verilen cevabın bir örneğinin eklenmediği, başvuru dilekçesi ekinde yer alan vekaletnameye Avukatlık Kanunu'nun 27'nci maddesi hükmü uyarınca yapıştırılması gereken baro pulunun yapıştırılmadığı, söz konusu vekaletnamenin, vekaletnamede "vekil eden"� sıfatıyla imzaları bulunan şahısların kendi adlarına verildiği, itirazen şikâyet başvurusunda bulunan tüzel kişiliği temsilen düzenlenmediği, söz konusu eksikliklerin İhalelere Yönelik Yapılacak Başvurular Hakkında Yönetmeliğin 16'ncı maddesinin 3'üncü fıkrası kapsamında başvuru sahibi tarafından giderilebilmesi için www.ihale.gov.tr adresinde ilan edildiği, ancak anılan eksikliğin belirtilen süre zarfında giderilmediği tespit edilmiştir.

Diğer taraftan, yayınlanan eksikliklerin tamamlanmaması nedeniyle, itirazen şikâyet başvurusunun süresinde yapılıp yapılmadığına ilişkin değerlendirme de yapılamamıştır.

Bu itibarla; 4734 sayılı Kanun'un 54'üncü maddesinin onuncu fıkrasının (c) bendi gereğince başvurunun şekil yönünden reddi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere, başvurunun reddine,"�  karar verilmiştir.

                      Davacı Köksal Bilişim Teknolojileri İletişim Elektronik ve Fotoğrafçılık San. ve Tic. Ltd. ş�ti. tarafından anılan Kurul kararının iptali istemiyle açılan davada, Ankara 16. İdare Mahkemesinin 07.10.2013 gün ve E:2013/123, K:2013/1420 sayılı kararında " İtirazen şikâyet başvuruları üzerine Kamu İhale Kurulu'nun hangi kararları alacağının 4734 sayılı Kanun'la belirlenmesi, bunlar arasında dilekçenin reddine ilişkin   bir karar türüne ve bazı koşulları taşımayan itirazen şikâyet başvurusu dilekçelerinin incelenmeksizin reddine olanak tanıyan bir usule de yer verilmemesi karşısında, itirazen şikâyet başvurusunun incelenmesini ortadan kaldıran böyle bir usulün Kurul tarafından yönetmelikle getirilmesinin hukuki dayanağının olmadığı açıktır.

                      Bu durumda, davalı idare tarafından, itirazen şikâyet başvurusunda tespit edilen eksikliklerin süresinde tamamlanmadığı gerekçesiyle başvurunun reddi yolunda tesis edilen işlemle itirazen şikayet başvurusu kapsamında yapılan inceleme ortadan kalktığından ve bu kararın yasal bir dayanağı da bulunmadığından, dava konusu kararda hukuki isabet görülmemiştir "�  gerekçesi ile Kamu İhale Kurulu'nun 01.10.2012 tarih ve 2012/UM.I-3842 sayılı kararı iptal edilmiş, bunun üzerine Kamu İhale Kurulu'nun 06.01.2014 tarih ve 2014/MK-8 sayılı karar ile "1) Kamu İhale Kurulu'nun 01.10.2012 tarih ve 2012/UM.I-3842 sayılı kararının iptaline,

2 ) Anılan mahkeme kararında belirtilen gerekçeler doğrultusunda, başvurunun esasının incelenmesine geçilmesine,"� karar verilmiştir.

                      Bu inceleme Kamu İhale Kurulu'nun 06.01.2014 tarih ve 2014/MK-8 sayılı kararı üzerine yapılmıştır.

İdari ş�artname'nin "İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri"� başlıklı 7'nci maddesinde  "7.5.6. Teknik bilgilerin yer aldığı katalog, açıklamaları içeren doküman ile fotoğrafların teklif ekinde sunulması gerekmektedir."�  şeklinde ve "7.9. Tekliflerin dili

7.9.1. Teklifi oluşturan bütün belgeler ve ekleri ile diğer doküman Türkçe olacaktır. Başka bir dilde sunulan belgeler, Türkçe onaylı tercümesi ile birlikte verilmesi halinde geçerli sayılacaktır. Bu durumda teklifin veya belgenin yorumlanmasında Türkçe tercüme esas alınır. Tercümelerin yapılması ve tercümelerin tasdiki işleminde ilgili maddedeki düzenlemeler esas alınacaktır."�  şeklinde düzenlemeler yapılmıştır.

İhale dokümanında yapılan düzenlemelere göre isteklilerin mesleki ve teknik yeterlik kriteri olarak katalog, açıklamaları içeren doküman ile fotoğrafları teklifleri ile birlikte sunmaları, sunulan dokümanların da yabancı dilde olması halinde Türkçe tercümelerinin de teklif ile birlikte sunulması istenmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu'nun "Tekliflerin hazırlanması ve sunulması"� başlıklı 30'uncu maddesinde  "Teklif mektubu ve geçici teminat da dahil olmak üzere ihaleye katılabilme şartı olarak istenilen bütün belgeler bir zarfa konulur. Zarfın üzerine isteklinin adı, soyadı veya ticaret unvanı, tebligata esas açık adresi, teklifin hangi işe ait olduğu ve ihaleyi yapan idarenin açık adresi yazılır. Zarfın yapıştırılan yeri istekli tarafından imzalanır ve mühürlenir

Verilen teklifler, zeyilname düzenlenmesi hali hariç, herhangi bir sebeple geri alınamaz ve değiştirilemez."�hükmü,

"Tekliflerin alınması ve açılması"� başlıklı 36'ncı maddesinde"Teklifler ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar idareye verilir.

İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir. İstekliler ile teklif fiyatları ve yaklaşık maliyet tutarı açıklanır. Bu işlemlere ilişkin hazırlanan tutanak ihale komisyonunca imzalanır. Bu aşamada; hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmez, teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Teklifler ihale komisyonunca hemen değerlendirilmek üzere oturum kapatılır."�hükmü ve

"Tekliflerin değerlendirilmesi"� başlıklı 37'nci maddesinde  "İhale komisyonunun talebi üzerine idare tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve   değerlendirilmesinde yararlanmak üzere net olmayan hususlarla ilgili isteklilerden yazılı olarak tekliflerini açıklamalarını isteyebilir. Ancak bu açıklama, hiçbir şekilde teklif fiyatında değişiklik yapılması veya ihale dokümanında yer alan şartlara uygun olmayan tekliflerin uygun hale getirilmesi amacıyla istenilmez ve yapılmaz.

Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36 ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir "�  hükmü yer almaktadır.

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği'nin "Başvuruların ve tekliflerin alınması, açılması ve belgelerdeki bilgi eksikliklerinin tamamlatılması"� başlıklı 55'inci maddesinde  " (4) Başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan belgelerden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler idarelerce tamamlatılamaz.

(5) Başvuru veya teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, sunulan belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Bu çerçevede, tamamlatılması istenen bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak, idare tarafından iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayanların başvuru veya teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir "�hükmüne yer verilmiştir.

Diğer taraftan, İdari ş�artname'nin "Tekliflerin değerlendirilmesi"� başlıklı 31'inci maddesinde de  "31.1. Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir.

31.2. Teklifin esasini değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, sunulan belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde İdarece belirlenen sürede bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Bu çerçevede, tamamlatılması istenen bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak İdare tarafından iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayanların teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir "�şeklinde düzenleme bulunmaktadır.

Mevzuatın yukarıya aktarılan hükümleri gereğince isteklilerin İdari ş�artnamenin "İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri"� başlıklı 7'nci maddesi ile istenilen belgeleri teklifleri ile birlikte sunmamaları halinde, sunulmayan belgeler için eksik belge kapsamında değerlendirme yapılarak belgeleri eksik olan isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılması gerekmektedir.

Ancak; ihale komisyonu tarafından düzenlenen 04.07.2012 tarihli tutanak ile, Aselsan Net Elektronik ve Haberleşme Sis. San. Tic. İnş. ve Taah. Ltd. ş�ti.nin teklifinin idarece belirlenmiş olan yaklaşık maliyetten yüksek olması nedeniyle değerlendirme dışı bırakılmasına ve diğer isteklilerden 09.07.2012 tarihi mesai bitimine kadar İdari ve Teknik ş�artname'de belirtilen çeşitli hususlarla ilgili açıklama istenmesine karar verilmiş ve idarenin 04.07.2012 tarihli yazısı ile de Aselsan Net Elektronik ve Haberleşme Sis. San. Tic. İnş. ve Taah. Ltd. ş�ti. hariç başvuru sahibi dahil ihaleye teklif veren tüm isteklilerden başta İdari ş�artname'nin 7.5.6'ncı maddesi ile istenilen katalogların Türkçe tercümelerinin verilmesi istenmiştir.

01.08.2012 tarihli Teknik Komisyon Değerlendirme Tutanağı ile başvuru sahibi Köksal Bilişim Teknolojileri İletişim San. Tic. Ltd. ş�ti.nin kendisinden istenilen bilgi ve belgeleri süresinde tamamlamadığı hususunda tespit yapıldığı, 03.08.2012 tarihli tutanak ile de Köksal Bilişim Teknolojileri İletişim San. Tic. Ltd. ş�ti.nin kendisinden istenilen bilgi ve belgeleri 10.07.2012 tarihinde teslim ettiği, 4734 sayılı Kanun'un 37'nci maddesinde yer alan hüküm gereğince anılan isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatlarının gelir kaydedilmesine karar verildiği, söz konusu kararın ise başvuru sahibine 16.08.2012 tarihinde tebliğ edildiği anlaşılmıştır.

Buna göre İdari ş�artname'nin "İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri"� başlıklı 7'nci maddesinde istenilen belgeleri teklifleri ile birlikte sunmayan isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılması gerekirken ihale komisyonunca söz konusu eksik belgelerin tamamlatılması şeklinde tesis edilen işlemin mevzuata aykırı olduğu anlaşılmıştır. Yeterlik kriterine ilişkin olarak teklif ile birlikte sunulması istenen belgelerin eksik olması nedeniyle belgeleri eksik olan isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılması, idarece tamamlatma yoluna gidilerek zamanında tamamlanmaması sebebiyle de 4734 sayılı Kanun'un 37'nci maddesine göre işlem tesis edilerek geçici teminatı gelir kaydedilen başvuru sahibinin geçici teminatının da iade edilmesi gerektiği anlaşıldığından başvuru sahibinin bu konudaki iddiası yerinde bulunmuştur.

B)  İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmeliğin 18'inci maddesi yönünden yapılan inceleme sonucunda tespit edilen aykırılıklar ve buna ilişkin inceleme ve hukuki değerlendirme aşağıda yapılmıştır:

İhaleye beş istekli tarafından teklif verilmiş, Aselsan Net Elektronik ve Haberleşme Sis. San. Tic. İnş. ve Taah. Ltd. ş�ti.nin teklifinin idarece belirlenmiş olan yaklaşık maliyetten yüksek olması nedeniyle değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilmiş, başvuru sahibi de dahil olmak üzere geriye kalan dört istekli için de İdari ş�artname'nin 7'nci maddesi ile istenilen katalogların Türkçe tercümelerinin verilmemesi sebebiyle idarenin 04.07.2012 tarihli yazısı ile söz konusu belgelerin tamamlatılması istenmiştir.

Başvuru sahibinin eksik belgeleri tamamlatılmadan tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği yönündeki iddiası yerinde bulunduğundan başvuru sahibi ile birlikte 4 isteklinin eksik belgelerinin tamamlatılması işleminin de mevzuata aykırı olduğu anlaşılmakla birlikte söz konusu ihale 03.08.2012 tarihinde iptal edildiğinden bu hususun esasa etkili bir aykırılık olmadığı anlaşılmıştır.

                      Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, başvuru sahibi Köksal Bilişim Teknolojileri İletişim San. Tic. Ltd. ş�ti.nin   geçici teminatının iade edilmesi ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle 4734 sayılı Kanun’un 65′inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54′üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.