Akaryakýt alýmý iþinde istenen Yetkili Satýcý belgesinin ihale konusu iþin süresini kapsamýyor olmasý teklifin deðerlendirme dýþý býrakýlmasýna neden olur mu?

Ýhaleyi Yapan Daire:

Baþvuru Tarih ve Sayýsý:

Baþvuruya Konu Ýhale:

Kurumca Yapýlan Ýnceleme ve Deðerlendirme:

Fatih Belediye Baþkanlýðýtarafýndan 22.10.2013tarihinde açýk ihale usulüile yapýlan "Baþkanlýðýmýzýn Ýhtiyacý Ýçin 2014 Yýlý Akaryakýt Alýmý" ihalesine iliþkin olarak Gökkuþaðý Petrol Ýnþ. Tur. Tic. ve San. Ltd. þžti.nin 07.11.2013tarihinde yaptýðý þikâyet baþvurusunun, idarenin 11.11.2013tarihli yazýsý ile reddi üzerine, baþvuru sahibince 18.11.2013tarih ve 35354sayý ile Kurum kayýtlarýna alýnan 15.11.2013tarihli dilekçe ile itirazen þikâyet baþvurusunda bulunulmuþtur.

                      Baþvuruya iliþkin olarak 2013/4089sayýlý þikâyet dosyasý kapsamýnda yapýlan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiþtir.

Karar:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

Ýtirazen þikâyet dilekçesinde özetle,

1 ) Tekliflerinin deðerlendirme dýþý býrakýlma gerekçeleri arasýnda ortaklarýn son durumunu gösteren Ticaret Sicil Gazetesi ile imza sirkülerinin sunulmamasýnýn gösterildiði, ancak teklif zarflarý içerisinde 21.02.2011 tarih ve 7756 sayýlý Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi'nin, Bakýrköy 14. Noterliði tarafýndan düzenlenen 18.02.2011 tarih ve 04831 yevmiye no'lu imza sirkülerinin ve imza sirküleri ekinde 15.02.2011 tarih ve 7752 sayýlý Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi'nin sunulduðu, söz konusu evraklarda þirket ortaklarýnýn ve þirketin müdürlük görevini yürüten ortaklarýnýn kimler olduðunun belirtildiði, söz konusu deðerlendirme dýþý býrakýlma gerekçesinin mevzuata uygun olmadýðý,

2 ) Ýdarece, bir diðer deðerlendirme dýþý býrakýlma gerekçesi olarak gösterilen yetkili satýcýlýk belgesinin sunulmamasý gerekçesinin de yerinde olmadýðý, teklif zarflarý içerisinde 10.03.2005 tarihli ve 12 yýl süreli EPDK'dan alýnmýþ bayilik lisans belgesi ile OMV Petrol Ofisi A.þž.den alýnan 25.10.2013 tarihli bayilik durumu hakkýndaki yazýnýn sunulduðu, söz konusu yazýda OMV Petrol Ofisi A.þž. ile 21.12.2014 tarihine kadar akdedilmiþ bayilik sözleþmelerinin devam ettiðinin belirtildiði, Türkiye'de akaryakýt sektöründe yetkili satýcýlýðý gösteren belgenin firmalarýnýn sunduðu belge gibi olduðuiddialarýna yer verilmiþtir.

A) Baþvuru sahibinin iddialarýnýn deðerlendirilmesi sonucunda aþaðýdaki hususlar tespit edilmiþtir:

Baþvuru konusu ihale Fatih Belediye Baþkanlýðý tarafýndan gerçekleþtirilen "Baþkanlýðýmýzýn Ýhtiyacý Ýçin 2014 Yýlý Akaryakýt Alýmý" ihalesi olup, açýk ihale usulü ile gerçekleþtirilen ihaleye ait Ýdari þžartname'nin "Ýhaleye katýlabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri" baþlýklý 7'nci maddesinde"7.1. Ýsteklilerin ihaleye katýlabilmeleri için aþaðýda sayýlan belgeleri teklifleri kapsamýnda sunmalarý gerekir:

          ...

                      b) Teklif vermeye yetkili olduðunu gösteren imza beyannamesi veya imza sirküleri;

1 ) Gerçek kiþi olmasý halinde, noter tasdikli imza beyannamesi,

2 ) Tüzel kiþi olmasý halinde, ilgisine göre tüzel kiþiliðin ortaklarý, üyeleri veya kurucularý ile tüzel kiþiliðin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi, bu bilgilerin tamamýnýn bir Ticaret Sicil Gazetesinde bulunmamasý halinde, bu bilgilerin tümünü göstermek üzere ilgili Ticaret Sicil Gazeteleri veya bu hususlarý gösteren belgeler ile tüzel kiþiliðin noter tasdikli imza sirküleri,"düzenlemesi,

                      Mal Alýmý Ýhaleleri Uygulama Yönetmeliði'nin "Aday veya isteklinin mesleki faaliyetini sürdürdüðünü ve teklif vermeye yetkili olduðunu gösteren belgeler" baþlýklý 36'ncý maddesinde "(1) Ýhalelerde aday veya isteklilerden;

                      ...

                      ç) Tüzel kiþi olmasý halinde, ilgisine göre tüzel kiþiliðin ortaklarý, üyeleri veya kurucularý ile tüzel kiþiliðin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi, bu bilgilerin tamamýnýn bir Ticaret Sicil Gazetesinde bulunmamasý halinde, bu bilgilerin tümünü göstermek üzere ilgili Ticaret Sicil Gazeteleri veya bu hususlarý gösteren belgeler ile tüzel kiþiliðin noter tasdikli imza sirkülerinin,

                      istenilmesi zorunludur."hükmü yer almaktadýr.

Yukarýda yer verilen Yönetmelik hükmüne ve Ýdari þžartname düzenlemelerine göre ihaleye katýlabilmek için, tüzel kiþiliðin ortaklarý, üyeleri veya kurucularý ile tüzel kiþiliðin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi, bu bilgilerin tamamýnýn bir Ticaret Sicil Gazetesinde bulunmamasý halinde, bu bilgilerin tümünü göstermek üzere ilgili Ticaret Sicil Gazeteleri veya bu hususlarý gösteren belgeler ve tüzel kiþiliðin noter tasdikli imza sirkülerinin sunulmasý zorunlu tutulmuþtur.

Baþvuru sahibi istekli Gökkuþaðý Petrol Ýnþ. Tur. Tic. ve San. Ltd. þžti. tarafýndan sunulan teklif dosyasý incelendiðinde;

                      Ýstekli tarafýndan Bakýrköy 14. Noterliði tarafýndan 18.02.2011 tarihinde 4831numara ile düzenlenen imza sirkülerinin sunulduðu, söz konusu belgede þirketi 10 yýl süre ile temsil ve ilzama yetkili kýlýnan Tuncay Seçilir ile Turgay Seçilir'in imzalarýnýn onaylandýðý, sunulan imza sirküleri ekinde 05.02.2011 tarihli ve 7752 sayýlý Ticaret Sicil Gazetesi'nin 499'uncu sayfasýnýn sunulduðu, Ticaret Sicil Gazetesi üzerinde "müstenidattýr tek baþýna kullanýlamaz" ibaresinin bulunduðu, gazete içeriðinde, þirketin ortaklarýnýn isimleri ile ortaklarýn þirketteki hisse oranýna ve þirket müdürlüðüne Tuncay Seçilir ile Turgay Seçilir'in getirildiðine iliþkin bilgilerin yer aldýðý, bunun yanýnda teklif ekinde 21.02.2013 tarihli ve 7756 sayýlý Ticaret Sicil Gazetesi'nin 4421'inci sayfasýnýn ayrýca sunulduðu, ancak söz konusu belgede baþvuru sahibinin unvan deðiþikliðine iliþkin bilgilerin yer aldýðý görülmüþtür.

Yukarýda aktarýlan Yönetmelik'in anýlan hükmüne göre, ihaleye iþtirak eden tüzel kiþi isteklilerin ilgisine göre tüzel kiþiliðin ortaklarý, üyeleri veya kurucularý ile tüzel kiþiliðin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir ticaret sicil gazetesini sunmalarý esastýr. Ancak ayný hüküm isteklilere, bu bilgilerin tamamýnýn bir ticaret sicil gazetesinde bulunmamasý halinde, bu bilgilerin tümünü göstermek üzere ilgili ticaret sicil gazeteleri veya bu hususlarý gösteren belgeleri de sunabilme imkâný tanýmaktadýr. Hüküm, þirket ile ortaklar, temsilciler/yöneticiler arasýndaki silsilenin kurulmasý ve bu silsilenin sonucu olarak þirketi temsile yetkili þahýslarýn ve bu þahýslarýn imzalarýnýn tevsik edilmesi amacýna hizmet etmektedir. Zira bu belgeler, madde baþlýðýnda da belirtildiði üzere, aday veya isteklinin mesleki faaliyetini sürdürdüðünü ve teklif vermeye yetkili olduðunu gösteren belgelerdir.

Baþvuru sahibi isteklinin ayrýca sunmuþ olduðu 21.02.2013 tarihli ve 7756 sayýlý Ticaret Sicil Gazetesi örneði, Yönetmelik'in anýlan hükmündeki bilgilerin tamamýný ihtiva etmemekle birlikte, imza sirkülerinin dayanaðýnda yer alan ticaret sicil gazetesinin, þirketi temsil yetkisine haiz olan þahýslarýn ve þirketin ortaklýk durumunun tespiti bakýmýndan tamamlayýcý nitelikte olduðu görülmektedir. Her ne kadar dayanaðýn ayrý bir belge olarak kullanýlmasý mümkün deðilse de, noterlik makamýnýn, imza sirkülerine dayanak kabul ettiði bir belgedeki bilgilerin doðruluðundan þüphe edilmemesi gerekmektedir. Dolayýsýyla, Yönetmelik hükmünün aradýðý bilgileri ihtiva eden imza sirkülerinin ve ekindeki ticaret sicil gazetesinin, Yönetmelik hükmünün lafzýndaki  "veya bu hususlarý gösteren belgeler" kapsamýnda kabulünün mümkün olduðu anlaþýldýðýndan, baþvuru sahibi isteklinin iddiasýnýn yerinde olduðu, idarece bu gerekçe ile deðerlendirme dýþý býrakýlmamasý gerektiði sonucuna varýlmýþtýr.

2 ) Baþvuru sahibinin 2'nci iddiasýna iliþkin olarak:

                      Ýdari þžartname'nin 2'nci maddesinde ihale konusu iþe iliþkin "01.01.2014-31.12.2014 Tarihleri Arasý Ýdare Bünyesinde bulunan Akaryakýt Deposuna Dökme Yakýt Ýkmali ile Yüklenicinin (Yurtiçi özellikle Ýstanbul Ýli Fatih Ýlçesi )Araç Tanýtým Sistemine Sahip Pompa Ýstasyonlarýndan peyder pey teslim alýnacaktýr."açýklamasýna yer verilmiþtir.

                      Sözleþme Tasarýsý'nýn "Sözleþmenin süresi" baþlýklý 9.1'inci maddesinde, "Sözleþmenin süresi, ise baþlama tarihinden itibaren 365 takvim günüdür."düzenlemesine yer verilmiþ olup Tasarý'nýn 10.2'nci maddesinde iþe baþlama tarihi 01.01.2014 olarak belirlenmiþtir.

                      Yine Ýdari þžartname'nin "Ýhaleye katýlabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri" baþlýklý 7.1'nci maddesinin (ý) bendinin (c) alt bendinde "Ýsteklinin akaryakýt ürünleri bayisi olmasý durumunda ise EPDK'dan alýnmýþ bayilik lisansý ile bayisi olduðu akaryakýt daðýtým kuruluþundan alýnmýþ ihale tarihi itibarý ile bayiliðin devam ettiðine dair belge veya bayilik sözleþmesi belgelerinin aslýný veya noter tasdikli örneðini vermek zorundadýrlar.

                      …

                      7.5.2. Ýsteklinin alým konusu malý teklif etmeye yetkisinin bulunup bulunmadýðýný belgelendirmesi gerekir. Bu çerçevede istekli aþaðýdaki bentlerde yer alan belgelerden kendi durumuna uygun olan belge veya belgeleri sunabilir:

                      a) Ýstekli imalatçý ise imalatçý olduðunu gösteren belge veya belgeler,

                      b) Ýstekli yetkili satýcý veya yetkili temsilci ise yetkili satýcý ya da yetkili temsilci olduðunu gösteren belge veya belgeler,                

                      c) Ýstekli Türkiye’de serbest bölgelerde faaliyet gösteriyor ise yukarýdaki belgelerden biriyle birlikte sunduðu serbest bölge faaliyet belgesi.

                      Ýþ ortaklýðýnda ortaklardan birinin, teklif edilen mala veya mallara iliþkin imalatçý veya yetkili satýcý ya da yetkili temsilci olduðunu gösteren belgelerden birini sunmasý yeterlidir…"düzenlemesi,

Ayný þžartname'nin "Tekliflerin deðerlendirilmesi" baþlýklý 31'inci maddesinde"31.1. Tekliflerin deðerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduðu veya teklif mektubu ile geçici teminatý usulüne uygun olmadýðý ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin deðerlendirme dýþý býrakýlmasýna karar verilir.

31.2.Teklifin esasini deðiþtirecek nitelikte olmamasý kaydýyla, sunulan belgelerde bilgi eksikliði bulunmasý halinde Ýdarece belirlenen sürede bu eksik bilgilerin tamamlanmasý yazýlý olarak istenir. Bu çerçevede, tamamlatýlmasý istenen bilgi eksikliklerinin giderilmesine iliþkin belgelerin niteliði dikkate alýnarak Ýdare tarafýndan iki iþ gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayanlarýn teklifleri deðerlendirme dýþý býrakýlýr ve geçici teminatlarý gelir kaydedilir."düzenlemesi yer almaktadýr.

Söz konusu düzenlemelerden, teklif dosyasý kapsamýndaisteklinin akaryakýt ürünleri bayisi olmasý durumunda bayisi olduðu akaryakýt daðýtým kuruluþundan alýnmýþ ihale tarihi itibarý ile bayiliðin devam ettiðine dair belge veya bayilik sözleþmesi ile istekli yetkili satýcý veya yetkili temsilci ise yetkili satýcý ya da yetkili temsilci olduðunu gösteren belge veya belgelerin ayrý ayrý istenildiði anlaþýlmaktadýr.

Baþvuru sahibi tarafýndan teklif dosyasý kapsamýnda EPDK'dan alýnan 10.03.2005 tarihinden itibaren 12 yýl geçerli bayilik lisansý belgesinin sunulduðu, bunun yanýnda teklif kapsamýnda OMV Petrol Ofisi A.þž. tarafýndan ilgili makama hitaben düzenlenen ve tarihi tespit edilemeyen bayilik durumu hakkýnda yazýnýn da bulunduðu, söz konusu yazý içeriðinde "BAY/450-396/02383 lisans numaralý Gökkuþaðý Petrol Ýnþaat Turizm Ticaret ve Sanayi Limited þžirketi kuruluþumuzun bayisi olup, 31.12.2013 tarihine kadar geçerli olmak üzere akdedilmiþ bayilik sözleþmesi devam etmektedir.

Anýlan firma, yukarýda bahsedilen sözleþme gereðince þirketimiz OMV PETROL OFÝSÝ A.þž. satýþ noktalarýndan Müdürlüðünüzün ihale kapsamýndaki ürünlerin tamamýný karþýlamaya yetecek kadar mal almaya (95 ve 97 Oktan Kurþunsuz Benzin, Katkýlý Kurþunsuz Benzin, Motorin, Kalorifer Yakýtý, Fuel-oil No:6, Madeni Yað) yetkilidir.

Ýþbu belge adý geçen bayinin isteði üzerine verilmektedir."hususlarýna yer verildiði görülmüþtür.

Yukarýda adý geçen belgelerin dýþýnda baþvuru sahibi tarafýndan ayrýca yetkili satýcýlýða iliþkin bir belge sunulmadýðý, sunulan bayilik durumuna iliþkin belgede de baþvuru sahibinin iddiasýnýn aksine bayiliðin, 31.12.2014 tarihine kadar deðil, 31.12.2013 tarihine kadar geçerli olduðu görülmektedir.

Ýnceleme konusu ihalede teklifi geçerli kabul edilen 2 istekli tarafýndan teklifleri kapsamýnda, Ýdari þžartname'nin 7'nci maddesi çerçevesinde, hem bayilik durumuna iliþkin belgelerin ve bayilik sözleþmelerinin hem de yetkili bayi olduklarýna iliþkin belgelerin ayrý ayrý sunulduðu tespit edilmiþtir.

                      Yukarýda yer alan düzenlemeler ve tespitler çerçevesinde, baþvuru sahibince Ýdari þžartname'nin 7.5.2'nci maddesinin (b) bendinde ayrýca istenilen OMV PETROL OFÝSÝ A.þž.nin yetkili bayisi olduðuna iliþkin belgenin sunulmadýðý, sadece daðýtým þirketi tarafýndan düzenlenen ve Ýdari þžartname'nin 7.1'inci maddesinin (ý) bendi kapsamýnda sunulan bayilik durumuna iliþkin belgenin sunulduðu, söz konusu belgede de baþvuru sahibinin OMV PETROL OFÝSÝ A.þž. ile bayilik sözleþmesinin 31.12.2013 tarihinden itibaren sona ereceði anlaþýlmýþ olup, bu itibarla söz konusu isteklinin idarece bu gerekçe ile deðerlendirme dýþý býrakýlmasýnda mevzuata aykýrýlýk bulunmadýðý sonucuna varýlmýþtýr.

B)  Ýhalelere Yönelik Baþvurular Hakkýnda Yönetmelik'in 18'inci maddesi yönünden yapýlan inceleme sonucunda tespit edilen aykýrýlýklar ve buna iliþkin inceleme ve hukuki deðerlendirme aþaðýda yapýlmýþtýr.

Ýhaleye teklif veren bir diðer istekli Akýn Pet. Ýnþ. Eml. Taþ. San. ve Tic. Ltd. þžti.nin de idarece son durumu gösteren Ticaret Sicil Gazetesi ile imza sirküleri ve yetkili satýcýlýk belgesinin sunulmadýðý gerekçesiyle deðerlendirme dýþý býrakýldýðý görülmüþtür.

Söz konusu istekli tarafýndan teklif dosyasý kapsamýnda þirket müdürü Ünal Aksu'ya ait imza sirküleri sunulmakla birlikte, tüzel kiþiliðin ortaklarý, üyeleri veya kurucularý ile tüzel kiþiliðin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi'nin ayrýca sunulmadýðý, 23.05.2013 tarihli ve 8326 sayýlý Ticaret Sicil Gazetesi'nin 1148'inci sayfasýnýn sunulduðu, söz konusu gazete örneðinin içeriðinde, þirket ortaklarý Ünal Aksu ile Sibel Sönmez'in þirket merkezinde toplanarak þirket müdürlüðüne 20 yýllýðýna þirket ortaðý Ünal Aksu'nun atanmasý ve Sibel Sönmez'in müdürlük görevinin sona ermesi kararlarýnýn alýnmasý bilgisinin yer aldýðý, bunun yanýnda Akýn Pet. Ýnþ. Eml. Taþ. San. ve Tic. Ltd. þžti. tarafýndan teklif dosyasý kapsamýnda 14.10.2013 tarihinde SMMM tarafýndan düzenlenen ve Ünal Aksu'nun þirketteki %97 oranýndaki hisse oranýný gösteren ortaklýk durum belgesinin sunulduðu görülmüþtür.

Yukarýda yer alan açýklamalar çerçevesinde,Akýn Pet. Ýnþ. Eml. Taþ. San. ve Tic. Ltd. þžti. tarafýndan sunulan, 23.05.2013 tarihli ve 8326 sayýlý Ticaret Sicil Gazetesi örneðinin, Yönetmelik'in anýlan hükmündeki bilgilerin tamamýný ihtiva etmediði görülmekle birlikte, söz konusu ticaret sicil gazetesinin, þirketi temsil yetkisine haiz olan þahsýn ve þirketin ortaklarýnýn kimlerden oluþtuðunu gösterdiði, bunun yanýnda teklif kapsamýnda sunulan ortaklýk durum belgesinden þirket müdürünün ortaklýk oranýn anlaþýlabileceði, bu itibarla söz konusu belgenin ortaklýk durumunun tespiti bakýmýndan tamamlayýcý nitelikte olduðu görülmektedir. Dolayýsýyla, 23.05.2013 tarihli ve 8326 sayýlý Ticaret Sicil Gazetesi ile birlikte sunulan ortaklýk durum belgesinin bir arada Yönetmelik hükmünün aradýðý bilgileri ihtiva ettiði anlaþýldýðýndan, söz konusu isteklinin idarece bu gerekçe ile deðerlendirme dýþý býrakýlmamasý gerektiði sonucuna varýlmýþtýr.

Diðer taraftan Akýn Pet. Ýnþ. Eml. Taþ. San. ve Tic. Ltd. þžti. tarafýndan teklifi kapsamýnda ayrýca yetkili satýcýlýða/bayiliðe iliþkin bir belgenin sunulmadýðý, sadece 02.01.2013 tarihinde BP Petrolleri A.þž. tarafýndan verilen o tarihteki bayilik durumuna iliþkin belgenin sunulduðu, söz konusu belgede, belgenin düzenlenme tarihi itibari ile Akýn Pet. Ýnþ. Eml. Taþ. San. ve Tic. Ltd. þžti.nin bayilik iliþkileri çerçevesinde akaryakýt ürünlerini BP Petrolleri A.þž.den ikmal ettiði bilgisinin yer aldýðý, belgede ihale tarihi itibari ile bayiliðin geçerli olduðuna veya bayiliðin ne zamana kadar süreceðine iliþkin bir bilgi yer almadýðý gibi, ayrýca bayilik sözleþmesinin de sunulmadýðý anlaþýldýðýndan sonuç olarak söz konusu isteklinin idarece deðerlendirme dýþý býrakýlmasýnda mevzuata aykýrýlýk bulunmamýþtýr.

Açýklanan nedenlerle, 4734 sayýlý Kanunun 65′inci maddesi uyarýnca bu kararýn teblið edildiði veya teblið edilmiþ sayýldýðý tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara Ýdare Mahkemelerinde dava yolu açýk olmak üzere,

Anýlan Kanun’un 54′üncü maddesinin onuncu fýkrasýnýn (c) bendi gereðince itirazen þikâyet baþvurusunun reddine,

Oybirliði ile karar verildi.