Zeyilname ile yapılan değişiklikler hangi sürelerde ihale dokümanı alanlara bildirilmelidir?

İhaleyi Yapan Daire:  

Başvuru Tarih ve Sayısı:  

Başvuruya Konu İhale:  

Kurumca Yapılan İnceleme ve Değerlendirme:  

Ankara Üniversitesi Rektörlüğü İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığıtarafından 21.10.2013tarihinde açık ihale usulüile yapılan “Merkezi Sterilizasyon Ünitesiâ€� ihalesine ilişkin olarak Getinge Sağlık Ürünleri İth. İhr. ve San. Tic. Ltd. ş�ti.nin 01.10.2013tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 10.10.2013tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 25.10.2013tarih ve 32776sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 25.10.2013tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

                      Başvuruya ilişkin olarak 2013/3790sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

Karar:  

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,Teknik ş�artname’de yer alan bir kısım maddelerin değiştirilmesi talebiyle idareye şikâyet başvurusu yapıldığı, ancak idare tarafından düzenlenen zeyilnamenin taraflarına ve ihaleye katılan diğer isteklilere ihale tarihinden en az on gün öncesinde bilgi sahibi olmalarını temin edecek şekilde tebliğ edilmediği, düzeltilmesi mümkün olmayan bu aykırılık sebebiyle ihalenin iptal edilmesi gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

İdari ş�artname'nin “İhale konusu alıma ilişkin bilgilerâ€� başlıklı 2'nci maddesinde işin adının “Merkezi Sterilizasyon Ünitesiâ€� olarak belirlendiği, “İhaleye ilişkin bilgiler ile ihale ve son teklif verme tarih ve saatiâ€� başlıklı 3'üncü maddesinde ihale tarihinin 21.10.2013 olarak düzenlendiği görülmüştür.

Uyuşmazlığa konu ihaleye ilişkin olarak 4 kişinin doküman satın aldığı, Teknik ş�artname’de yer alan bir kısım maddelerin değiştirilmesi talebiyle Getinge Sağlık Ürünleri İth. İhr. ve San. Tic. Ltd. ş�ti.nin 01.10.2013 tarihinde idareye şikâyet başvurusunda bulunduğu, idarece şikâyete cevap olarak bir yazı yazılmadığı, ancak şikâyet başvurusunda yer alan bir kısım değişiklik talebinin zeyilname ile yeniden düzenlendiği ve 10.10.2013 tarihinde zeyilname düzenlemesinin Elektronik Kamu Alımları Platformuna yüklendiği, söz konusu değişikliklerin 10.10.2013 tarihinde faks yoluyla doküman alanlara gönderildiği, başvuru sahibinin faks yoluyla bildirimleri kabul etmemesi sebebiyle zeyilname düzenlemesinin 10.10.2013 tarihinde anılan isteklinin Elektronik Kamu Alımları Platformu üzerinde yer alan adresine posta yolu ile gönderildiği görülmüş, gönderilen postanın “Adresten ayrılmış / Taşınmışâ€� gerekçesiyle başvuru sahibine tebliğ edilemediği (11.10.2013) anlaşılmıştır.İhale dokümanı alan diğer isteklilerden iki tanesinin faks yoluyla, bir tanesinin ise e-posta yoluyla bildirimleri kabul edeceklerine ilişkin beyanlarının yer aldığı görülmüştür.

İhale işlem dosyasının incelenmesi neticesinde başvuru sahibinin Elektronik Kamu Alımları Platformu üzerinde yer alan adresi ile şikâyet dilekçesi ekinde yer alan adreslerinin farklı olduğu, zeyilname değişikliğine ilişkin yazının başvuru sahibine 25.10.2013 tarihinde elden teslim edilerek tebliğ ettirildiği, ancak başvuru sahibi tarafından itirazen şikâyet dilekçesinde mezkur yazının bildirim tarihinin 21.10.2013 olarak beyan edildiği görülmüştür.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu'nun “İhale dokümanında değişiklik veya açıklama yapılmasıâ€� başlıklı 29'uncu maddesinde “İlân yapıldıktan sonra ihale dokümanında değişiklik yapılmaması esastır. Değişiklik yapılması zorunlu olursa, bunu gerektiren sebep ve zorunluluklar bir tutanakla tespit edilerek önceki ilânlar geçersiz sayılır ve iş yeniden aynı şekilde ilân olunur.

Ancak, ilân yapıldıktan sonra, tekliflerin hazırlanmasını veya işin gerçekleştirilmesini etkileyebilecek maddi veya teknik hatalar veya eksikliklerin idarece tespit edilmesi veya isteklilerce yazılı olarak bildirilmesi halinde, ihale dokümanında değişiklikler yapılabilir. Yapılan bu değişikliklere ilişkin ihale dokümanının bağlayıcı bir parçası olan zeyilname, son teklif verme gününden en az on gün öncesinde bilgi sahibi olmalarını temin edecek şekilde ihale   dokümanı   alanların   tamamına gönderilir. Zeyilname ile yapılan değişiklikler nedeniyle tekliflerin hazırlanabilmesi için ek süreye ihtiyaç duyulması halinde, ihale tarihi bir defaya mahsus olmak üzere en fazla yirmi gün zeyilname ile ertelenebilir. Zeyilname düzenlenmesi halinde, teklifini bu düzenlemeden önce vermiş olan isteklilere tekliflerini geri çekerek, yeniden teklif verme imkanı sağlanır.  

Ayrıca, istekliler tekliflerini hazırlarken ihale dokümanında açıklanmasına ihtiyaç duyulan hususlarla ilgili olarak son teklif verme gününden yirmi gün öncesine kadar yazılı olarak açıklama talep edebilir. Bu talebin idarece uygun görülmesi halinde yapılacak açıklama, bu tarihe kadar ihale dokümanı alan bütün isteklilere son teklif verme gününden on gün öncesinde bilgi sahibi olmalarını temin edecek şekilde ve açıklama talebinde bulunan istekli belirtilmeksizin yazılı olarak gönderilir.â€� hükmü bulunmaktadır.

Anılan Kanun'un “Bildirim ve tebligat esaslarıâ€� başlıklı 65'inci maddesinde,

                      “Aday, istekliler ve istekli olabileceklere yapılacak her türlü bildirim ve tebligatlarda aşağıdaki hususlara uyulması zorunludur:

                      a) Tebligatlar idareler veya Kurum tarafından aşağıdaki yöntemler kullanılarak yapılabilir:

                     
1 ) İmza karşılığı elden.

                     
2 ) İadeli taahhütlü mektupla.

                     
3 ) Elektronik ortamda.

                     
4 ) Faksla.

                      … yabancı isteklilerde ise ondokuzuncu gün. … Tebligatın bu tarihten önce muhataba ulaşması halinde ise fiili tebliğ tarihi esas alınır.

                      b) İdareler veya Kurum tarafından elektronik ortamda veya faks ile yapılan tebligatlar ile çerçeve anlaşmaya dahil olan istekliler tarafından elektronik ortamda sunulan fiyat tekliflerinin aynı gün teyit edilmesi zorunludur. Elektronik ortamda veya faks ile yapılan bildirimlerde bildirim tarihi tebliğ tarihi sayılır.

                      Ancak, idareler veya Kurum ile aday, istekli ve istekli olabilecekler tarafından, elektronik imza kullanılarak yapılan işlemlerde ve şikayet başvurularına ilişkin işlemler dahil Elektronik Kamu Alımları Platformu üzerinden yapılacak ihale sürecine ilişkin işlemlerde teyit aranmaz.

                      c) Elektronik haberleşmede kullanılacak araçlar ile bunların teknik özellikleri, yaygın olarak kullanılan haberleşme ve bilgi teknolojisi ürünleri ile uyumlu ve kolay erişilebilir olmalı ve eşit muamele ilkesini sağlamalıdır.

                      d) Her türlü bilgi alışverişi ile bilginin muhafazasında; verilerin bütünlüğü ile tekliflerin ve başvuru belgelerinin gizliliğinin sağlanması esastır.

                      Bu Kanunda hüküm bulunmayan hallerde yapılacak tebliğler hakkında Tebligat Kanunu hükümleri uygulanır.â€� hükmü yer almaktadır.

                      Kanun'un yukarıda aktarılan 29'uncu maddesinde, zeyilnamenin son teklif verme gününden en az on gün öncesinde bilgi sahibi olmalarını temin edecek şekilde ihale   dokümanı alanların   tamamına gönderileceği, başka bir ifade ile değişiklik hususunda doküman alanların bilgi sahibi olmaları açısından idarelerin sorumlu kılındığı düzenlenmiştir. Kamu İhale Kanunu'nun 65'inci maddesinde ise bildirim ve tebligatların ne şekilde yapılacağı, hüküm bulunmayan hallerde ise Tebligat Kanunu'nun uygulanacağı düzenlemesine yer verilmiştir.

                      Tebligat Kanunu'nun “Bilinen adreste tebligatâ€� başlıklı 10'uncu maddesinde “Tebligat, tebliğ yapılacak şahsa bilinen en son adresinde yapılır.

Bilinen en son adresin tebligata elverişli olmadığının anlaşılması veya tebligat yapılamaması hâlinde, muhatabın adres kayıt sisteminde bulunan yerleşim yeri adresi, bilinen en son adresi olarak kabul edilir ve tebligat buraya yapılır.

ş�u kadar ki; kendisine tebliğ yapılacak şahsın müracaatı veya kabulü şartiyle her yerde tebligat yapılması caizdir.â€� hükmü,

Adı geçen Kanun'un “Tebliğ imkansızlığı ve tebellüğden imtinaâ€� başlıklı 21'inci maddesinde ise “Kendisine tebligat yapılacak kimse veya yukarıdaki maddeler mucibince tebligat yapılabilecek kimselerden hiçbiri gösterilen adreste bulunmaz veya tebellüğden imtina ederse, tebliğ memuru tebliğ olunacak evrakı, o yerin muhtar veya ihtiyar heyeti azasından birine veyahut zabıta amir ve memurlarına imza mukabilinde teslim eder ve tesellüm edenin adresini ihtiva eden ihbarnameyi gösterilen adresteki binanın kapısına yapıştırmakla beraber, adreste bulunmama halinde tebliğ olunacak şahsa keyfiyetin haber verilmesini de mümkün oldukça en yakın komşularından birine, varsa yönetici veya kapıcıya da bildirilir. İhbarnamenin kapıya yapıştırıldığı tarih, tebliğ tarihi sayılır.

Gösterilen adres muhatabın adres kayıt sistemindeki adresi olup, muhatap o adreste hiç oturmamış veya o adresten sürekli olarak ayrılmış olsa dahi, tebliğ memuru tebliğ olunacak evrakı, o yerin muhtar veya ihtiyar heyeti azasından birine veyahut zabıta amir veya memurlarına imza karşılığında teslim eder ve tesellüm edenin adresini ihtiva eden ihbarnameyi gösterilen adresteki binanın kapısına yapıştırır. İhbarnamenin kapıya yapıştırıldığı tarih, tebliğ tarihi sayılır.

Muhtar, ihtiyar heyeti azaları, zabıta amir ve memurları yukarıdaki fıkralar uyarınca kendilerine teslim edilen evrakı kabule mecburdurlar.â€� hükmü yer almaktadır.

25.01.2012 tarihli ve 28184 sayılı Resmi Gazete'de yayınlanan Tebligat Kanununun Uygulanmasına Dair Yönetmelik'in “Bilinen adreste tebligatâ€� başlıklı 16'ncı maddesinde“(1) Tebligat,  öncelikle tebliğ  yapılacak  şahsın bilinen en son adresinde yapılır. Bilinen en son adresin tespitinde, tebliğ  isteyenin beyanı, muhatabın veya diğer ilgililerin bildirimleri ya da mevcut belgeler esas alınır.

(2) Bilinen en son adresin tebligata elverişli olmadığının anlaşılması  veya tebligat yapılamaması  hâlinde, muhatabın adres kayıt sisteminde bulunan yerleşim yeri adresi bilinen en son adresi olarak kabul edilir ve tebligat buraya yapılır. Ayrıca başkaca adres araştırması  yapılmaz. 79 uncu maddenin ikinci fıkrasına göre renkli bastırılan tebligat zarfında, adresin muhatabın adres kayıt sistemindeki yerleşim yeri adresi olduğu belirtilerek bu adrese tebligat yapılacağına dair meşruhata yer verilir.â€� hükmüne yer verilmiştir.

Uyuşmazlığa konu ihalede, başvuru sahibi tarafından dokümanın EKAP üzerinden indirildiği ve bu aşamada e-posta adresine veya faks numarasına bildirim yapılmasının kabul edilmediğinin belirtildiği görülmüş olup, başvuru sahibine ait EKAP üzerinde kayıtlı bulunan adres ile şikâyet dilekçesinde yer alan adresin farklı olduğu anlaşılmıştır.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu'nun “İhalelere yönelik başvurularâ€� başlıklı 54'üncü maddesi ile İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik'in “Başvuruların şekil unsurlarıâ€� başlıklı 8'inci maddesinde şikâyet dilekçelerinde yer alması gereken hususların düzenlendiği, adres bilgisinin de aranan şekil şartlarından biri olduğu anlaşılmıştır.

Başvuru sahibi her ne kadar basiretli tacir gibi davranma yükümlülüğünü yerine getirmeyerek adres değişikliği hususunu EKAP üzerinde güncellemese de, Tebligat Kanunu'nun ve bu Kanun'un uygulanmasına yönelik çıkarılan Yönetmelik'in yukarıda aktarılan düzenlemelerinden tebligatın tebliğ yapılacak kişinin bilinen en son adresinde yapılacağı, bilinen en son adresin tespitinde ise tebliğ isteyenin beyanı, diğer ilgililerin bildirimleri veya mevcut belgelerin esas alınacağı anlaşılmıştır.

Yukarıda aktarılan mevzuat düzenlemeleri birlikte değerlendirildiğinde, idarelerin ihale dokümanında meydana gelebilecek değişiklikler hususunda doküman alanların bilgi sahibi olmalarını temin etme açısından sorumlu kılındığı, başvuru sahibinin şikâyet dilekçesinde belirttiği adresin mezkur kişinin bilinen son adresi olarak dikkate alınması gerektiği, ancak idare tarafından zeyilname düzenlemesinin başvuru sahibinin EKAP üzerindeki adresine tebliğ edilmek üzere postaya verildiği, başvuru sahibinin adresten ayrılması sebebiyle tebliğ yapılamadığı görülmüş olup tebligat işleminin usulüne uygun olarak yapılamadığı anlaşılmıştır.

Sonuç olarak dokümanda değişikliğe sebep olan zeyilnamenin başvuru sahibine son teklif verme gününden en az on gün öncesinde bilgi sahibi olmasını temin edecek şekilde gönderilemediği, söz konusu aykırılığın düzeltilmesinin mümkün olmaması gerekçesiyle ihalenin iptali gerektiği anlaşılmıştır.

Açıklanan nedenlerle 4734 sayılı Kanun’un 65′inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54′üncü maddesinin onuncu fıkrasının (a) bendi gereğince ihalenin iptaline,

Oyçokluğu ile karar verildi.