Yemek hizmet alım ihalelerinde fiyat artışları nedeni ile yaklaşık maliyet güncellenmeli midir?

Toplantı No

: 2022/023

Gündem No

: 6

Karar Tarihi

: 20.04.2022

Karar No

: 2022/UH.I-508

BAŞVURU SAHİBİ:

Eymen Hizmet İşletmeleri A.Ş.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Altınordu Belediyesi Kültür ve Sosyal İşler Müdürlüğü,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2022/123076 İhale Kayıt Numaralı “Koronavirüs ile Mücadele Kapsamında Ramazan Ayında Dağıtılmak Üzere Paketlenmiş Yemek Pişirilmesi ve Dağıtılması Hizmet Alımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Altınordu Belediyesi Kültür ve Sosyal İşler Müdürlüğü tarafından 21.03.2022 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Koronavirüs ile Mücadele Kapsamında Ramazan Ayında Dağıtılmak Üzere Paketlenmiş Yemek Pişirilmesi ve Dağıtılması Hizmet Alımı” ihalesine ilişkin olarak Eymen Hizmet İşletmeleri A.Ş.nin 23.03.2022 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 24.03.2022 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 01.04.2022 tarih ve 16283 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 01.04.2022 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2022/340 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,

1. İhalede teklif etmiş oldukları bedelin yaklaşık maliyetin üzerinde olduğu gerekçesiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı ancak idare tarafından hazırlanan yaklaşık maliyet tutarının hayatın olağan akışına uygun olmadığı, söz konusu tutarın güncellenmesi gerektiği,

1. İhale üzerinde kalan ve ekonomik olarak en avantajlı ikinci teklif sahibi istekli tarafından EKAP ortamına yüklenen şirket bilgilerinin hatalı olduğu, anılan isteklilerin ortaklık yapısı, yöneticileri ve temsile yetkili kişilere ilişkin bilgilerin teyit edilmesi gerektiği,

1. Anılan istekliler tarafından sunulan Yeterlik Bilgileri Tablolarında, şirket ortaklarının ve dışarıdan atanan müdürlerin ortaklık durumunun tam olarak beyan edilmediği ayrıca anılan isteklilerin şubelerinin olduğu, ihaleye teklif sunulurken beyan edilen bilgilerin, isteklilerin şubelerine ait belgelere ilişkin olduğu, bu nedenle de şubelere ait belgelerin teyidi için şube açılış gazetelerinin ve şube müdürlerinin imza sirkülerinin EKAP sistemine yüklenip yüklenmediğinin teyit edilmesi gerektiği,

1. Anılan istekliler tarafından sunulan elektronik teklifleri imzalayan kişiler ile şirket yetkilisi olarak imza sirkülerinde belirtilen kişilerin farklı olduğu, farklılığın tespit edilmesi halinde teklif mektubunu imzalayan kişilerin yetki belgelerinin sisteme yüklenip yüklenmediğinin tespit edilmesi gerektiği,  

1. İdari Şartname’nin 7.5.3’üncü maddesinde istenilen TS8985 ve TS13075 sayılı belgeler için Yeterlik Bilgileri Tablosu’nda 3 satır açıldığı, anılan isteklilerin söz konusu satırların tamamını doldurmamış olduğu iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

1. Başvuru sahibinin 1’inci iddiasına ilişkin olarak:

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Yaklaşık maliyetin hesaplanmasına esas miktar ve fiyatların tespiti” başlıklı 8’inci maddesinde “(1) İdareler, yaklaşık maliyetin hesaplanabilmesi için öncelikle ihale konusu hizmeti oluşturan iş kalemlerini veya gruplarını ve bunlara ilişkin miktarları tespit ederler. Bu amaçla, idare tarafından gerek duyulduğunda, aşağıda belirtilen esas ve usuller çerçevesinde miktar araştırması da yapılabilir.

(2) Yaklaşık maliyete ilişkin fiyatların tespitinde;

a) Kamu kurum ve kuruluşlarınca işin niteliğine göre belirlenmiş fiyatlar,

b) İhaleyi yapan idare veya diğer idarelerce gerçekleştirilmiş aynı veya benzer işlerdeki fiyatlar,

c) İlgili odalarca belirlenmiş fiyatlar,

ç) İhale konusu işi oluşturan iş kalemlerine veya gruplarına ilişkin olarak piyasadan yapılacak fiyat araştırması kapsamında elde edilecek fiyat tekliflerinin aritmetik ortalaması alınmak suretiyle ya da konusunda uzman bilirkişi ve ekspertizlerden soruşturularak oluşturulan fiyatlar,

d) İhale konusu işe ilişkin olarak Bütçe Uygulama Talimatlarında ve/veya Sağlık Uygulama Tebliğinde yer alan fiyatlardan KDV veya farklı nitelikteki diğer giderler indirilmek suretiyle bulunan fiyatlar,

Esas alınır.

(3) İdareler yaklaşık maliyete ilişkin fiyatların tespitinde, (a), (b), (c), (ç) ve (d) bentlerinde belirtilen fiyatların birini, birkaçını veya tamamını herhangi bir öncelik sırası olmaksızın kullanabilirler.

(4) Fiyat araştırması için yapılan çalışmalarda fiyat sorulacak kişi ve kuruluşlara yazılan yazıda fiyatı tespit edilecek iş grubu veya iş kaleminin ayrıntılı özelliklerine yer verilir. Fiyat istenecek kişi ve kuruluşlara aynı koşulları taşıyan yazılarla başvurulur ve fiyatlar KDV hariç istenir. İstenen özellikleri taşımayan veya gerçek piyasa rayiçlerini yansıtmadığı düşünülen fiyat bildirimleri ve proforma faturalar değerlendirmeye alınmaz ve buna ilişkin gerekçeler yaklaşık maliyet hesap cetvelinde gösterilir.” hükmü,

Aynı Yönetmelik’in “Yaklaşık maliyetin hesaplanması ve güncellenmesi” başlıklı 9’uncu maddesinde “(1) Birim fiyat üzerinden teklif alınan ihalelerde;

a) Her bir iş kaleminin miktarını ve gerçekleştirilmesine ilişkin şartları gösteren bir cetvel hazırlanır. Bu cetvelde her bir iş kaleminin adı, birimi, birim fiyatı ve bu fiyata dahil olan maliyetler ile varsa diğer unsurlar gösterilir.

b) Birim fiyata dahil olan maliyetler, iş kalemi ile ilgili bütün unsurları içerecek şekilde düzenlenir ve bu iş kalemine dahil olmayan başka giderler öngörülmez.

…

(3) Hizmetin gerçekleştirilmesi için gerekli olan iş kalemlerine veya iş gruplarına ilişkin miktarların tespit edilen fiyatlarla çarpımı sonucu bulunan tutarların toplanması ile elde edilen genel toplam tutar, sözleşme giderleri ve genel giderler ile KDV hariç olarak belirlenir. Bulunan bu tutara işin niteliği dikkate alınarak % 7 oranını geçmemek üzere yüklenici kârı eklenir. Bu tutar, kâr hariç belirlenen genel toplam tutar üzerinden hesaplanan sözleşme giderleri ve genel giderler ile toplanarak yaklaşık maliyet hesaplanır. Buna ilişkin hesap cetveli hazırlayanlarca imzalandıktan sonra, ihale onay belgesinin ekine konularak ihale yetkilisine sunulur. Yüklenici için öngörülen kar tutarının bu cetvelde gösterilmesi zorunludur.

(4) Yaklaşık maliyetin, hesaplandığı tarihten itibaren ihalenin ilk ilan veya davet tarihine kadar güncelliğini kaybettiği durumlarda, işi oluşturan unsurlara ilişkin maliyetler idarelerce, endeks üzerinden güncellenir.

(5) Asgari ücret ve diğer işçilik maliyetlerinde ilgili mevzuatından kaynaklanan değişiklikler nedeniyle yaklaşık maliyetin ihale tarihine kadar geçen sürede değişikliğe uğradığının belirlenmesi durumunda, gerekçesi belirtilmek suretiyle ihale komisyonu tarafından, bu maliyetler dikkate alınarak yaklaşık maliyet güncellenir.” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Yaklaşık maliyetin üzerindeki teklifler” başlıklı 16.3’üncü maddesinde “16.3.1. Yaklaşık maliyetin üzerindeki tekliflerin kabul edilip edilemeyeceği hususunda tereddütler olduğu anlaşılmaktadır. İhale komisyonu;

a) Yaklaşık maliyet hesaplanırken değerlendirilmeyen her hangi bir husus olup olmadığını,

b) Yaklaşık maliyet güncellenerek tespit edilmişse, güncellemenin doğru yapılıp yapılmadığını,

c) Verilen teklif fiyatlarının piyasa rayiç fiyatlarını yansıtıp yansıtmadığını,

Sorgulayarak verilen teklifleri yaklaşık maliyete göre mukayese eder ve bütçe ödeneklerini de göz önünde bulundurarak, teklif fiyatlarını uygun bulması halinde ekonomik açıdan en avantajlı teklifi ve varsa ikinci teklifi belirlemek veya verilen teklif fiyatlarını uygun bulmaması halinde ihalenin iptaline karar vermek hususunda takdir yetkisine sahiptir.

16.3.2. Yaklaşık maliyetin üzerinde olmakla birlikte teklifin kabul edilebilir nitelikte görülmesi halinde idarenin ek ödeneğinin bulunması veya ilgili mali mevzuatı gereği ödenek aktarımının mümkün olması durumlarında teklifler kamu yararı ve hizmet gerekleri de dikkate alınarak kabul edilebilir. Bu durumda sorumluluk idareye aittir.” açıklaması,

İdari Şartname’nin “İhale konusu işe/alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu işin/alımın;

a) Adı: Koronavirüs İle Mücadele Kapsamında Ramazan Ayında Dağıtılmak Üzere Paketlenmiş Yemek Pişirilmesi ve Dağıtılması Hizmet Alımı

b) Türü: Hizmet alımı

c) İlgili Uygulama Yönetmeliği: Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği

ç) Yatırım proje no'su (yapım işlerinde): Bu madde boş bırakılmıştır.

d) Kodu:

e) Miktarı: 100.000 paket yemek

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

f) İşin yapılacağı/malın teslim edileceği yer: Altınordu İlçe sınırları içerisinde idarece belirlenen yerlerde” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “Teklif fiyata dahil olan giderler” başlıklı 25’inci maddesinde “25.1. Sözleşmenin uygulanması sırasında, ilgili mevzuat gereğince ödenecek ulaşım, sigorta, vergi, resim ve harç giderleri teklif fiyatına dahildir.

25.2. 25.1. maddesinde yer alan gider kalemlerinde artış olması ya da benzeri yeni gider kalemlerinin oluşması hallerinde, teklif edilen fiyatın bu tür artış ya da farkları karşılayacak payı içerdiği kabul edilir. Yüklenici, bu artış ve farkları ileri sürerek herhangi bir hak talebinde bulunamaz.

25.3. Teklif fiyata dahil olan diğer giderler aşağıda belirtilmiştir:

25.3.1. Ambalaj, dağıtım, servis ve teknik şartnamesinde açıklanan diğer giderler teklif fiyatına dahildir.

25.4. Sözleşme konusu işin bedelinin ödenmesi aşamasında doğacak Katma Değer Vergisi (KDV), ilgili mevzuatı çerçevesinde İdare tarafından yükleniciye ayrıca ödenir.

25.5. Bu madde boş bırakılmıştır.” düzenlemesi,

Yine aynı Şartname’nin Ek kısmında “…

...” düzenlemesi yer almaktadır.

İncelemeye konu ihalenin konusunun Koronavirüs ile mücadele kapsamında Ramazan ayında dağıtılmak üzere 100.000 adet paketlenmiş yemeğin pişirilmesi ve dağıtılması işi olduğu, elektronik teklif alınmak suretiyle açık ihale usulünde gerçekleştirilen ihalede dört adet ihale dokümanı indirildiği, 21.03.2022 tarihinde yapılan ihaleye üç isteklinin katıldığı, 22.03.2022 tarihli ihale komisyonu kararına göre ihalenin Akyol Özel Eğitim Rehabilitasyon Gıda İnşaat Hizmet İşletmeleri Taşımacılık Turizm Hayvancılık San. ve Tic. Ltd. Şti. üzerinde bırakıldığı, başvuru sahibi isteklinin teklifinin ise teklif tutarının yaklaşık maliyetin üzerinde olduğu gerekçesiyle uygun bulunmadığı görülmüştür.

İhalede, yaklaşık maliyet tutarının ihale konusu alanda faaliyet gösteren iki firmadan alınan 03.02.2022 tarihli fiyat tekliflerine dayanılarak yapılan piyasa araştırması ile belirlendiği, anılan fiyat tekliflerinin firmalar tarafından açıklama kısmında, belirtilen işe ilişkin satın alma dokümanını oluşturan tüm belgelerin okunduğu, anlaşıldığı ve kabul edildiğinin beyan edildiği, yine aynı kısımda fiyat tekliflerinin, teklif fiyata dahil olan tüm masraflar dikkate alınarak belirlendiğinin ifade edildiği, idare tarafından yapılan piyasa araştırması esas alınarak yaklaşık maliyetin toplam tutarının 4.300.000,00 TL olarak belirlendiği, başvuru sahibinin teklifinin ise, anılan tutarın üzerinde 4.990.000,00 TL olduğu tespit edilmiştir.

İlgili mevzuat hükümleri gereğince, idarelerin, yaklaşık maliyetin tespitinde, ihale konusu işe ilişkin olarak, piyasadan yapılacak fiyat araştırması kapsamında elde edilecek fiyat tekliflerinin aritmetik ortalamasının kullanılabileceğinin hüküm altına alındığı, yine yaklaşık maliyetin, hesaplandığı tarihten itibaren ihalenin ilk ilan veya davet tarihine kadar güncelliğini kaybettiği durumlarda, yaklaşık maliyetin güncelleneceğinin belirtildiği görülmüştür.  

İncelemeye konu ihalede, ihale konusu alanda faaliyet gösteren firmalardan alınan 03.02.2022 tarihli fiyat tekliflerine dayanılarak 08.02.2022 tarihinde “Yaklaşık maliyet fiyat tespit cetveli”nin oluşturulduğu, ihale ilan tarihinin ise 17.02.2022 olduğu, yaklaşık maliyetin belirlendiği tarih ile ihale ilan tarihi arasında 9 günlük kısıtlı bir süre olduğu, yaklaşık maliyetin üzerindeki tekliflerin kabul edilip edilmemesi hususuna ilişkin olarak Kamu İhale Genel Tebliği’nin ilgili maddesi yönünden ihale tarihinde yapılacak incelemede ise takdir yetkisinin idareye ait olduğu anlaşılmıştır.  

Yapılan tespit ve incelemeler neticesinde; idare tarafından yaklaşık maliyetin 4.300.000,00 TL olarak belirlendiği, başvuru sahibinin teklifinin ise, anılan tutarın üzerinde 4.990.000,00 TL olduğu, Kamu İhale Genel Tebliği’nin ilgili maddesi uyarınca, yaklaşık maliyetin üzerindeki tekliflerin kabul edilmesinin idarenin yetki ve sorumluluğunda olduğu, yaklaşık maliyetin belirlendiği tarih ile ihale ilan tarihi arasında kısıtlı bir süre olduğu bu durumda da idarenin yaklaşık maliyeti güncellemesini gerektiren bir durumun oluşmadığı hususu da dikkate alındığında, idare tarafından yaklaşık maliyetin güncellenmemesi hususunda mevzuata aykırılık bulunmadığı anlaşıldığından başvuru sahibinin birinci iddiasının yerinde olmadığı sonucuna ulaşılmıştır.