Aşırı düşük sorgulamalarında özel veya paçal iş kalemleri hakkında açıklama yapılması gerektiği hk.

Toplantı No

: 2021/047

Gündem No

: 83

Karar Tarihi

: 24.11.2021

Karar No

: 2021/UY.I-2133

BAŞVURU SAHİBİ:

Öz Fırathan İnş. İltşm. Tem. Turz. Yak. Gıd. Nak. Tic. ve San. Ltd. Şirketi - Melekan İnş. Tic. Ltd. Şti. İş Ortaklığı,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Bingöl İl Özel İdaresi Destek Hizmetleri Müdürlüğü,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2021/452874 İhale Kayıt Numaralı “Bingöl Merkez 120 Daireli Polis Lojmanı Yapım İşi” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Bingöl İl Özel İdaresi Destek Hizmetleri Müdürlüğü tarafından 09.09.2021 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Bingöl Merkez 120 Daireli Polis Lojmanı Yapım İşi” ihalesine ilişkin olarak Öz Fırathan İnş. İltşm. Tem. Turz. Yak. Gıd. Nak. Tic. ve San. Ltd. Şirketi - Melekan İnş. Tic. Ltd. Şti. İş Ortaklığının 06.10.2021 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 15.10.2021 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 25.10.2021 tarih ve 49674 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 25.10.2021 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2021/1751 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, açıklama istenen iş kalemlerinden 27 adedi için öngörmüş oldukları metrajların, söz konusu iş kalemleri için idarece belirlenen metrajlardan yaklaşık olarak % 13,60 - % 92,24 oranında farklı olduğu gerekçesiyle ihale komisyonu tarafından tekliflerinin reddedilmesinin mevzuata aykırı olduğu, şöyle ki; anılan iş kalemlerinden 26 adedi için taraflarınca öngörülen metrajın idare tarafından belirlenen metrajdan fazla olduğu, dolayısıyla bahse konu metraj farklılığının taraflarının lehine değil aleyhine olmak üzere tutar farkı oluşturduğu iddiasına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde “İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,            

b)  Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,           

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,            

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir…” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Aşırı düşük teklif sorgulaması öngörülen ihalelerde yaklaşık maliyetin hesaplanması sırasında yapılacak işlemler” başlıklı 38’inci maddesinde “38.1. İdare, yaklaşık maliyetin hesaplanması sırasında her bir iş kalemi/grubunun yaklaşık maliyete oranını tespit edecektir. Yaklaşık maliyeti oluşturan iş kalemleri/grupları tutarlarının büyükten küçüğe sıralandığı ve oranların kümülatif toplamının da gösterildiği “sıralı iş kalemleri/grupları listesi” ile iş kalemleri/gruplarına ait ayrıntılı analizler ve analiz girdilerinin tutarları itibarıyla küçükten büyüğe sıralanmış halini gösteren “sıralı analiz girdileri tablosu” hazırlanarak yaklaşık maliyet hesap cetveli kapsamında ihale onay belgesine eklenecektir…” açıklaması,  

Aynı Tebliğ’in “Sınır değer tespiti ve aşırı düşük teklifler” başlıklı 45’inci maddesinde “…45.1.1. Yapım işleri ihalelerinde, 4734 sayılı Kanunun 36 ncı maddesi uyarınca ilk oturumda teklif mektubu ve geçici teminatını usulüne uygun sunan geçerli teklifler tespit edildikten sonra;

…

Sınır değer aşağıdaki eşitlikten bulunur:

…

45.1.2. Sınır değerin altındaki teklif sahiplerinden yaklaşık maliyetin % 80’lik bölümünü oluşturan iş kalemleri/gruplarına ilişkin ayrıntılar yazılı olarak istenir. Bu çerçevede; istenen açıklamanın niteliği dikkate alınarak, isteklilere beş (5) iş gününden az olmamak üzere makul bir süre verilir…

45.1.2.1. İhale komisyonunca, (38.1) maddesi kapsamında idarece hazırlanan “sıralı iş kalemleri/grupları listesi” kullanılarak yaklaşık maliyetin % 80’lik kısmına giren iş kalemleri/grupları belirlenir.

Sıralı listeye göre, tutarlarının yaklaşık maliyete oranlarının kümülatif toplamı % 80 oranına kadar olan iş kalemleri/grupları ile kümülatif toplama eklendiğinde % 80 oranının aşılmasına neden olan iş kalemi/grubu, sorgulamaya tabi tutulacak olan iş kalemleri/grupları olarak belirlenecektir. Bunların dışında kalan iş kalemleri/grupları için sorgulama yapılmayacaktır.

…

45.1.3. İsteklilerden teklifleri kapsamında analiz ve hesap cetveli sunmaları istenmeyecektir. Analizler ve hesap cetveli, Kanunun 38 inci maddesi uyarınca teklif fiyatı aşırı düşük olarak tespit edilen isteklilerin tekliflerinin önemli bileşenleri ile ilgili ayrıntıların belirlenmesi amacıyla, sadece aşırı düşük teklif sahibi isteklilerden istenecektir. Bu çerçevede; teklif fiyatının aşırı düşük olduğu tespit edilen istekliler tekliflerinde önemli olduğu tespit edilen bileşenlerine ilişkin olarak yapacakları açıklama kapsamında;

a) Anahtar teslimi götürü bedel işlerde, toplam teklif bedelini oluşturan iş kalemleri ve/veya iş gruplarına ait miktarlar ve bunlara ait birim fiyatların gösterildiği hesap cetveli ile açıklama istenen iş kalemleri ve/veya iş gruplarının birim fiyatlarına ilişkin ihale dokümanında verilen analiz formatına uygun analizleri,

…

sunacaklardır. Sorgulamaya konu edilmeyen iş kalemleri/grupları için analiz sunulması istenmeyecektir.

Anahtar teslimi götürü bedel teklif alınan ihalelerde istekli tarafından sunulacak hesap cetvelinde, sorgulamaya tabi tutulmayan iş kalemlerinin ve/veya iş gruplarının her biri için miktar ve birim fiyatların ayrı ayrı gösterilmesi zorunlu olmayıp, sorgulanmayan iş kalemlerinin tamamı için teklif edilen toplam bedelin gösterilmesi yeterlidir.

45.1.4. …Kamu kurum ve kuruluşlarınca yayımlanmış birim fiyatlar ile uyumlu olmayan iş kalemleri (özel iş kalemleri) ile idarelerce tasarlanan ve birden fazla iş kalemini ihtiva eden iş kalemleri (paçal iş kalemi) için bu iş kalemlerinde bulunan analiz girdileri ve miktarlarının gösterildiği analiz formatlarının, ihale dokümanı kapsamında veya aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazı ekinde verilmesi gerekmektedir. Ancak idarece niteliği gereği analiz formatı hazırlanamayan iş kalemlerine ilişkin isteklilerin açıklamaları kapsamında analiz sunmalarına gerek olmayıp, anılan iş kalemlerine ilişkin açıklamalar 45.1.13 maddesi uyarınca yapılabilir…” açıklaması,

İdari Şartname’nin “Sınır değer” başlıklı 33’üncü maddesinde “33.1. Teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden Kanunun 38 inci maddesine göre açıklama istenecektir. Bu kapsamda; ihale komisyonu sınır değerin altında kalan teklifleri aşırı düşük teklif olarak tespit eder ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister. İhale komisyonu;

a) Yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen işin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifi reddedilir...” düzenlemesi yer almaktadır.

İnceleme konusu ihalede idare tarafından Kamu İhale Genel Tebliği’nin 38’inci maddesi uyarınca ihale onay belgesinin ekinde sıralı iş kalemleri/grupları listesinin hazırlandığı; söz konusu listede yaklaşık maliyeti oluşturan iş kalemleri tutarlarının büyükten küçüğe sıralandığı ve iş kalemlerinin yaklaşık maliyete oranlarının kümülatif toplamının gösterildiği tespit edilmiştir.

EKAP üzerinden yapılan sorgulama neticesinde; ihale komisyonu tarafından sınır değerin altında teklif sunduğu tespit edilen geçerli teklif sahibi 4 istekliye 10.09.2021 tarihinde aşırı düşük teklif açıklama talebi yazısının tebliğ edildiği, bahse konu yazı ekinde “Açıklama İstenilecek İş Kalemleri Listesi” ile “Açıklama İstenilmeyecek Analiz Girdilerinin Listesi”ne yer verildiği, bu kapsamda idarece 47 adet iş kaleminin açıklama istenen iş kalemi olarak belirlendiği görülmüştür.

Yukarıda aktarılan mevzuat hükümlerinden ve ihale dokümanında yer alan düzenlemelerden; yapım işi ihalelerinde idareler tarafından, yaklaşık maliyeti oluşturan iş kalemi/grubu tutarlarının büyükten küçüğe sıralandığı ve oranlarının kümülatif toplamının da gösterildiği “sıralı iş kalemleri/grupları listesi” kullanılarak yaklaşık maliyetin % 80’lik bölümünü oluşturan iş kalemleri/gruplarının tespit edileceği; sıralı listeye göre, tutarlarının yaklaşık maliyete oranlarının kümülatif toplamı % 80 oranına kadar olan iş kalemleri/grupları ile kümülatif toplama eklendiğinde % 80 oranının aşılmasına neden olan iş kalemi/grubunun sorgulamaya tabi tutulacak olan iş kalemleri/grupları olarak belirleneceği, ayrıca idare tarafından, kamu kurum ve kuruluşlarınca yayımlanmış birim fiyatlar ile uyumlu olmayan iş kalemleri (özel iş kalemleri) ile idarelerce tasarlanan ve birden fazla iş kalemini ihtiva eden iş kalemleri (paçal iş kalemi) için, bu iş kalemlerinde bulunan analiz girdileri ve miktarlarının gösterildiği analiz formatlarının ihale dokümanı kapsamında veya aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazı ekinde verilmesi gerektiği anlaşılmaktadır.

İnceleme konusu ihalede idare tarafından ihale onay belgesinin eki olarak hazırlanan sıralı iş kalemleri/grupları listesinde yaklaşık maliyeti oluşturan iş kalemleri tutarlarının büyükten küçüğe sıralandığı ve iş kalemlerinin yaklaşık maliyete oranlarının kümülatif toplamının gösterildiği, bu bağlamda tutarlarının yaklaşık maliyete oranlarının kümülatif toplamı % 80 oranına kadar olan iş kalemleri ile kümülatif toplama eklendiğinde % 80 oranının aşılmasına neden olan iş kalemi sayısının toplam 59 olduğu, söz konusu iş kalemleri arasında 9 adet özel iş kalemi, 3 adet ise paçal iş kalemi bulunduğu; öte yandan idare tarafından teklifi sınır değerin altında kaldığı tespit edilen isteklilere gönderilen aşırı düşük teklif açıklama talebi yazısında 47 adet iş kalemi için açıklama istenildiği, yaklaşık maliyetin % 80’ini oluşturan ve açıklama istenmesi gereken iş kalemlerinden olan 9 adet özel iş kalemi ile 3 adet paçal iş kalemine ilişkin idarece aşırı düşük teklif açıklaması talep edilmediği, dolayısıyla mevcut durumda aşırı düşük teklif açıklamasının isteklilerce kamu ihale mevzuatına uygun olarak hazırlanması ile idarece değerlendirilmesi ve incelenmesinin mümkün olmadığı değerlendirilmiştir.

Yukarıda açıklanan nedenlerle, ihale komisyonu tarafından mevzuat hükümleri çerçevesinde; yaklaşık maliyetin % 80’lik bölümünü oluşturan 59 iş kalemi üzerinden açıklama istenilmesi, bu iş kalemleri arasında yer alan 12 adet özel/paçal iş kalemine ilişkin olarak analiz girdileri ile miktarlarının gösterildiği, söz konusu girdilerden açıklama istenilen ve istenilmeyen girdilerin de belirtildiği analiz formatlarının hazırlanarak aşırı düşük teklif açıklama talebi yazısının ekinde isteklilere gönderilmesi suretiyle aşırı düşük teklif sorgulamasının yeniden yapılması gerektiği sonucuna ulaşılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda belirtilen mevzuata aykırılıkların düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte olduğu tespit edildiğinden, aşırı düşük sorgulamasının yukarıda bahsi geçen hususlar göz önünde bulundurulmak suretiyle yeniden yapılması ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

   Oybirliği ile karar verildi.