Standart forma uygun olmayan banka referans mektubunun tamamlatılabilir mi?

Toplantı No

: 2020/015

Gündem No

: 91

Karar Tarihi

: 01.04.2020

Karar No

: 2020/UH.I-664

BAŞVURU SAHİBİ:

Mediform Ambalaj Matbaacılık Reklam. San. ve Tic. Ltd. Şti.,

VEKİLİ:

Av. Filiz Başak İNANÇ,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Buca Belediye Başkanlığı Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2019/701542 İhale Kayıt Numaralı “2020 Yılı Tanıtım Materyalleri ve Baskı İşi” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Buca Belediye Başkanlığı Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü tarafından 20.01.2020 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “2020 Yılı Tanıtım Materyalleri ve Baskı İşi” ihalesine ilişkin olarak Mediform Ambalaj Matbaacılık Reklam. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin 17.02.2020 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 21.02.2020 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 05.03.2020 tarih ve 11729 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 03.03.2020 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2020/442 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,

1) Teklif dosyasında sunmuş oldukları kapasite raporunun 7.5.2'nci maddesinde istenilen şartları sağladığı, anılan kapasite raporunun ihale dokümanında ofset baskı için istenilen kriterleri karşıladığı, öte yandan ihale komisyonu üyelerinin ihale konusu iş kapsamında herhangi bir uzmanlıklarının olmadığı,

2) Tüzel kişiliğin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir noter onaylı Ticaret Sicil Gazetesi'nin teklif dosyalarında yer aldığı, öte yandan ihalenin birinci oturumunda ihale komisyon üyelerince teklif dosyaları incelenirken anılan Gazetelerin eksik olduğuna ilişkin bir beyanda bulunulmadığı, dolayısıyla söz konusu Gazetelerin bulunduğu ve tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmaması gerektiği,

3) Şikâyete konu ihaleye sundukları tekliflerinin, banka referans mektubunun teklif dosyasında olmaması sebebiyle değerlendirme dışı bırakıldığı, ancak teklif dosyalarında banka referans mektubunu teyit yazısının yer aldığı, bu itibarla anılan teyit yazılarının ancak banka referans mektubunun varlığı halinde alınabileceği, hal böyleyken söz konusu teyit yazısının dikkate alınmayarak ihale komisyonunca tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmayacağı,

4) Teknik Şartname'nin 6.11, 6.7, 6.9 ile 7.17'nci maddelerinde yer alan düzenlemelerin açıklanması gerektiği, dolayısıyla yapılmayan açıklamalar sonucunda tekliflerin sağlıklı hazırlanmamasına sebebiyet vereceği,  ayrıca ihaleye katılma şartı olarak TSE Hizmet Yeterlilik Belgelerinin istenilmemesi gerektiği,

5) Başvuruya konu ihaleye katılan isteklilerden ikisinin teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı, tek geçerli teklifin tutarının ise yaklaşık maliyete yakın olduğu, yaklaşık maliyete yakın teklifin idare tarafında geçerli teklif olarak kabul edilmesinin 4734 sayılı Kanun’un 5'inci maddesinde yer alan temel ilkelere aykırı olduğu, bu çerçevede söz konusu ihalede ekonomik açıdan en avantajlı teklifin sağlıklı bir fiyat yarışması sonucunda ortaya çıkmadığı, sonuç olarak ihalede rekabet ilkesinin sağlanmadığı iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

1) Başvuru sahibinin 1’inci iddiasına ilişkin olarak:

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “İhale Komisyonu” başlıklı 6’ncı maddesinde “İhale yetkilisi, biri başkan olmak üzere, ikisinin ihale konusu işin uzmanı olması şartıyla, ilgili idare personelinden en az dört kişinin ve muhasebe veya malî işlerden sorumlu bir personelin katılımıyla kurulacak en az beş ve tek sayıda kişiden oluşan ihale komisyonunu, yedek üyeler de dahil olmak üzere görevlendirir.  

İhaleyi yapan idarede yeterli sayı veya nitelikte personel bulunmaması halinde, bu Kanun kapsamındaki idarelerden komisyona üye alınabilir…” hükmü,

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “İhale komisyonunun kurulması ve çalışma esasları” başlıklı 19’uncu maddesinde “(1) İhale yetkilisi, ihaleyi gerçekleştirmek üzere Kanunun 6 ncı maddesi gereğince, ihale ilanı veya ön yeterlik ilanı ya da davet tarihini izleyen en geç üç gün içinde ihale komisyonunu oluşturur.

(2) İhale komisyonu, tek sayıda olmak üzere başkan dahil en az beş kişiden oluşur. Üyelerden en az ikisinin ihale konusu işin uzmanı ve diğer bir üyenin muhasebe veya mali işlerden sorumlu personel olması zorunludur. İhale komisyonunun görevlendirilmesi sırasında komisyonun eksiksiz toplanacağı dikkate alınarak, asıl üyeler ile bu üyelerin yerine geçecek aynı niteliklere sahip yeterli sayıda yedek üyenin isimleri ve bu üyelerin komisyonda hangi sıfatla yer alacakları belirtilir.

(3) İhale komisyonunun idarenin personelinden oluşturulması esastır. Ancak, ihaleyi yapan idarede yeterli sayıda veya nitelikte personel bulunmaması halinde Kanun kapsamındaki idarelerden komisyona üye alınabilir…” hükmü,

İdari Şartname’nin “İhale konusu işe ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu hizmetin;

a) Adı: 2020 YILI TANITIM MATERYALLERİ VE BASKI İŞİ

b) Miktarı ve türü: MİKTARI: 31 KALEM (TOPLAMDA 283.750 ADET VE 84.850 METREKARE ) OLUP,

TÜRÜ: HİZMET ALIMIDIR.

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

c) Yapılacağı yer: BUCA BELEDİYESİ İLÇE SINIRLARIDIR.” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlık 7’nci maddesinde “…7.5.2. İSTEKLİLER, TEKLİFLERİ İLE BİRLİKTE, KAPASİTE RAPORU: OFSET BASKI İÇİN; MİNUMUM 120.000  METREKARE VEYA ÜZERİ

DİJİTAL BASKI İÇİN; MİNUMUM 75.000 METREKARE VEYA ÜZERİ VERECEKLERDİR…” düzenlemesi yer almaktadır.

Başvuruya konu ihalenin “Tanıtım Materyalleri ve Baskı İşi” olduğu, ihalede 7 doküman satın alındığı, 3 isteklinin ise ihaleye teklif sunduğu, Mediform Ambalaj Matbaacılık Reklam. San. ve Tic. Ltd. Şti. tarafından teklif dosyası kapsamında Ticaret Sicil Gazetesi, banka referans mektubu sunulmaması ve ayrıca teklifi kapsamında sunmuş olduğu kapasite raporunun da İdari Şartname’nin 7.5.2’nci maddesinde istenilen asgari yeterlik kriterinin sağlamaması nedenleriyle teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı, ayrıca ihaleye teklif veren isteklilerden birisi olan Seta Dijital Baskı Sistemleri Organizasyon San. ve Tic. Ltd. Şti.nin teklifinin yaklaşık maliyetin üzerinde bulunması sebebiyle reddedildiği, Fec Reklamcılık Tur. İnş. ve Restaurant İşletmeleri San. ve Tic. Ltd. Şti.nin teklifinin ekonomik açıdan en avantajlı teklif olduğu, anılan ihalede ekonomik açından en avantajlı ikinci teklifin ise belirlenmediği anlaşılmıştır.

Başvuru sahibinin “Teklif dosyasında sunmuş oldukları kapasite raporunun 7.5.2'nci maddesinde istenilen şartları sağladığı, anılan kapasite raporunun ihale dokümanında ofset baskı için istenilen kriterleri karşıladığı” şeklindeki iddiasının incelenmesi sonucunda,

İdari Şartname’nin 7.5.2’nci maddesi gereğince, ihaleye teklif verecek olan isteklilerin teklifleri ile birlikte kapasite raporu sunacakları, anılan raporlarda ise ofset baskı için; minumum 120.000 metrekare veya üzeri dijital baskı için; minumum 75.000 metrekare veya üzeri asgari yeterlik kriterlerinin birlikte sağlamasının zorunlu olduğu, bu itibarla başvuru sahibi tarafından teklifi kapsamında, TOBB tarafından düzenlemiş 06.01.2020 tarihli ve 27 sayılı kapasite raporunun sunulduğu, anılan raporun ikinci sayfasında istekliye ait makine ve teçhizata ilişkin tablonun yer aldığı, bu tabloda “Sert Yüzey Dijital Baskı Grubu”, “Kağıt Üzeri Dijital Baskı Grubu”, Kağıt-Branda-Vinil Üzeri Dijital Baskı Grubu” ile “Yardımcı İşletme Makinalı” adlı sütunların yer aldığı görülmekle birlikte, ofset baskı grubuna ilişkin olarak herhangi bir bilginin yer almadığı, ayrıca raporun 3’üncü sayfasında yukarıda aktarılan gruplara ilişkin olarak da kapasite bilgilerinin yer aldığı ancak ofset baskının yıllık üretim kapasitesi bilgisinin de yer almadığı tespit edilmiştir. Bu çerçevede başvuru sahibinin, ofset baskı için kapasite raporu sunmaması nedeniyle İdari Şartname’nin 7.5.2’nci maddesinde istenen asgari yeterlik kıstasını sağlamadığı anlaşılmış olup, başvuru sahibinin bu yöndeki iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

2) Başvuru sahibinin 2’nci iddiasına ilişkin olarak:

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Aday veya isteklinin mesleki faaliyetini sürdürdüğünü ve teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgeler” başlıklı 38’inci maddesinde “İhalelere katılacak aday veya istekliler tarafından,

a) Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesinin,

b) Tüzel kişi olması halinde, ilgisine göre tüzel kişiliğin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi, bu bilgilerin tamamının bir Ticaret Sicil Gazetesinde bulunmaması halinde, bu bilgilerin tümünü göstermek üzere ilgili Ticaret Sicil Gazeteleri veya bu hususları gösteren belgeler ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirkülerinin, teklif kapsamında sunulması zorunludur…” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Tüzel kişilerin teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgeler” başlıklı 10/A maddesinde “İhaleye katılabilmek için başvuru veya teklif dosyasında sunulması gereken, tüzel kişi aday ve isteklilerin teklif vermeye yetkili olduğu hususunda son durumu gösterir belgelere ilişkin mevzuatta geçen “tüzel kişi ortakları” ifadesinden, bu ortakların ilgisine göre ad, soyad/ticaret unvanı, T.C. kimlik numarası/vergi kimlik numarası ile ortaklık oranları (halka arz edilen hisseler hariç); “tüzel kişilerin yönetimindeki görevliler” ifadesinden ise, teklif veya başvuru mektubu ya da sözleşmeyi imzalayanlar da dahil olmak üzere tüzel kişilikteki yönetim, temsil ve ilzama yetkili kişiler anlaşılır.” açıklaması,

İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir:

…

b) Teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren imza beyannamesi veya imza sirküleri;

1) Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesi,

2) Tüzel kişi olması halinde, ilgisine göre tüzel kişiliğin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi, bu bilgilerin tamamının bir Ticaret Sicil Gazetesinde bulunmaması halinde, bu bilgilerin tümünü göstermek üzere ilgili Ticaret Sicil Gazeteleri veya bu hususları gösteren belgeler ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirküleri…” düzenlemesi yer almaktadır.

Yukarıya aktarılan mevzuat hükümlerinden ve ihale dokümanında yer alan düzenlemelerden; istekliler tarafından teklif dosyasında, gerçek kişi olmaları halinde noter tasdikli imza beyannamesinin; tüzel kişi olmaları halinde, ilgisine göre tüzel kişiliğin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir ticaret sicili gazetesi/gazetelerinin veya bu hususları gösteren belgelerin ve noter tasdikli imza sirkülerinin sunulmasının zorunlu olduğu, söz konusu gazete veya belgelerde tüzel kişiliğin ortaklarının ilgisine göre ad, soyad/ticaret unvanı ile ortaklık oranlarının (halka arz edilen hisseler hariç) belirtilmesi gerektiği anlaşılmaktadır.

Mediform Ambalaj Matbaacılık Reklam. San. ve Tic. Ltd. Şti. tarafından teklif dosyasında 03.01.2020 tarihli ve 2020-GD-369 sayılı İzmir Ticaret Sicili Müdürlüğü tarafından düzenlemiş “Ticaret Sicil Tasdiknamesi” adlı bir belgenin sunulduğu, bahse konu belge incelendiğinde; şirket müdürleri olan Berkay İnanç ve Sevim İnanç’ın münferit imzası ile anılan istekliyi temsil ve ilzam etmeye yetkili olduğu, öte yandan ilgili belgede şirketin tek ortaklı limited şirket olduğu anlaşılmıştır. Öte yandan anılan istekli tarafından sunulan imza sirkülerinin müstenidatı olan 02.11.2015 tarihli ve 8937 sayılı Ticaret Sicil Gazetesi’nde tek ortaklı limited şirketin ortağının Sevim İnanç olduğu görülmüştür. Bu itibarla istekli tarafından sunulan söz konusu belgelerde; tüzel kişiliğin son durumuna ilişkin olarak ortağın ve yönetimdeki görevlilerin ad/soyad/T.C. bilgilerine yer verildiği anlaşılmış olup,  başvuru sahibi isteklinin anılan hususa yönelik iddialarının yerinde olduğu sonucuna varılmıştır.

3) Başvuru sahibinin 3’üncü iddiasına ilişkin olarak:

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Tekliflerin alınması ve açılması” başlıklı 36’ncı maddesinde “Teklifler ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar idareye verilir. İhale komisyonunca ihale dokümanında belirtilen saatte kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla tespit edilerek, hazır bulunanlara duyurulur ve hemen ihaleye başlanır. İhale komisyonu teklif zarflarını alınış sırasına göre inceler. 30 uncu maddenin birinci fıkrasına uygun olmayan zarflar bir tutanak ile belirlenerek değerlendirmeye alınmaz. Zarflar isteklilerle birlikte hazır bulunanlar önünde alınış sırasına göre açılır.

İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir. İstekliler ile teklif fiyatları ve yaklaşık maliyet tutarı açıklanır. Bu işlemlere ilişkin hazırlanan tutanak ihale komisyonunca imzalanır. Bu aşamada; hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmez, teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Teklifler ihale komisyonunca hemen değerlendirilmek üzere oturum kapatılır.” hükmü,

Aynı Kanun’un “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37’nci maddesinde “İhale komisyonunun talebi üzerine idare tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve değerlendirilmesinde yararlanmak üzere net olmayan hususlarla ilgili isteklilerden yazılı olarak tekliflerini açıklamalarını isteyebilir. Ancak bu açıklama, hiçbir şekilde teklif fiyatında değişiklik yapılması veya ihale dokümanında yer alan şartlara uygun olmayan tekliflerin uygun hale getirilmesi amacıyla istenilmez ve yapılmaz.

Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36 ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir. Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir. Bu aşamada, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunup bulunmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen isteklilerin teklifleri ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunan teklifler değerlendirme dışı bırakılır.” hükmü,

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Bankalardan temin edilecek belgeler” başlıklı 34’üncü maddesinde “(1) Mali durumu göstermek üzere bankalardan temin edilecek yeterlik belgesi, banka referans mektubudur. Banka referans mektubu, Türkiye’de veya yurt dışında faaliyet gösteren bankalardan temin edilebilir. Banka referans mektubunun ilk ilan veya davet tarihinden sonra düzenlenmiş olması zorunludur.

(2) Banka referans mektubuna ilişkin yeterlik kriterleri aşağıdaki esaslara göre belirlenir:

a) Açık ihale usulüyle yapılan ihaleler ile Kanunun 21 inci maddesinin (b) ve (c) bentlerine göre yapılan ihalelerde; isteklinin bankalar nezdindeki kullanılmamış nakdi veya gayrinakdi kredisi ya da üzerinde kısıtlama bulunmayan mevduatı, teklif edilen bedelin % 10’undan az olamaz.

b) Belli istekliler arasında ihale usulüyle yapılan ihaleler ile Kanunun 21 inci maddesinin (a), (d) ve (e) bentlerine göre yapılan ihalelerde; aday veya isteklinin bankalar nezdindeki kullanılmamış nakdi veya gayrinakdi kredisi ya da üzerinde kısıtlama bulunmayan mevduatı, yaklaşık maliyetin % 5’i ile % 15’i aralığında idare tarafından belirlenecek parasal tutardan az olamaz.

c) Yukarıdaki bentlerde belirtilen kriterler, mevduat ve kredi tutarları toplanmak ya da birden fazla banka referans mektubu sunulmak suretiyle de sağlanabilir.

…

(4) Gerek görüldüğünde, banka referans mektubunun teyidi ilgili bankanın genel müdürlüğünden veya şubesinden idarelerce yapılır. Yapılan teyitlerin bankanın en az iki yetkilisinin imzasını taşıması zorunludur.” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “İdarelerce belgelerdeki eksik bilgilerin tamamlatılması” başlıklı 16.6’ncı maddesinde “16.6.1 İhale dokümanında başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan eklerinden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler ve ekleri idarelerce tamamlatılmayacaktır. Ancak,

a) Geçici teminat ve teklif mektuplarının Kanunen taşıması zorunlu hususlar hariç olmak üzere, sunulan belgelerde ihale sonucu açısından teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmayan bilgi eksikliklerinin bulunması halinde, bu tür bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler,

b) Aday ve isteklilerce sunulan ve başka kurum, kuruluş ve kişilerce düzenlenen belgelerde, belgenin taşıması zorunlu asli unsurlar dışında, belgenin içeriğine ilişkin tereddüt yaratacak nitelikte olan ve belgeyi düzenleyen kurum, kuruluş veya kişilerden kaynaklanan bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler, İdarelerce tamamlatılacaktır. Bu çerçevede, bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler, idarece ilgili kurum veya kuruluştan re’sen istenebilir. Söz konusu belgelerin aday veya istekliler tarafından tamamlatılmasının istenilmesi halinde ise bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak idarelerce aday veya isteklilere iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilecektir…” açıklaması,

İdari Şartname’nin “Ekonomik ve mali yeterliğe ilişkin belgeler ve bu belgelerin taşıması gereken kriterler” başlıklı 7.4’üncü maddesinde “…7.4.1 İsteklinin teklif ettiği bedelin % 10'undan az olmamak üzere bankalar nezdindeki kullanılmamış nakdi veya gayrinakdi kredisi ya da üzerinde kısıtlama bulunmayan mevduatını gösteren banka referans mektubu sunması zorunludur. Banka referans mektubunun ilk ilan tarihinden sonra düzenlenmiş olması zorunludur.

Yukarıdaki kriter, mevduat ve kredi tutarları toplanmak ya da birden fazla banka referans mektubu sunulmak suretiyle de sağlanabilir...” düzenlemesi yer almaktadır.

Banka referans mektupları, ilgilinin talebi üzerine, bankalar nezdindeki mevduat ve kredi durumunu göstermek üzere, bankalarca düzenlenmekte ve düzenlendiği tarih itibariyle ilgilinin bankalar nezdindeki ödeme gücünü ve kredibilitesini göstermektedir.

Yapılan incelemede ihale komisyonu tarafından 20.01.2019 tarihinde düzenlenen Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağında başvuru sahibi Mediform Ambalaj Mat. ve Reklam San. Tic. Ltd. Şti.ye ilişkin açılan satırda, banka referans mektubunun teklif dosyasında bulunmadığı tespit edilmiştir.

İdarece şikâyet başvurusu üzerine alınan kararda ise anılan istekli tarafından banka referans mektubunun teklif dosyasında bulunmadığı, ayrıca anılan isteklinin teklif dosyasında Türkiye İş Bankası A.Ş. tarafından düzenlenen 17.01.2020 tarih ve 3393/46 numaralı “Şube teyit yazısı”nın sunulduğu ifade edilmiştir.

Başvuru sahibinin teklif dosyasında yapılan incelemede banka referans mektubunu sunulmadığı, sunulan belgelerden, başvuru sahibi tarafından banka referans mektubuna ilişkin olarak sundukları iddia edilen belgede,

“Buca Belediyesi Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü

Akçay Cad./İzmir Şubemiz müşterilerinden, “Mediform Ambalaj Matbaacılık Reklam San. ve Tic. Ltd. Şti”firması lehine “2020 yılı Tanıtım materyalleri ve Baskı işi” için adı geçen Şubemizce verilen 15.01.2019, 3393/46 sayılı referans mektubunda;

Serbest Mevduat: Değişken

Kullanılmamış Nakit Kredisi: 76.573,53 TL

Kullanılmamış Gayrinakdi Kredisi: 222.200 TL

olduğunu teyiden bildiririz.

Türkiye İş Bankası A.Ş.

Akçay Cad./İzmir…” ifadelerinin olduğu ve müdür ve yetkili unvanlı iki kişi tarafından imzalandığı görülmüştür.

Yukarıda aktarılan mevzuat hükümlerinden, ihale dokümanında teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan eklerinden herhangi birinin, isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler ve eklerinin idarelerce tamamlatılmayacağı, sadece isteklilerce sunulan ve başka kurum, kuruluş ve kişilerce düzenlenen belgelerde, belgenin taşıması zorunlu asli unsurlar dışında, belgenin içeriğine ilişkin tereddüt yaratacak nitelikte olan ve belgeyi düzenleyen kurum, kuruluş veya kişilerden kaynaklanan bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin idarelerce tamamlatılabileceği anlaşılmaktadır.

Bu çerçevede, başvuru sahibi Mediform Ambalaj Matbaacılık Reklam. San. ve Tic. Ltd. Şti. tarafından teklif dosyasında banka referans mektubun yer alan bilgilerin tevsiki için 1 adet belgenin sunulduğu, söz konusu belgenin KİK024.0/Y standart form numaralı banka referans mektubuna uygun olmadığı, bahsi geçen belgede yer alan ifadelerden asıl belgenin 15.01.2019 tarihli ve 3393/46 sayılı banka referans mektubu olduğu ancak anılan istekli tarafından da bu belgenin teklifi kapsamında sunulmadığı, basiretli tacir olarak hareket etme yükümlülüğü doğrultusunda, teklif kapsamında sunulacak belgelerin sunuluş şekline uygun biçimde tam ve eksiksiz olarak temin edilmesi hususunda nihai sorumluluğun isteklilerde olduğu, aksine bir kabulün isteklilerin teklif hazırlamada gerekli özeni ve sorumluluğu gösterme yükümlülüklerinin bir kenara bırakılması anlamını taşıyacağı dikkate alındığında, söz konusu istekli tarafından teklifi kapsamında mevzuatta ve ihale dokümanında belirtilen nitelikte bir banka referans mektubu sunulmamış olduğu görüldüğünden ve teklif kapsamında sunulmayan belgeye ilişkin olarak ise herhangi bir teyit yahut bilgi tamamlatma uygulamasına gidilemeyeceğinden anılan isteklinin idare tarafından değerlendirme dışı bırakılması işleminde mevzuata aykırılık bulunmadığı sonucuna varılmıştır.