“Noterliğimize ibraz edilen belgenin aynıdır” şerhi düşülen belgenin geçerli kabul edilmesi mümkün müdür?

Toplantı No

: 2020/015

Gündem No

: 97

Karar Tarihi

: 01.04.2020

Karar No

: 2020/UM.I-669

BAŞVURU SAHİBİ:

Şevketoğulları İnş. Gıd. Hayv. Pet. Nak. Kömür Taah. San. ve Tic. Ltd. Şti.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Şenkaya Orman İşletme Müdürlüğü,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2020/92834 İhale Kayıt Numaralı “7200 Kcal /Kg Portakal  Ebatı Büyüklüğünde Yıkanmış Torbalı Linyit Kömürü” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Şenkaya Orman İşletme Müdürlüğü tarafından 28.02.2020 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “7200 Kcal /Kg Portakal  Ebatı Büyüklüğünde Yıkanmış Torbalı Linyit Kömürü” ihalesine ilişkin olarak Şevketoğulları İnş. Gıd. Hayv. Pet. Nak. Kömür Taah. San. ve Tic. Ltd. Ştinin 02.03.2020 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 04.03.2020 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 10.03.2020 tarih ve 12850 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 05.03.2020 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2020/472 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7.1.(ı) maddesi uyarınca noter onaylı olan katı yakıt satıcısı kayıt belgesini teklif zarfı içerisinde sundukları, sunulan söz konusu belgenin fotokopisinin satıcı tarafından onaylanmadığı gerekçesiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, İdari Şartname’de belgelerin sunuluş şekline ilişkin olarak yapılan düzenlemelerin belgelerin aslına uygunluğunun denetiminin yapılabilmesi için getirilen düzenlemeler olduğu, dolayısıyla sunulması yeterlik kriteri olarak belirlenen bir belgenin aslının veya aslı yerine geçen noter onaylı suretinin teklif zarfı içerisinde sunulması durumunda, söz konusu belgenin fotokopisinin teklif zarfı içerisinde sunulmasının istenilemeyeceği ve bu nedenle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılamayacağı iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “İhaleye katılımda yeterlik kuralları” başlıklı 10’uncu maddesinde “İhaleye katılacak isteklilerden, ekonomik ve malî yeterlik ile mesleki ve teknik yeterliklerinin belirlenmesine ilişkin olarak aşağıda belirtilen bilgi ve belgeler istenebilir:

…

           b) Mesleki ve teknik yeterliğin belirlenmesi için;

           1) İsteklinin, mevzuatı gereği ilgili odaya kayıtlı olarak faaliyette bulunduğunu ve teklif vermeye yasal olarak yetkili olduğunu kanıtlayan belgeler,

…

           İhale konusu işin niteliğine göre yukarıda belirtilen bilgi veya belgelerden hangilerinin yeterlik değerlendirmesinde kullanılacağı, ihale dokümanında ve ihale veya ön yeterliğe ilişkin ilân veya davet belgelerinde belirtilir. …” hükmü,

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı 29’uncu maddesinde “(1) Bu Yönetmeliğin uygulanmasında idareler; belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini isterler. Bu kapsamda sunulan fatura örnekleri de asıl olarak kabul edilir. Adaylar veya istekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale veya son başvuru tarihinden önce idare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şerh düşülen suretlerini başvuruları veya teklifleri kapsamında sunabilirler. Bu yönde yapılacak başvuruların, ihaleden önce idarenin ilgili birim yetkilisi veya bu hususta görevlendirilmiş personelince karşılanması zorunludur.

(2) Noter onaylı belgelerin, aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile “ibraz edilenin aynıdır” veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmez. Ancak Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesinin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde, Gazete idaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca “aslının aynıdır” şeklinde onaylanarak verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri veya bunların noter onaylı suretleri de kabul edilir. Adayın veya isteklinin ve/veya teklif edilen malın, İlaç ve Tıbbi Cihaz Ulusal Bilgi Bankasına kayıtlı olduklarını tevsik edici belge veya belgeler, internet çıktısı olarak sunulabilir.

(3) İdare tarafından ön yeterlik veya ihale dokümanında yapılan düzenleme çerçevesinde, ürünlerin ilgili teknik mevzuata ve standartlara uygun olarak imal edildiğini ve piyasaya arz edildiğini gösteren belgelerin mevzuatına uygun olarak çoğaltılmış suretleri ya da malın üzerinde veya ambalajında bulunan kalite ve standartlara ilişkin marka, işaret ve etiketleri de bu belgelerin aslına uygun sureti olarak kabul edilebilir.

…

(7) İhaleye katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin sunulan belgelerin veya bu belgelerde yer alan bilgilerin EKAP üzerinden veya kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden temin edilebilmesi veya bu bilgilerin teyidinin yapılabilmesi durumunda, bu belgeler için belgelerin sunuluş şekline ilişkin şartlar aranmaz. …” hükmü,

“Aday veya isteklinin mesleki faaliyetini sürdürdüğünü ve teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgeler” başlıklı 36’ncı maddesinde “… (4) İhale konusu malın satış faaliyetinin yerine getirilmesi için alınması zorunlu olan ve ilgili mevzuatında satış faaliyeti için özel olarak düzenlenen izin, ruhsat veya faaliyet belgeleri, ihaleye katılımda yeterlik kriteri olarak ön yeterlik şartnamesinde ve idari şartnamede düzenlenir. İş ortaklığını oluşturan ortakların, bu belgeyi sunmasına ilişkin düzenleme ise alımın niteliği esas alınarak yapılır. Konsorsiyum ortaklarının her biri, teklif verdikleri kısmı esas alarak istenilen belgeyi sunar. …” düzenlemesi,

İdari Şartname’nin “İhale konusu alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu malın;

a) Adı: 7200 Kcal /Kg Portakal Ebatı Büyüklüğünde Yıkanmış Torbalı Linyit Kömürü

b) Varsa kodu:

c) Miktarı ve türü: 90 Ton 7200 Kcal /Kg Portakal Ebatı Büyüklüğünde Yıkanmış Torbalı Linyit Kömürü

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

ç) Teslim edileceği yerler: Şenkaya İlçesi Aşağı Mahalle, Akşar Mahallesi, Değirmenlidere Mahallesi …” düzenlemesi,

“İhaleye ilişkin bilgiler ile ihale ve son teklif verme tarih ve saati” başlıklı 3’üncü maddesinde “3.1.

a) İhale kayıt numarası: 2020/92834

b) İhale usulü: Açık ihale.

…

d) İhale (son teklif verme) tarihi: 28.02.2020

e) İhale (son teklif verme) saati: 11:30 …” düzenlemesi,

“İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir:

…

d) Bu Şartnamenin 7.4 ve 7.5 inci maddelerinde belirtilen, sekli ve içeriği Mal Alimi İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinde düzenlenen yeterlik belgeleri,

…

ı) - Üreticiler Uygunluk İzin Belgesi (üretici tarafından fotokopisi onaylı)

- Dağıtıcılar her hangi bir ilde alınmış Dağıtıcı Kayıt Belgesi

- Satıcılar ise her hangi birilde alınmış Katı Yakıt Satıcısı Kayıt Belgesi (satıcı tarafından fotokopisi onaylı)

- İthalatçılar İthalatçı Kayıt Belgesi (ithalatçı tarafından fotokopisi onaylı),

…

7.5. Mesleki ve teknik yeterliğe ilişkin aranacak belgeler ve bu belgelerin taşıması gereken kriterler

…

7.5.2. İsteklinin alım konusu malı teklif etmeye yetkisinin bulunup bulunmadığını belgelendirmesi gerekir. Bu çerçevede istekli aşağıdaki bentlerde yer alan belgelerden kendi durumuna uygun olan belge veya belgeleri sunabilir:

a) İstekli imalatçı ise imalatçı olduğunu gösteren belge veya belgeler,

b) İstekli yetkili satıcı veya yetkili temsilci ise yetkili satıcı ya da yetkili temsilci olduğunu gösteren belge veya belgeler,

c) İstekli Türkiye'de serbest bölgelerde faaliyet gösteriyor ise yukarıdaki belgelerden biriyle birlikte sunduğu serbest bölge faaliyet belgesi.

İş ortaklığında ortaklardan birinin, teklif edilen mala veya mallara ilişkin imalatçı veya yetkili satıcı ya da yetkili temsilci olduğunu gösteren belgelerden birini sunması yeterlidir.

İsteklinin imalatçı olduğunu gösteren belge veya belgeler ise şunlardır:

- Aday veya istekli imalatçı ise imalatçı olduğunu gösteren belge veya belgeler (sanayii sicil belgesi, kapasite raporu, imalat yeterlilik belgesi v.b.) 

- Aday veya istekli yetkili satıcı ve yetkili temsilci ise yetklili satıcı ve yetkili temsilci olduğunu gösteren belge veya belgeler  

…

7.5.3.2. TSE ve eşdeğer belgeler 

7.5.3.3. Ürünlerin Piyasaya arzında 7.1.ı maddesinde belirtilen belge veya belgeler sunulması zorunludur

7.5.3.4. Teknik şartnamede belirtilmiştir.

…

7.7. Belgelerin sunuluş şekli:

7.7.1. İstekliler, yukarıda sayılan belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini vermek zorundadır. Ancak, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesinin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde; Gazete idaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca ?aslının aynıdır? şeklinde onaylanarak isteklilere verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri ile bunların noter onaylı suretleri de kabul edilecektir.

7.7.1.1. İhaleye katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin sunulan belgelerin veya bu belgelerde yer alan bilgilerin, EKAP üzerinden veya kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden temin edilebilmesi veya bu bilgilerin teyidinin yapılabilmesi durumunda, bu belgeler için belgelerin sunuluş şekline ilişkin şartlar aranmaz.

7.7.1.2. İstekliler tarafından, 7.7.1.1. maddesindeki koşulları taşıyan katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin belgeler ile Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin 21 inci maddesinin ikinci fıkrasına uygun olarak alınan geçici teminat mektubu, sunulmayacak belgeler tablosunda gerekli bilgilere yer verilmesi şartıyla teklif zarfında sunulmaz. Bu durumda, katılım ve yeterlik kriterleri ile geçici teminat mektubuna ilişkin değerlendirme, sunulmayacak belgeler tablosunda yer verilen bilgiler kullanılmak suretiyle EKAP üzerinden veya kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden ulaşılan bilgi ve belgeler esas alınarak yapılır. Sunulmayacak belgeler tablosunun kısmi teklife açık ihalelerde her bir kısım için, ortak girişimlerin katıldığı ihalelerde ise her bir ortak tarafından ayrı ayrı doldurulması gerekmektedir

7.7.2. Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile "ibraz edilenin aynıdır" veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmeyecektir.

7.7.3. İstekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale tarihinden önce İdare tarafından "aslı idarece görülmüştür" veya bu anlama gelecek şekilde şerh düşülen suretlerini tekliflerine ekleyebilirler. …” düzenlemesi yer almaktadır.

“Teklif ve sözleşme türü” başlıklı 18’inci maddesinde “18.1. İstekliler tekliflerini, her bir iş kaleminin miktarı ile bu iş kalemleri için teklif edilen birim fiyatlarının çarpımı sonucu bulunan toplam bedel üzerinden vereceklerdir. İhale sonucu, ihale üzerine bırakılan istekliyle her bir iş kaleminin miktarı ile iş kalemleri için teklif edilen birim fiyatların çarpımı sonucu bulunan toplam bedel üzerinden birim fiyat sözleşme imzalanacaktır.” düzenlemesi bulunmaktadır.

Şenkaya Orman İşletme Müdürlüğü tarafından açık ihale usulü ile gerçekleştirilen 2020/92834 ihale kayıt numaralı “7200 Kcal /Kg Portakal  Ebatı Büyüklüğünde Yıkanmış Torbalı Linyit Kömürü” işi ihalesine 5 isteklinin teklif verdiği, 1 isteklinin teklifinin geçerli teklif olarak belirlendiği,

Celal Karbuz’un teklifinin İdari Şartname’nin 7.5.3.2’nci maddesi uyarınca teklif zarfı içerisinde sunulması istenilen TSE belgesinin geçerlilik süresinin dolduğu gerekçesiyle,

Bülent Öngel ve Abdulmennan Deveci’nin tekliflerinin İdari Şartname’nin 7.5.3.2’nci maddesi uyarınca teklif zarfı içerisinde sunulması istenilen TSE ve eş değer belgelerin teklif zarfı içerisinde sunulmadığı gerekçesiyle,

Şevketoğulları İnş. Gıd. Hayv. Pet. Nak. Kömür Taah. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin teklifinin  İdari Şartname’nin 7.1.(ı) maddesi uyarınca teklif zarfı içerisinde sunulması istenilen katı yakıt satıcısı kayıt belgesinin fotokopisinin satıcısı tarafından onaylanmadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı,

İhale komisyonu tarafından yapılan inceleme ve değerlendirmeler neticesinde, Hst Katı Yakıt Nak. İnş. Tar. Hayv. Taah. San. Tic. Ltd. Şti.nin teklifinin ekonomik açıdan en avantajlı teklif olarak belirlendiği, söz konusu ihalede ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklifin ise bulunmadığı anlaşılmıştır.

Başvuru sahibinin iddialarına ilişkin inceleme ve değerlendirme yapılabilmesini teminen 13.03.2019 tarihli ve 13983960-101.01.02.00-E.2020/4720 sayılı yazı ile ihale konusu işe ilişkin tüm bilgi ve belgeler ile isteklilerin İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7.1.(ı). maddesi gereğince sundukları tüm bilgi ve belgelerin asılları (teklif zarfı içerisinde sunulduğu şekliyle) istenilmiş, söz konusu bilgi ve belgeler 16.03.2020 tarihinde 2020/13915 numara ile Kurum kayıtlarına alınmıştır. İşbu inceleme isteklilerin İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7.1.(ı). maddesi gereğince sundukları tüm bilgi ve belgelerin asılları (teklif zarfı içerisinde sunulduğu şekliyle) üzerinden yapılmıştır.

Yukarıda aktarılan mevzuat hükümleri ve ihale dokümanı düzenlemelerinden, idarelerin ihale konusu iş kapsamında istenilen belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini isteyeceği,  isteklilerin ihale konusu iş kapsamında istenilen belgelerin aslını, aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini veya ihale tarihinden önce idare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şerh düşülen suretlerini teklifleri kapsamında sunabileceği, noter onaylı belgelerin, aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşımasının zorunlu olduğu, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile “ibraz edilenin aynıdır” veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmeyeceği, ihaleye katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin sunulan belgelerin veya bu belgelerde yer alan bilgilerin EKAP üzerinden veya kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden temin edilebilmesi veya bu bilgilerin teyidinin yapılabilmesi durumunda, bu belgeler için belgelerin sunuluş şekline ilişkin şartlar aranmayacağı anlaşılmaktadır.

İhale dokümanı düzenlemeleri incelendiğinde, isteklilerin; üretici olması durumunda fotokopisi üretici tarafından onaylanan üreticiler uygunluk izin belgesini, dağıtıcı olması durumunda herhangi bir ilde alınmış olan dağıtıcı kayıt belgesini, satıcı olması durumunda herhangi bir ilde alınmış olan ve fotokopisi satıcısı tarafından onaylanan katı yakıt satıcısı kayıt belgesini, ithalatçı olması durumunda ise fotokopisi ithalatçı tarafından onaylanan ithalatçı kayıt belgesini teklif zarfı içerisinde sunması gerektiği, ihale dokümanının anılan düzenlemesine yönelik herhangi bir şikâyet başvurusu bulunmamasından ötürü söz konusu ihale dokümanı düzenlemesinin kesinleştiği anlaşılmakla beraber, anılan belgelerin istekliler adına düzenlendiği ve istenilen belgelerin fotokopilerinin yine ihaleye katılan istekliler tarafından onaylanmasının istenildiği hususları bir arada değerlendirildiğinde, isteklilerin anılan belgelerin aslını, aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini veya ihale tarihinden önce idare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şerh düşülen suretlerini teklifleri kapsamında sunmaları durumunda, söz konusu belgelerin de kabul edilmesi gerektiği anlaşılmıştır.

İdarece gönderilen bilgi ve belgeler incelendiğinde;

Şevketoğulları İnş. Gıd. Hayv. Pet. Nak. Kömür Taah. San. ve Tic. Ltd. Şti. tarafından teklif zarfı içerisinde; Ardahan Valiliği İl Çevre ve Orman Müdürlüğü tarafından 16.01.2009 tarih ve 75.KYS.25 numarası ile düzenlenen katı yakıt satıcısı kayıt belgesinin. Ardahan Noterliği tarafından 28.08.2019 tarih ve 06806 yevmiye numarası ile kaşelenip onaylanan suretinin sunulduğu, Ardahan Noterliği tarafından anılan belge üzerine “Noterliğimize ibraz edilen belgenin aynıdır” şerhinin düşüldüğü tespit edilmiştir.

Bu itibarla, başvuru sahibi istekli tarafından teklif zarfı içerisinde sunulan katı yakıt satıcısı kayıt belgesinin üzerine Ardahan Noterliği tarafından “Noterliğimize ibraz edilen belgenin aynıdır” şerhinin düşüldüğü, kamu ihale mevzuatı uyarınca noter onaylı belgelerin, aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşımasının zorunlu olduğu, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile “ibraz edilenin aynıdır” veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmeyeceği, dolayısıyla başvuru sahibi istekli tarafından teklif zarfı içerisinde sunulan söz konusu belgenin kamu ihale mevzuatı uyarınca belgelerin sunuluş şekline uygun olarak sunulmadığı anlaşıldığından başvuru sahibi isteklinin anılan iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,