Ticaret sicil belgeleri kapsaımda verilen belgelerde şirketin ortaklarının ismi ve TC numaralarının belirlenmesi gerektiği hakkında

Toplantı No

: 2017/061

Gündem No

: 41

Karar Tarihi

: 30.11.2017

Karar No

: 2017/UH.II-3194

BAŞVURU SAHİBİ:

Batum Yem. Gıda Nak. Tur. Tem. ve Güv. San. ve Tic. Ltd. Şti.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Ilgın İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2017/434376 İhale Kayıt Numaralı “Ilgın İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü 2017-2018 Öğretim Yılı Taşımalı Ortaöğretim Okulları Yemek İhalesi” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Ilgın İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü tarafından 05.10.2017 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Ilgın İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü 2017-2018 Öğretim Yılı Taşımalı Ortaöğretim Okulları Yemek İhalesi” ihalesine ilişkin olarak Batum Yem. Gıda Nak. Tur. Tem. ve Güv. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin20.10.2017 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 25.10.2017 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 03.11.2017 tarih ve 60387sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 02.11.2017 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2017/2780 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, ihale üzerinde bırakılan iş ortaklığına ait teklifin ihaleye katılımda yeterlik kriterlerinin sağlanmadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakılması gerektiği, şöyle ki;

1) İhale üzerinde bırakılan iş ortaklığı tarafından teklif dosyası kapsamında sunulan Ticaret Sicil Gazetesi’nin tüzel kişiliğin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri belirten son durumunu göstermediği, dolayısıyla sunulan Ticaret Sicil Gazetesi’nde tüzel kişiliğin ortakları, hisse oranları ve yönetimdeki görevlileri açık olarak belirtilmediğinden, teklifi imzalayan yahut teklifi imzalamaya yetki veren kişinin yetkili olup olmadığı hususlarının anlaşılamayacağı, diğer taraftan anılan iş ortaklığının ortaklarından biri tarafından Ticaret Sicil Gazetesi yerine Ticaret Sicil Tasdiknamesinin sunulduğu, taraflarınca yapılan araştırmada Konya İli Ilgın İlçesi Ticaret Sicil Müdürlüğünden aldıkları cevap yazısında Ticaret Sicil Gazetesi’nin yerine Ticaret Sicil Tasdiknamesinin kullanılamayacağının bildirildiği,

2) İhale üzerinde bırakılan iş ortaklığı tarafından sunulan birim fiyat teklif mektubundaki rakam ve yazı ile yazılan tutarın birbiri ile uyumlu olmadığı,

3) Teklif dosyası kapsamında sunulan geçici teminat mektubunun standart forma uygun olarak düzenlenmediği, sunulan teminat mektubunun süresinin ve tutarının yeterli olmadığı,

4) Teklif dosyası kapsamında sunulan iş deneyim belgelerinin benzer işe uygun olmadığı ve belge tutarlarının karşılaması gereken parasal limitleri karşılamadığı, ayrıca belgelerin sunuluş şekline aykırı olarak aslı yerine suret olarak idareye ibraz edildikleri,

5) İhale üzerinde bırakılan iş ortaklığı tarafından sunulan teklif dış zarfın üzerinde sadece iş ortaklığının tarafı olan tek bir firmanın bilgilerinin yer almasının ve dış zarfın yapıştırılan yerinin de tek bir firma tarafından kaşelenip imzalanmasının mevzuata aykırı olduğu iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

1) Başvuru sahibinin 1’inci iddiasına ilişkin olarak:

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Aday veya isteklinin mesleki faaliyetini sürdürdüğünü ve teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgeler” başlıklı 38’inci maddesinde “(1) İhalelere katılacak aday veya istekliler tarafından,

a) Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesinin,

b) Tüzel kişi olması halinde, ilgisine göre tüzel kişiliğin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi, bu bilgilerin tamamının bir Ticaret Sicil Gazetesinde bulunmaması halinde, bu bilgilerin tümünü göstermek üzere ilgili Ticaret Sicil Gazeteleri veya bu hususları gösteren belgeler ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirkülerinin, teklif kapsamında sunulması zorunludur. Ayrıca aday veya isteklilerin ihale tarihi itibarıyla mesleki faaliyetlerini mevzuatı gereği ilgili odaya kayıtlı olarak sürdürmesi gerekmekte olup, ihale üzerinde kalan isteklinin sözleşme imzalanmadan önce, bu durumu tevsik eden belgeleri 4734 sayılı Kanun ve ilgili mevzuat ile ön yeterlik ve ihale dokümanında yer alan düzenlemelere uygun olarak sunması gerekmektedir.

(2) Vekaleten ihaleye katılma halinde; vekil adına düzenlenmiş, ihaleye katılmaya ilişkin noter onaylı vekaletname ile vekilin noter tasdikli imza beyannamesinin sunulması zorunludur.

(3) İş ortaklığında, iş ortaklığı beyannamesinin ve iş ortaklığını oluşturan gerçek veya tüzel kişilerin her biri tarafından, ilgisine göre birinci fıkranın  (a) ve (b) bentlerindeki belgelerin ayrı ayrı verilmesi zorunludur. Konsorsiyumda ise konsorsiyum beyannamesinin ve konsorsiyumu oluşturan gerçek veya tüzel kişilerin her biri tarafından, ilgisine göre birinci fıkranın (a) ve (b) bentlerindeki belgelerin ayrı ayrı verilmesi zorunludur…” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Tüzel kişilerin teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgeler” başlıklı 10/A maddesinde “İhaleye katılabilmek için başvuru veya teklif dosyasında sunulması gereken, tüzel kişi aday ve isteklilerin teklif vermeye yetkili olduğu hususunda son durumu gösterir belgelere ilişkin mevzuatta geçen “tüzel kişi ortakları” ifadesinden, bu ortakların ilgisine göre ad, soyad/ticaret unvanı, T.C. kimlik numarası/vergi kimlik numarası ile ortaklık oranları (halka arz edilen hisseler hariç); “tüzel kişilerin yönetimindeki görevliler” ifadesinden ise, teklif veya başvuru mektubu ya da sözleşmeyi imzalayanlar da dahil olmak üzere tüzel kişilikteki yönetim, temsil ve ilzama yetkili kişiler anlaşılır…” açıklaması yer almaktadır.

İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri”  başlıklı 7’nci maddesinde “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir:

…

b) Teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren imza beyannamesi veya imza sirküleri;

1) Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesi,

2) Tüzel kişi olması halinde, ilgisine göre tüzel kişiliğin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi, bu bilgilerin tamamının bir Ticaret Sicil Gazetesinde bulunmaması halinde, bu bilgilerin tümünü göstermek üzere ilgili Ticaret Sicil Gazeteleri veya bu hususları gösteren belgeler ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirküleri…” düzenlemesi yer almaktadır.

Yukarıda aktarılan mevzuat düzenlemelerinden ihaleye katılımda aday veya isteklinin teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgeler kapsamında, gerçek kişi olunması halinde; noter tasdikli imza beyannamesinin, tüzel kişi olunması halinde; ilgisine göre tüzel kişiliğin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesinin, bu bilgilerin tamamının bir Ticaret Sicil Gazetesinde bulunmaması halinde ise bu bilgilerin tümünü göstermek üzere ilgili Ticaret Sicil Gazeteleri veya bu hususları gösteren belgeler ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirkülerinin, teklif kapsamında sunulmasının zorunlu olduğu, bu kapsamda “tüzel kişi ortakları” ifadesinden, bu ortakların ilgisine göre ad, soyad/ticaret unvanı, T.C. kimlik numarası/vergi kimlik numarası ile ortaklık oranları (halka arz edilen hisseler hariç); “tüzel kişilerin yönetimindeki görevliler” ifadesinden ise, teklif veya başvuru mektubu ya da sözleşmeyi imzalayanlar da dahil olmak üzere tüzel kişilikteki yönetim, temsil ve ilzama yetkili kişilerin anlaşılması gerektiği anlaşılmıştır.

İhale üzerinde bırakılan Dutağacı Temizlik Gıda Tekstil Tic. ve San. Ltd. Şti. - Akşehir Bahadır Gıda Tarım Hayvancılık Temizlik San Tic. Ltd. Şti. İş Ortaklığına ait teklif dosyası incelendiğinde,  pilot ortak Dutağacı Temizlik Gıda Tekstil Tic. ve San. Ltd. Şti. tarafından teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgeler kapsamında 12.09.2013 tarihli ve 8403 sayılı  son durumu gösteren Ticaret Sicil Gazetesi ve Yeliz Koşumcu adına düzenlenmiş Dutağacı Temizlik Gıda Tekstil Tic. ve San. Ltd. Şti.yi münferiden temsil ve ilzama yetkili olduğunu gösteren noter onaylı imza sirkülerinin sunulduğu, sunulan Ticaret Sicil Gazetesinde, anılan şirketin ortaklık yapısının tek ortaklığa dönüştüğü ve Yeliz Koşumcu’nun T.C. kimlik numarasına da yer verilerek tek ortak olduğu bilgisinin yer aldığı görülmüştür. Aktarılan mevzuat düzenlemeleri çerçevesinde yapılan incelemede pilot ortak Dutağacı Temizlik Gıda Tekstil Tic. ve San. Ltd. Şti. tarafından teklif vermeye yetkili olduğuna dair sunulan belgelerin  mevzuatta istenilen koşulları sağladığı anlaşılmıştır.

Anılan İş Ortaklığının özel ortağı Akşehir Bahadır Gıda Tarım Hayvancılık Temizlik San Tic. Ltd. Şti. tarafından teklif vermeye yetkili olduğunu gösterir belgeler kapsamında Akşehir Ticaret Sicil Memurluğu tarafından düzenlenen noter onaylı Sicil Tasdiknamesi ve Ramazan Çelik’in şirketi temsile yetkili olduğunu gösteren noter onaylı imza sirkülerinin sunulduğu tespit edilmiştir. Sunulan tasdiknamede şirket temsilcisinin Ramazan Çelik olduğu, yine tasdiknamede yer alan karar metninde ise “ilk yirmi (20) yıl için şirket müdürü olarak Ramazan Çelik’e yetki verilmesine    Oybirliği ile karar verilmiştir.” ifadelerine yer verilerek ortak Ramazan Çelik ve ortak Osman Bahadır Çelik tarafından imzalandığı tespit edilmiştir. Diğer taraftan sunulan belgelerde şirketin ortaklık oranlarını gösteren bir bilginin ve ortak Osman Bahadır Çelik’e ait T.C. kimlik numarasının yer almadığı anlaşılmıştır.

Bu doğrultuda yapılan inceleme neticesinde ihale üzerinde bırakılan iş ortaklığının özel ortağı Akşehir Bahadır Gıda Tarım Hayvancılık Temizlik San Tic. Ltd. Şti. tarafından teklif vermeye yetkili olduğuna ilişkin sunulan belgelerden şirketin ortaklık oranlarına ve ortak Osman Bahadır Çelik’e ait T.C. kimlik numarasına ulaşılamadığından sunulan belgelerin bu hali ile mevzuata uygun olmadığı sonucuna varılmıştır.

2) Başvuru sahibinin 2’nci iddiasına ilişkin olarak:

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Tekliflerin hazırlanması ve sunulması” başlıklı 30’uncu maddesinde “Teklif mektubu ve geçici teminat da dahil olmak üzere ihaleye katılabilme şartı olarak istenilen bütün belgeler bir zarfa konulur. Zarfın üzerine isteklinin adı, soyadı veya ticaret unvanı, tebligata esas açık adresi, teklifin hangi işe ait olduğu ve ihaleyi yapan idarenin açık adresi yazılır. Zarfın yapıştırılan yeri istekli tarafından imzalanır ve mühürlenir.

Teklif mektupları yazılı ve imzalı olarak sunulur. Teklif mektubunda ihale dokümanının tamamen okunup kabul edildiğinin belirtilmesi, teklif edilen bedelin rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılması, üzerinde kazıntı, silinti, düzeltme bulunmaması ve teklif mektubunun ad, soyad veya ticaret unvanı yazılmak suretiyle yetkili kişilerce imzalanmış olması zorunludur.  Mal alımı ihalelerinde, ihale dokümanında alternatif teklif verilebileceğine dair hüküm bulunması halinde, alternatif tekliflerde aynı şekilde hazırlanarak sunulur…” hükmü,

Aynı Kanun’un “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37’nci maddesinin ikinci fıkrasında “Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36 ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir. Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir…” hükmü,

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği “Başvuru ve teklif mektuplarının şekli” başlıklı 53’üncü maddesinde “(1) Başvuru ve teklif mektupları bu Yönetmeliğin ekinde yer alan standart formlar esas alınarak hazırlanır.

(2) Teklif mektubunun aşağıdaki şartları taşıması zorunludur:

a) Yazılı olması.

b) İhale dokümanının tamamen okunup kabul edildiğinin belirtilmesi.

c) Teklif edilen bedelin rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılması.

ç) Üzerinde kazıntı, silinti, düzeltme bulunmaması.

d) Türk vatandaşı gerçek kişilerin Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası, Türkiye’de faaliyet gösteren tüzel kişilerin vergi kimlik numarasının belirtilmesi.

e) Ad ve soyadı veya ticaret unvanı yazılmak suretiyle yetkili kişilerce imzalanmış olması.

…” hükmü yer almaktadır.

Yukarıda aktarılan mevzuat hükümlerinde isteklilerce teklif edilen bedellerin rakam ve yazı ile ayrı ayrı yazılmasının istenmesi ve bunlar arasındaki uyumsuzluğun teklifin geçerliğini etkileyen bir unsur olarak değerlendirilmesinin; rakamsal değerlerin yazımından kaynaklanan muhtemel okuma zorluk veya farklılıkların giderilmesi, sonradan üçüncü şahıslarca teklif üzerinde değişiklik veya düzeltme yapılmasının önlenmesi, istekli ile idare arasında doğması muhtemel anlaşmazlıkların önüne geçilmesi gibi amaçlara hizmet ettiği anlaşılmaktadır.

Uyuşmazlığa konu ihalede isteklilerin tekliflerini, iş kaleminin miktarı ile iş kalemi için teklif edilen birim fiyatın çarpımı sonucu bulunan toplam bedel üzerinden vermelerinin istenildiği, ihale üzerinde bırakılan istekliyle iş kaleminin miktarı ile iş kalemi için teklif edilen birim fiyatın çarpımı sonucu bulunan toplam bedel üzerinden teklif birim fiyat sözleşme imzalanacağı anlaşılmıştır.

İhale üzerinde bırakılan iş ortaklığı tarafından sunulan birim fiyat teklif mektubu incelendiğinde, teklif tutarının rakam ile “416.860,50 TL” şeklinde yazıldığı buna karşın yazı ile ifadede “60” sayısında “altm.”  şeklinde kısaltma yapılarak   “Dörtyüzonaltıbinsekizyüzaltm. Türk Lirası Elli Kuruş”  şeklinde yazıldığı, ayrıca birim fiyat teklif mektubu eki birim fiyat teklif cetvelinde de rakam ile 416.860,50 TL toplam teklif tutarının yazıldığı görülmüştür.

İhale üzerinde bırakılan iş ortaklığının vermiş olduğu toplam teklif tutarı 416.860,50 TL’nin yazı ile yazımında “60” sayısının “Altm.” olarak yazılmasının; teklif edilen bedeli anlaşılmaz kılmadığı, teklif edilen toplam tutarın tespiti konusunda herhangi bir tereddüt doğurmadığı, idare ile istekli arasında toplam teklif tutarı bağlamında herhangi bir uyuşmazlığın doğmasına sebebiyet verecek mahiyette olmadığı, ayrıca 416.860,50 TL toplam teklif tutarı bakımından birim fiyat teklif mektubu ile birim fiyat teklif cetveli arasında da herhangi bir uyumsuzluğun bulunmadığı ve ihale sonucunda ihale üzerinde bırakılan istekliyle teklif birim fiyat sözleşme imzalanacağı bir arada değerlendirildiğinde söz konusu hususun teklifin esasını etkileyecek bir unsur olmadığı anlaşılmış ve başvuru sahibinin iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.