İş deneyim belgesi fotokopi olarak sunulabilir mi?

Toplantı No

: 2017/061

Gündem No

: 71

Karar Tarihi

: 30.11.2017

Karar No

: 2017/UH.I-3232

BAŞVURU SAHİBİ:

Grand Paşa Turizm İnşaat Temizlik Sosyal Hizmetler Yemekçilik Tur Bilgisayar San. Tic. A.Ş.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Atatürk Üniversitesi Rektörlüğü Sağlık Araştırma ve Uygulama Merkez Müdürlüğü,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2017/432295 İhale Kayıt Numaralı “3 Yıllık Temizlik Hizmet Alımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Atatürk Üniversitesi Rektörlüğü Sağlık Araştırma ve Uygulama Merkez Müdürlüğü tarafından 26.09.2017 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “3 Yıllık Temizlik Hizmet Alımı” ihalesine ilişkin olarak Grand Paşa Turizm İnşaat Temizlik Sosyal Hizmetler Yemekçilik Tur Bilgisayar San. Tic. A.Ş.nin16.10.2017 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, başvurusu hakkında idare tarafından süresi içinde karar alınmaması üzerine, başvuru sahibince06.11.2017 tarih ve 60797 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan bilâ tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2017/2790 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, idarece, tekliflerinin teklifleri kapsamında sundukları iş deneyim belgesi ile Ticaret Sicili Gazetesi’nin fotokopi olduğu gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakılması işleminin mevzuata uygun olmadığı, şöyle ki;

Teklifleri kapsamında sunulan Ticaret Sicil Gazetesi’nin www.ticaretsicil.gov.tr üzerinden temin edilmek suretiyle sunulduğu, bu belgenin internet çıktısı olarak sunulabileceği, iş deneyim belgesine de EKAP üzerinden sorgulanmak suretiyle ulaşılabileceği, bu nedenle bahse konu belgelerin Kamu İhale Genel Tebliği’nde yer alan açıklamalara uygun olarak sunulduğu iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

İhale konusu işe ait İdari Şartname’nin “İhale konusu işe ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1.İhale konusu hizmetin;

a) Adı: 3 Yıllık Temizlik Hizmet Alımı

b) Miktarı ve Türü: Temizlik Hizmet Alımı (Hizmetin Süresi 36 Ay Olup 01/11/2017 Tarihinde İşe Başlanacak Ve 31/10/2020 Tarihinde Sona Erecektir. Hizmet 600 Kişi İle Yapılacaktır)

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

c) Yapılacağı yer: Atatürk Üniversitesi Araştırma Hastanesi Satın Alma Bürosu  …” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “Teklif ve sözleşme türü” başlıklı 19’uncu maddesinde “19.1. İstekliler tekliflerini, her bir iş kalemi için teklif edilen birim fiyatlarının miktarlarla çarpımı sonucu bulunan toplam bedel üzerinden birim fiyat şeklinde vereceklerdir. İhale sonucu, ihale üzerinde bırakılan istekliyle her bir iş kalemi için teklif edilen birim fiyatların miktarlarla çarpımı sonucu bulunan toplam bedel üzerinden birim fiyat sözleşme imzalanacaktır.” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “Kısmi teklif verilmesi” başlıklı 20’nci maddesinde “20.1. Bu ihalede işin tamamı için teklif verilecektir ...” düzenlemesi yer almaktadır.

Yukarıda aktarılan düzenlemelere göre başvuruya konu ihalenin adının “3 Yıllık Temizlik Hizmet Alımı” olduğu, söz konusu ihale sonucunda ihale üzerine bırakılan istekliyle birim fiyat sözleşme imzalanacağı anlaşılmış olup bu ihale kapsamında kısmi teklif verilmesine izin verilmediği görülmüştür.

İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgeler çerçevesinde başvuruya konu ihalenin süreci özetle şöyledir:

26.09.2017 tarihinde gerçekleştirilen ihaleye 15 istekli tarafından teklif verildiği, ihale komisyonu tarafından yapılan değerlendirme neticesinde 6 isteklinin teklifinin çeşitli gerekçeler ile değerlendirme dışı bırakıldığı, bir isteklinin teklifinin de aşırı düşük teklifine yönelik mevzuata uygun olarak yazılı açıklamada bulunulmadığı gerekçesiyle reddedildiği, ihalenin Bora Kurumsal Hiz. İnş. Tur. Gıda Mob. Taş. ve Tic. Ltd. Şti. üzerine bırakıldığı anlaşılmıştır.

Başvuru sahibinin iddiası temelde, idarece, tekliflerinin teklifleri kapsamında sundukları iş deneyim belgesi ile Ticaret Sicil Gazetesi’nin fotokopi olduğu gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakılması işleminin yerinde olmadığına ilişkindir.

Söz konusu iddia ile ilgili mevzuat hükümleri şöyledir:

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı 31’inci maddesinde “(1) Bu Yönetmeliğin uygulanmasında idareler; belgelerin aslını veya aslına uygunluğu Bu Yönetmeliğin uygulanmasında idareler; belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini isterler. Bu kapsamda sunulan fatura örnekleri de asıl olarak kabul edilir. Adaylar veya istekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale veya son başvuru tarihinden önce idare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şerh düşülen suretlerini başvuruları veya teklifleri kapsamında sunabilirler. Bu yönde yapılacak başvuruların, ihaleden önce idarenin ilgili birim yetkilisi veya bu hususta görevlendirilmiş personelince karşılanması zorunludur.

(2) Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile “ibraz edilenin aynıdır” veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmez. Ancak, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesinin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde, Gazete idaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca “aslının aynıdır” şeklinde onaylanarak verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri veya bunların noter onaylı suretleri de kabul edilir

…

(7) İhaleye katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin sunulan belgelerin, EKAP üzerinden veya kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden temin edilebilmesi ve teyidinin yapılabilmesi durumunda, bu belgeler için belgelerin sunuluş şekline ilişkin şartlar aranmaz.” hükmü,

Anılan Yönetmelik’in Hizmet Alım İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “İş bitirme belgelerinin EKAP üzerinden düzenlenmesi” başlıklı Ek 1’inci maddesinde “(1) İş bitirme belgesi düzenlemeye yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından 31/8/2014 tarihinden sonra düzenlenecek olan iş bitirme belgelerinin EKAP üzerinden düzenlenerek kayıt edilmesi zorunludur.

(2) İlanı veya duyurusu 31/8/2010 tarihinden sonra yapılan Kanun kapsamındaki ihalelere ilişkin olup EKAP’a kayıt edilmeden 1/9/2014 tarihine kadar düzenlenmiş bulunan iş bitirme belgelerinin asıllarının 1/7/2016 tarihine kadar belgeyi düzenleyen idareye teslim edilmesi ve EKAP üzerinden yeniden düzenlenerek kayıt edilmesi zorunludur. Bu durumda; EKAP üzerinden düzenlenen yeni belgeye, daha önce düzenlenen belgenin tarih ve sayısının da belirtildiği ve eski belgenin yerine verildiğine dair bir şerh düşülür ve eski belge dosyasında muhafaza edilir.

(3) Birinci ve ikinci fıkra uyarınca EKAP üzerinden kayıt edilme zorunluluğu getirilen iş bitirme belgeleri EKAP üzerinden kayıt edilmedikleri müddetçe ilanı veya duyurusu 1/7/2016 tarihinden sonra yapılan ihalelerde iş deneyimini tevsik için kullanılamaz.

(4) İlanı veya duyurusu 1/9/2014 tarihinden sonra yapılan ihalelerde, aday veya istekliler tarafından sunulan ve üzerinde EKAP kayıt numarası bulunan iş bitirme belgelerinin EKAP üzerinden sorgulanması zorunludur.” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı 8’inci maddesinde “… 8.1.1. İhaleye katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin belgelerin, EKAP üzerinden veya kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden temin edilebilmesi ve teyidinin yapılabilmesi durumunda, bu belgeler için belgelerin sunuluş şekline ilişkin şartlar aranmaz..

8.1.2. İhale üzerinde bırakılan istekli tarafından sözleşme imzalanmadan önce sunulması gereken belgelerden, EKAP üzerinden veya kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden temin edilebilen ve teyidi yapılabilenler için de belgelerin sunuluş şekline ilişkin şartlar aranmaz.

8.1.3. Aday veya isteklilerce 8.1.1 ve 8.1.2 nci maddeler kapsamında sunulan belgelere ilişkin olarak gerekli görülmesi durumunda, ihale komisyonu veya idare, ilgili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarından gerekli belge ve bilgileri isteyebilir …”açıklaması,

Anılan Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.7. Belgelerin sunuluş şekli:

7.7.1. İstekliler, yukarıda sayılan belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini vermek zorundadır. Ancak, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesinin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde Gazete idaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca "aslının aynıdır" şeklinde onaylanarak isteklilere verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri ile bunların noter onaylı suretleri de kabul edilecektir. İhaleye katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin sunulan belgelerin, EKAP üzerinden veya kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden temin edilebilmesi ve teyidinin yapılabilmesi durumunda, bu belgeler için belgelerin sunuluş şekline ilişkin şartlar aranmaz.

7.7.2. Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile "ibraz edilenin aynıdır" veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmeyecektir.

7.7.3. İstekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale tarihinden önce İdare tarafından "aslı idarece görülmüştür" veya bu anlama gelecek şekilde şerh düşülen suretlerini tekliflerine ekleyebilirler …” düzenlemesi yer almaktadır.

Kamu ihale mevzuatında istekliler tarafından ihaleye katılım amacıyla teklif dosyası kapsamında sunulan belgelerin taşıması gereken zorunlu şekil şartları öngörülmüştür. Belgelerin sunuluş şekline ilişkin düzenlemeler, Uygulama Yönetmelikleri ile tip şartnamelerin “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı maddelerinde yer almaktadır. Buna göre idarelerin; isteklilerden belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini istemesi gerektiği, bu durumda noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşımasının zorunlu olduğu, öte yandan isteklilerin de istenilen belgelerin aslı yerine ihale veya son başvuru tarihinden önce idare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şerh düşülen suretlerini teklifleri kapsamında sunabilecekleri hükme bağlanmıştır.

Yine belgelerin sunuluş şekline ilişkin olarak uygulama yönetmelikleri ile tip şartnamelerin yanı sıra Kamu İhale Genel Tebliği’nin 8’inci maddesinde de açıklamalar yer almaktadır. Buna göre ihaleye katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin belgelerin, EKAP üzerinden veya kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden temin edilebilmesi ve teyidinin yapılabilmesi durumunda, bu belgeler için belgelerin sunuluş şekline ilişkin şartların aranmayacağı belirtilmiştir.

Öte yandan ilgili uygulama yönetmeliklerinde iş deneyim belgelerinin EKAP üzerinden düzenlenmesine ilişkin hükümler bulunmaktadır. Bu bağlamda iş deneyim belgesi düzenlemeye yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından 31/8/2014 tarihinden sonra düzenlenecek olan iş deneyim belgeleri ve ilanı veya duyurusu 31/8/2010 tarihinden sonra yapılan Kanun kapsamındaki ihalelere ilişkin olup EKAP’a kayıt edilmeden 1/9/2014 tarihine kadar düzenlenmiş bulunan mevcut iş deneyim belgelerine ilişkin olarak EKAP üzerinden düzenlenerek kayıt edilmesi zorunluluğu getirilmiştir. Bu nedenle EKAP üzerinden düzenlenmesi veya kayıt edilerek yeniden düzenlenmesi zorunluluğu getirilen iş deneyim belgelerinin EKAP üzerinden kayıt edilmek suretiyle düzenlenmediği müddetçe ilanı veya duyurusu 1/7/2016 tarihinden sonra yapılan ihalelerde iş deneyimini tevsik amacıyla kullanılamayacağı belirtilmiştir.

Bu hususlar çerçevesinde başvuru sahibinin iddiası incelendiğinde;

a- Başvuru sahibi tarafından 13.07.2017 tarih ve 9366 sayılı ile 21.04.2015 tarih ve 8805 sayılı Ticaret Sicil Gazetelerinin ilgili sayfalarının sunulduğu görülmüş olup söz konusu Ticaret Sicil Gazeteleri, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesinin internet adresi olan “http://www.ticaretsicil.gov.tr” adresi üzerinden sorgulandığında, bu belgelerin teyidinin yapılabildiği anlaşılmıştır. Bu nedenle, kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden temin edilebilmesi ve teyidinin yapılabilmesi durumunda, bu belgeler için belgelerin sunuluş şekline ilişkin şartların aranmayacağı hükmü dikkate alındığında, başvuru sahibinin teklifinin, Ticaret Sicili Gazetesi’nin fotokopi olarak sunulduğu gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakılması işleminde mevzuata uyarlık görülmemiştir.

b- Başvuru sahibi tarafından iş deneyiminin tevsiki amacıyla sunulan belge incelendiğinde, anılan istekli adına İstanbul Teknik Üniversitesi tarafından “İstanbul Teknik Üniversitesi Ayazağa, Taşkışla, Gümüşsuyu, Maçka ve Tuzla Yerleşkeleri 01/07/2016-30/06/2017 (12 Ay) tarihleri arasında 285 kişi ile Bina ve Çevre Temizlik Hizmeti Alımı İşi, 2015/161850” işine ilişkin düzenlenen 03.08.2017 tarih ve 2015/161850-1367418-1-1-321 sayılı iş deneyim (yüklenici-iş bitirme) belgesinin sunulduğu, belge üzerinde idare yetkilisine ait isim, imza, unvan ile mührün bulunduğu görülmüştür. Öte yandan bahse konu belge, EKAP vasıtasıyla üzerindeki belge numarası esas alınmak suretiyle sorgulandığında, sunulan belgede yer alan bilgilerin, EKAP üzerinde kayıtlı belgede yer alan bilgiler ile uyumlu olduğu tespit edilmiştir.

Bu çerçevede, ihaleye katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin sunulan belgelerin, EKAP üzerinden temin edilebilmesi ve teyidinin yapılabilmesi durumunda, bu belgeler için belgelerin sunuluş şekline ilişkin şartların aranmayacağı hükmü dikkate alındığında, söz konusu belgenin EKAP’a kayıt edilerek düzenlendiği anlaşıldığından, başvuru sahibinin teklifinin, iş deneyim belgesinin fotokopi olduğu gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakılması işleminde mevzuata uyarlık görülmemiştir.

Yukarıda yer alan tespit ve değerlendirmeler neticesinde, idarece, başvuru sahibi Grand Paşa Turizm İnşaat Temizlik Sosyal Hizmetler Yemekçilik Tur Bilgisayar San. Tic. A.Ş.nin teklifinin iddiaya konu gerekçeler ile değerlendirme dışı bırakılması işleminde mevzuata uyarlık görülmemiştir.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, başvuru sahibi Grand Paşa Turizm İnşaat Temizlik Sosyal Hizmetler Yemekçilik Tur Bilgisayar San. Tic. A.Ş.nin teklifinin değerlendirmeye alınması ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

   Oybirliği ile karar verildi.