Aşırı düşük açıklamalarında, açıklama istenilen malzemelerin neler olduğunun net bir şekilde belirlenmesi gerektiği hakkında

Toplantı No

: 2017/057

Gündem No

: 81

Karar Tarihi

: 15.11.2017

Karar No

: 2017/UH.II-3091

BAŞVURU SAHİBİ:

Espar Altyapı ve Kanal Temizlik Sistemleri Anonim Şirketi,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Tekirdağ Su ve Kanalizasyon İdaresi Genel Müdürlüğü,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2017/398402 İhale Kayıt Numaralı “Tekirdağ Su ve Kanalizasyon İdaresi Genel Müdürlüğü Kombine Araçlar ile Kanal Temizleme ve Görüntüleme Hizmeti Alımı İşi” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Tekirdağ Su ve Kanalizasyon İdaresi Genel Müdürlüğü tarafından 11.09.2017 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Tekirdağ Su ve Kanalizasyon İdaresi Genel Müdürlüğü Kombine Araçlar İle Kanal Temizleme ve Görüntüleme Hizmeti Alımı İşi” ihalesine ilişkin olarak Espar Altyapı ve Kanal Temizlik Sistemleri Anonim Şirketinin 09.10.2017 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 18.10.2017 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 23.10.2017 tarih ve 58111 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2017/2644 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,

Başvuru sahibinin dilekçesinde özetle; Erdem Kardeşler Nak.ve Tic.Ltd.Şti ve Kardeşler Akaryakıt Ayakkabıcılık San.İç.ve Dış Tic. Ltd .Şti.nin sunduğu aşırı düşük teklif açıklamalarının mevzuata aykırı olduğu, şöyle ki,

1) Aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında ihale konusu işte çalışacak araçların giderlerinin (kombine temizleme aracı, görüntüleme aracı, su tankeri, frezeleme makinası, binek araç) tevsiki amacıyla sunulan fiyat tekliflerinin tüm giderleri kapsayacak şekilde olduğu, söz konusu fiyat tekliflerinde araçların maliyet bileşenleri olan kiralama bedeli, amortisman bedeli, yedek parça, bakım, onarım, akaryakıt,  zorunlu trafik sigortası, motorlu taşıtlar vergisi, egzoz ve muayene ücreti giderlerinin ayrı ayrı gösterilmediği ve söz konusu giderleri tevsik edici belgelere de yer verilmediği,

2) Aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında ihale konusu işte çalışacak araçların (kombine kanal temizlik aracı, su tankeri, kanal görüntüleme aracı, frezeleme makinası, binek araç) tüketeceği ortalama yakıt miktarına ilişkin açıklamasının Tebliğ'e uygun belgelere dayandırılmadığı, araçların tüketeceği ortalama yakıt miktarına ilişkin teknik bilgi ve tevsik edici belgeye yer verilmediği, ayrıca araçların yakıt tüketiminin neye göre hesaplandığına dair herhangi bir teknik bilgi ve belgeye yer verilmediği,

3) Aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında görüntüleme aracının tevsiki amacıyla sunulan fiyat tekliflerinde Teknik Şartname’de belirtilen fotoğraflı raporların hazırlanmasında kullanılacak DVD ortamındaki görüntülerin alınması ve bu işlemler için gerekli her türlü malzeme, işçilik, nakliye, kırtasiye, makine ve ekipman giderlerinin ayrı ayrı tevsik edilmediği, altyapı, üstyapı ve trafikte oluşacak hasarların tamiri ve tazmini ile ilgili maliyet verilerine ilişkin belgelendirilme yapılmadığı, ayrıca görüntüleme pozunda belirtilen dalgıç pompanın kiralama veya amortisman maliyeti, yedek parça, bakım onarım maliyet giderlerinin tevsik edilmesi gerektiği, ayrıca söz konusu aracın harcayacağı yakıt tüketiminin neye göre hesaplandığına dair herhangi bir teknik bilgi ve belgeye yer verilmesi gerektiği,

4) Aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında sunulan fiyat tekliflerinde teklif sahibinin teklife konu alanda faaliyet göstermesi gerektiği, söz konusu fiyat tekliflerinin yetkili meslek mensubu tarafından imzalanmadığı ve söz konusu fiyat tekliflerinin üzerinde meslek mensubu tarafından yazılması gereken ibarenin bulunmadığı, ayrıca söz konusu fiyat tekliflerine dayanak teşkil eden EK-O.5, EK-O.6 maliyet/satış tutarı tespit tutanağının hangi geçici vergi beyannamesi dönemine ait olduğunun ve söz konusu fiyat teklifine uygunluğunun incelenmesi gerektiği,

5) Aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında akaryakıt giderinin tevsiki amacıyla sunulan akaryakıt fiyatı için Tekirdağ ili için EPDK tarafından il bazında günlük olarak yayımlanan ihale ilan tarihi ile ihale tarihi arasındaki bir tarihteki akaryakıt fiyatının kullanılmadığı,

6) Aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında Teknik Şartname’nin 14’üncü maddesinde istenilen personele ait aylık maliyetini, total station veya GPS takımı maliyetini tevsik edici belgelerine yer verilmediği,

7) Aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında Teknik Şartname’nin 9’uncu maddesinde

belirtilen İşçi sağlığı ve İş Güvenliği malzemeleri maliyeti ile tüm araçların üçüncü şahıslardan meydana gelecek zararlara karşı (malları dahil) yapılacak sigorta giderinin tevsik edilmesi gerektiği,

8) Aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında Teknik Şartname’nin 5’inci maddesinde yer alan ihale konusu işte çalışacak araçlara yapılacak logoya ait giderin tevsik edilmesi gerektiği,

9) Aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında Teknik Şartname’nin 14’üncü maddesinde idarenin istediği takdirde ekip sayısını artırabileceğinin düzenlendiği, bu durumda anılan istekliler tarafından bu gidere ilişkin tevsik edici belgeye yer verilmesi gerektiği, bu itibarla Erdem Kardeşler Nak. ve Tic. Ltd. Şti ve Kardeşler Akaryakıt Ayakkabıcılık San.İç.ve Dış Tic. Ltd. Şti. firmasının sunmuş olduğu aşırı düşük sorgulaması açıklamalarının mevzuata uygun olmadığından tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

 Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

Başvuru sahibinin itirazen şikâyet dilekçesinde bahse konu ihalenin hangi kısımlarına şikâyette bulunduğu belirtilmemekle birlikte, söz konusu ihalenin kesinleşen ihale komisyonu kararına göre 1’nci kısımlarına teklif verdiği anlaşılmış olup, başvuru sahibinin teklif verdiği kısma yönelik yapılan inceleme aşağıdaki gibidir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde “İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

            b)  Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

           c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

            gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

Kurum, ihale konusu işin türü, niteliği ve yaklaşık maliyeti ile ihale edilme usulüne göre aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değerler ve sorgulama kriterleri belirlemeye, ihalenin bu maddede öngörülen açıklama istenilmeksizin sonuçlandırılabilmesine, ayrıca yaklaşık maliyeti 8’inci maddede öngörülen eşik değerlerin yarısına kadar olan hizmet alımları ile yapım işleri ihalelerinde sınır değerin altında olan tekliflerin bu maddede öngörülen açıklama istenilmeksizin reddedilmesine ilişkin düzenlemeler yapmaya yetkilidir. İhale komisyonu bu maddenin uygulanmasında Kurum tarafından yapılan düzenlemeleri esas alır.” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer tespiti ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde “79.1. Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinde kar hariç yaklaşık maliyet tutarı; personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alımı ihalelerinde ise yaklaşık maliyetin 1,30 sayısına bölünmesinden elde edilen tutar sınır değer olarak kabul edilir.

79.2. İhale ilanında ve dokümanında teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden açıklama isteneceği belirtilen hizmet alımı ihalelerinde, aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında aşağıdaki düzenlemelere göre işlem tesis edilmesi gerekmektedir.  

79.2.1. Aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesi zorunludur. Aşırı düşük teklif açıklaması sunulması için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere uygun bir süre verilir.”  açıklamaları yer almaktadır.

İdari Şartname’nin “İhale konusu işe ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu hizmetin;

a) Adı: Tekirdağ Su ve Kanalizasyon İdaresi Genel Müdürlüğü Kombine Araçlar İle Kanal Temizleme ve Görüntüleme Hizmeti Alımı İşi

b) Miktarı ve türü:

2 Kısım 8 Kalem Hizmet Alımı İşi

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

c) Yapılacağı yer: Tekirdağ Su ve Kanalizasyon İdaresi Genel Müdürlüğü ve Bağlı 11 İlçe Şube Müdürlükleri

ç) Bu bent boş bırakılmıştır.” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “Kısmi teklif verilmesi” başlıklı 20’uncu maddesinde “20.1. Bu ihalede kısmi teklif verilebilir.

20.2. Kısmi teklife ilişkin açıklamalar

20.2.1. İstekliler teklif cetvelinde bulunan 1. kısım, 2. kısım yada her iki kısma birden teklif verebilirler. Teklifler değerlendirilirken kısım toplamları dikkate alınacaktır. Tekliflerin hazırlanmasına ilişkin T çarpanları katsayıları ile birlikte teklif cetvelinde belirtilmiş olup, teklifler bu çarpanlara göre hazırlanacaktır. “düzenlemesi,

İdari Şartname’nin “Teklif fiyata dahil olan giderler” başlıklı 25’inci maddesinde “25.1. ilgili mevzuatı gereğince yapılacak, ulaşım, sigorta, vergi, resim ve harç gibi her türlü gider, iş sağlığı ve güvenliği hükümlerinin yerine getirilmesi kapsamında oluşan giderler, giyim giderleri, araç bakım onarım ve amortisman giderleri, araç takip sistemi giderleri, iş sağlığı güvenliği kapsamında kullanılacak makine ve teçhizatların bakım-onarım ve amortisman giderleri teklif fiyata dahildir.

25.2. 25.1. maddesinde yer alan gider kalemlerinde artış olması ya da benzeri yeni gider kalemlerinin oluşması hallerinde, teklif edilen fiyatın bu tür artış ya da farkları karşılayacak payı içerdiği kabul edilir. Yüklenici, bu artış ve farkları ileri sürerek herhangi bir hak talebinde bulunamaz.

25.3. Teklif fiyata dahil olan diğer giderler aşağıda belirtilmiştir:

25.3.1.

ilgili mevzuatı gereğince yapılacak, ulaşım, sigorta, vergi, resim ve harç gibi her türlü gider, iş sağlığı ve güvenliği hükümlerinin yerine getirilmesi kapsamında oluşan giderler, giyim giderleri, araç bakım onarım ve amortisman giderleri, araç takip sistemi giderleri, iş sağlığı güvenliği kapsamında kullanılacak makine ve teçhizatların bakım-onarım ve amortisman giderleri 

25.4. Sözleşme konusu işin bedelinin ödenmesi aşamasında doğacak Katma Değer Vergisi (KDV), ilgili mevzuatı çerçevesinde İdare tarafından yükleniciye ayrıca ödenir.

25.5. Bu madde boş bırakılmıştır. ” düzenlemesi yer almaktadır.

İhale dokümanı kapsamında bulunan birim fiyat teklif cetveli aşağıdaki şekilde düzenlenmiştir.

1. Kısım Ø 600 Çapa Kadar (Ø600 Dahil)

İhale işlem dosyası kapsamında yapılan incelenmeden, başvuruya konu ihalenin Tekirdağ Su ve Kanalizasyon İdaresi Genel Müdürlüğü tarafından 11.09.2017 tarihinde açık ihale usulüyle gerçekleştirilen “Kombine Araçlar İle Kanal Temizleme ve Görüntüleme Hizmeti Alımı İşi” olduğu, 27.09.2017 tarihinde alınan kesinleşen ihale komisyonu kararına göre ihalenin 1’inci kısmına başvuru sahibi istekli tarafından teklif verildiği, sınır değerin 879.860,00 TL olduğu, ihale komisyonu tarafından sınır değer altında kalan 6 istekliden aşırı düşük teklif açıklaması istenildiği, Kanalize İnş. Tic. Ltd. Şti., Doğsan İnş.Taah. Turizm .Tic. San. Ltd. Şti., Baytaş İnşaat Müh. Tes. San. ve Tic. Ltd. Şti. ve Pam inş. Turz. Ltd. Şti.nin tekliflerinin aşırı düşük teklif açıklaması sunmadığı gerekçesiyle reddedildiği, ihalenin1’inci kısmında aşırı düşük açıklaması uygun bulunan Erdem Kardeşler Nak. ve Tic. Ltd. Şti.nin ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi olarak belirlendiği ve ihalenin üzerinde bırakıldığı, aşırı düşük teklif açıklaması uygun bulunan ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibinin ise Kardeşler Akaryakıt Ayakkabıcılık San. İç ve Dış Tic.Ltd.Şti. olduğu görülmüştür.

İdarece 12.09.2017 tarihinde sınır değer altında kaldığı tespit edilen 6 istekliye gönderilen aşırı düşük teklif sorgulama yazısında “Tekirdağ Su ve Kanalizasyon İdaresi Genel Müdürlüğü Kombine Araçlar ile Kanal Temizleme ve Görüntüleme Hizmeti Alımı İşine ilişkin vermiş olduğunuz teklifinizin 1.Kısımı yaklaşık maliyetimize göre aşırı düşük bulunduğu için teklifte önemli olan bileşenlerinizi (Personel Gideri, Oluşturulacak Ekiplerin Kullanacağı Araç Maliyeti, Araç Yakıt Maliyeti ve Kullanılacak Malzeme Maliyeti) dayanaklarıyla birlikte 15.09.2017 tarihi mesai bitimine kadar idaremize ulaştırmanız hususunda;

Bilgilerinizi ve gereğini rica ederim.”  ifadelerine yer verildiği görülmüştür.

İdarece teklifi sınır değer altında kalan isteklilere gönderilen aşırı düşük teklif sorgulama yazısında, teklifinin sınır değerin altında kalmasına neden olan maliyet bileşenlerine ilişkin olarak açıklayıcı belgelerin idareye sunulmasının istenildiği, ancak söz konusu yazıda teklifi oluşturan ve ayrıntılı açıklama istenilen önemli maliyet bileşenlerine detaylandırılmadan yer verildiği görülmüştür.

İdareler tarafından ihalede sınır değerin altında kalan isteklilerden aşırı düşük teklif açıklaması istenilip aşırı düşük teklif açıklamaları değerlendirildikten sonra ihale sonuçlandırılacağına ilişkin düzenleme yapılması halinde, aşırı düşük teklif sorgulama yazısında Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.2.1’inci maddesi uyarınca teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenlerin belirlenerek söz konusu teklif bileşenlerine ilişkin olarak ayrıntılı açıklama istemeleri ve belirlenen teklif bileşenlerinin bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde olması gerekmektedir.

Yapılan inceleme ve değerlendirme neticesinde idarenin 12.09.2017 tarihli aşırı düşük teklif sorgulama yazısında açıklama istenen bileşenlerden “Kullanılacak Malzeme” giderlerinin genel bir başlık halinde belirlendiği, malzeme ibaresi altında herhangi bir belirlemenin yapılmadığı, Teknik Şartname’de çalışma ikaz ve kurtarma araç gereçleri ile ekipman listesi başlıklarıyla iş kapsamında kullanılacak alet ekipmanların belirlendiği ancak kullanılacak malzemelere ilişkin herhangi bir belirleme yapılmadığı görülmüştür.

Yapılan bu tespit neticesinde idarece hazırlanan aşırı düşük teklif sorgulama yazısında ihale konusu işin niteliği dikkate alınarak belirlenmesi gereken önemli teklif bileşenlerinin detaylı olarak belirtilmeden genel ifadelere yer verilerek belirlenmesinin isteklileri hangi giderlere ilişkin açıklama sunmaları gerektiği noktasında tereddüde düşürebileceği ve sunulan açıklamaların da sağlıklı değerlendirilmesini engelleyeceği anlaşılmıştır.

Bu bağlamda aşırı düşük teklif açıklaması sunan isteklilerin açıklamalarına bakıldığında ise;

İhale üzerinde bırakılan istekli tarafından iş kapsamında kullanılacak malzemelerle ilgili olarak GPS dalgıç pompa için açıklama yapıldığı, Teknik Şartname’de araçlar listesinde yer verilen alet ekipman olarak belirtilen malzemelerin açıklanmadığı, aşırı düşük teklif açıklaması sunan, açıklaması uygun bulunarak ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi olarak belirlenen istekli tarafından ise kullanılacak malzemelerle ilgili herhangi açıklama sunulmadığı tespit edilmiştir.

Sunulan açıklamalardaki çelişkilerin idare tarafından belirlenen önemli teklif bileşenlerinin açık ve net bir şekilde belirtilmemesinden kaynaklandığı anlaşılmış olup,  teklifi aşırı düşük olarak belirlenen isteklilere gönderilen açıklama isteme yazısında Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.2.1’inci maddesi uyarınca önemli teklif bileşenlerinin tereddüde mahal bırakmayacak şekilde belirlenerek aşırı düşük teklif sorgulamasının ve değerlendirmesinin yeniden yapılması gerektiği sonucuna varılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden idare tarafından tereddüde mahal bırakmayacak şekilde önemli teklif bileşenlerinin belirtilerek teklifi sınır değer altında kalan isteklilerden yeniden aşırı düşük teklif açıklaması istenilmesi ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

   Oybirliği ile karar verildi