İdarece teklif geçerlilik ve geçici teminat sürelerinin uzatılması istendiği bir halde teklif geçerlilik süresinin uzatılıp, geçici teminat süresinin uzatılmaması ihaleden elenme nedeni midir?

TOPLANTIYA KATILAN ÜYELER:    

Başkan: Hamdi GÜLEÇ

Üyeler: II. Başkan Şinasi CANDAN, Osman DURU, Erol ÖZ, Köksal SARINCA, Dr. Ahmet İhsan ŞATIR, Hasan KOCAGÖZ, Mehmet ATASEVER, Oğuzhan YILDIZ

BAŞVURU SAHİBİ:

Barla Peyzaj Tem. İnş. Oto Kiralama Nak. Gıda Turz. San. ve Tic. Ltd. Şti. - Marmara Bilişim Tem. Medikal ve Yemek Üretim Hiz. Taah. San. ve Tic. Ltd. Şti. Ortak Girişimi,

Huzurevleri Mahallesi 77155 Sokak No: 6 Necmiye Hanım Apt. Kat: 1 D: 1 Çukurova/ADANA

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Odunpazarı Belediye Başkanlığı,

Yenidoğan Mah. Çamkoru Sok. No: 4 26000 Odunpazarı/ESKİŞEHİR

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2016/27963 İhale Kayıt Numaralı “Kent İçi Temizlik Hizmetleri, Çöp Toplama ve Nakli, Cadde ve Sokakların El ve Makine ile Temizletilmesi, Genel Çevre Temizlik Hizmeti Alımı İşi” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Odunpazarı Belediye Başkanlığı tarafından 21.03.2016 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Kent İçi Temizlik Hizmetleri, Çöp Toplama ve Nakli, Cadde ve Sokakların El ve Makine ile Temizletilmesi, Genel Çevre Temizlik Hizmeti Alımı İşi” ihalesine ilişkin olarak Barla Peyzaj Tem. İnş. Oto Kiralama Nak. Gıda Turz. San. ve Tic. Ltd. Şti. - Marmara Bilişim Tem. Medikal ve Yemek Üretim Hiz. Taah. San. ve Tic. Ltd. Şti. Ortak Girişiminin 24.08.2016 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 26.08.2016 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 29.08.2016 tarih ve 49718 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 29.08.2016 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2016/2013 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,

1) İdare tarafından teklif geçerlik süresi ile bu doğrultuda geçici teminat mektuplarına ilişkin süre uzatım talebinin taraflarına yazılı olarak değil şifahen bildirildiği, ayrıca iade aldıkları geçici teminat mektubunun süre uzatımı için verilen sürenin dar olması ve yetkili banka müdürlüğünden bu kısa süreçte cevap gelemeyecek olması sebebiyle idarenin talebini yerine getirmelerinin imkânsız olduğu, kaldı ki Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 65’inci maddesinin beşinci fıkrası uyarınca ihale süreci sonuçlandırılmadan önce istekliler tarafından talep edilse dahi geçici teminatların iade edilmesinin mümkün olmadığı, bu nedenle henüz ihale süreci tamamlanmadığından idare tarafından geçici teminat mektuplarının iade edilmesinin mevzuata aykırılık teşkil ettiği ve ihalenin iptal edilmesi gerektiği,

2) Anılan istekli tarafından kendi malı olan araçlara ilişkin sunulan tüm belgeler ile iş deneyim belgesinin araştırılması ve sunulan bilgi/belgelerde hata, eksiklik, yanıltıcı unsurlar bulunması halinde anılan isteklinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği,

Bununla birlikte Ortem Temizlik İnş. Taah. Hafriyat Nak. Müh. Müş. Turz. Mad. Tic. ve San. A.Ş.nin teklif dosyası kapsamında sunmuş olduğu kendi malı olduğunu gösteren ruhsatlar doğrultusunda teknik kriterlere yönelik üst ekipmana ait araçlar için TSE onaylı, sunulan araç şasi numarasını içeren uygunluk belgelerinin kontrol edilmesi gerektiği, sunulan üst yapı belgesinin üst yapı firmasından imal, tadil ve montajının yapıldığının teyit edilmesi gerektiği, ayrıca Teknik Şartname’nin 4’üncü maddesinde kendi malı olması istenen 20 m³’lük yer altı ve yer üstü çöp konteyner toplama aracının 20 m³ olup olmadığının ve ihale tarihinde böyle bir aracın üst yapısıyla birlikte var olup olmadığının kontrol edilmesi gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

1) Başvuru sahibinin 1’inci iddiasına ilişkin olarak:

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Tekliflerin geçerlilik süresi” başlıklı 32’nci maddesinde “Tekliflerin geçerlilik süresi ihale dokümanında belirtilir. İdarece ihtiyaç duyulması halinde bu süre, teklif ve sözleşme koşulları değiştirilmemek ve isteklinin kabulü kaydıyla, en fazla  ihale dokümanında belirtilen teklif geçerlilik süresi kadar uzatılabilir.” hükmü,

Anılan Kanun’un “Teminat Olarak Kabul Edilecek Değerler” başlıklı 34’üncü maddesinin beşinci fıkrasında “İhale üzerinde kalan istekli ile ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi istekliye ait teminat mektupları ihaleden sonra saymanlık ya da muhasebe müdürlüklerine teslim edilir. Diğer isteklilere ait teminatlar ise hemen iade edilir. İhale üzerinde kalan istekli ile sözleşme imzalanması halinde, ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibine ait teminat sözleşme imzalandıktan hemen sonra iade edilir.” hükmü,

Aynı Kanun’un “Teminat mektupları” başlıklı 35’inci maddesinde “Bu Kanun kapsamında verilecek teminat mektuplarının kapsam ve şeklini tespite Kamu İhale Kurumu yetkilidir.

32 nci maddeye göre belirlenen tekliflerin geçerlilik süresinden en az otuz gün fazla süreli olmak kaydıyla, geçici teminat mektuplarında süre belirtilir. Teklif geçerlilik süresinin uzatılması halinde, geçici teminat mektuplarının süresi de aynı süre ile uzatılır. Kesin teminat mektuplarının süresi ihale konusu işin bitiş tarihi dikkate alınmak suretiyle idare tarafından belirlenir.

İlgili mevzuatına aykırı olarak düzenlenmiş teminat mektupları kabul edilmez.” hükmü,

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “İhalenin karara bağlanması ve onaylanması” başlıklı 65’inci maddesinde “(1) Yapılan değerlendirme sonucu ihale ekonomik açıdan en avantajlı teklifi veren isteklinin üzerinde bırakılır ve ihale komisyonunca alınan gerekçeli karar ihale yetkilisinin onayına sunulur.

…

(3) İhale yetkilisi, karar tarihini izleyen en geç beş iş günü içinde ihale kararını onaylar veya gerekçesini açıkça belirtmek suretiyle iptal eder.

(4) İhale; kararın onaylanması halinde geçerli, iptal edilmesi halinde ise hükümsüz sayılır.

(5) Geçici teminat hariç aday ve isteklilerce verilen teklif ve başvuru belgeleri ihale sonuçlandıktan sonra iade edilmez. Ancak, teklif veya başvuru kapsamında idareye verilen asıl belgeler ile noter onaylı suret belgeler, aday veya isteklinin talebi halinde kendisine iade edilir. Bu durumda, iade edilen asıl veya noter onaylı suret belgelerin idarece onaylı bir suretinin ihale işlem dosyasında muhafazası zorunludur.

(6) Türk Lirası dışındaki geçici teminat olarak kabul edilen değerlerin isteklilere iadesi sırasında, teminat değerlerine ilişkin belgenin aslına uygunluğu idarece onaylı bir sureti ihale işlem dosyasında muhafaza edilir.” hükmü yer almaktadır.

İdari Şartname’nin “Tekliflerin geçerlilik süresi” başlıklı 24’üncü maddesinde “24.1. Tekliflerin geçerlilik süresi, ihale tarihinden itibaren 90 (doksan) takvim günüdür.

24.2. İhtiyaç duyulması halinde, teklif geçerlilik süresinin en fazla yukarıda belirlenen süre kadar uzatılması istekliden talep edilebilir. İstekli, İdarenin bu talebini kabul veya reddedebilir. İdarenin teklif geçerlilik süresinin uzatılması talebini reddeden isteklinin geçici teminatı iade edilir.

24.3. Teklifinin geçerlilik süresini uzatan istekli, teklif ve sözleşme koşullarını değiştirmeden, geçici teminatını kabul ettiği yeni teklif geçerlilik süresi ile geçici teminata ilişkin hükümlere uygun hale getirir.

24.4. Bu konudaki istek ve cevaplar yazılı olacaktır.” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “Geçici teminat” başlıklı 26’ncı maddesinde “26.1. İstekliler teklif ettikleri bedelin % 3'ünden az olmamak üzere kendi belirleyecekleri tutarda geçici teminat vereceklerdir. Teklif edilen bedelin % 3'ünden az oranda geçici teminat veren isteklinin teklifi değerlendirme dışı bırakılır.

26.2. İsteklinin ortak girişim olması halinde toplam geçici teminat miktarı, ortaklık oranına veya işin uzmanlık gerektiren kısımlarına verilen teklif tutarlarına bakılmaksızın ortaklardan biri veya birkaçı tarafından karşılanabilir.

26.3. Geçici teminat olarak sunulan teminat mektuplarında geçerlilik tarihi belirtilmelidir. Bu tarih, 18.07.2016 tarihinden önce olmamak üzere istekli tarafından belirlenir.

26.4. Kabul edilebilir bir geçici teminat ile birlikte verilmeyen teklifler, istenilen katılma şartlarının sağlanamadığı gerekçesiyle İdare tarafından değerlendirme dışı bırakılacaktır.” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “Geçici  teminatın iadesi ” başlıklı 29’uncu maddesinde “29.1. İhale üzerinde kalan istekli ile ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi istekliye ait teminat mektupları, ihaleden sonra Saymanlık ya da Muhasebe Müdürlüklerine teslim edilir. Diğer isteklilere ait teminatlar ise hemen iade edilir.

29.2. İhale üzerinde bırakılan isteklinin geçici teminatı ise gerekli kesin teminatın verilip sözleşmeyi imzalaması halinde iade edilir.

29.3. İhale üzerinde bırakılan istekli ile sözleşme imzalanması halinde, ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibine ait teminat, sözleşme imzalandıktan hemen sonra iade edilir.” düzenlemesi yer almaktadır.

Şikâyete konu ihalenin Odunpazarı Belediye Başkanlığı tarafından yapılan “Kent İçi Temizlik Hizmetleri, Çöp Toplama ve Nakli, Cadde ve Sokakların El ve Makine İle Temizletilmesi, Genel Çevre Temizlik Hizmeti Alımı İşi”  olduğu, söz konusu ihalenin 21.03.2016 tarihinde birim fiyat teklif alınmak suretiyle gerçekleştirildiği,

Başvuruya konu ihalede 15 adet doküman satın alındığı, ihaleye beş isteklinin katıldığı,  bir isteklinin teklifinin İdari Şartname'nin 7.5.2’nci maddesi gereğince “kendi malı olması istenen araçların kendisine ait olmadığının tespit edildiği” gerekçesiyle, bir isteklinin teklifinin ise “geçici teminat mektubu, banka referans mektubu ve kendi malı olması istenen araçlara ilişkin tevsik edici belgelerin sunulmadığı” gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı, ihaleye teklif veren isteklilerden Mavi Yeşil Turizm Gıda İnşaat Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi - Boğaziçi Atık Yönetimi Temizlik Taşımacılık Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi İş Ortaklığının teklifinin ise sınır değerin altında kaldığı tespit edildiği, anılan isteklinin 24.03.2016 tarihli ve E.10676 sayılı yazı ile aşırı düşük teklif sorgulamasına tabi tutulduğu, 11.04.2016 tarihli ihale komisyon kararı ile idarece sunulan aşırı düşük teklif açıklaması uygun bulunarak ihalenin neticelendirildiği ve ihalenin Mavi Yeşil Turizm Gıda İnşaat Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi - Boğaziçi Atık Yönetimi Temizlik Taşımacılık Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi İş Ortaklığının üzerinde bırakıldığı,

Bunun üzerine Ortem Tem. İnş. Taah. Hafr. Nakl. Müh. Müş. Tic. ve San. A.Ş. tarafından ihale komisyonu kararına yönelik 19.04.2016 tarih ve 24352 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulduğu, başvuru üzerine alınan 11.05.2016 tarihli ve 2016/UH.II-1251 sayılı Kurul kararı ile Mavi Yeşil Turizm Gıda İnşaat Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi - Boğaziçi Atık Yönetimi Temizlik Taşımacılık Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi İş Ortaklığının aşırı düşük teklif açıklamaları mevzuata uygun bulunmayarak teklifinin değerlendirme dışı bırakılması yönünde düzeltici işlem belirlenmesine karar verildiği,

Sonraki süreçte mevcut ihalenin 26.05.2016 tarihli E-10767 sayılı ikinci ihale komisyonu kararı ile “ihalede rekabet ortamının sağlanmadığı, bütçe aşımı ve ödenek yetersizliği ile 20 m³’lük yer altı ve yer üstü çöp konteyneri toplama aracının, saha uygulamalarında cadde ve sokak yapısına göre hacim olarak büyük olması, fonksiyonel olmadığı, Odunpazarı ilçesi tarihi bölgeleri ve dar sokaklarda kullanılması planlanan 150 adet yer altı ve yer üstü çöp konteynerlerinin atıl yatırıma dönüştürüleceği, ekonomik olmayacağı, bu aracın yerine 10-15 m3’lük yer altı ve yer üstü çöp konteyneri toplama aracının kullanılmasının uygun olacağının Temizlik İşleri Müdürlüğü Kontrol teşkilatı tarafından rapor edildiği, bu rapora istinaden ihalenin yenilenerek araç tiplerinin sokak ve cadde yapısına göre tekrar belirlenmesi gerektiği” gerekçeleriyle iptal edildiği ve aynı tarihte ihalenin iptali kararının EKAP üzerinden isteklilere tebliğ edildiği,

İhalenin iptal edilmesi kararı üzerine yine aynı istekli Ortem Tem. İnş. Taah. Hafr. Nakl. Müh. Müş. Tic. ve San. A.Ş. tarafından 30.05.2016 tarihinde 11.05.2016 tarih ve 2016/UH.II-1251 sayılı Kurul kararının idarece uygulanmadığı ve ihalenin iptal gerekçelerinin yerinde olmadığına yönelik itirazen şikayet başvurusunda bulunulduğu, bahse konu başvuruya ilişkin 15.06.2016 tarihli ve 2016/UH.II-1584 sayılı Kurul kararı ile idare tarafından alınan ihalenin iptal edilmesi işleminin yerinde olmadığı sonucuna varılarak ihalenin iptali kararının iptaline karar verildiği, dolayısıyla idarece ihale sürecine devam edildiği,

Bu itibarla ihale sürecinin uzaması sebebiyle idarece EKAP üzerinden gönderilen 11.08.2016 tarihli ve E. 21472 ve 21473 sayılı yazılarla “…Teklif geçerlik sürenizin, bildirimin tarafınıza tebliğ edildiği tarihi izleyen günden itibaren geçerli olmak üzere  en az 90 takvim günü uzatıldığını ve geçici teminat mektubunun, teminata ilişkin hükümlere uygun hale getirilmiş olması gereklidir.15.08.2016 pazartesi mesai saati sonuna kadar tarafımıza kabul/red olarak bilgi ve belgelerin sunulması gereklidir...” ifadelerine yer verilerek ihaleye teklif veren isteklilerden teklif geçerlilik sürelerinin uzatılmasının ve geçici teminat mektuplarının uygun hale getirilmesinin talep edildiği,

Başvuru sahibinin 12.08.2016 tarihli cevap yazısı ile “2016/27963 İKN’li Kent İçi Temizlik Hizmetleri, Çöp Toplama ve Nakli, Cadde ve Sokakların El ve Makine ile Temizletilmesi, Genel Çevre Temizlik Hizmeti Alımı İşi için vermiş olduğumuz teklif mektubumuzun süresini 90 gün uzatmayı kabul ediyoruz.”  ifadelerine yer vermek suretiyle teklif geçerlilik süresini 90 gün süreyle uzatmayı kabul ettiği, ancak uzatılan teklif geçerlilik süresine uygun şekilde geçici teminat mektubunu sunmadığı, bu itibarla anılan isteklinin teklifinin “geçici teminat mektubunun teklif geçerlilik süresine uyarlı hale getirilmemesi” gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı anlaşılmıştır.

Yukarıda aktarılan mevzuat hükümleri ve düzenlemelerinden, teklif ve sözleşme koşulları değiştirilmemek ve isteklinin kabulü kaydıyla teklif geçerlilik süresinin en fazla  ihale dokümanında belirtilen teklif geçerlilik süresi kadar uzatılabileceği, teklif geçerlilik süresinin uzatılması halinde geçici teminat mektuplarının da yeni teklif geçerlilik süresi ile geçici teminata ilişkin hükümlere uygun hale getirilmesi gerektiği, ayrıca ihale üzerinde kalan istekli ile ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi istekliye ait teminatlar hariç, diğer bütün isteklilerin teminatlarının ihale süreci içerisinde herhangi bir anda değil, “ihale kararından” sonra iade edileceği anlaşılmaktadır.

Bununla birlikte benzer şekilde ihalenin iptal edilmesine yönelik ihale kararının ardından geçici teminat mektuplarının hemen iade edildiği durumlarda idareye şikâyet ve Kamu İhale Kurumuna itirazen şikâyet gibi durumların sonucuna göre iade edilen geçici teminat mektuplarının tekrar istenilmesinde mevzuat açısından bir engel bulunmadığı, bu bağlamda ihalenin iptal edilmesi kararının Kurumca yerinde bulunmayarak ihalenin devam etmesi üzerine isteklilerce geçici teminat mektuplarının yenilenmesi gerektiği açıktır.

İncelemeye konu ihalede yukarıda aktarıldığı üzere şikâyet başvurularında bulunulması nedeniyle ihale sürecinin uzadığı, bu süreçte aynı zamanda 26.05.2016 tarihinde ihalenin iptal edildiğinin de anlaşıldığı, bu sebeple ihaleye katılan isteklilere geçici teminat mektuplarının iade edildiği, nitekim başvuru sahibi tarafından da idareye 26.05.2016 tarihli ve sayılı yazı ile başvuruda bulunulduğu, kargoda oluşabilecek tüm olumsuzlukların firmalarının sorumluluğunda olduğu belirtilerek geçici teminat mektuplarının kargo yoluyla firmalarına iade edilmesinin talep edildiği, bu itibarla idarece teminat mektubunun anılan istekliye iade edildiği görülmüştür.

Ancak ihalenin iptali kararına karşı itirazen şikâyet başvurusunda bulunulması üzerine ihalenin iptali kararının yerinde bulunmayarak Kurul kararı doğrultusunda ihale sürecine devam edildiği ve idarece teklif geçerlilik sürelerinin uzatılmasının ve geçici teminat mektuplarının uygun hale getirilmesinin talep edildiği, bu çerçevede mevzuat uyarınca teklif geçerlilik süresinin uzatılması halinde geçici teminat mektuplarının da yeni teklif geçerlilik süresi ile geçici teminata ilişkin hükümlere uygun hale getirilmesi gerektiğinden anılan istekli tarafından teklif geçerlik süresinin uzatıldığının kabul edilmesine rağmen geçici teminat mektubunun uygun hale getirilmemesinin mevzuata aykırılık teşkil ettiği anlaşılmıştır.

Ayrıca anılan istekli tarafından geçici teminat mektubunun süre uzatımı için verilen sürenin dar olduğu iddiasında da bulunulduğu, bu hususa yönelik idarece 11.08.2016 tarihinde (Perşembe günü), saat 15.33’te EKAP üzerinden gönderilen yazılar ile teklif geçerlilik süresinin uzatılması ile bu süreye uygun şekilde geçici teminatların yenilenmesi için 15.08.2016 tarihi Pazartesi günü mesai bitimine kadar süre tanındığı görülmüştür.

İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 7’nci maddesine göre idarenin işlem veya eylemlerine karşı yapılacak başvuru süresinin, şikâyete yol açan durumun farkına varıldığı veya farkına varılmış olması gerektiği tarihi izleyen günden başladığı, Kamu İhale Kanunu’nun 54’üncü maddesine göre ise idareye şikâyet başvurusunun hukuka aykırı olduğu iddia edilen işlem veya eylemlerin farkına varıldığı veya farkına varılmış olması gereken tarihi izleyen günden itibaren on gün içinde ihaleyi yapan idareye yapılacağı, aksi halde başvurunun süre kurallarına uygun olmaması durumunda başvurunun reddine karar verileceği hükme bağlanmıştır.

Bu bağlamda başvuru sahibi isteklinin “geçici teminat mektubunun süre uzatımı için verilen sürenin dar olduğu” iddiasına ilişkin şikâyete yol açan durumun farkına varılmış olması gereken 11.08.2016 tarihinden (EKAP üzerinden süre uzatım talebinde bulunulmuştur.) itibaren on gün içerisinde (son günün tatil gününe rastlaması sebebiyle tatil gününü izleyen ilk iş günü olan 22.08.2016 tarihine kadar) idareye  başvuruda bulunması gerekirken, bu süre geçtikten sonra 24.08.2016 tarihinde idareye şikâyet başvurusunda bulunduğu anlaşıldığından anılan iddianın süre yönünden reddi gerektiği anlaşılmıştır.

Bu itibarla anılan isteklinin teklifinin teklif geçerlilik süresine uygun şekilde geçici teminat mektubu sunulmadığı gerekçesiyle idarece değerlendirme dışı bırakılmasında mevzuata aykırılık bulunmadığı sonucuna varılmıştır.