İhalede sunulan iş deneyim belgelerinin EKAP üzerinden kontrolü yapılmalı mıdır?

Toplantı No

: 2016/053

Gündem No

: 21

Karar Tarihi

: 28.09.2016

Karar No

: 2016/UM.II-2386

Şikayetçi: 

Bioses Biyomedikal Cihazları San. Tic. Ltd. Şti. 

İhaleyi Yapan Daire: 

Kahramanmaraş Sütçü İmam Üniversitesi Uygulama ve Araştırma Merkezi 

Başvuru Tarih ve Sayısı: 

29.08.2016 / 49695 

Başvuruya Konu İhale: 

2016/205960 İhale Kayıt Numaralı "Ameliyat Masası Ve Lambası Alımı" İhalesi 

TOPLANTIYA KATILAN ÜYELER:    

Başkan: Hamdi GÜLEÇ

Üyeler: II. Başkan Şinasi CANDAN, Osman DURU, Erol  ÖZ, Köksal SARINCA, Dr. Ahmet İhsan ŞATIR, Hasan KOCAGÖZ, Mehmet  ATASEVER, Oğuzhan YILDIZ

BAŞVURU SAHİBİ:

Bioses Biyomedikal Cihazları San. Tic. Ltd. Şti.,

Sultanselim Mahallesi Uygar Sokak No: 4 Kat: 2 4. Levent / İSTANBUL

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Kahramanmaraş Sütçü İmam Üniversitesi Sağlık Uygulama ve Araştırma Hastanesi,

Kayseri Yolu Üzeri Avşar Yerleşkesi 12 Şubat İlçesi 46100 Onikişubat/KAHRAMANMARAŞ

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2016/205960 İhale Kayıt Numaralı “Ameliyat Masası ve Lambası Alımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Kahramanmaraş Sütçü İmam Üniversitesi Sağlık Uygulama ve Araştırma Hastanesi tarafından 13.07.2016 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Ameliyat Masası ve Lambası Alımı” ihalesine ilişkin olarak Bioses Biyomedikal Cihazları San. Tic. Ltd. Şti.nin 22.08.2016 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 23.08.2016 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 29.08.2016 tarih ve 49695 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 29.08.2016 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2016/2015 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, ihalenin iki kısmında da iş deneyim belgelerinin uygun olmadığı gerekçesiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, ancak ihalenin birinci kısmına vermiş oldukları teklifin yaklaşık maliyetin üzerinde olduğu dikkate alındığında birinci kısım için idarece alınmış haksız kararın ihale sonucunu değiştirmeyeceği, bu nedenle başvurularının ihalenin birinci kısmına ilişkin olmadığı, iş deneyim belgelerinde imza ve mühür olmadığı gerekçesiyle Kamu İhale Genel Tebliği’nin 30.8.4’üncü maddesi uyarınca değerlendirme dışı bırakıldıkları, ancak anılan maddenin 07.06.2014 tarihinden önce düzenlenmiş ve EKAP’a kaydedilmemiş iş bitirme belgelerinin EKAP’a kaydedilerek yeniden düzenlenmesine ait hükümleri içerdiği, ihaleye sunulan belgenin ise bu kapsamda olmadığı, teklif dosyasında sunulan 380-M-İST-16-1 sayılı iş bitirme belgelerinin EKAP üzerinden ulaşılabilen şekli ile tamamen uyumlu olduğu, bu nedenle söz konusu belgenin Kamu İhale Genel Tebliği’nin 30.8.5 ve 30.8.6’ncı maddelerine göre geçerli bir belge olduğu, bahse konu belgeye Ege Üniversitesi tarafından belge numarası verilerek geçerli hale getirildiği, Ege Üniversitesi’nin anılan Tebliğin 30.8.3’üncü maddesinin son cümlesi uyarınca belgeyi imzalayıp mühürlemediği, fakat iş bitirme belgesinin düzenlenmesinde ve kullanılmasında taraf olan bütün ilgililerin (Ege Üniversitesi, EKAP, Sütçü İmam Üniversitesi) kamu kurumu olduğu, dolayısıyla belgenin mevcut hali ile ilgili firmalarının tasarrufunun olmadığı ve olamayacağı, ayrıca belgede eksik olduğu ifade edilen mühür ve imzanın tekliflerinin esasını etkileyecek bir husus olmadığı, bu nedenle anılan hususların bilgi eksikliği kapsamında tamamlatılabileceği, bunun yanında firmalarının 22.07.2016 tarihli yazı ile demonstrasyon için davet edildiği, 03.08.2016 tarihinde yapılan demonstrasyon sonucunda teklif ettikleri cihazların Teknik Şartname’ye uygun olduğunun ihale komisyonu kararında ve şikayete cevapta belirtildiği, iş deneyim belgeleri ile ilgili bilgi eksikliği kapsamında tamamlatılabilecek nitelikte olan hususların idarece demonstrasyon sonrasında gündeme getirilerek Teknik Şartnameye uygun ve 212.043,00 TL daha ucuz ürün teklif eden şirketlerinin ihale dışı bırakılabilmesi için adeta neden yaratıldığı iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

İdari Şartname’nin “İhale konusu alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde ihale konusu malın adı “Ameliyat Masası ve Lambası Alımı” şeklinde belirtilmiş olup alıma konu malın türü ve miktarı anılan Şartname’nin ekinde tablo halinde

şeklinde belirtilmiştir.

Söz konusu Şartname’nin “Kısmi teklif verilmesi” başlıklı 19’uncu maddesinde “19.1. Bu ihalede kısmi teklif verilebilir.

19.2.1. Bu ihaledeki kısım sayısı 2’dir. İhale kısımlarına ilişkin koşullar altta düzenlenmiştir;

1- Ameliyat Masası 13 Adet

2- Ameliyathane Lambası 13 Adet” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “Mesleki ve teknik yeterliğe ilişkin belgeler ve bu belgelerin taşıması gereken kriterler” başlıklı 7.5’inci maddesinde “7.5.1. İsteklinin ilk ilan veya davet tarihinden geriye doğru son beş yıl içinde kesin kabul işlemleri tamamlanan mal alımlarıyla ilgili yurt içinde veya yurt dışında kamu veya özel sektörde bedel içeren tek bir sözleşme kapsamında gerçekleştirilen ihale konusu iş veya benzer işlere ilişkin olarak deneyimini gösteren belge veya teknolojik ürün deneyim belgesi sunması zorunludur. İstekli tarafından teklif edilen bedelin %25 dan az olmamak üzere, ihale konusu iş veya benzer işlere ait tek sözleşmeye ilişkin iş deneyimini gösteren belgeler veya teknolojik ürün deneyim belgesinin sunulması gerekir.

İş ortaklığında pilot ortağın, asgari iş deneyim tutarının en az % 20'sini sağlaması gerekir. Ancak, her durumda pilot ortağın iş deneyim tutarının diğer ortaklardan her birinin iş deneyim tutarından fazla olması zorunludur. Pilot ortağın iş deneyim tutarının diğer ortaklardan her birinin iş deneyim tutarından fazla olması ve asgari iş deneyim tutarının en az %20'sini sağlaması şartıyla iş deneyim tutarının kalan kısmı diğer ortaklardan biri, birkaçı veya tamamı tarafından karşılanabilir. Pilot ortağa ait iş deneyimini gösteren belgenin yeterlik kriterini sağlaması halinde, diğer ortaklar iş deneyimini gösteren belge sunmak zorunda değildir.

İş deneyimini gösteren belge olarak teknolojik ürün deneyim belgesinin sunulması durumunda, isteklinin iş deneyimini gösteren belge tutarının asgari iş deneyim tutarına eşit olduğu kabul edilir. İş ortaklığında pilot ortağın teknolojik ürün deneyim belgesi sunması durumunda, iş deneyimini gösteren belge tutarının asgari iş deneyim tutarının hissesi oranına eşit olduğu kabul edilir ve pilot ortağın asgari iş deneyim tutarının en az %20'sini sağlaması ve diğer ortaklardan her birinin iş deneyim tutarından fazla olması koşulu aranmaz. Asgari iş deneyim tutarının kalan kısmının diğer ortaklardan biri, birkaçı veya tamamı tarafından karşılanması zorunludur.

İş deneyim belgesinin tamamı firmanın kendisine ait olacaktır.” düzenlemesi yer almaktadır.

Bahse konu Şartname’nin benzer işleri düzenleyen 7.6’ncı maddesinde ise ihale konusu cihaz ve malzemeler ile diğer tıbbı cihaz ve malzemelere ilişkin alımların benzer iş olarak kabul edileceği belirtilmiştir.

İncelemeye konu ihalenin kısmi teklife açık ve iki kısımdan oluştuğu, başvuru sahibinin itirazının ihalenin ikinci kısmına yönelik olduğu, ihalenin 13.07.2016 tarihinde gerçekleştirildiği, ihalenin başvuruya konu ikinci kısmına 5 isteklinin katıldığı, 18.08.2016 tarihinde onaylanan ihale komisyonu kararından ihalenin ikinci kısmının 1.259.843,00 TL teklif veren Medosel Medikal Tic. Ltd. Şti. üzerinde bırakıldığı, bahse konu kısımda ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi isteklinin bulunmadığı anlaşılmıştır. Ayrıca bahsi geçen komisyon kararında başvuru sahibinin iş deneyim belgesinin EKAP üzerinden alındığı ve kurum yetkilisinin imza ve mührünün bulunmadığı (onaylanmadığı) belirtilerek başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı görülmüştür.

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “İş bitirme belgelerinin EKAP üzerinden düzenlenmesi” başlıklı Ek-1’inci maddesinde “(1) İş bitirme belgesi düzenlemeye yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından 31/8/2014 tarihinden sonra düzenlenecek olan iş bitirme belgelerinin EKAP üzerinden düzenlenerek kayıt edilmesi zorunludur.

(2) İlanı veya duyurusu 31/8/2010 tarihinden sonra yapılan Kanun kapsamındaki ihalelere ilişkin olup EKAP’a kayıt edilmeden 1/9/2014 tarihine kadar düzenlenmiş bulunan iş bitirme belgelerinin asıllarının 1/7/2016 tarihine kadar belgeyi düzenleyen idareye teslim edilmesi ve EKAP üzerinden yeniden düzenlenerek kayıt edilmesi zorunludur. Bu durumda; EKAP üzerinden düzenlenen yeni belgeye, daha önce düzenlenen belgenin tarih ve sayısının da belirtildiği ve eski belgenin yerine verildiğine dair bir şerh düşülür ve eski belge dosyasında muhafaza edilir.

(3) Birinci ve ikinci fıkra uyarınca EKAP üzerinden kayıt edilme zorunluluğu getirilen iş bitirme belgeleri EKAP üzerinden kayıt edilmedikleri müddetçe ilanı veya duyurusu 1/7/2016 tarihinden sonra yapılan ihalelerde iş deneyimini tevsik için kullanılamaz.

(4) İlanı veya duyurusu 1/9/2014 tarihinden sonra yapılan ihalelerde, aday veya istekliler tarafından sunulan ve üzerinde EKAP kayıt numarası bulunan iş bitirme belgelerinin EKAP üzerinden sorgulanması zorunludur.” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “İş deneyim belgelerinin EKAP üzerinden düzenlenmesi” başlıklı 30.8’inci maddesinde “30.8.1 İhale Uygulama Yönetmeliklerinin Ek-1 maddeleri uyarınca 31/8/2014 tarihinden sonra iş deneyim belgelerinin EKAP üzerinden düzenlenmesi gerekmektedir. Ayrıca, ilanı veya duyurusu 31/8/2010 tarihinden sonra yapılan Kanun kapsamındaki ihalelere (İKN’si 2010/500.000 ve daha sonraki ihaleler) ilişkin olup EKAP’a kayıt edilmeden 1/9/2014 tarihine kadar düzenlenmiş bulunan mevcut iş deneyim belgelerinin, EKAP’a kayıt edilerek yeniden düzenlenmeleri zorunluluğu getirilmiştir. Bu kapsamda, EKAP üzerinden düzenlenmesi veya kayıt edilerek yeniden düzenlenmesi gerektiği halde bu gereklere uygun olmayan iş deneyim belgeleri, EKAP üzerinden kayıt altına alınarak yeniden düzenlenmedikleri sürece ilanı veya duyurusu 1/7/2016 tarihinden sonra yapılan ihalelerde iş deneyimini tevsik için kullanılamayacaktır. Bu nedenle; EKAP üzerinden düzenlenmiş iş deneyim belgesi almaları veya iş deneyim belgesini EKAP üzerinden kayıt altına aldırarak yeniden düzenletmeleri gerektiği halde, bu zorunlulukları yerine getirmeyen belge sahiplerinin, belgeyi düzenleyen idareye başvuruda bulunarak, mevcut iş deneyim belgelerinin EKAP üzerinden kayıt altına alınarak yeniden düzenlenmesi talebinde bulunması gerekmektedir.

…

30.8.3 İdarece EKAP üzerinden düzenlenen iş deneyim belgesine, EKAP tarafından otomatik olarak bir “belge numarası” verilmektedir. EKAP üzerinden düzenlenen iş deneyim belgesi çıktısı alınarak belgeyi onaylamaya yetkili kişi tarafından isim ve unvanı belirtilmek suretiyle imzalanıp mühürlendikten sonra ilgiliye verilecektir.

30.8.4 Daha önce EKAP üzerinden düzenlenmeyen mevcut iş deneyim belgesinin, EKAP üzerinden kayıt altına alınarak yeniden düzenlenebilmesi için, iş deneyim belgesi sahibinin ilgili idareye başvuruda bulunması ve iş deneyim belgesinin aslını idareye teslim etmesi gerekmektedir. Bu durumda; ilgili idarece iş deneyim belgesi süresi içinde EKAP üzerinden yeniden düzenlenerek 30.8.3 üncü maddede belirtilen şekilde onaylanıp ilgiliye verilecek, ilgili tarafından idareye teslim edilen iş deneyim belgesi ise dosyasında muhafaza edilecektir.

30.8.5 İhalelerde aday veya isteklilerce sunulan ve üzerinde EKAP belge numarası bulunan iş deneyim belgelerinin sorgulanması, ihale komisyonu tarafından EKAP’ın “İş deneyim belgesi sorgulama” uygulaması vasıtasıyla, belge üzerinde yer alan “belge numarası” esas alınarak yapılacaktır.

30.8.6 İş deneyim belgelerinin EKAP üzerinden sorgulanmasında iş deneyim belgesinin, EKAP kaydı ile uyumlu olup olmadığı kontrol edilecektir. Yapılan sorgulamada, bir uyumsuzluk olduğunun belirlenmesi durumunda, sunulan belgenin geçerliğine ilişkin olarak ihale komisyonu tarafından gerekli inceleme ve değerlendirme yapılmalıdır.” açıklamaları bulunmaktadır.

İdarece gönderilen ihale işlem dosyası kapsamında yapılan incelemede başvuru sahibi tarafından iş deneyimini tevsiken Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP) üzerinden alınan internet çıktısının sunulduğu, söz konusu belgede 01.07.2016 tarih ve 380-M-İST-16-1 sayı bilgisi ile idare adı, işin adı, türü ve miktarı, kesin kabul ve sözleşme tarihi, sözleşme bedeli ve belge tutarı bilgilerine yer verildiği, ancak belgede herhangi bir onay, imza ve mühür bulunmadığı görülmüştür.

İdarelerce EKAP üzerinden iş deneyim belgesi düzenlenirken, ilgili uygulama yönetmeliğinin ekinde yer alan standart formlar kullanılmaktadır. Bu formlar esas itibarıyla idarelerin iş deneyim belgelerini kağıt ortamında düzenlemelerine imkân verecek şekilde hazırlanmış olduğundan, EKAP üzerinden elektronik ortamda düzenlenen şikâyete konu belge üzerinde Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği ekinde yayımlanan KİK027.0/M numaralı standart formda yer alan “İdare adına sözleşme yapmaya yetkili makam tarafından imzalanacak ve mühürlenecektir.” ifadesi bulunmaktadır.

Ancak, ihale uygulama yönetmeliklerinde yapılan değişiklikle iş bitirme belgesi düzenlemeye yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından 31.08.2014 tarihinden sonra düzenlenecek belgelerin EKAP üzerinden düzenlenerek kayıt edilmesi zorunluluğunun olduğu, EKAP üzerinden düzenlenen belgede ayrıca imza ve mühür gibi şekil unsurlarının aranmaması gerektiği, bu şekilde düzenlenen belgelerin düzenleyen idarelerce kayıt edilmesi zorunluluğunun aynı zamanda belgenin onaylanması anlamına geleceği açıktır.

Kaldı ki, sunulan iş deneyim belgesi düzenleyen idarenin imza, onay ve mührünü ihtiva etse dahi, bir ihalede iş deneyimini tevsiken sunulması halinde, sunulan bu iş deneyim belgesinin ihale komisyonunca EKAP kaydı ile uyumlu olup olmadığı yönünde kontrole tabi tutulmasının zorunlu olduğu, yapılan sorgulama sonucunda bir uyumsuzluk olduğunun belirlenmesi durumunda sunulan belgenin geçerliğine ilişkin olarak ihale komisyonu tarafından gerekli inceleme ve değerlendirmenin yapılacağı, dolayısıyla EKAP üzerinden internet çıktısı alınarak sunulan bir iş deneyim belgesinin salt onay, imza ve mühür taşımadığı gerekçesiyle, EKAP üzerinden herhangi bir sorgulamaya tabi tutulmaksızın değerlendirme dışı bırakılmasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

Öte yandan başvuru sahibi tarafından teklifi ekinde sunulan belge, EKAP vasıtasıyla üzerindeki belge numarası esas alınarak sorgulandığında sunulan belgede yer alan bilgilerin EKAP üzerinde kayıtlı belgede yer alan bilgiler ile birebir uyumlu olduğu tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Tanımlar” başlıklı 4’üncü maddesinde Elektronik Kamu Alımları Platformu, idareler ile kamu alımları sürecine taraf olanların bu sürece ilişkin işlemlerini internet üzerinden gerçekleştirebilecekleri ve Kurum tarafından yönetilen elektronik ortam olarak tanımlanmıştır.

Anılan Kanun’un “Elektronik Kamu Alımları Platformu” başlıklı Ek 1’inci maddesinde “Bu Kanun kapsamında yapılan ihalelerde; bu Kanunun 13 üncü maddesi hükümleri saklı kalmak üzere, ilan, ihale dokümanının hazırlanması ve verilmesi, katılım ve yeterliğe ilişkin belgelerin sunulması, tekliflerin hazırlanması, sunulması ve değerlendirilmesi, ihalenin karara bağlanması ve onaylanması, kesinleşen ihale kararlarının bildirilmesi ve sözleşmenin imzalanması gibi ihale süreciyle ilgili aşamalar ile her türlü bildirimler kısmen veya tamamen, Kurum tarafından oluşturulan Elektronik Kamu Alımları Platformu üzerinden gerçekleştirilebilir.” hükmü yer almaktadır.

Gelinen aşamada, ihaleye katılacak tüm gerçek ve tüzel kişiler ile 4734 sayılı Kanun’a tabi idarelerin EKAP’a kayıt olmalarının zorunlu olduğu, idarelerin ihale aşamasında ihtiyaç raporunun hazırlanması, ihale kaydının yapılması ve İKN alınması, ön yeterlik ve/veya ihale dokümanının hazırlanması, doküman satın alanların ve indirenlerin kaydedilmesi, ilan işlemleri, dokümanda açıklama ve değişiklik işlemleri, ihale komisyonu oluşturulması, başvuru ve tekliflerin kaydı, başvuru ve teklif değerlendirme işlemlerinin kaydı, teyit işlemleri, sonuç bildirim işlemleri gibi işlemleri ve ihaleye ilişkin tüm tebligatları EKAP üzerinden yapmalarının zorunlu olduğu, ilanı ve duyurusu 01.07.2016 tarihinden sonra yapılan ihalelerde sadece EKAP üzerinden düzenlenmiş iş deneyim belgelerinin ihalelerde iş deneyimini tevsiken kullanılacağı hususları yukarıya aktarılan mevzuatla birlikte ele alındığında, başvuru sahibine ait teklifin, sunulan iş deneyim belgesinin EKAP üzerinden alınması ve belge üzerinde düzenleyen idarenin imza, onay ve mührünün yer almaması gerekçe gösterilerek değerlendirme dışı bırakılması yönünde tesis edilen işlemin yerinde olmadığı, bu nedenle ihalenin ikinci kısmına ilişkin olarak başvuru sahibi Bioses Biyomedikal Cihazları San. Tic. Ltd. Şti.ye ait teklifin değerlendirmeye alınması gerektiği sonucuna varılmıştır.

Diğer taraftan, başvuru sahibinin itirazen şikâyet başvuru bedelini 10.118,00 TL olarak yatırdığı görülmüştür. İhalenin şikâyete konu kısmının yaklaşık maliyet tutarı (1.359.266,57 TL) dikkate alındığında, 4734 sayılı Kanun’un 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının iki numaralı bendi gereğince başvuru bedeli 6.745,00 TL olarak hesaplanmakta olup, bu nedenle fazla ödendiği anlaşılan 3.373,00 TL’nin yazılı talebi halinde başvuru sahibine iade edilmesi gerekmektedir.

Sonuç olarak, yukarıda belirtilen mevzuata aykırılıkların düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte olduğu tespit edildiğinden, Bioses Biyomedikal Cihazları San. Tic. Ltd. Şti.nin ikinci kısma ait teklifinin değerlendirmeye alınması ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

1) Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

2) Fazla ödenen başvuru bedelinin başvuru sahibinin yazılı talebi halinde iadesine,

   Oybirliği ile karar verildi.