İhale komisyonunca ihale esnasında yapılması gereken işlemlere ilişkin açıklayıcı karar.

Toplantı No

: 2012/053

Gündem No

: 96

Karar Tarihi

: 05.09.2012

Karar No

: 2012/UY.II-3478

Şikayetçi: 

Aksa Grup Mühendislik Proje İnş. Taah. San. Tic. Ltd. Şti., SEYYAH SK. NO:4/3 G.O.P. ANKARA 

İhaleyi Yapan Daire: 

Çorum Sungurlu Sosyal Yardımlaşma Ve Dayanışma Vakfı Başkanlığı, Sunguroğlu Mahallesi Cengiz Topel Caddesi No: 4 19300 ÇORUM 

Başvuru Tarih ve Sayısı: 

16.08.2012 / 28723 

Başvuruya Konu İhale: 

2012/80412 İhale Kayıt Numaralı "Sungurlu 100 Öğrenci Kapasiteli Ortaöğretim Pansiyonu Yapımı" İhalesi 

Kurumca Yapılan İnceleme ve Değerlendirme: 

Çorum Sungurlu Sosyal Yardımlaşma ve Dayanışma Vakfı Başkanlığıtarafından 18.07.2012tarihinde açık ihale usulüile yapılan “Sungurlu 100 Öğrenci Kapasiteli Ortaöğretim Pansiyonu Yapımı” ihalesine ilişkin olarak Aksa Grup Mühendislik Proje İnş. Taah. San. Tic. Ltd. Şti. tarafından ihalenin iptali işlemine karşı 16.08.2012tarih ve 28723sayı ile Kurum kayıtlarına alınandilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2012/3102sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

Karar: 

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle ihalenin önce Öz As - Koç İnş. Tic. San. Ltd. Şti. üzerinde bırakıldığı, firmalarının aşırı düşük sınır değer hesaplamasının ve sorgulamasının doğru yapılmadığını belirterek idareye şikayet başvurusunda bulunduğu, ancak Abdülmecit Cankat adlı isteklinin firmalarının teklifinin değerlendirme dışı bırakılması iddiasıyla yaptığı şikâyet başvurusu üzerine idarenin 08.08.2012 tarihli kararı ile ihaleyi iptal ettiği, firmalarının teklifinin mevzuata uygun olduğu ve aşırı düşük teklif sınır değerinin üzerindeki ilk teklif olduğu,  ihalenin iptali kararının uygun olmadığı iddialarına yer verilmiştir.

          İptal gerekçeleri ile sınırlı olarak yapılan inceleme sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

            Sungurlu Sosyal Yardımlaşma ve Dayanışma Vakfı Başkanlığı tarafından 18.07.2012 tarihinde gerçekleştirilen ihaleye oniki isteklinin katıldığı, 18.07.2012 tarihinde gerçekleştirilen ilk oturumda İhale Komisyonu tarafından Muammer Yüksel – Şen-Ka Dek. İnş. Eml. Gıda Ltd. Şti. Ortak Girişiminin teklif mektubunun uygun olmadığı, başvuru sahibi Aksa Grup Mühendislik Proje İnş. Taah. San. Tic. Ltd. Şti.’nin ise mezuniyet belgesi kullanılan şirket ortağının son beş yıldır şirketin en az yüzde ellibir hissesine sahip olduğunu gösteren ortaklık durum belgesini sunmadığı tespitlerinin yapıldığı ve bu durumun aynı tarihte düzenlenen “Uygun Olmayan Belgelerin Uygun Sayılmama Gerekçelerine İlişkin Tutanak” ile kayıt altına alındığı, 20.07.2012 tarihli İhale Komisyonu kararında ise Muammer Yüksel – Şen-Ka Dek. İnş. Eml. Gıda Ltd. Şti. Ortak Girişiminin teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasına, başvuru sahibi dahil diğer isteklilerin teklifinin ise geçerli kabul edilmesine ve ihalenin en düşük teklifi veren Öz Öz As-Koç İnş. Tic. San. Ltd. Şti.’nin üzerinde bırakılmasına karar verildiği anlaşılmıştır.

            Kesinleşen ihale kararının isteklilere bildiriminden sonra başvuru sahibinin 30.07.2012 tarihinde idare kayıtlarına alınan dilekçesi ile ihale üzerinde bırakılan isteklinin ve ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi olarak belirlenen isteklinin aşırı düşük teklif sorgulamasına tabi tutulması gerektiği iddiası ile idareye şikâyet başvurusunda bulunduğu ve idarenin 07.08.2012 tarihli kararı ile başvuru sahibinin şikâyet başvurusunun haklı görüldüğü ve aşırı düşük teklif sorgulaması yapılmasına karar verildiği anlaşılmıştır.

            Diğer taraftan, ihaleye katılan bir diğer istekli olan Abdulmecit Cankat’ın 01.08.2012 tarihinde idare kayıtlarına alınan dilekçesi ile Aksa Grup Mühendislik Proje İnş. Taah. San. Tic. Ltd. Şti.’nin ortaklık durum belgesi bulunmadığı gerekçesiyle ihale komisyonu tarafından ilk oturumda teklif bedeli okunmadan değerlendirme dışı bırakıldığı, ancak kesinleşen ihale kararından söz konusu isteklinin teklifinin değerlendirmeye alındığının öğrenildiği, teklif bedeli bilinmeyen isteklinin teklifinin değerlendirmeye alınmasının uygun olmadığı ve ayrıca ihale üzerinde bırakılan isteklinin ve ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi olarak belirlenen isteklinin aşırı düşük teklif sorgulamasına tabi tutulması gerektiği iddiaları ile idareye şikâyet başvurusunda bulunduğu görülmüştür. İdare tarafından söz konusu şikâyet başvurusu üzerine alınan 07.08.2012 tarihli kararda, Aksa Grup Mühendislik Proje İnş. Taah. San. Tic. Ltd. Şti.’nin iki ortağının da mühendis olduğu ve ortaklık oranının %50 - %50 olduğu, bu nedenle ortaklık durum belgesi sunmasına gerek bulunmadığı, İhale Komisyonunun bu durumu gözden kaçırarak anılan istekliyi değerlendirme dışı bıraktığı ve teklif bedelini hazır bulunanlar önünde açıklamadan oturumu kapattığı belirtilmiş ve “…Aksa Grup Mühendislik Proje İnş. San. Tic. Ltd. Şti.’nin değerlendirme dışı bırakılması durumunda isteklinin haksız yere teklifinin geçersiz sayılacağı, ancak değerlendirmeye alındığı takdirde de, ihale esnasında teklifinin okunmaması sebebiyle diğer istekliler üzerinde şüpheye sebebiyet verme ihtimali bulunduğu tespit edilmiştir.” gerekçelerine yer verilerek ihalenin iptal edilmesine karar verilmiştir. İdarenin 08.08.2012 tarihli kararında da söz konusu gerekçelere yer verilerek ihalenin iptal edildiği belirtilmiştir.

            4734 sayılı Kamu İhale Kanununun “Tekliflerin alınması ve açılması” başlıklı 36’ncı maddesinde “Teklifler ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar idareye verilir. İhale komisyonunca ihale dokümanında belirtilen saatte kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla tespit edilerek, hazır bulunanlara duyurulur ve hemen ihaleye başlanır. İhale komisyonu teklif zarflarını alınış sırasına göre inceler. 30 uncu maddenin birinci fıkrasına uygun olmayan zarflar bir tutanak ile belirlenerek değerlendirmeye alınmaz. Zarflar isteklilerle birlikte hazır bulunanlar önünde alınış sırasına göre açılır.

            İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir. İstekliler ile teklif fiyatları ve yaklaşık maliyet tutarı açıklanır. Bu işlemlere ilişkin hazırlanan tutanak ihale komisyonunca imzalanır. Bu aşamada; hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmez, teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Teklifler ihale komisyonunca hemen değerlendirilmek üzere oturum kapatılır.”hükmü,

            Aynı Kanun’un “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37’nci maddesinin ikinci fıkrasında“Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36 ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir. Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir. Bu aşamada, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı ile birim  fiyat teklif  cetvellerinde  aritmetik  hata  bulunup  bulunmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen isteklilerin teklifleri ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunan teklifler değerlendirme dışı bırakılır.” hükmü yer almaktadır.

            Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Başvuruların ve tekliflerin alınması, açılması ve belgelerdeki bilgi eksikliklerinin tamamlatılması” başlıklı 57’nci maddesinde “Ön yeterlik ve yeterlik başvuruları ile tekliflerin alınması ve açılmasına ilişkin işlemler; Kanun, bu Yönetmelik ve tip şartnamelerde belirtilen hükümler çerçevesinde standart formlar kullanılarak gerçekleştirilir.

            …Başvuru veya teklif zarfları alınış sırasına göre incelenir. Açık ihale usulüyle yapılan ihaleler ile belli istekliler arasında ihale usulüyle yapılan ihalelerde teklif zarfları açılmadan önce, pazarlık usulüyle yapılan ihalelerde ise son yazılı fiyat tekliflerinin verildiği oturumda yaklaşık maliyet açıklanır. Zarflardan uygun olanların açılması ve belge kontrolünün yapılması aşamasında, aday veya isteklilerce sunulan belgeler tek tek kontrol edilerek hangi belgelerin sunulduğu Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağında her belge için açılmış bulunan sütunlara kaydedilerek gösterilir. İhale usulüne göre ilgili oturumda istekliler ve teklif ettikleri fiyatlar duyurularak tutanak düzenlenir. Bu tutanakların komisyon başkanınca onaylanmış suretleri, isteyenlere imza karşılığı verilmeden oturum kapatılamaz…”düzenlemesine yer verilmiş, anılan Yönetmeliğin ekinde bu aşamada gerçekleştirilecek işlemlerde kullanılmak üzere standart formlar düzenlenmiştir.

            Yukarıda anılan mevzuat hükümleri uyarınca, açık ihale usulü ile yapılan ihalelerde ihale tarih ve saatinde hazır bulunanlar önünde gerçekleştirilen ilk oturumda ihaleye kaç teklif verilmiş olduğunun hazır bulunanlara duyurulması, teklif zarflarının incelenmesi ve uygun olmayan zarfların tutanak ile tespit edilmesi, uygun olan teklif zarflarının isteklilerle birlikte hazır bulunanlar önünde alınış sırasına göre açılması ve belge kontrolü yapılarak “Zarf Açma Ve Belge Kontrol Tutanağı” (KİK009.0/Y) ile hangi belgelerin sunulduğu ile teklif mektupları ve geçici teminatların uygun olup olmadığının tespit edilmesi, isteklilerin teklif fiyatları ve yaklaşık maliyet tutarının açıklanması ve “Teklif Edilen Fiyatlara ve Yaklaşık Maliyetin Açıklanmasına İlişkin Tutanak” (KİK016.0/Y) ile kayıt altına alınması, söz konusu tutanakların suretlerinin isteyenlere verilmesi ve buna ilişkin “Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağı ve/veya Teklif Edilen Fiyatlara ve Yaklaşık Maliyetin Açıklanmasına İlişkin Tutanağın Hazır Bulunanlar Önünde Yapılan İlk Oturumda Talep Edenlere Verildiğine İlişkin Tutanak”ın (KİK017.0/Y) düzenlenmesi gerekmektedir.

            4734 sayılı Kanunun 5 inci maddesinde belirtilen saydamlık ve güvenirlik ilkelerinin gereği olarak istekliler huzurunda yapılması gereken bu işlemlerde bir sakatlık oluşması durumunda, ihaleye ilişkin ilk oturumun ihya edilmesinin ve ihalenin bu haliyle sağlıklı bir şekilde sonuçlandırılmasının mümkün olmayacağı açıktır.

            Başvuru konusu ihalede ihalenin iptaline ilişkin 08.08.2012 tarihli kararda, Aksa Grup Mühendislik Proje İnş. Taah. San. Tic. Ltd. Şti.’nin teklifinin geçerli kabul edilmesi gerekirken ilk oturumda ortaklık durum belgesi sunması gerektiği düşünülerek teklifinin uygun bulunmadığı ve teklif tutarının hazır bulunanlar önünde okunmadığı, yalnızca geçerli olan tekliflere ait teklif tutarları okunarak oturumun kapatıldığı belirtilmiş, ayrıca idarece gönderilen 18.07.2012 tarihli “Teklif Edilen Fiyatlara ve Yaklaşık Maliyetin Açıklanmasına İlişkin Tutanak”da ihaleye katılan oniki istekliden yalnızca onuna ait teklif tutarının yer aldığı, başvuru sahibi ve Muammer Yüksel – Şen-Ka Dek. İnş. Eml. Gıda Ltd. Şti. Ortak Girişiminin teklif tutarlarının belirtilmediği görülmüştür. 4734 sayılı Kanunun yukarıda anılan 36’ncı maddesi uyarınca ilk oturumda isteklilere ait teklif fiyatlarının açıklanması zorunlu olup, İhale Komisyonu tarafından ilk oturumda iki istekliye ait teklif fiyatlarının açıklanmamasının açık mevzuat hükmüne aykırılık teşkil ettiği ve ilk oturumda gerçekleştirilen söz konusu eksikliğin düzeltilmesinin mümkün bulunmadığı anlaşılmış, bu itibarla idare tarafından ihalenin iptal edilmesi işleminde hukuka aykırılık bulunmadığı sonucuna ulaşılmıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanunun 65 inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere;