Çevre ve şehircilik Bakanlığı Yüksek Fen Kurulu Başkanlığının Çalışma Usûl ve Esasları Hakkında Yönetmeliğin “Başvuru usûlü†başlıklı 14’üncü maddesinde;
“Başkanlığa yapılacak müracaatlarda aşağıdaki usûl ve esaslara uyulur:
a) Kamu kurum ve kuruluşlarınca yapım ve yapım ile ilgili danışmanlık hizmet işlerine ilişkin olarak akdedilen sözleşmelerin yürütülmesinden doğan anlaşmazlıklar hakkında görüş isteme başvurularına dair idare talep yazısına, anlaşmazlık konusu işin sözleşmesi ile hakkında görüş sorulan konuya dair eklerinin, konu ile ilgili diğer belgelerin, yüklenicinin beyan ve itirazlarına dair belgelerin birer suretleri eklenir. Ayrıca talep yazısında veya ekinde, talepte bulunan idarenin hakkında görüş sorulan konuya dair görüşleri, gerekçeli dayanakları ile birlikte açık olarak belirtilir.
b) Sözleşmelerin yürütülmesinden doğan yeni fiyat tespiti anlaşmazlıkları hakkındaki başvurularda da yukarıdaki usûl ve esaslara uyulur. Yeni fiyat tespitinde taraflar anlaşamaz ise, uyuşmazlığın sebebini teşkil eden hususlar hakkında taraflarca ileri sürülen gerekçeler ile kendilerine göre olması gereken fiyatları belirtecek şekilde anlaşmazlık tutanağı düzenlenir. Anlaşmazlık tutanağı ile birlikte, uyuşmazlık konusu fiyat tespit tutanakları ve var ise bunlara ilişkin analiz belgeleri ve benzeri belgeler, talep yazısına eklenir. Yeni fiyat tespiti uyuşmazlıklarının Kurulca incelenebilmesi için, taraflarca düzenlenen fiyat tutanağının idarece onaylanmaksızın sözleşmede ve ilgili şartnamede öngörülen usûle göre düzenlenmiş ve süresi içinde Kurula intikal ettirilmiş olması şarttır.
c) Çevre ve imar mevzuatının yürütülmesinden doğan anlaşmazlıklar ile ilgili görüş talep yazılarında, ilgili idarî tarafların talebe ilişkin hususlar hakkındaki görüşleri, gerekçeli dayanakları ile birlikte açık olarak belirtilir ve ilgili belgeler talep yazısına eklenir.
ç) Teknik veya fizikî yönden birbirini etkileyen plân ve yapım işleri ile ilgili görüş talep yazılarında, ilgili idarî tarafların talebe ilişkin hususlar hakkındaki görüşlerinin, gerekçeli dayanakları ile birlikte açık olarak belirtilmesi ve anlaşmazlığa taraf olan bütün idarelerce talepte bulunulması şarttır.
d) Plân, çevre, yapım ve yapıma dair hizmet işlerine ilişkin konular hakkında kamu kurum ve kuruluşları ile yapı kooperatiflerince görüş talep edilen hâllerde, talep sahibinin talebe ilişkin hususlara dair görüşleri, gerekçeli dayanakları ile birlikte talep yazısında veya ekindeki belgelerde açık olarak belirtilir ve talep yazısına konu hakkındaki diğer belgeler de eklenir……†Denilmekte,
Ayrıca konuya ilişkin mülga Bayındırlık ve İskan Bakanlığınca çıkarılan 20.12.2004 tarih ve b.09.0.YFK.0.00.00.00/6/1-1488 sayılı genelgede:
“………………………………….
1)Sözleşme uygulamalarında ortaya çıkan anlaşmazlık veya tereddütlerin giderilmesine ilişkin görüş taleplerinin;
a) Talebin ilgili idare tarafından ve idarenin en üst düzey amirinin imzası ile yapılması, (Örneğin, Mcrkcz'dc alt birim amirlerince veya taşra teşkilatınca doğrudan başvuru yapılmayıp, ilgili Genel Müdürlük veya Merkez birimince yapılması v.b. gibi),
b) Görüş talebine, mutlaka işin sözleşmesi ve konuya ilişkin ihale dokümanları ile belgelerin eklenmesi,
c) Anlaşmazlık veya tereddütle ilgili yüklenici itirazları ile varsa bunlara ilişkin belgelerin gönderilmesi,
d) İdarenin anlaşmazlık veya tereddüdün giderilmesi konusundaki kendi görüşlerini bildirmesi,
e) Kurul'ca gerekli görülmesi halinde başvuru konusu ile ilgili olarak, tarafların sözlü beyanlarının alınabilmesi için, açık iletişim bilgilerinin belirtilmesi,
2) Sözleşme uygulamalarında ortaya çıkan fiyat anlaşmazlıklarının Bayındırlık Kurulu'nda görüşülmesi taleplerinin;
a) İşin sözleşmesi ile eklerinin konuya ilişkin hükümlerine göre vapttmosı gereken tüm işlemlerin ilgili idaresince tamamen yerine getirilmeden, bir başka deyişle söz konusu işlemleri tamamlamadan başvuruda bulunulmaması,
b) Bu konudaki başvuru taleplerinde de, yukarıda 1 inci maddenin ıb c (c) ve (e) fıkralarında belirtilen hususlara uyulması,…………†hükmü yer almaktadır.
Kuruma yapılacak başvurularda yukarıdaki maddeler de belirtilen belge ve bilgilerin başvuru dilekçesinde eklenmesi gerekmektedir.