Araç kiralama hizmet alımlarında isteklinin kendi malı olması istenen araçlar nasıl tevsik edilmeli?

Karar

-KARAR-

İhaleyi Yapan Daire:  Lice İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

Başvuru Tarih ve Sayısı:  01.08.2014 / 24468

Başvuruya Konu İhale:  2014/58056 İhale Kayıt Numaralı “2014-2015 Eğitim-Öğretim Yılında 75 Yerleşim Biriminden 2112 Öğrencinin 8 Taşımalı İlköğretim Merkezi Okullarına 180 İş Günü 160 Araçla Taşıma İşi” İhalesi

Kurumca Yapılan İnceleme ve Değerlendirme:  

Lice İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü  tarafından  27.06.2014  tarihinde  açık ihale usulü  ile yapılan “2014-2015 Eğitim-Öğretim Yılında 75 Yerleşim Biriminden 2112 Öğrencinin 8 Taşımalı İlköğretim Merkezi Okullarına 180 İş Günü 160 Araçla Taşıma İşiâ€� ihalesine ilişkin olarak  Ha-Ka Nak. Akar. İnş. Turz. Gıda Tar. San. ve Tic. Ltd. ş�ti.nin  10.07.2014  tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin  16.07.2014  tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince  01.08.2014  tarih ve  24468sayı ile Kurum kayıtlarına alınan  01.08.2014  tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

                       Başvuruya ilişkin olarak  2014/2324  sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

Karar:  

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, İdari ş�artname’nin 7’inci maddesi gereği teklif zarfı kapsamında sunulması gereken ruhsat fotokopilerinin sunulmadığı gerekçesiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, ancak kendi malı olan araçlara ilişkin noter tespit tutanağı ile araçlara ait ruhsat fotokopilerinin teklif zarfı kapsamında sunulduğu, kaldı ki söz konusu ruhsat fotokopileri eksik olsa dahi bu eksiklerin bilgi eksikliği kapsamında değerlendirilmesi suretiyle tamamlattırılması gerektiği, dolayısıyla tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına yönelik idarenin işleminin yerinde olmadığı iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

                       İncelemeye konu ihaleye iki istekli tarafından teklif sunulduğu, 01.07.2014 tarihli ihale komisyonu kararı ile isteklilerden başvuru sahibi Ha-Ka Nak. Akar. İnş. Turz. Gıda Tar. San. ve Tic. Ltd. ş�ti.nin teklifinin, teklif zarfı kapsamında ruhsat fotokopilerinin eksik sunulduğu gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı, ancak söz konusu komisyon kararında hangi araçlara ilişkin ruhsatların eksik olduğuna yönelik herhangi bir bilgiye yer verilmediği ve ihalenin Duru Ses Sey. Turz. İnş. Nak. ve San. Ltd. ş�ti. – Karadaş Turz. Taş. İnş. Teks. Tem. Hiz. San. Tic. Ltd. ş�ti. – Doğmuş Oto. Nak. Tem. Hiz. İnş. San. Tic. Ltd. ş�ti. Ortak Girişimi üzerinde bırakıldığı görülmüştür.

                       Değerlendirme dışı bırakılma işlemine karşı başvuru sahibi tarafından idareye yapılan şikâyet başvurusu üzerine idarece alınan kararda; İdari ş�artname’nin 7’nci maddesi uyarınca ihale konusu iş kapsamında çalıştırılması gereken 160 araca ilişkin ruhsat fotokopilerinin teklif zarfı kapsamında sunulması gerektiği ifade edilerek, şikâyetçinin çalıştırmasını öngördüğü 21 GD 480, 21 AT 653 ve 63 S 6137 plakalı araçlar ile kendi malı olarak beyan edilen araçlara ait ruhsat fotokopilerinin eksik olduğu belirtilerek şikâyetçinin değerlendirme dışı bırakılması işleminde mevzuata aykırılık bulunmadığının ifade edildiği görülmüştür.

İdari ş�artname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleriâ€� başlıklı 7’nci maddesinde “…7.5.2…

- Lice İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü Taşımalı İlköğretim, Öğrenci Taşıma Hizmet Alım İşinde, işin başlama tarihinden bitiş tarihine kadar çalıştıracağı minibüslerin 12 yaşını aşmamış, trafik siciline kayıtlı, 160 adet 10-14 kapasiteli minibüslerin tamamına ait ruhsat fotokopileri ile noter tasdikli vekâletnameler veya kira sözleşmelerini (%100 noter tasdikli olacaktır.)    sunulan vekâletnameler veya kira sözleşmeleri yüklenici firma tarafından araçların çalışacağı taşıma merkezlerine (EK-1) göre plaka numaraları yazılarak listelenip tasdik edilecektir. Araçlar firmaya ait ise bu oranda Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmenliğinin ilgili maddesine göre bunu tevsik edici belgeleri sunacaklardır. (Ruhsat, Demirbaş veya Amortisman Defterine kayıtlı olduğunu dair noter tespit tutanağı ya da yeminli müşavir raporu veya serbest muhasebeci mali müşavir raporu)

- Lice İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü Taşımalı İlköğretim, Öğrenci Taşıma Hizmet Alım işinde, işin başlama tarihinden bitiş tarihine kadar çalıştıracağı minibüslerin 12 yaşını aşmamış, trafik siciline kayıtlı olması gerekmektedir. 160 adet 10-14 kapasiteli minibüslerin tamamına ait ruhsat fotokopileri ile noter tasdikli vekâletname veya araç kira sözleşmeleri (%100 noter tasdikli olacaktır.) ihale komisyonuna sunulması zorunludur.

- Öz malı firmaya ait %20 araç belgeleri ihale esnasında ihale komisyonuna sunulması zorundadır.â€�  düzenlemesine yer verilmiş  ve söz konusu düzenlemede belirtilen  araçların çalışacağı taşıma merkezlerinin gösterir listeye (EK-1)    Teknik ş�artname ekinde yer verilmiştir.

                       Aktarılan ş�artname maddesinde,  araçların hangi taşıma merkezinde çalışacağını gösterir listenin yüklenici tarafından tasdik edileceği ifade edilmiş olmakla birlikte, söz konusu düzenlemenin İdari ş�artname’de bulunduğu yer, isteklilerin bu listeyi teklif zarfı kapsamında sunmuş olmaları ve ihale komisyonunca bu liste esas alınarak işlem tesis edildiği dikkate alındığında, düzenlemede geçen “yükleniciâ€� ifadesinin “istekliâ€� ifadesine karşılık geldiği ve söz konusu listenin teklif zarfı kapsamında sunulması gereken bir belge olarak değerlendirildiği tespit edilmiştir. Ayrıca isteklinin kendi malı olması gereken asgari araç sayısına ilişkin olarak belirlenen %20 oranının, toplam araç sayısı dikkate alındığında 32 araca tekabül ettiği, bu araçlara ilişkin belgelerin idareye teslimi için belirtilen “ihale esnasındaâ€� ifadesinin de, ilk oturumun yapıldığı zaman dilimini belirtmediği, bu ifadeyle kastedilen hususun, bu belgelerin teklif zarfı kapsamında sunulması gerekliliği olduğu değerlendirilmiştir.

                       Öte yandan, söz konusu düzenlemede, isteklinin kendi malı olan araçlar için sunması gereken belgelere ilişkin olarak Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmenliği’nin ilgili maddesine atıf yapıldığı, ancak aynı maddede 160 adet aracın tamamına ait ruhsat fotokopileri ile noter tasdikli vekâletname veya araç kira sözleşmelerinin sunulmasının zorunlu olduğunun belirtildiği görülmüştür.

                       Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Makine, teçhizat ve diğer ekipmana ilişkin belgeler ve kapasite raporuâ€� başlıklı 41’inci maddesinin ikinci fıkrasında “Adayın veya isteklinin kendi malı olan makine, teçhizat ve diğer ekipman; ruhsat, demirbaş veya amortisman defterinde kayıtlı olduğuna dair noter tespit tutanağı ya da yeminli mali müşavir raporu veya serbest muhasebeci mali müşavir raporu ile tevsik edilir.â€�  düzenlemesi yer almaktadır.

                       Aktarılan Yönetmelik hükmünden, isteklinin kendi malı olan araca ilişkin olarak, ruhsat, demirbaş veya amortisman defterinde kayıtlı olduğuna dair noter tespit tutanağı ya da yeminli mali müşavir raporu veya serbest muhasebeci mali müşavir raporundan herhangi birisinin sunulmasının yeterli olduğu, bu belgelerin birinin diğeri yerine ikame edilmesinin mümkün olduğu anlaşılmaktadır. Bu çerçevede aktarılan ş�artname maddesinin ilgili Yönetmelik maddesine atıf yapmış olması ve ilgili Yönetmelik maddesi uyarınca noter tespit tutanağı, yeminli mali müşavir raporu veya serbest muhasebeci mali müşavir raporunun, ruhsat yerine geçebilen tevsik edici belge olma niteliği bulunduğu dikkate alındığında, bu belgelere ek olarak araçlara ilişkin ruhsat fotokopilerinin sunulması zorunluluğunun aranmaması ve değerlendirmenin de bu çerçevede yapılması gerekmektedir.

                       İhale işlem dosyası kapsamında idarece gönderilen bilgi ve belgeler incelendiğinde, idarenin şikâyete karşı vermiş olduğu cevap yazısında belirtildiği şekilde;  21 GD 480, 21 AT 653 ve 63 S 6137 plakalı araçlar ile isteklice kendi malı olarak beyan edilen araçlara ait ruhsat fotokopilerinin sunulmadığı ve “Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağındaâ€� ruhsat fotokopilerinin eksik olduğu belirtilerek bu hususun ihale komisyonu üyelerince imza altına alındığı görülmüştür. Ancak, başvuru sahibi tarafından, kendi malı olan araçlara ilişkin olarak noter tespit tutanağı ile bu tutanağın müstenidatı niteliğinde olan demirbaş defterinin ilgili sayfalarının sunulduğu, yukarıda yapılan değerlendirmeler çerçevesinde söz konusu araçlara ilişkin ruhsat fotokopisi sunulması zorunluluğu bulunmadığından, isteklinin kendi malı olan araçlara ilişkin olarak sunmuş olduğu belgelerin yeterli olduğu, dolayısıyla idarenin bu hususa ilişkin gerekçesinin mevzuata uygun olmadığı anlaşılmıştır.

                       Diğer taraftan isteklinin kendi malı olmayan diğer araçların tevsikine ilişkin olarak idarece yapılan değerlendirmede Teknik ş�artname’nin ekinde yer alan ve araçların çalışacağı taşıma merkezlerini gösteren listede yer alan araç plakalarının esas alındığı, ancak listede yer verilen ve vekâletnameleri sunulan 21 GD 480, 21 AT 653 ve 63 S 6137 plakalı araçlara ait ruhsat fotokopileri sunulmamış olmakla birlikte, söz konusu listede plakası belirtilmemiş olan başka araçlara ilişkin vekâletname ve ruhsat fotokopilerinin sunulduğu, örneğin 63 S 6067, 21 EY 702, 63 EY 265, 21 FB 560 plakalı araçlar listede belirtilmemiş olmakla beraber bu araçlara ait vekâletname ve ruhsat fotokopilerinin bulunduğu anlaşılmıştır. İdari ş�artname’nin aktarılan maddesi uyarınca, taşıma merkezlerini gösterir listede plakasının belirtilip belirtilmediğine bakılmaksızın toplam 160 araca ilişkin olarak tevsik edici belgelerin teklif zarfı kapsamında sunulmasının yeterli olduğu dikkate alındığında ve sözleşmenin uygulanması aşamasında taşıma merkezlerini gösterir listede plakası belirtilen araçlarda değişik olmasının olağan ve muhtemel olduğu göz önünde bulundurulduğunda, plakası belirtilen araçlara ait ruhsat fotokopilerinin sunulmadığı gerekçesiyle başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasına yönelik idare işleminde mevzuata uyarlık bulunmadığı anlaşılmıştır.

                       Öte yandan başvuru sahibi tarafından, kendi malı olmayan 36 araca ilişkin olarak üç adet vekâletname ve vekâletnamede yer alan araçların satışına ilişkin noter onaylı satış sözleşmelerinin sunulduğu, söz konusu araçlara ilişkin ruhsat fotokopilerinin ise sunulmadığı görülmüştür. Bahse konu satış sözleşmeleri araç ruhsatları dikkate alınarak düzenlendiğinden ve aracın markası, modeli, tipi, plakası, motor ve şasi no’su gibi araç ruhsatında yer alan bilgileri içerdiğinden, ruhsat fotokopisi yerine sunulan noter onaylı satış sözleşmelerinin de kabulünün gerektiği anlaşılmıştır.

                       Netice itibari ile başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasına yönelik idarenin gerekçeleri yerinde olmadığından ve bu gerekçeler arasında yer almamakla birlikte ruhsat fotokopisi yerine sunulan noter onaylı araç satış sözleşmelerinin kabulü gerektiğinden başvuru sahibinin teklifinin değerlendirmeye alınması gerekmektedir.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, başvuru sahibi istekli Ha-Ka Nak. Akar. İnş. Turz. Gıda Tar. San. ve Tic. Ltd. ş�ti. tarafından sunulan teklifinin değerlendirmeye alınması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle 4734 sayılı Kanun’un 65′inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54′üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.