Taşıma işi ihalesi aşırı düşük fiyat açıklamasında kullanılacak araçların akaryakıt tüketimleri nasıl belgelendirilmelidir?

İhaleyi Yapan Daire:

Başvuru Tarih ve Sayısı:

Başvuruya Konu İhale:

Kurumca Yapılan İnceleme ve Değerlendirme:

DSİ 20. Bölge Müdürlüğü Makina İmalat ve Donatım ş�ube Müdürlüğütarafından 09.10.2013tarihinde açık ihale usulüile yapılan "Personel TaşımaHizmeti Alımı"� ihalesine ilişkin olarak Mehteroğlu Taşımacılık Turizm İnşaat Temizlik İmalat San. Tic. Ltd. ş�ti.nin 08.11.2013tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 12.11.2013tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 20.11.2013tarih ve 35741sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 19.11.2013tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

                      Başvuruya ilişkin olarak 2013/4134sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

Karar:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından sunulan aşırı düşük teklif açıklamasının mevzuata ve Kamu İhale Genel Tebliği'nin 79'uncu maddesine uygun olmadığı, 14 araca ilişkin açıklama sunulması gerekirken, 2 adet öz mal aracına ait belgeler ile 2 adet kira sözleşmesinin sunulduğu, kira sözleşmeleri ekinde araç ruhsatı, alış faturası ve kiraya verenin imza beyannamesi/imza sirküleri bulunmadığı, 2012/UH.III-2882 sayılı Kurul kararına göre, her araç için ayrı ayrı evrak sunulması gerektiği, akaryakıt giderinin Tebliğ'in 79.4.2.8'inci maddesine aykırı olarak, petrol istasyonunda alınan bir belge ile tevsik edildiği, bu durumun mevzuata aykırılığına yönelik 2013/UH.III-2100 sayılı Kurul kararında tespit yapıldığı, ayrıca 2013/UH.III-2572 sayılı Kurul kararına göre, araç kira sözleşmesi sunulmak suretiyle yapılan açıklamanın mevzuata uygun olmadığı, araç bakım, onarım ve lastik giderleri için alınan tekliflerde ilgili meslek mensubunun onayı ve iletişim bilgilerinin bulunmadığıiddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

ş�ikâyete konu ihale, 01.01.2014 – 31.12.2014 tarihleri arasındaDevlet Su İşleri 20. Bölge Müdürlüğü'nün ihtiyacı olan, 2008 veya üstü model en az 25 kişilik 11 adet klimalı ticari otobüs ve en az 14 kişilik 3 adet klimalı ticari minibüsün "Personel Taşıma İşi"� adıyla kiralanması suretiyle hizmet satın alınması işine ilişkindir.

                      30.10.2013 tarihli ihale komisyonu kararından, ihaleye 3 istekli tarafından teklif sunulduğu, 933.699,92/1,20=778.083,27 TL olarak belirlenen kârsız yaklaşık maliyet tutarının altında teklif sunan Baştürkler Taşımacılık Hububat Paz. San. ve Tic. Ltd. ş�ti.nin aşırı düşük teklif sorgulamasına tâbi tutulduğu, aşırı düşük teklif açıklamasında maliyet bedelinin 723.360,20 TL, yüklenici kârının 24.672,80 TL olarak gösterildiği, söz konusu açıklamalar uygun görülerek ihalenin anılan istekli üzerinde bırakıldığı anlaşılmıştır.

                      İdarenin 22.10.2013 tarih ve 621298 sayılı aşırı düşük teklif açıklama talep yazısında, ihale ve sözleşmeye ilişkin damga vergileri, amortisman bedeli, akaryakıt gideri, bakım onarım, yağ ve lastik giderleri, zorunlu mali mesuliyet sigortası ve sürücü giderlerinin önemli teklif bileşenleri olarak değerlendirildiği ifade edilerek, aşırı düşük teklif açıklamalarının 5 iş günü içerisinde idareye ulaştırılması gerektiği bildirilmiştir.

                      İhaleye esas İdari ş�artname'nin "Teklif fiyata dahil olan giderler"� başlıklı 25'inci maddesinde " 25.3. Teklif fiyata dahil olan diğer giderler aşağıda belirtilmiştir:

25.3.1. Teklif edilen bedele sürücü ücreti ve özlük hakları, akaryakıt, lastik, yedek parça, yağ, sigorta, amortisman, her türlü tamir ve bakım masrafları vs. dahildir."� düzenlemesine yer verilmiştir.

Hizmet alımı ihalelerinde aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesine ilişkin olarak Kamu İhale Genel Tebliği'nin aşağıya aktarılan maddelerinde,

"79.4.2.3.  Teklifi aşırı düşük bulunan isteklilerin, tekliflerinde önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili olarak Kanunun 38 inci maddesi uyarınca yapacakları açıklamaya dayanak teşkil eden bilgi ve belgeleri sunmaları gerekmektedir.

İsteklilerin açıklamalarına dayanak teşkil eden bilgi ve belgeler;

a.  Tedarikçi veya üreticilerden alınan proforma faturalar,

b.  Fiyat teklifleri,

c.  Kamu kurum ve kuruluşları tarafından sunulan mal ve hizmetlere ilişkin ilan edilmiş fiyat tarifeleri veya bunlardan alınmış fiyat teklifleri,

ç.  Kamu kurum ve kuruluşları tarafından ilgili mala ilişkin ilan edilen asgari fiyatlar,

d.  Perakende satış yapan zincir mağaza veya marketlerin yayımladıkları fiyat kataloglarında yer alan fiyatlar,

e.  Ticaret borsalarına kayıtlı mallara ilişkin olarak 5174 sayılı Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği ile Odalar ve Borsalar Kanununun 51 inci maddesinin (c) bendi uyarınca borsa idaresi tarafından düzenlenen ilgili malın fiyatını gösteren belgeler,

f.  Yaş sebze ve meyve için, Yaş Sebze ve Meyve Ticaretinin Düzenlenmesi ve Toptancı Halleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararname uyarınca faaliyet gösteren toptancı hali idaresi tarafından düzenlenen ilgili malın fiyatını gösteren belgeler,

g.  İsteklinin ürettiği, aldığı veya sattığı mallara ilişkin maliyet/satış tutarı tespit tutanaklarıdır.

İstekliler tekliflerine ilişkin olarak yukarıda sayılan belgelerden kendileri için uygun olanları (79.4.2.4-79.4.2.13) maddelerine göre yapacakları açıklamalar kapsamında sunacaklardır.

Yukarıda sayılan belge ve bilgilerden hiçbiri ile açıklama yapılmasının fiilen mümkün olmadığının anlaşıldığı durumlarda istekli tarafından gerekçesi belirtilmek suretiyle ilgili mevzuatına göre son 12 ay içinde düzenlenen açıklamaya elverişli diğer belge ve bilgiler kullanılarak da açıklama yapılabilir. (Örnek: Yurt dışından ithal edilen mallara ilişkin olarak gümrük giriş beyannamesi kullanılarak açıklama yapılabilir.)

79.4.2.4.  Tedarikçi veya üreticilerden alınan birim fiyatları gösteren proforma fatura sunularak açıklama yapılması durumunda proforma faturadaki birim satış tutarı;

a) Maliyete dayalı açıklama yapıldığında, maliyet/satış tutarı tespit tutanağında yer alan (Ek-O.5) ağırlıklı ortalama birim maliyetin,

b) Satışlar üzerinden açıklama yapıldığında, maliyet/satış tutarı tespit tutanağında yer alan (Ek-O.5) ağırlıklı ortalama birim satış tutarının %  80'inin,

altında olamaz.

Maliyete dayalı açıklama yapıldığında, mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından proforma fatura üzerine; "Birim satış tutarının, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim maliyet tutarının altında olmadığını beyan ederim."� ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Satışlar üzerinden açıklama yapıldığında, mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından proforma fatura üzerine; "Birim satış tutarının, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80'inin altında olmadığını beyan ederim."� ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Kaşeleme işlemi bu Tebliğin 8.4 maddesinde belirtilen özel kaşe kullanılmak suretiyle yapılabileceği gibi, bu kaşe dışında meslek mensubuna ilişkin bilgileri içeren kaşe kullanılmak suretiyle de yapılabilir.

79.4.2.5.  İsteklilerce yapılan açıklamalarda; teklifin bir bölümünü oluşturan iş kalemlerine/gruplarına ilişkin olarak piyasada o alanda faaliyet gösteren kişilerden alınan fiyat tekliflerinin sunulması halinde, fiyat teklifinde belirtilen veya fiyat teklifine göre hesaplanan birim fiyat;

a) Maliyete dayalı açıklama yapıldığında, maliyet/satış tutarı tespit tutanağında (Ek-O.6) yer alan   toplam birim maliyet tutarının,

b) Satışlar üzerinden açıklama yapıldığında, maliyet/satış tutarı tespit tutanağında (Ek-O.6) yer alan   ağırlıklı ortalama birim satış tutarının %  80'inin,

altında olamaz.

Maliyete dayalı açıklama yapıldığında, mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından fiyat teklifinin üzerine; "Birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki toplam birim maliyet tutarının altında olmadığını beyan ederim."� ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Satışlar üzerinden açıklama yapıldığında, mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından fiyat teklifinin üzerine; "Birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim satış tutarının %  80'inin altında olmadığını beyan ederim."� ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Kaşeleme işlemi bu Tebliğin 8.4 maddesinde belirtilen özel kaşe kullanılmak suretiyle yapılabileceği gibi, bu kaşe dışında meslek mensubuna ilişkin bilgileri içeren kaşe kullanılmak suretiyle de yapılabilir."� açıklamaları yer almaktadır.

                      İhale üzerinde bırakılan istekli tarafından sunulan açıklamalar kapsamında, ihale konusu işe ait gider kalemleri için öngörülen maliyetler bir tablo halinde,

                      şeklinde gösterilmiştir.

                      İhale konusu işin yürütülmesinde kullanılacak 8 adet otobüs ile 2 adet minibüsün kiralanmak suretiyle temin edileceği, diğer 4 aracın ise isteklinin kendi malı araçlar olduğu, söz konusu araçlar için hesaplanan kira bedeli ile amortisman giderlerinin teklif fiyata dahil edildiği, kiralanacak araçlar için bir adet otobüs kira sözleşmesinin örnek olarak sunulduğu, öz mal araçlar için alış faturalarının sunulduğu, faturalardaki bedel üzerinden amortisman tutarının hesaplandığı, ancak yalnızca tek bir otobüs için düzenlenen kira sözleşmesine ait tutarın, ihale konusu işte kiralanarak kullanılacak tüm araçlar için geçerli olduğu yönünde bir kabulün sağlıklı bir maliyet tespit etmeye imkan vermeyeceği, araçların km başına kaç litre akaryakıt tüketeceğinin de marka ve modele göre değişeceği,

Akaryakıt maliyetini tevsik etmek üzere, Ede Petrol Ürünleri Taşımacılık Tic. ve San. Ltd. ş�ti.den alınan motorin satış fiyatının 3,72 TL olduğunu gösterir fiyat teklifinin sunulduğu, ancak söz konusu belge üzerinde Kamu İhale Genel Tebliği'nin 79.4.2.4 ve 79.4.2.5'inci maddelerinde belirtilen ibarenin yer almadığı ve mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından imzalanmadığı, söz konusu açıklamanın Kamu İhale Genel Tebliği'ne uygun bir açıklama olmadığı değerlendirilmiş olsa da, EPDK tarafından Kahramanmaraş ili bazında günlük olarak yayımlanan akaryakıt bayi raporu dikkate alındığında, ihale ilanı ile ihale tarihi arasında Isparta ili Petrol Ofisi motorin fiyatının en düşük (KDV dahil 3,80 TL) 3,22 TL en yüksek (KDV dahil 4,65 TL ) 3,94 TL olduğu görüldüğünden, anılan istekli tarafından öngörülen 3,72 TL tutarındaki fiyatın kabul edilmesi gerektiği sonucuna varılmıştır.

Araçların akaryakıt tüketim miktarını göstermek üzere isteklinin kendi malı olan, Ford marka minibüsün kataloğu ile Isuzu marka otobüs için Isuzu yetkili servisi tarafından düzenlenmiş 100 km'de tüketilen akaryakıt miktarını gösterir bir belgenin sunulduğu, ihale konusu işte kullanılacak minibüsler için Ford marka minibüs için hesaplanan akaryakıt maliyeti, otobüsler için ise, Isuzu marka otobüs için hesaplanan akaryakıt maliyetinin teklif fiyata dahil edildiği, ancak akaryakıt giderinin gerçekçi bir şekilde tespit edilebilmesini teminen ihale konusu işte kullanılacak her bir araca ilişkin olarak ayrı ayrı maliyet hesaplaması yapılması gerektiği ya da ihale konusu işte kullanılacak minibüsler ile otobüslerin aynı marka ve model olacağı, dolayısıyla tüketim miktarlarının eşit olacağı hususunun tevsik edilmesi gerektiği anlaşılmıştır. Bu çerçevede gerek kira gideri gerekse akaryakıt maliyetleri için tek bir araç üzerinden hesaplama yapılarak tüm araçlar için aynı bedelin dikkate alınmasının uygun bir aşırı düşük teklif açıklaması olarak kabul edilemeyeceği sonucuna varılmıştır.

                      Diğer taraftan, lastik, yağ ve balata değişimi maliyetlerini tevsik etmek üzere alınan fiyat tekliflerinin Kamu İhale Genel Tebliği'nin 79.4.2.4 ve 79.4.2.5'inci maddelerine aykırı olacak şekilde düzenlendiği, söz konusu belgeler üzerinde Tebliğ'de belirtilen ibarenin yer almadığı ve mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından imzalanmadığı görülmüştür. Netice itibariyle ihale üzerinde bırakılan isteklinin sunmuş olduğu aşırı düşük teklif açıklamalarının kamu ihale mevzuatı hükümleri çerçevesinde uygun bir açıklama olarak kabul edilemeyeceği anlaşılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılığı belirlenen ihale işlemlerinin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, Baştürkler Taş. Hub. Paz. San. ve Tic. Ltd. ş�ti.ne ait teklifin değerlendirme dışı bırakılması ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle 4734 sayılı Kanun’un 65′inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54′üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.