“Açıklama istenilmeyecek analiz girdileri tablosu” hazırlanmadan aşırı düşük sorgulaması yapılması mevzuata aykırılık teşkil eder mi?

İhaleyi Yapan Daire:

Başvuru Tarih ve Sayısı:

Başvuruya Konu İhale:

Kurumca Yapılan İnceleme ve Değerlendirme:

Batman İl Özel İdaresitarafından 19.09.2012 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan "Batman Merkez Gültepe Mahallesi Rehberlik Araştırma Merkezi İnşaatı İşi" � ihalesine ilişkin olarak Cihan-Er Müh. Nak. İnş. Taah. Harf. Temz. San. Tic. Ltd. ş�ti.nin 12.11.2012 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 23.11.2012 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 30.11.2012 tarih ve 39386 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 29.11.2012 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2012/4454 sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

Karar:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından sunulan aşırı düşük teklif açıklamalarının kabul edilmesinin mevzuata aykırı olduğu; analiz girdilerindeki miktarlarda azaltma yapılarak birim fiyatların düşürüldüğü, analizlerdeki kâr oranları ile sözleşme giderlerinin karşılanamadığı, işçilik ücretlerinin ihale tarihindeki asgari ücretin altında olduğu, bazı birim fiyatların kamu kurum ve kuruluşlarının birim fiyatlarından düşük olmasına rağmen Kamu İhale Genel Tebliği'nin 45′inci maddesine uygun olarak açıklanmadığı, sunulan proforma faturaların Kamu İhale Genel Tebliği'ne uygun olmadığı iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

Anahtar teslim götürü bedel teklif alınmak suretiyle gerçekleştirilen başvuruya konu "Batman Merkez Gültepe Mahallesi Rehberlik Araştırma Merkezi İnşaatı İşi" � ihalesine 35 isteklinin teklif verdiği, yeterlik kriterlerini karşıladığı anlaşılan 34 isteklinin teklif fiyatları üzerinden aşırı düşük teklif sorgulamasına esas sınır değerin 1.237.708,61 TL olarak hesaplandığı, bu değerin altında teklif verdiği tespit edilen 9 isteklinin aşırı düşük teklif sorgulamasına tabi tutulduğu, bunlardan birinin sunduğu açıklamalar uygun bulunmadığı gerekçesi ile; yedisinin ise aşırı düşük teklif açıklaması sunmadığı gerekçesi ile değerlendirme dışı bırakıldığı, Çev- Kon Mühendislik İnşaat Tur. Nak. Taah. San. ve Tic. Ltd. ş�ti. tarafından yapılan açıklamaların uygun bulunması sonucunda ihalenin bu istekli üzerinde bırakıldığı anlaşılmıştır.

                      Kamu İhale Kanunu'nun "Aşırı düşük teklifler" � başlıklı 38'inci maddesinde "İhale komisyonu verilen teklifleri 37 nci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

                      İhale komisyonu;

                      a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

                      b)   Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

                     c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

                      Hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

                      İhale komisyonu, aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesinde Kurum tarafından belirlenen kriterleri esas alır. Kurum bu maddenin uygulanmasında; aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değer veya sorgulama kriterleri ya da ortalamalar belirlemeye yetkilidir." � hükmü yer almaktadır.

                      Kamu İhale Genel Tebliği'nin "Aşırı düşük teklif değerlendirmesi" � başlıklı 45'inci maddesinde ise "45.1. 4734 sayılı Kanunun 38 inci maddesinde; ihale komisyonunun verilen teklifleri 37 nci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit edeceği, bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak isteyeceği, ihale komisyonunun, yapım yönteminin ekonomik olması, seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar, yapım işinin özgünlüğü hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendireceği, bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin tekliflerinin reddedileceği, aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesinde Kurum tarafından belirlenen kriterlerin esas alınacağı, Kurumun, aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değer veya sorgulama kriterleri ya da ortalamalar belirlemeye yetkili olduğu hüküm altına alınmıştır. 4734 sayılı Kanunun aktarılan hükümleri çerçevesinde, yapım işlerinde aşırı düşük tekliflerin tespit edilmesi ve sorgulanmasına ilişkin olarak aşağıdaki esaslara uyulması gerekmektedir:

                      "....45.1.2.  Sınır değerin altındaki teklif sahiplerinden yaklaşık maliyetin %  80'lik bölümünü oluşturan iş kalemleri/gruplarına ilişkin ayrıntılar yazılı olarak istenir. Bu çerçevede; istenen açıklamanın niteliği dikkate alınarak, isteklilere beş (5) iş gününden az olmamak üzere makul bir süre verilir.

                      45.1.2.1.  İhale komisyonunca, (38.1)  maddesi kapsamında idarece hazırlanan "sıralı iş kalemleri/grupları listesi" � kullanılarak yaklaşık maliyetin %  80'lik kısmına giren iş kalemleri/grupları belirlenir.

                      Sıralı listeye göre, tutarlarının yaklaşık maliyete oranlarının kümülatif toplamı %  80 oranına kadar olan iş kalemleri/grupları ile kümülatif toplama eklendiğinde % 80 oranının aşılmasına neden olan iş kalemi/grubu, sorgulamaya tabi tutulacak olan iş kalemleri/grupları olarak belirlenecektir. Bunların dışında kalan iş kalemleri/grupları için sorgulama yapılmayacaktır.

                      45.1.2.2.İhale komisyonu tarafından, açıklama istenilmesi gereken iş kalemleri/gruplarına ait idarece (38.1)  maddesine göre oluşturulan "sıralı analiz girdileri listesi" � kullanılarak tutarı kar ve genel gider hariç analiz toplamının %  3'üne eşit ve bu tutarın altında olan analiz girdileri tespit edilecektir.

                      Yaklaşık maliyeti oluşturan iş kalemi/grubu analizlerindeki analiz girdilerinden, tutarı kar ve genel gider hariç analiz toplamının %3'üneeşit ve altında olanlar için isteklilerden açıklama yapılması istenilmeyecektir.

                      Tutarı, kar ve genel gider hariç analiz toplamının %  3'üne eşit veya altında olması nedeniyle sorgulamaya tabi tutulmayacak analiz girdilerinin tutarlarının kümülatif toplamının kar ve genel gider hariç analiz toplamının %15'ini aşması durumunda; en küçük tutardan itibaren kümülatif toplamda %  15'lik tutarın aşılmasına neden olan analiz girdisi belirlenecek, tutarı bu girdinin tutarından daha az olan girdiler için açıklama istenilmeyecektir.

                      Aynı girdinin yaklaşık maliyeti oluşturan birden fazla iş kalemi/grubunun analizinde yer alması halinde bu girdinin oranı her analiz için ayrı ayrı değerlendirilerek analiz toplamının %  3'ünün altında kalıp kalmadığına göre işlem yapılır. Herhangi bir analizdeki oranı %3'ün üstünde olan analiz girdisi için açıklama istenilecektir.

                      Analizlerdeki işçilik girdisi, tutarları analiz toplamının %  3'üne eşit veya altında olsa dahi, açıklama istenilmeyecek girdiler arasında yer alamaz.  

                      45.1.2.3. İhale komisyonu teklifleri aşırı düşük olarak tespit edilen isteklilerden (45.1.2.1)  maddesinde belirlediği iş kalemleri/grupları için isteyeceği açıklama ile ilgili yazıda, (45.1.2.2)  maddesine göre açıklama istenilmeyecek olan analiz girdilerini de belirtecektir.

                      İstekliler, teklifi kapsamında yer alan iş kalemleri/grupları için hazırlayacakları analizlerde (45.1.2.2)  maddesine göre açıklama istenilmeyecek olan analiz girdileri de dâhil analizlerini oluşturan tüm girdileri göstereceklerdir"...." �açıklamaları bulunmaktadır.

                      Kamu İhale Genel Tebliği'nin anılan maddelerindeki açıklamalar uyarınca, idarelerin aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesinde kullanılmak üzere yaklaşık maliyet hesabı sırasında sıralı iş kalemleri/grupları listesini ve sıralı analiz girdileri tablosunu oluşturması, ihale komisyonunca sıralı iş kalemleri/grupları listesi kullanılarak yaklaşık maliyetin % 80'lik kısmına giren iş kalemleri/gruplarının belirlenmesi, sıralı listeye göre, tutarlarının yaklaşık maliyete oranlarının kümülatif toplamı % 80 oranına kadar olan iş kalemleri ile kümülatif toplama eklendiğinde % 80 oranının aşılmasına neden olan iş kalemlerinin sorgulamaya tabi tutulacak olan iş kalemleri olarak belirlenmesi ve bunların dışında kalan iş kalemleri/grupları için sorgulama yapılmaması, açıklama istenilmesi gereken iş kalemleri/gruplarına ait idarece sıralı analiz girdileri listesi kullanılarak tutarı kâr ve genel gider hariç analiz toplamının % 3'üne eşit ve bu tutarın altında olan analiz girdilerinin tespit edilmesi ve bu analiz girdileri için açıklama yapılmasının istenilmemesi, teklifleri aşırı düşük olarak tespit edilen isteklilere gönderilecek açıklama isteme yazısında açıklama istenilecek iş kalemleri/grupları ile açıklama istenilmeyecek olan analiz girdilerinin belirtilmesi ve isteklilere beş (5) iş gününden az olmamak üzere makul bir süre verilmesi gerektiği anlaşılmaktadır.

                      İncelenen ihalede idarece, teklifi aşırı düşük olarak tespit edilen isteklilere gönderilen yazıların ekinde sıralı iş kalemleri/grupları listesinin, açıklama istenilecek iş kalemleri/grupları listesinin, açıklama istenilmeyecek iş kalemleri/grupları listesinin ve analiz formatının yer aldığı tespit edilmiş olup, anılan yazıların ekinde açıklama istenmeyecek analiz girdilerinin ise belirtilmediği anlaşılmıştır.Söz konusu husus, idarenin 07.01.2013 tarih ve 550 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 28.12.2012 tarih ve 9952 sayılı yazısı ile de teyit edilmiştir.

                      İhalede teklifi aşırı düşük teklif sınır değerinin altında kalan Abdulvahap Gökmen, Birleşim Gıda Tem. İnş. Ltd. ş�ti., Ortadoğu Telekomünikasyon İnş. Ltd. ş�ti., Tuana Müş. İnş. Gıda. Turizm. Pet. Taah. Mak. San. Tic. Ltd. ş�ti., Can-Ozan İnş. Ltd. ş�ti., Sür-Ka İnş. Ltd. ş�ti.   ile Zengin Kardeşler " “ Mehmet Siraç Çiftçi Ortak Girişimi'nin aşırı düşük teklif açıklamalarına ilişkin belgelerini idareye hiç sunmadığı ve bu gerekçeyle de tekliflerinin değerlendirme dışı kaldığı; Fezam İnş. Ltd. ş�ti.nin sunduğu açıklamaların ise uygun bulunmadığı tespit edilmiş olup, bu durumun idarece gönderilen aşırı düşük teklif açıklaması istenilmesine ilişkin yazı ekinde açıklama istenilmeyen analiz girdileri tablosuna yer verilmemesinden kaynaklanabileceği dikkate alındığında, idarece aşırı düşük teklif açıklaması istenilmesine ilişkin işlemlerin mevzuata uygun bir şekilde gerçekleştirilmemesinin anılan istekliler açısından hak kaybına neden olabileceği sonucuna varılmıştır. Bu nedenle aşırı düşük teklif açıklaması istenilmesine ilişkin idarece yapılan işlemlerin anılan Tebliğ açıklamalarına uygun olarak yeniden gerçekleştirmesi gerekmektedir.

Bu çerçevede, Kamu İhale Genel Tebliği'nin 38 ve 45'inci maddelerinde yer verilen açıklamalar doğrultusunda, teklifleri aşırı düşük teklif sınır değerinin altında kalan isteklilere aşırı düşük teklif açıklama isteme yazısı ekinde, açıklama istenilmeyecek analiz girdileri tablosunun da gönderilmesi suretiyle yeniden aşırı düşük teklif sorgulaması yapılması gerektiği sonucuna varılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, teklifleri aşırı düşük teklif sınır değerinin altında kalan isteklilere aşırı düşük teklif açıklama isteme yazısı ekinde, açıklama istenilmeyecek analiz girdileri tablosunun da gönderilmesi suretiyle yeniden aşırı düşük teklif sorgulaması yapılması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle 4734 sayılı Kanun’un 65′inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54′üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.