Aşırı düşük açıklaması çerçevesinde sunulan proforma faturanın faks çıktığı şeklinde verilmesi mevzuata aykırılık teşkil eder mi?

İhaleyi Yapan Daire:  

Başvuru Tarih ve Sayısı:  

Başvuruya Konu İhale:  

Kurumca Yapılan İnceleme ve Değerlendirme:  

13.06.2012tarih ve B.07.6.KİK.0.07.00.00-101.04-.Y.[2143].(0224)./2012-35Esayılı Esas İnceleme Raporunda;

                      Muğla İl Özel İdaresi Kültür ve Sosyal İşler Müdürlüğütarafından 16.03.2012tarihinde açık ihale usulüile yapılan "Ortaca Eskiköy İ.Ö.O. Kat İlavesi İnşaatı" � ihalesine ilişkin olarak Osman Göğde'nin 17.05.2012tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 28.05.2012tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin  04.06.2012tarih ve 20498sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 01.06.2012tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

Karar:  

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle; ihale üzerinde bırakılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklamasının mevzuata uygun olmadığı, anılan isteklinin açıklaması kapsamında tüm iş kalemlerine ilişkin hesap cetveli sunmadığı, analizlerde kullanılan girdilerden ince-kalın BA demiri, çimento, kum, çakıl, hafriyat, moloz gibi malzemelerin fabrika ve ocaklardan şantiyeye nakli konusunda açıklama yapılmadığı, söz konusu isteklinin analizlerindeki miktarlar ile idarenin yaklaşık maliyet hesabındaki miktarlar arasında makul sayılamayacak düzeyde fark bulunduğu, analizlere dayanak teşkil eden proforma fatura ve fiyat tekliflerinin mevzuata uygun sunulmadığı iddia edilmektedir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

                      Başvuruya konu ihaleye ait idari şartnamenin 2.1.(a) maddesinde ihale konusu işin adının; "Ortaca Eskiköy İ.Ö.O Kat İlavesi İnşaatı" �  şeklinde belirtildiği,

                      Anılan şartnamenin "Teklif ve sözleşme türü" � başlıklı 19 uncu maddesinde yer alan düzenlemede ise isteklilerinin tekliflerini, anahtar teslimi götürü bedel üzerinden vereceğinin ve ihale sonucu ihale üzerinde bırakılan istekliyle anahtar teslimi götürü bedel sözleşme imzalanacağının belirtildiği görülmüştür.

                      İdarece gönderilen ihale işlem dosyasının incelenmesi sonucunda, incelemeye konu ihaleye 13 teklif verildiği, ihale komisyonunca yapılan değerlendirme sonucunda tüm tekliflerin geçerli kabul edildiği ve 175.815,46 TL'lik bir sınır değer hesaplandığı, Fatih Sarılı (SZF Yapı)'nın sınır değerin altında teklif verdiğinin tespit edildiği,

                      Söz konusu istekliye gönderilen 18.04.2012 tarihli yazıda;   ".....teklif bedelini oluşturan iş kalemleri ve iş gruplarına ait miktarlar ile bunlara ait birim fiyatlar ve bu fiyatlara ilişkin idarenin tanımladığı yapım şartlarına uygun analizler ve teklif bedelini gösteren hesap cetvelinin ihale komisyonuna sunulması gerekmektedir." �  ifadesine yer verildiği ve yazı ekinde "açıklama istenilen iş kalemleri listesi" �, "açıklama istenilecek iş kalemleri" �, "sıralı analiz girdileri tablosu" �, "tesisat analizleri" �nin gönderildiği,

                      Fatih Sarılı (SZF Yapı) tarafından idarece belirlenen süre içerisinde açıklama sunulduğu, sunulan açıklamanın ihale komisyonunca yeterli görüldüğü ve 11.05.2012 tarihli ihale komisyonu kararı ile ihalenin bahse konu istekli üzerinde bırakıldığı anlaşılmıştır.

                      Kamu İhale Genel Tebliğinin "Aşırı düşük teklif değerlendirmesi" � başlıklı 45 inci maddesinde;

                      ".....45.1.3.  İsteklilerden teklifleri kapsamında analiz ve hesap cetveli sunmaları istenmeyecektir. Analizler ve hesap cetveli, Kanunun 38 inci maddesi uyarınca teklif fiyatı aşırı düşük olarak tespit edilen isteklilerin tekliflerinin önemli bileşenleri ile ilgili ayrıntıların belirlenmesi amacıyla, sadece aşırı düşük teklif sahibi isteklilerden istenecektir. Bu çerçevede; teklif fiyatının aşırı düşük olduğu tespit edilen istekliler tekliflerinde önemli olduğu tespit edilen bileşenlerine ilişkin olarak yapacakları açıklama kapsamında;

                      a)  Anahtar teslimi götürü bedel işlerde, toplam teklif bedelini oluşturan iş kalemleri ve/veya iş gruplarına ait miktarlar ve bunlara ait birim fiyatların gösterildiği hesap cetveli ile açıklama istenen iş kalemleri ve/veya iş gruplarının birim fiyatlarına ilişkin ihale dokümanında verilen analiz formatına uygun analizleri,

                      b)  Teklif birim fiyatlı işlerde; açıklama istenen iş kalemlerinin birim fiyatlarına ilişkin olarak ihale dokümanında verilen analiz formatına uygun analizleri

                      sunacaklardır. Sorgulamaya konu edilmeyen iş kalemleri/grupları için analiz sunulması istenmeyecektir.

                       "....45.1.7.  İstekliler tarafından, inşaat iş kalemleri/iş grupları dışında yer alan sıhhi tesisat, kalorifer tesisatı, müşterek tesisat, havalandırma, brülör, asansör, elektrik tesisatı vb. iş kalemleri/iş gruplarına ait analiz sunulması yerine bu iş kalemi/iş gruplarına ait malzeme ve montaj bedelini ayrı ayrı gösterecek şekilde açıklama yapılması kabul edilecektir.

                       "....45.1.13.   Teklifi aşırı düşük bulunan isteklilerin, tekliflerinde önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili olarak Kanunun 38 inci maddesi uyarınca yapacakları açıklamada; sorgulamaya konu iş kalemlerine/gruplarına ilişkin analizler ile bu analizlere dayanak teşkil eden bilgi ve belgeleri sunmaları gerekmektedir.

                      İsteklinin analizlerine dayanak teşkil eden bilgi ve belgeler;

                      a.  Tedarikçi veya üreticilerden alınan proforma faturalar,

                      b.  Fiyat teklifleri,

                      c.  Çimento ve demir ürünleri için üreticinin ilan edilmiş fiyat tarifeleri

                      ç.  Kamu kurum ve kuruluşları tarafından sunulan mal ve hizmetlere ilişkin ilan edilmiş fiyat tarifeleri veya bunlardan alınmış fiyat teklifleri,

                      d.  Kamu kurum ve kuruluşları tarafından ilgili mala ilişkin ilan edilen asgari fiyatlar,

                      e.  Ürettiği, aldığı veya sattığı mallara ilişkin maliyet/satış tutarı tespit tutanakları,

                      f.  Stoğunda bulunan mallara ilişkin stok tespit tutanakları,

                      g.  İdarece istenmesi durumunda yardımcı analizler v.b. dir.

                      İstekliler tekliflerine ilişkin olarak yukarıda sayılan belgelerden kendileri için uygun olanları (45.1.13.1  " “  45.1.13.8) maddelerine göre yapacakları açıklamalar kapsamında sunacaklardır.

                      Yukarıda sayılan belge ve bilgilerden hiçbiri ile açıklama yapılmasının fiilen mümkün olmadığının anlaşıldığı durumlarda istekli tarafından gerekçesi belirtilmek suretiyle ilgili mevzuatına göre son 12 ay içinde düzenlenen açıklamaya elverişli diğer belge ve bilgiler kullanılarak da açıklama yapılabilir. (Örnek: Yurt dışından ithal edilen mallara ilişkin olarak gümrük giriş beyannamesi kullanılarak açıklama yapılabilir.)(Ek: 20/8/2011-28031 R.G./ 17 md.)  Yüklenicinin dışında üçüncü kişilerce inşaat mahalli dışında imal edilen ve esaslı başka bir işçilik veya malzeme katkısı yapılmaksızın yapıya monte edilen yapı elemanları için teklif edilen fiyatın, malzeme ve işçilik (gerekiyorsa nakliye de) fiyatlarının da belirtildiği proforma fatura veya fiyat teklifi ile belgelendirilmesi durumunda, bu iş kalemlerine ilişkin ayrıca analiz sunulması zorunlu değildir.

                      45.1.13.1.  Tedarikçi veya imalatçılardan alınan ve birim fiyatları gösteren proforma fatura sunularak açıklama yapılması durumunda proforma faturadaki birim satış tutarı;

                      a) Maliyete dayalı açıklama yapıldığında, maliyet/satış tutarı tespit tutanağında yer alan (Ek-O.5) ağırlıklı ortalama birim maliyetin,

                      b) Satışlar üzerinden açıklama yapıldığında, maliyet/satış tutarı tespit tutanağında yer alan (Ek-O.5) ağırlıklı ortalama birim satış tutarının %  80'inin,

                      altında olamaz.

                      Maliyete dayalı açıklama yapıldığında, mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından proforma fatura üzerine; "Birim satış tutarının, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim maliyet tutarının altında olmadığını beyan ederim." � ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

                      Satışlar üzerinden açıklama yapıldığında, mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından proforma fatura üzerine; "Birim satış tutarının, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80'inin altında olmadığını beyan ederim." � ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

                      Kaşeleme işlemi bu Tebliğin 8.4 maddesinde belirtilen özel kaşe kullanılmak suretiyle yapılabileceği gibi, bu kaşe dışında meslek mensubuna ilişkin bilgileri içeren kaşe kullanılmak suretiyle de yapılabilir.

                      45.1.13.2.  İsteklilerce yapılan açıklamalarda; teklifin bir bölümünü oluşturan iş kalemlerine/gruplarına ilişkin olarak piyasada o alanda faaliyet gösteren kişilerden alınan fiyat tekliflerinin sunulması halinde, fiyat teklifinde belirtilen veya fiyat teklifine göre hesaplanan birim fiyat;

                      a) Maliyete dayalı açıklama yapıldığında, maliyet/satış tutarı tespit tutanağında (Ek-O.6) yer alan   toplam birim maliyet tutarının,

                      b) Satışlar üzerinden açıklama yapıldığında, maliyet/satış tutarı tespit tutanağında (Ek-O.6) yer alan   ağırlıklı ortalama birim satış tutarının %  80'inin,

                      altında olamaz.

                      Maliyete dayalı açıklama yapıldığında, mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından fiyat teklifinin üzerine;                   "Birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki toplam birim maliyet tutarının altında olmadığını beyan ederim." � ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

                      Satışlar üzerinden açıklama yapıldığında, mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından fiyat teklifinin üzerine; "Birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim satış tutarının %  80'inin altında olmadığını beyan ederim." � ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

                      Kaşeleme işlemi bu Tebliğin 8.4 maddesinde belirtilen özel kaşe kullanılmak suretiyle yapılabileceği gibi, bu kaşe dışında meslek mensubuna ilişkin bilgileri içeren kaşe kullanılmak suretiyle de yapılabilir.

İstekli tarafından teklif kapsamındaki harita, kadastro ve proje işlerine ilişkin olarak yapılacak açıklamalarda sadece bu işlere ilişkin fiyat tekliflerinin sunulması yeterlidir." �açıklaması bulunmaktadır.

Kamu İhale Genel Tebliğinin yukarıda aktarılan 45 inci maddesinde yer alan açıklamalar çerçevesinde ihale üzerinde bırakılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklamasının incelenmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

Bahse konu isteklinin sunduğu açıklamada, 2012 yılı içerisinde ihale konusu işin yapılacağı Eskiköy'e 15 km mesafede 4 ayrı inşaatı tamamladığını ve devam etmekte olan inşaatlarının bulunduğunu, ihale konusu işin ana girdi maliyetleri olan işçilik ve malzemelerin karşılanmasında mevcut şantiyenin yakın olmasının avantajının kullanılacağını belirttiği, sorgulamaya tabi tutulan 31 iş kalemi için 134.601,75 TL, kâr ve genel giderler ile açıklama istenilmeyen kalemlerin maliyeti için 35.005,00 TL ve öngörülemeyen harcamalar için 5.418,25 TL fiyat öngördüğü anlaşılmıştır.

Her ne kadar başvuru sahibince   "ihale üzerinde bırakılan isteklinin analizlerindeki miktarlar ile idarenin yaklaşık maliyet hesabındaki miktarlar arasında makul sayılamayacak düzeyde fark bulunduğu" �  iddia edilmekte ise de; başvuru konusu ihaleye anahtar teslimi götürü bedel üzerinden çıkılması nedeniyle idarenin yaklaşık maliyet hesabında dikkate alınan iş kalemleri ile bunlara ait metrajların, isteklilerce tekliflerin hazırlanması aşamasında dikkate alınan iş kalemleri ve metrajlarla birebir aynı olma zorunluluğu bulunmamaktadır. Diğer taraftan; başvuru sahibinin itirazen şikâyet dilekçesinde metraj farkının bulunduğu somut bir iş kalemi de belirtilmemiştir. İhale üzerinde bırakılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklaması incelendiğinde; istekli tarafından belirlenen iş kalemleri ve metrajlar ile idarenin iş kalemleri ve metrajları arasında çeşitli farklılıklar bulunduğu görülmüş ise de, bu farkların önemli miktarda olmadığı ve isteklinin metrajlarını idarenin metrajlarına paralel olarak belirlediği anlaşılmıştır.

Bununla birlikte, Kamu İhale Genel Tebliğinin yukarıda aktarılan 45.1.3 üncü maddesi uyarınca, anahtar teslimi götürü bedel teklif alınan işlerde, isteklilerin aşırı düşük teklif açıklamaları kapsamında toplam teklif bedelini gösteren hesap cetveli sunmaları gerekmesine karşın, söz konusu isteklinin yalnızca   idare tarafından açıklama istenilecek iş kalemleri olarak belirlenen 31 iş kalemine ait hesap cetveli sunduğu, toplam teklif bedelini oluşturan tüm iş kalemlerine ait miktarlar ve bunlara ilişkin birim fiyatların gösterilmediği görülmüş olup, sunulan açıklama bu yönüyle mevzuata uygun bulunmamıştır.

                      Diğer yandan, 727-119 poz nolu "Peşel, PVC Boru İçinde Besleme Hattı 3*2,5 mm²  NYA" � iş kalemi için ihale üzerinde bırakılan isteklinin 1,66 TL fiyat öngördüğü, Çevre ve ş�ehircilik Bakanlığı'nın anılan poza ilişkin 2011 yılı birim fiyatının 2,86 TL olduğu, kâr hariç birim fiyatın ise 2,29 TL'ye tekabül ettiği dikkate alındığında, bahse konu istekli tarafından bu iş kalemine ait analiz ya da malzeme ve montaj bedelini gösteren listenin sunulması ve öngörülen malzeme-montaj bedelinin Kamu İhale Genel Tebliğinin 45 inci maddesine uygun olarak tevsik edilmesi gerekmektedir.

Söz konusu isteklinin 727-119 pozuna ilişkin sunduğu fiyat teklifinde   "Birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim satış tutarının %  80'inin altında olmadığını beyan ederim." �  ibaresinin yer aldığı ve SMMM tarafında onaylı olduğu görülmekle birlikte, fiyat teklifinde teklifi düzenleyen şirket/kişiye ait kaşe, isim ve imzanın bulunmadığı, dolayısıyla fiyat teklifinin piyasada bu alanda faaliyet gösteren kişilerden alınıp alınmadığı hususunun tevsik edilmediği tespit edilmiştir.

                      Ayrıca, 844-126 poz nolu "2000 Ansi-Lümen, 1024 x 768 Çözünürlükte Projeksiyon" � iş kalemi için anılan isteklinin 820,69 TL öngördüğü, , Çevre ve ş�ehircilik Bakanlığı'nın anılan poza ilişkin 2011 yılı birim fiyatının 1.550,00 TL olduğu, kâr hariç birim fiyatın ise 1.240,00 TL'ye tekabül ettiği, teklif edilen birim fiyatın Çevre ve ş�ehircilik Bakanlığı'nın kâr ve genel gider içermeyen birim fiyatının altında olması nedeniyle bu iş kalemine ait analiz ya da malzeme ve montaj bedelini gösteren listenin sunulması ve öngörülen malzeme-montaj bedelinin Kamu İhale Genel Tebliğinin 45 inci maddesine uygun olarak tevsik edilmesi gerektiği anlaşılmıştır.

                      Buna karşın, aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında sunulan Dikey Teknoloji Tic. Ltd. ş�ti.'nden alınmış proforma faturada mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından yazılmış "Birim satış tutarının, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim maliyet tutarının altında olmadığını beyan ederim." �  ya da "Birim satış tutarının, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80'inin altında olmadığını beyan ederim." �ibaresinin bulunmadığı, dolayısıyla söz konusu proforma faturanın Kamu İhale Genel Tebliğinin 45.1.13.1 inci maddesine uygun sunulmadığı belirlenmiştir.

                  Bununla birlikte, Dikey Teknoloji Tic. Ltd. ş�ti.'nden bahse konu proforma faturanın faks çıktısı olarak sunulduğu görülmüş olup, söz konusu belgenin Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin "Belgelerin sunuluş şekli" � başlıklı 31 inci maddesinde yer alan; "Bu Yönetmeliğin uygulanmasında idareler; belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini isterler. Bu kapsamda sunulan fatura örnekleri de asıl olarak kabul edilir. Adaylar veya istekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale veya son başvuru tarihinden önce idare tarafından "aslı idarece görülmüştür" � veya bu anlama gelecek şerh düşülen suretlerini başvuruları veya teklifleri kapsamında sunabilirler. Bu yönde yapılacak başvuruların, ihaleden önce idarenin ilgili birim yetkilisi veya bu hususta görevlendirilmiş personelince karşılanması zorunludur." �  hükmüne uygun şekilde sunulmadığı tespit edilmiştir.

Yukarıda yer verilen tespitler bir arada değerlendirildiğinde, ihale üzerinde bırakılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklamasının mevzuata uygun tevsik edilmediği sonucuna ulaşılmıştır.

                  Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, Fatih Sarılı (SZF Yapı)'nın   teklifinin değerlendirme dışı bırakılması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanunun 65 inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere;

Anılan Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.