Banka referans mektubunun ilgili bankanýn bir þubesi tarafýndan onaylanmýþ sureti teklif dosyasýnda sunulabilir mi?

Ýhaleyi Yapan Daire:

Baþvuru Tarih ve Sayýsý:

Baþvuruya Konu Ýhale:

Kurumca Yapýlan Ýnceleme ve Deðerlendirme:

Çevre ve Orman Bakanlýðý Ýdari ve Mali Ýþler Dairesi Baþkanlýðý tarafýndan 12.06.2009 tarihinde açýk ihale usulü ile yapýlan "Çevre ve Orman Bakanlýðý Merkez Teþkilatý Hizmet Binalarý Ýle Çevrelerinin Makine, Ekipman ve Malzeme Dahil Genel Temizlik Hizmetlerinin Personel Çalýþtýrýlmasýna Dayalý Hizmet Alýmý" ihalesine iliþkin olarak Harmanþa Ýnþ. Nak. San. ve Tic. Ltd. þžti   – Kumtem Tem. Gýda Ýnþ. Tur. Nak. Elek. Ekekt. Egm. San. ve Ýth. Ýhr. Tic. þžti. Ýþ Ortaklýðý'nýn 30.06.2009 tarihinde yaptýðý þikayet baþvurusunun, idarenin 06.07.2009 tarihli yazýsý ile reddi üzerine, baþvuru sahibinin  14.07.2009 tarih ve 16348 sayý ile Kurum kayýtlarýna alýnan 14.07.2009 tarihli dilekçe ile itirazen þikayet baþvurusunda bulunduðu,

Ýdare tarafýndan gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;

4734 sayýlý Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fýkrasýnýn (c) bendi gereðince itirazen þikayet baþvurusunun reddine,

Karar verilmesinin uygun olacaðý hususlarýna yer verilmiþtir.

Karar:

Esas Ýnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

Ýtirazen þikayet dilekçesinde özetle; banka referans mektuplarýnýn 4734 sayýlý Kanuna uygun düzenlendiði, deðerlendirme dýþý býrakýlmalarýnýn Kamu Ýhale Genel Tebliðinin XIII-L maddesine ve Hizmet Alýmý Ýhaleleri Uygulama Yönetmeliðinin 34 üncü maddesinin 4 üncü fýkrasýna aykýrý olduðu iddialarýna yer verilmiþtir.

Baþvuru sahibinin iddialarýnýn deðerlendirilmesi sonucunda aþaðýdaki hususlar tespit edilmiþtir:

Ýdari þartnamenin "Bankalardan temin edilecek belgeler" baþlýklý 7.4.1 inci maddesinde, "Teklif edilen bedelin % 10'undan, az olmamak üzere istekli tarafýndan belirlenecek tutarda bankalar nezdindeki kullanýlmamýþ nakdi veya gayrinakdi kredisi ya da üzerinde kýsýtlama bulunmayan mevduatý gösteren banka referans mektubu,

Bu kriter, mevduat ve kredi tutarlarý toplanmak ya da birden fazla banka referans mektubu sunulmak suretiyle de saðlanabilir." düzenlemesi,

                      Ayný þartnamenin "Belgelerin sunuluþ þekli" baþlýklý 7.7 nci maddesinin,

7.7.1 inci maddesinde, "Ýstekliler, yukarýda sayýlan belgelerin aslýný veya aslýna uygunluðu noterce onaylanmýþ örneklerini vermek zorundadýr. Ancak, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesinin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde Gazete idaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliðine baðlý odalarca "aslýnýn aynýdýr" þeklinde onaylanarak isteklilere verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri ile bunlarýn noter onaylý suretleri de kabul edilecektir." düzenlemesi,

7.7.2 nci maddesinde, "Noter onaylý belgelerin aslýna uygun olduðunu belirten bir þerh taþýmasý zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmýþ olanlar ile "ibraz edilenin aynýdýr" veya bu anlama gelecek bir þerh taþýyanlar geçerli kabul edilmeyecektir." düzenlemesi,

7.7.3 üncü maddesinde, "Ýstekliler, istenen belgelerin aslý yerine ihale tarihinden önce Ýdare tarafýndan "aslý idarece görülmüþtür" veya bu anlama gelecek þekilde þerh düþülen suretlerini tekliflerine ekleyebilirler." düzenlemesi,

                      Yer almaktadýr.

                      Hizmet Alýmý Ýhaleleri Uygulama Yönetmeliðinin "Belgelerin sunuluþ þekli" baþlýklý 31 inci maddesinde;

"(1) Bu Yönetmeliðin uygulanmasýnda idareler; belgelerin aslýný veya aslýna uygunluðu noterce onaylanmýþ örneklerini isterler. Bu kapsamda sunulan fatura örnekleri de asýl olarak kabul edilir. Adaylar veya istekliler, istenen belgelerin aslý yerine ihale veya son baþvuru tarihinden önce idare tarafýndan "aslý idarece görülmüþtür" veya bu anlama gelecek þerh düþülen suretlerini baþvurularý veya teklifleri kapsamýnda sunabilirler. Bu yönde yapýlacak baþvurularýn, ihaleden önce idarenin ilgili birim yetkilisi veya bu hususta görevlendirilmiþ personelince karþýlanmasý zorunludur.

                      (2) Noter onaylý belgelerin aslýna uygun olduðunu belirten bir þerh taþýmasý zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmýþ olanlar ile "ibraz edilenin aynýdýr" veya bu anlama gelecek bir þerh taþýyanlar geçerli kabul edilmez. Ancak, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesinin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde, Gazete idaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliðine baðlý odalarca "aslýnýn aynýdýr" þeklinde onaylanarak verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri veya bunlarýn noter onaylý suretleri de kabul edilir." hükmü,

"Bankalardan temin edilecek belgeler" baþlýklý 34 üncü maddesinde;

"(1) Mali durumu göstermek üzere bankalardan temin edilecek yeterlik belgesi, banka referans mektubudur. Banka referans mektubu, Türkiye'de veya yurt dýþýnda faaliyet gösteren bankalardan temin edilebilir. Banka referans mektubunun ilk ilan veya davet tarihinden sonra düzenlenmiþ olmasý zorunludur.

(4) Gerek görüldüðünde, banka referans mektubunun teyidi ilgili bankanýn genel müdürlüðünden veya þubesinden idarelerce yapýlýr. Yapýlan teyitlerin bankanýn en az iki yetkilisinin imzasýný taþýmasý zorunludur." hükmü,

"Baþvurularýn ve tekliflerin alýnmasý, açýlmasý ve belgelerdeki bilgi eksikliklerinin tamamlatýlmasý" baþlýklý 56 ncý maddesinde;

"(4) Baþvuru veya teklif zarfý içinde sunulmasý istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereðince eklenmesi zorunlu olan belgelerden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmamasý halinde, bu eksik belgeler idarelerce tamamlatýlamaz.

(5) Baþvuru ve teklifin esasýný deðiþtirecek nitelikte olmamasý kaydýyla, sunulan belgelerde bilgi eksikliði bulunmasý halinde idarece belirlenen sürede bu eksik bilgilerin tamamlanmasý yazýlý olarak istenir. Bu çerçevede, tamamlatýlmasý istenen bilgi eksikliklerinin giderilmesine iliþkin belgelerin niteliði dikkate alýnarak, idare tarafýndan iki iþ gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayanlarýn baþvuru veya teklifleri deðerlendirme dýþý býrakýlýr ve geçici teminatlarý gelir kaydedilir.

(6) Ýdarelerce bilgi eksikliklerinin tamamlatýlmasýna iliþkin olarak verilen süre içinde aday veya isteklilerce sunulan belgelerin, son baþvuru veya ihale tarihinden sonraki bir tarihte düzenlenmesi halinde, bu belgeler, aday veya isteklinin son baþvuru veya ihale tarihi itibarýyla ihaleye katýlým þartlarýný saðladýðýný göstermesi gereklidir." hükmü,

Yer almaktadýr.

Kamu Ýhale Genel Tebliðinin "Ýdarelerce, Eksik Belge ve Bilgilerin Tamamlatýlmasý" baþlýklý XIII-L maddesinde;

"Ýhale dokümanýnda baþvuru veya teklif zarfý içinde sunulmasý istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereðince eklenmesi zorunlu olan eklerinden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmamasý halinde, bu eksik belgeler ve ekleri idarelerce tamamlatýlmayacaktýr.

Ancak,

a) Geçici teminat ve teklif mektuplarýnýn Kanunen taþýmasý zorunlu hususlar hariç olmak üzere, sunulan belgelerde ihale sonucu açýsýndan teklifin esasýný deðiþtirecek nitelikte olmayan bilgi eksikliklerinin bulunmasý halinde, bu tür bilgi eksikliklerinin giderilmesine iliþkin belgeler,

b) Aday ve isteklilerce sunulan ve baþka kurum, kuruluþ ve kiþilerce düzenlenen belgelerde, belgenin taþýmasý zorunlu asli unsurlar dýþýnda, belgenin içeriðine iliþkin tereddüt yaratacak nitelikte olan ve belgeyi düzenleyen kurum, kuruluþ veya kiþilerden kaynaklanan bilgi eksikliklerinin giderilmesine iliþkin belgeler,

Ýdarelerce tamamlatýlacaktýr.

Bu çerçevede, tamamlatýlmasý istenen bilgi eksikliklerinin giderilmesine iliþkin belgelerin niteliði dikkate alýnarak idarelerce aday veya isteklilere makul bir tamamlama süresi verilecektir.

Ýdarelerce bilgi eksikliklerinin tamamlatýlmasýna iliþkin olarak verilen süre içinde aday veya isteklilerce sunulan belgelerin, baþvuru veya ihale tarihinden sonraki bir tarihte düzenlenmesi halinde, bu belgeler, aday veya isteklinin baþvuru veya ihale tarihi itibarýyla ihaleye katýlým þartlarýný saðladýðýný tevsik etmesi halinde kabul edilecektir.

Bu hükümler çerçevesinde bilgi eksikliklerinin giderilmesine iliþkin belgelerin yazýlý olarak istenilmesi ve isteklilerce bir dilekçe ekinde sunulmasý gerekmektedir.

Ýlgili mevzuatýna göre ihaleye katýlma þartý olarak istenmesi gereken belge veya bilgilerin idarece istenmediði ve bu durumun tekliflerin deðerlendirilmesi aþamasýnda tespit edildiði hallerde, idarelerce bu tür belge veya bilgiler tekliflerin deðerlendirilmesi aþamasýnda isteklilerden talep edilemeyecek ve tamamlatýlamayacaktýr." açýklamasý bulunmaktadýr.

Baþvuru sahibinin teklifinin deðerlendirme dýþý býrakýlmasý ile ilgili ihale komisyon kararýnda, "… referans mektubunun … hükümlerine aykýrýlýk teþkil edecek þekilde Türkiye Finans Katýlým Bankasý A.þž. þžanlýurfa þžubesi tarafýndan düzenlenen asýl belgeye ait olduðu anlaþýlan fotokopinin Türkiye Finans Katýlým Bankasý A.þž. Kýzýlay þžubesi tarafýndan "aslý gibidir" ibaresi ile kaþelenerek sunulduðu" ifadeleri yer almaktadýr.

Yapýlan incelemede, baþvuru sahibi tarafýndan Türkiye Finans Katýlým Bankasý A. þž. þžanlýurfa þžubesi tarafýndan Harmanþa Ýnþaat Nakliyat San. ve Tic. Ltd. þžti. adýna düzenlenen 11.06.2009 tarih ve 1238 mektup nolu banka referans mektubu örneðinin sunulduðu, bu belgede "aslý gibidir" kaþesi ve Kýzýlay þžubesinin kaþesi ile müdür yardýmcýsý ve þef olduðu belirtilen 2 kiþinin imzasýnýn yer aldýðý görülmüþtür.

Ayrýca, istekli tarafýndan Türkiye Finans Katýlým Bankasý A. þž. Genel Müdürlüðü tarafýndan düzenlenen ve anýlan bankanýn þžanlýurfa þubesinin "aslý gibidir" kaþesini taþýyan 11.06.2009 tarih ve 1329 sayýlý teyit yazýsýnýn örneðinin sunulduðu ve bu belgede referans mektubunda olduðu gibi "aslý gibidir" kaþesi ve Kýzýlay þžubesinin kaþesi ile müdür yardýmcýsý ve þef olduðu belirtilen 2 kiþinin imzasýnýn yer aldýðý tespit edilmiþtir.

Ýdari þartnamenin 7.7 nci ve Hizmet Alýmý Ýhaleleri Uygulama Yönetmeliðinin 31 inci maddelerine göre isteklilerce, belgelerin aslýnýn veya aslýna uygunluðu noterce onaylanmýþ örneklerinin sunulmasý gerekirken, baþvuru sahibi tarafýndan sunulan banka referans mektubu örneðinin aslýna uygunluðunun noter yerine ilgili bankanýn bir þubesi tarafýndan onaylandýðý tespit edildiðinden, baþvuru sahibinin deðerlendirme dýþý býrakýlmasýnda mevzuata aykýrýlýk olmadýðý sonucuna ulaþýlmýþtýr.

Baþvuru dilekçesinde banka referans mektuplarýnýn KÝK025.0/H nolu standart forma uygun olduðu ifade edilmiþtir. Ancak, incelenen banka referans mektubu ile ilgili tespit edilen mevzuata aykýrýlýk bu belgenin sunuluþ þekli ile ilgili olduðundan, istekli tarafýndan sunulan belgenin ilgili standart forma uygun olup olmamasý önem arz etmemektedir.

Hizmet Alýmý Ýhaleleri Uygulama Yönetmeliðinin 34 üncü maddesinin 4 üncü fýkrasý uyarýnca yapýlacak teyit iþlemi idarenin takdirinde olup, söz konusu teyidin yapýlabilecek olmasý sunulacak banka referans mektubunun mevzuata uygun düzenlenme ve sunulma zorunluluðunu ortadan kaldýrmamaktadýr.

Ýncelenen banka referans mektubunda tespit edilen mevzuata aykýrýlýk Hizmet Alýmý Ýhaleleri Uygulama Yönetmeliðinin 56 ncý maddesinde bahsedilen bilgi eksikliði olarak deðerlendirilemeyeceðinden, anýlan madde kapsamýnda isteklinin banka referans mektubu ile ilgili olarak her hangi bir tamamlatmanýn söz konusu olmadýðý da açýk olduðundan, baþvuru sahibinin iddiasýnýn yerinde bulunmadýðý sonucuna ulaþýlmýþtýr.

Açýklanan nedenlerle;

4734 sayýlý Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fýkrasýnýn (c) bendi gereðince itirazen þikayet baþvurusunun reddine,

Oybirliði ile karar verildi.