Banka referans mektubunun ilgili bankanın bir şubesi tarafından onaylanmış sureti teklif dosyasında sunulabilir mi?

İhaleyi Yapan Daire:

Başvuru Tarih ve Sayısı:

Başvuruya Konu İhale:

Kurumca Yapılan İnceleme ve Değerlendirme:

Çevre ve Orman Bakanlığı İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı tarafından 12.06.2009 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan "Çevre ve Orman Bakanlığı Merkez Teşkilatı Hizmet Binaları İle Çevrelerinin Makine, Ekipman ve Malzeme Dahil Genel Temizlik Hizmetlerinin Personel Çalıştırılmasına Dayalı Hizmet Alımı" � ihalesine ilişkin olarak Harmanşa İnş. Nak. San. ve Tic. Ltd. ş�ti   – Kumtem Tem. Gıda İnş. Tur. Nak. Elek. Ekekt. Egm. San. ve İth. İhr. Tic. ş�ti. İş Ortaklığı'nın 30.06.2009 tarihinde yaptığı şikayet başvurusunun, idarenin 06.07.2009 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin  14.07.2009 tarih ve 16348 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 14.07.2009 tarihli dilekçe ile itirazen şikayet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikayet başvurusunun reddine,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

Karar:

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikayet dilekçesinde özetle; banka referans mektuplarının 4734 sayılı Kanuna uygun düzenlendiği, değerlendirme dışı bırakılmalarının Kamu İhale Genel Tebliğinin XIII-L maddesine ve Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 34 üncü maddesinin 4 üncü fıkrasına aykırı olduğu iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

İdari şartnamenin "Bankalardan temin edilecek belgeler" � başlıklı 7.4.1 inci maddesinde, "Teklif edilen bedelin % 10'undan, az olmamak üzere istekli tarafından belirlenecek tutarda bankalar nezdindeki kullanılmamış nakdi veya gayrinakdi kredisi ya da üzerinde kısıtlama bulunmayan mevduatı gösteren banka referans mektubu,

Bu kriter, mevduat ve kredi tutarları toplanmak ya da birden fazla banka referans mektubu sunulmak suretiyle de sağlanabilir." � düzenlemesi,

                      Aynı şartnamenin "Belgelerin sunuluş şekli" � başlıklı 7.7 nci maddesinin,

7.7.1 inci maddesinde, "İstekliler, yukarıda sayılan belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini vermek zorundadır. Ancak, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesinin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde Gazete idaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca "aslının aynıdır" � şeklinde onaylanarak isteklilere verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri ile bunların noter onaylı suretleri de kabul edilecektir." � düzenlemesi,

7.7.2 nci maddesinde, "Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile "ibraz edilenin aynıdır" � veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmeyecektir." � düzenlemesi,

7.7.3 üncü maddesinde, "İstekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale tarihinden önce İdare tarafından "aslı idarece görülmüştür" � veya bu anlama gelecek şekilde şerh düşülen suretlerini tekliflerine ekleyebilirler." � düzenlemesi,

                      Yer almaktadır.

                      Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin "Belgelerin sunuluş şekli" � başlıklı 31 inci maddesinde;

"(1) Bu Yönetmeliğin uygulanmasında idareler; belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini isterler. Bu kapsamda sunulan fatura örnekleri de asıl olarak kabul edilir. Adaylar veya istekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale veya son başvuru tarihinden önce idare tarafından "aslı idarece görülmüştür" � veya bu anlama gelecek şerh düşülen suretlerini başvuruları veya teklifleri kapsamında sunabilirler. Bu yönde yapılacak başvuruların, ihaleden önce idarenin ilgili birim yetkilisi veya bu hususta görevlendirilmiş personelince karşılanması zorunludur.

                      (2) Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile "ibraz edilenin aynıdır" � veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmez. Ancak, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesinin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde, Gazete idaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca "aslının aynıdır" � şeklinde onaylanarak verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri veya bunların noter onaylı suretleri de kabul edilir." � hükmü,

"Bankalardan temin edilecek belgeler" � başlıklı 34 üncü maddesinde;

"(1) Mali durumu göstermek üzere bankalardan temin edilecek yeterlik belgesi, banka referans mektubudur. Banka referans mektubu, Türkiye'de veya yurt dışında faaliyet gösteren bankalardan temin edilebilir. Banka referans mektubunun ilk ilan veya davet tarihinden sonra düzenlenmiş olması zorunludur.

(4) Gerek görüldüğünde, banka referans mektubunun teyidi ilgili bankanın genel müdürlüğünden veya şubesinden idarelerce yapılır. Yapılan teyitlerin bankanın en az iki yetkilisinin imzasını taşıması zorunludur." � hükmü,

"Başvuruların ve tekliflerin alınması, açılması ve belgelerdeki bilgi eksikliklerinin tamamlatılması" � başlıklı 56 ncı maddesinde;

"(4) Başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan belgelerden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler idarelerce tamamlatılamaz.

(5) Başvuru ve teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, sunulan belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Bu çerçevede, tamamlatılması istenen bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak, idare tarafından iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayanların başvuru veya teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir.

(6) İdarelerce bilgi eksikliklerinin tamamlatılmasına ilişkin olarak verilen süre içinde aday veya isteklilerce sunulan belgelerin, son başvuru veya ihale tarihinden sonraki bir tarihte düzenlenmesi halinde, bu belgeler, aday veya isteklinin son başvuru veya ihale tarihi itibarıyla ihaleye katılım şartlarını sağladığını göstermesi gereklidir." � hükmü,

Yer almaktadır.

Kamu İhale Genel Tebliğinin "İdarelerce, Eksik Belge ve Bilgilerin Tamamlatılması" � başlıklı XIII-L maddesinde;

"İhale dokümanında başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan eklerinden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler ve ekleri idarelerce tamamlatılmayacaktır.

Ancak,

a) Geçici teminat ve teklif mektuplarının Kanunen taşıması zorunlu hususlar hariç olmak üzere, sunulan belgelerde ihale sonucu açısından teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmayan bilgi eksikliklerinin bulunması halinde, bu tür bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler,

b) Aday ve isteklilerce sunulan ve başka kurum, kuruluş ve kişilerce düzenlenen belgelerde, belgenin taşıması zorunlu asli unsurlar dışında, belgenin içeriğine ilişkin tereddüt yaratacak nitelikte olan ve belgeyi düzenleyen kurum, kuruluş veya kişilerden kaynaklanan bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler,

İdarelerce tamamlatılacaktır.

Bu çerçevede, tamamlatılması istenen bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak idarelerce aday veya isteklilere makul bir tamamlama süresi verilecektir.

İdarelerce bilgi eksikliklerinin tamamlatılmasına ilişkin olarak verilen süre içinde aday veya isteklilerce sunulan belgelerin, başvuru veya ihale tarihinden sonraki bir tarihte düzenlenmesi halinde, bu belgeler, aday veya isteklinin başvuru veya ihale tarihi itibarıyla ihaleye katılım şartlarını sağladığını tevsik etmesi halinde kabul edilecektir.

Bu hükümler çerçevesinde bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin yazılı olarak istenilmesi ve isteklilerce bir dilekçe ekinde sunulması gerekmektedir.

İlgili mevzuatına göre ihaleye katılma şartı olarak istenmesi gereken belge veya bilgilerin idarece istenmediği ve bu durumun tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında tespit edildiği hallerde, idarelerce bu tür belge veya bilgiler tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında isteklilerden talep edilemeyecek ve tamamlatılamayacaktır." � açıklaması bulunmaktadır.

Başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması ile ilgili ihale komisyon kararında, "" ¦ referans mektubunun " ¦ hükümlerine aykırılık teşkil edecek şekilde Türkiye Finans Katılım Bankası A.ş�. ş�anlıurfa ş�ubesi tarafından düzenlenen asıl belgeye ait olduğu anlaşılan fotokopinin Türkiye Finans Katılım Bankası A.ş�. Kızılay ş�ubesi tarafından "aslı gibidir" � ibaresi ile kaşelenerek sunulduğu" � ifadeleri yer almaktadır.

Yapılan incelemede, başvuru sahibi tarafından Türkiye Finans Katılım Bankası A. ş�. ş�anlıurfa ş�ubesi tarafından Harmanşa İnşaat Nakliyat San. ve Tic. Ltd. ş�ti. adına düzenlenen 11.06.2009 tarih ve 1238 mektup nolu banka referans mektubu örneğinin sunulduğu, bu belgede "aslı gibidir" � kaşesi ve Kızılay ş�ubesinin kaşesi ile müdür yardımcısı ve şef olduğu belirtilen 2 kişinin imzasının yer aldığı görülmüştür.

Ayrıca, istekli tarafından Türkiye Finans Katılım Bankası A. ş�. Genel Müdürlüğü tarafından düzenlenen ve anılan bankanın ş�anlıurfa şubesinin "aslı gibidir" � kaşesini taşıyan 11.06.2009 tarih ve 1329 sayılı teyit yazısının örneğinin sunulduğu ve bu belgede referans mektubunda olduğu gibi "aslı gibidir" � kaşesi ve Kızılay ş�ubesinin kaşesi ile müdür yardımcısı ve şef olduğu belirtilen 2 kişinin imzasının yer aldığı tespit edilmiştir.

İdari şartnamenin 7.7 nci ve Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 31 inci maddelerine göre isteklilerce, belgelerin aslının veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerinin sunulması gerekirken, başvuru sahibi tarafından sunulan banka referans mektubu örneğinin aslına uygunluğunun noter yerine ilgili bankanın bir şubesi tarafından onaylandığı tespit edildiğinden, başvuru sahibinin değerlendirme dışı bırakılmasında mevzuata aykırılık olmadığı sonucuna ulaşılmıştır.

Başvuru dilekçesinde banka referans mektuplarının KİK025.0/H nolu standart forma uygun olduğu ifade edilmiştir. Ancak, incelenen banka referans mektubu ile ilgili tespit edilen mevzuata aykırılık bu belgenin sunuluş şekli ile ilgili olduğundan, istekli tarafından sunulan belgenin ilgili standart forma uygun olup olmaması önem arz etmemektedir.

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 34 üncü maddesinin 4 üncü fıkrası uyarınca yapılacak teyit işlemi idarenin takdirinde olup, söz konusu teyidin yapılabilecek olması sunulacak banka referans mektubunun mevzuata uygun düzenlenme ve sunulma zorunluluğunu ortadan kaldırmamaktadır.

İncelenen banka referans mektubunda tespit edilen mevzuata aykırılık Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 56 ncı maddesinde bahsedilen bilgi eksikliği olarak değerlendirilemeyeceğinden, anılan madde kapsamında isteklinin banka referans mektubu ile ilgili olarak her hangi bir tamamlatmanın söz konusu olmadığı da açık olduğundan, başvuru sahibinin iddiasının yerinde bulunmadığı sonucuna ulaşılmıştır.

Açıklanan nedenlerle;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikayet başvurusunun reddine,

Oybirliği ile karar verildi.