Kesinleşen ihale dokümanında birim fiyat teklif cetvelinin hatalı düzenlenmiş olması ihalenin iptalini gerektirir mi?

İhaleyi Yapan Daire:

Başvuru Tarih ve Sayısı:

Başvuruya Konu İhale:

Kurumca Yapılan İnceleme ve Değerlendirme:

03.01.2010 tarih ve III.H.38.96.0259/2010-56E sayılı Esas İnceleme Raporunda;

Turhal Devlet Hastanesi Başhekimliği tarafından 11.11.2010 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “Hastanemiz 2011 ve 2012 Yılları Malzemeli Temizlik Hizmet Alımıâ€� ihalesine ilişkin olarak Zen İç ve Dış Ticaret Pazarlama Ltd. ş�ti.’nin 06.12.2010 tarihinde yaptığı şikayet başvurusunun, idarenin 06.12.2010 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin 14.12.2010 tarih ve 52497 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 13.12.2010 tarihli dilekçe ile itirazen şikayet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (a) bendi gereğince, ihalenin iptaline,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

Karar:

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikayet dilekçesinde özetle;

1) Birim fiyat teklif cetvelinde ulusal bayram ve tatil günlerinde yapılacak çalışmalar için toplam gün sayısının yazılıp işçi miktarı kısmının boş bırakılması gerekirken idare tarafından ihale dokümanı kapsamında verilen birim fiyat teklif cetvelinin ulusal bayram ve tatil günlerinde yapılacak çalışmalara ilişkin ikinci satırında, işçi sayısının “15â€� olarak ve ay/gün/saat miktarının ise “24â€� olarak belirtildiği, ancak ihale dokümanının kesinleştiği göz önüne alındığında isteklilerce buna göre teklif verilmesi gerektiği, ancak ihale üzerinde kalan ortak girişimin birim fiyat teklif cetvelinde ise ay/gün/saat miktarının “1305â€� alınmak suretiyle hesaplama yapıldığı, bunun sonucunda bu iş kalemine ilişkin teklif tutarının 620.919,00 TL olarak hesaplanması gerekirken 41.394,60 TL olarak hesaplandığı, dolayısıyla ihale üzerinde kalan ortak girişimin birim fiyat teklif cetvelinde aritmetik hata olduğu,

2) İdari şartnamede 41.000 kg. poşet istendiği, ihale üzerinde kalan ortak girişimin teklif bedelinin sadece bu kalemi bile karşılamaya yetmesinin mümkün olmadığı, teknik şartnamede belirtilen temizlik arabası ve çöp konteynırı amortismana tabi kıymetler olduğu için ortak girişimin aşırı düşük teklif açıklamalarında herhangi bir bedel öngörülmemesi gerekirken bu giderler için bedel öngörüldüğü ve giyim için öngörülen bedel üzerinden % 3 sözleşme giderleri hesaplanmadığı,

3) İdarenin mevzuata aykırı iş ve işlemlerinin kaynakların verimli kullanılması ilkesine ters düştüğü, ihale yetkilisi ve ihale komisyonu üyelerinin yapmış oldukları mevzuata aykırı işlemlerin firmanın zararına yol açtığı, bu nedenle söz konusu zararın (itirazen şikayet başvuru bedeli vs.) ihale yetkilisi ve ihale komisyonu üyelerinden tahsil edilmesi gerektiği,

İddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

1) Başvuru sahibinin 1 inci iddiasına ilişkin olarak:

İdari şartnamenin “Teklif fiyata dahil olan giderlerâ€� başlıklı 25 inci maddesinde; “25.3. Teklif fiyata dahil olan diğer giderler aşağıda belirtilmiştir:

25.3.1. İşin süresi ve personel sayısı dikkate alınarak ilgili mevzuatına göre hesaplanacak işçilik ücreti: 24 ay süresince asgari ücretten 73 kişi çalıştırılacak olup; ulusal bayram ve genel tatil günlerinde çalıştırılacak gün sayısı toplamı 1305 gündür. Fazla çalışma yoktur.

25.3.2. Yemek, yol ve giyecek giderleri: Yemek ayni olup hastanenin yemeğinden karşılanacak, yol için günlük 2,20 TL yol bedeli öngörülmüştür. Giyeceğin evsafı teknik şartnamede belirtilmiş olup, isteklilerce karşılanacaktır.

25.3.3. Malzeme giderleri: Teknik şartnamenin 14. maddesinde belirtilen malzemeler, araç ve gereçler teklif fiyata dâhildir.â€� düzenlemesi bulunmaktadır.

İhale dokümanı kapsamında verilen birim fiyat teklif cetveli ise aşağıdaki şekilde düzenlenmiştir.

Kamu İhale Genel Tebliğinin Ek-H.3 nolu ekinde yer alan personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımları için kullanılacak örnek birim fiyat teklif cetvelinin;

Ulusal bayram ve genel tatil günlerinde çalıştırılması öngörülen personele ilişkin kısmına ilişkin açıklamaları içeren 2 nolu dipnotta; “İdareler bu satırı düzenlerken birim sütununa “günâ€� ibaresini yazacak, işçi sayısı sütununu boş bırakacak ve ay/gün/saat sütununa çalışılacak toplam tatil günü süresini yazacaktır. Farklı ücret grupları için ulusal bayram ve genel tatil günlerinde çalışma öngörülüyorsa her biri için ayrı satır açılacaktır.â€� açıklaması,

Malzemeye ilişkin açıklamaları içeren 6 nolu dipnotta ise; “Teklif fiyatına dahil edilmesi öngörülen malzemelerin tamamı tek bir iş kalemi olarak kabul edilmek suretiyle birim fiyat teklif cetvelinde malzeme için tek bir satır açılmıştır.

İdareler, her bir malzeme için ayrı satır da açabilecektir. Söz konusu malzemeler için ayrı satır açılması halinde “birimâ€� sütununa malzemenin cinsine göre adet, kg, lt, m, kutu, paket vb. yazılacak, “işçiâ€� sayısı sütunu boş bırakılacak ve miktar kısmına işin toplam süresi boyunca kullanılacak toplam adet, kg, lt. m, kutu, paket vb. her bir birim için rakam yazılarak teklif alınacaktır.â€� açıklaması yapılmıştır.

Dolayısıyla ihale dokümanında yapılan düzenlemeler ve Kamu İhale Genel Tebliğinde yapılan konuya ilişkin açıklamalar birlikte değerlendirildiğinde, birim fiyat teklif cetvelinin ikinci satırında ulusal bayram ve genel tatil günlerinde çalıştırılacak personele ilişkin iş kaleminin biriminin “günâ€� olarak belirtilmesi, işçi sayısı sütununun boş bırakılması ve ay/gün/saat sütununa “1305â€� yazılması gerekmekte iken, ihale dokümanı kapsamında istekli olabileceklere verilen birim fiyat teklif cetvelinin ikinci satırında ulusal bayram ve genel tatil günlerinde çalıştırılacak personele ilişkin iş kaleminin birimi â€œİşçi Günâ€� olarak, işçi sayısı “15,00â€� olarak, ay/gün/saat miktarı ise “24,00â€� olarak belirtilmiştir. Yine birim fiyat teklif cetvelinin birinci satırında yer alan normal çalışmaya ilişkin iş kaleminin biriminin “işçi x ayâ€� şeklinde düzenlenmesi gerekmekte iken, bu iş kalemin birimi “işçi x saatâ€� olarak belirtilmiştir.

Diğer taraftan teklif fiyatına dahil edilmesi öngörülen malzemelerin tamamı tek bir iş kalemi olarak kabul edilerek birim fiyat teklif cetvelinde malzeme için tek bir satır açılmıştır. Bu durumda, bu iş kaleminin biriminin ihale dokümanındaki düzenlemeler ışığında “ayâ€� olarak belirtilmesi, işçi sayısı sütununun boş bırakılması ve ay/gün/saat miktarının ise iş kaleminin birimi ay olduğu için “24â€� olarak belirtilmesi gerektiği değerlendirilmiştir. Ancak mevcut birim fiyat teklif cetvelinde bu iş kaleminin birimi “kalemâ€� olarak, işçi sayısı sütunu “73â€� olarak, ay/gün/saat miktarı ise “45,00â€� olarak belirtilmiştir.

Teklifler sunulmadan önce birim fiyat teklif cetvelindeki bu duruma ilişkin şikayet başvurusunda bulunulmadığından, Kamu İhale Kanununun 55 inci ve İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmeliğin 5 inci maddesi hükümleri ile İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Tebliğin 3 üncü maddesinin 6 ncı fıkrasında yer alan açıklamalar bir arada değerlendirildiğinde, ihale dokümanının bu haliyle kesinleşmiş olduğu anlaşılmakta olup, ihaleye teklif veren isteklilerin mevcut birim fiyat cetvelini esas alarak tekliflerini hazırlamaları gerektiği açık olmakla birlikte, bu durum aşağıda açıklanacağı üzere bir takım sorunları beraberinde getirmektedir.

İhale üzerinde bırakılan ortak girişimin birim fiyat teklif cetveli aşağıdaki gibidir:

                      Yukarıda yer alan birim fiyat teklif cetveli incelendiğinde, ikinci satırda yer alan ulusal bayram ve genel tatil günlerinde çalıştırılacak personele ilişkin iş kaleminin ay/gün/saat miktarı kısmı “1305â€� olarak değiştirilerek teklif hazırlanmıştır. Teklif edilen birim fiyat ise, sadece ay/gün/saat miktarı olan 1305 ile çarpılarak hesaplama yapılmıştır. Malzeme bedeli iş kaleminin de yine birimi ve ay/gün/saat miktarı değiştirilerek teklif tutarı hesaplanmıştır.

Başvuru sahibi isteklinin birim fiyat teklif cetveli ise aşağıdaki gibi düzenlenmiştir:

Başvuru sahibi isteklinin birim fiyat teklif cetveli incelendiğinde ise, ikinci satırda yer alan ulusal bayram ve genel tatil günlerinde çalıştırılacak personele ilişkin iş kaleminin ay/gün/saat miktarı kısmı “1305â€� olarak değiştirilerek teklif hazırlanmıştır. Bu kaleme ilişkin teklif edilen birim fiyat ise, hem işçi sayısı ile hem de ay/gün/saat miktarı ile çarpılarak hesaplama yapılmıştır. Bu durum ise teklif edilen birim fiyatın çok düşük çıkmasına neden olmaktadır. İş artışı ya da iş eksilişinin söz konusu olması halinde teklif edilen birim fiyat üzerinden hesaplama yapılacağı hususu göz önüne alındığında birim fiyat teklif cetvelinin bu şekilde düzenlenmesinin işin yürütülmesi aşamasında telafisi güç olumsuzlukları beraberinde getirebileceği değerlendirilmiştir.

Bu nedenle, her ne kadar ihale dokümanı bu haliyle kesinleşmiş olsa da, istekliler arasında tekliflerin hazırlanması aşamasında tereddüde yol açan birim fiyat teklif cetvelindeki hatalı düzenlemelerin, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında sağlıklı bir değerlendirmenin yapılmasına imkân vermeyeceğinin açık olması ve kesinleşen ihale dokümanında yer alan mevcut birim fiyat teklif cetveline göre teklif verilmesi halinde ise iş artışı ya da iş eksilişi olması durumda telafisi güç olumsuzlukların söz konusu olabileceği, Kamu İhale Kanununun 5 inci maddesine göre idarelerin ihale yaparken saydamlığı, rekabeti ve eşit muameleyi sağlamakla yükümlü oldukları hususu bir arada değerlendirildiğinde, ihale dokümanındaki düzenlemeler ile birim fiyat teklif cetvelindeki belirlemelerin birbiriyle çeliştiği ve bu durumun tekliflerin oluşturulmasında isteklileri tereddüde düşürdüğü anlaşıldığından, ihalenin iptal edilmesi gerektiği sonucuna ulaşılmıştır.

2) Başvuru sahibinin 2 nci iddiasına ilişkin olarak:

Teknik şartnamenin istenilen araç gereç sayıları, özellikleri ve temizlik malzemeleriâ€� başlıklı 14 üncü maddesindeki düzenleme aşağıdaki gibidir:

İdarenin 22.11.2010 tarihli yazısı ile ihale üzerinde bırakılan ortak girişimden aşırı düşük teklif açıklaması istenmiş, ortak girişim ise bu talebe 29.11.2010 tarihli yazı ve ekleriyle cevap vermiştir.

Firma aşırı düşük teklif açıklamasında asgari işçilik maliyetini KİK işçilik hesaplama modülü üzerinden giyim giderleri hariç ve % 3 sözleşme giderleri dahil olmak üzere 1.834.251,24 TL olarak hesaplamıştır. Giyim giderleri için ise, 475,96 TL bedel içeren bir proforma fatura sunarak açıklama yapılmıştır. Ortak girişim tarafından sunulan proforma faturanın İdeal İş Elbiseleri firması tarafından düzenlendiği ve bu firmanın SMMM’si tarafından onaylandığı ve proforma faturaların altında ise, Kamu İhale Genel Tebliğinin 79 uncu maddesinde öngörülen “Birim satış tutarının, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim maliyet tutarının altında olmadığını beyan ederim.â€� ibaresinin yer aldığı tespit edilmiştir. Ortak girişimin 475,96 TL’lik giyim giderine % 3 sözleşme gideri eklendiğinde, 490,24 TL’ye ulaşılmaktadır.

İstekli tarafından malzeme ekipman giderleri için ise yine 73.992,00 bedel içeren bir proforma fatura sunarak açıklama yapılmıştır. Ortak girişim tarafından sunulan proforma faturanın Yener Bucak Toptan Tem. Mal. Mak. Ekip. İş Elb. Al. Sat. Tic. firması tarafından düzenlendiği ve bu firmanın SMMM’si tarafından onaylandığı ve proforma faturaların altında ise, Kamu İhale Genel Tebliğinin 79 uncu maddesinde öngörülen “Birim satış tutarının, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim maliyet tutarının altında olmadığını beyan ederim.â€� ibaresinin yer aldığı tespit edilmiştir.

Başvuru sahibi, teknik şartnamede belirtilen temizlik arabası ve çöp konteynırının amortismana tabi kıymetler olduğunu, bunlar için aşırı düşük teklif açıklamalarında herhangi bir bedel öngörülmemesi gerekirken bu giderler için bedel öngörüldüğünü iddia etmektedir. Ancak teknik şartnamede yer alan listenin sonunda 1 ve 2 nci kalemlerin amortismana tabi olduğu dile getirilmiştir. Dolayısıyla listenin 27 nci satırında yer alan çöp konteynırı ve 31 inci satırında yer alan temizlik arabasının amortismana tabi olmasının öngörülmediği anlaşıldığından doğrudan gider kalemi olarak belgelendirilmesinin gerektiği değerlendirilmiştir. Zaten ihale üzerinde bırakılan ortak girişim de bu giderleri proforma fatura sunarak tevsik etmiştir. İhale üzerinde bırakılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklamaları kapsamında sunduğu teklif icmali ise aşağıdaki gibidir:

Bu durumda isteklinin aşırı düşük teklif açıklamalarında Kamu İhale Genel Tebliğinde belirtildiği şekilde açıklama yapıldığı, giyim giderleri için % 3 sözleşme giderinin öngörüldüğü, temizlik arabası ve çöp konteynırının ise amortismana tabi olmadığı ve dolayısıyla ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından bunların doğrudan gider olarak değerlendirilerek belgelendirilmesinin uygun olduğu anlaşıldığından başvuru sahibinin iddiasının yerinde olmadığı sonucuna ulaşılmıştır.

3) Başvuru sahibinin 3 üncü iddiasına ilişkin olarak:

Kamu İhale Kanunu’nun “İhalelere yönelik başvurularâ€� başlıklı 54 üncü maddesinde; “…

Başvurular üzerine ihaleyi yapan idare veya Kurum tarafından gerekçeli olarak;

a) İhale sürecinin devam etmesine engel oluşturacak ve düzeltici işlemle giderilemeyecek hukuka aykırılığın tespit edilmesi halinde ihalenin iptaline,

b) İdare tarafından düzeltme yapılması yoluyla giderilebilecek ve ihale sürecinin kesintiye uğratılmasına gerek bulunmayan durumlarda, düzeltici işlem belirlenmesine,

c) Başvurunun süre, usul ve şekil kurallarına uygun olmaması, usulüne uygun olarak sözleşme imzalanmış olması veya şikayete konu işlemlerde hukuka aykırılığın tespit edilememesi veya itirazen şikayet başvurusuna konu hususun Kurumun görev alanında bulunmaması hallerinde başvurunun reddine,

karar verilir.â€� hükmü ve

İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmeliğin “Kurum tarafından alınacak kararlarâ€� başlıklı 21 inci maddesinin birinci fıkrasında; “İtirazen şikayet başvuruları üzerine Kurul tarafından gerekçeli olarak;    

a) İhale sürecinin devam etmesine engel oluşturacak ve düzeltici işlemle giderilemeyecek hukuka aykırılığın tespit edilmesi halinde ihalenin iptaline,

b) İdare tarafından düzeltme yapılması yoluyla giderilebilecek ve ihale sürecinin kesintiye uğratılmasına gerek bulunmayan durumlarda, düzeltici işlem belirlenmesine,

c) Başvurunun süre, usul ve şekil kurallarına uygun olmaması, usulüne uygun olarak sözleşme imzalanmış olması veya şikayete konu işlemlerde ihalenin iptalini veya düzeltici işlem belirlenmesini gerektirecek hukuka aykırılığın tespit edilememesi veya itirazen şikayet başvurusuna konu hususun Kurumun görev alanında bulunmaması hallerinde başvurunun reddine,

karar verilir.â€� hükmü bulunmaktadır.

Yukarıdaki mevzuat düzenlemelerine göre itirazen şikayet başvuruları üzerine Kurul tarafından ihalenin iptal edilmesi, düzeltici işlem belirlenmesi ve başvurunun reddedilmesi yönünde üç farklı şekilde karar alınabilmektedir. Anılan Kanun ve Yönetmelik maddesinde bu üç karar dışında Kurula herhangi bir yaptırım uygulama yetkisi verilmemiştir. Dolayısıyla tespit edilen aykırılıklara yönelik olarak Kurul tarafından herhangi bir idari ve/veya cezai yaptırım uygulaması Kurulun görev ve yetkileri çerçevesinde mümkün bulunmamaktadır. Bu nedenle başvurunun reddi gerekmektedir.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilemeyecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, ihalenin iptali gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanunun 65 inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere;

Anılan Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (a) bendi gereğince, ihalenin iptaline,

Oybirliği ile karar verildi.