İtirazen şikayet süresi beklenmeden sözleşme imzalanması ihale iptal nedeni midir?

İhaleyi Yapan Daire:  

Başvuru Tarih ve Sayısı:  

Başvuruya Konu İhale:  

Kurumca Yapılan İnceleme ve Değerlendirme:  

Yatağan İlçe Milli Eğitim Müdürlüğütarafından 05.08.2013 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “2013-2014 Eğitim Öğretim Yılı Yatağan İlçesi’ne Bağlı 10 (On) Taş. Merk. İlkokul/Ortaokula Taşımalı Eğitim Kapsamında Öğrenimine Devam Eden Toplam 1079   İlkokul/Ortaokul Öğrencisine 180 (Yüz Seksen) İş Günü Sıcak Öğle Yemeği Verilmesi Hizmet Alım İşiâ€� ihalesine ilişkin olarak Eser Mazı’nın 11.09.2013 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 12.09.2013 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 20.09.2013 tarih ve 29810 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 16.09.2013 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

                      Başvuruya ilişkin olarak 2013/3396 sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

Karar:  

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,   ihalede yaklaşık maliyetin 493.318,80 TL olduğu, idarece 05.08.2013 tarihli yazılarla kârsız yaklaşık maliyet altında kalan firmalardan aşırı düşük teklif açıklaması istenildiği, bunun üzerine idareye başvurularak aşırı düşük sorgulaması ile ilgili bileşenler ve maliyet unsurlarında eksiklikler tespit edilerek bunların düzeltilmesi ve ek süre talep edildiği, idarece tekrar gönderilen sorgu yazısı ile düzeltme yapıldığı, kesinleşen ihale kararının 03.09.2013 tarihinde tebliğ alındığı, ihale üzerinde kalan isteklinin %43,5 gibi bir kırım ile 343.769,40 TL teklif ettiği ve ihaleyi aldığı, 4982 sayılı Kanun gereği isteklinin maliyet tablosunun talep edildiği ve ilgili tabloda yer alan 125 gram ekmek maliyetinin 0,15 TL olamayacağı, ülke sınırları içinde bu fiyatın mümkün olmadığı, ticari hayatın olağan akışına aykırı olan bu fiyat teklifine ilişkin belgelendirmeninKamu İhale Genel Tebliği’nin 79.4.2.18′inci maddesi gereği meslek mensubundan istenilerek incelenmesi gerektiği, motorin fiyatının maliyet tablosunda 4,27 TL / lt olarak gösterildiği ancak ilan tarihi ve ihale tarihi arasındaki EPDK bültenlerinde bu fiyata rastlanılmadığı,

                        İşçilik maliyet hesaplanmasında sigorta risk prim oranının %1 hesaplanması gerekirken isteklinin %2 üzerinden hesapladığı, İdari ş�artname’nin 25.1′inci maddesindeki sigorta, vergi, resim, harçlar ve tüm muhtelif giderlerin yükleniciye ait olduğu açıkça belirtilmesine karşın damga vergisi, sözleşme karar pulu gider kalemlerinin istekli tarafından hesaplanmadığı, teklifin 343.769,40 TL olduğu dikkate alınırsa toplamda 5.214,98 TL tutarında damga vergisi, sözleşme karar pulu maliyetinin gösterilmediği, isteklinin açıklamasında demirbaş tamir, bakım giderleri için giderler öngörüldüğü ancak   herhangi bir proforma fatura veya belge sunulmadığı, belirtilen sebeplerden ihale üzerinde bırakılanın açıklamasının Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.4′üncü maddesine uygun olmadığı ve söz konusu ihale kararının iptali veya düzeltilmesinin gerektiğiiddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

4734 sayılı Kanun’un “Aşırı düşük tekliflerâ€� başlıklı 38’inci maddesinde “İhale komisyonu verilen teklifleri 37’nci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

                    b)   Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

                      c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

                      Hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.â€� hükmü,

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Aşırı düşük tekliflerâ€� başlıklı 59’uncu maddesinde  â€œ(1) İhale komisyonu verilen tekliflerden, diğer tekliflere veya yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

(2) İhale komisyonu;

a) Verilen hizmet ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

                      c) Teklif edilen işin özgünlüğü,

hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir. İhale komisyonunca reddedilmeyen aşırı düşük teklifler, geçerli teklif olarak dikkate alınır.

                      (3) Aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesinde; Kamu İhale Kurumu tarafından aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değer veya sorgulama kriterleri ya da ortalamalar belirlenmiş ise ihale komisyonu bu düzenlemeyi esas alır.

                      (4) Aşırı düşük teklif değerlendirmesinde tekliflerin, asgari maliyet yanında sözleşme giderlerini karşılayıp karşılamadığı da dikkate alınır.â€� hükmü bulunmaktadır.

İdari ş�artname’nin 2.1’inci maddesinde işin adının “2013-2014 Eğitim Öğretim Yılı Yatağan İlçesi’ne bağlı 10(On) Taş. Merk. İlkokul / Ortaokula Taşımalı Eğitim Kapsamında öğrenimine devam eden toplam 1079 İlkokul/Ortaokul öğrencisine 180 (Yüz seksen) iş günü sıcak öğle yemeği verilmesi hizmet alım işiâ€�  olarak belirlendiği, ihaleye 11 isteklinin teklif verdiği, kârsız yaklaşık maliyetin   (493.318,80 / 1,20) = 411.099,00 TL olarak belirlenerek, bu tutarın altında fiyat teklif eden 9 istekliden 05.08.2013 tarihli yazılarla aşırı düşük teklif açıklaması istenildiği,    başvuru sahibi Eser Mazı tarafından yapılan 16.08.2013 tarihli şikâyet başvurusu üzerine idarece örnek haftalık menü ve ayrıntılı bileşenlerin yer aldığı 19.08.2013 tarihli yazılar ile aşırı düşük teklif açıklamalarının 23.08.2013 tarihi mesai bitimine kadar yeniden sunulmasının istenildiği görülmektedir.

Sorgulamaya tabi tutulan isteklilerden Eser Mazı-BMS Yemek, Erpa Gıda Mad. Tar. Ür. Hayv. Tem. İşleri Nakl. Elek. San. ve Tic. Ltd. ş�ti ve Doğan SRT Sos. Hiz. Tem. Gıda   Ltd. ş�ti.nin aşırı düşük teklif açıklamalarını öngörülen sürede idareye sundukları, sorgulama yapılan diğer 6 isteklinin süresinde açıklama sunmadıkları, ihale komisyonunun 29.08.2013 tarihli kararıyla ihalenin Erpa Gıda Mad. Tar. Ür. Hayv. Tem. İşleri Nakl. Elek. San. ve Tic. Ltd. ş�ti. üzerinde bırakıldığı, başvuru sahibinin ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi olarak belirlendiği anlaşılmıştır.

İdari ş�artname’nin “Teklif fiyata dahil olan giderlerâ€� başlıklı 25’inci maddesinde, ulaşım, vergi, sigorta, resim, harçlar ve tüm muhtelif giderlerin yükleniciye ait olduğu düzenlemesine yer verilmiştir.

Teknik ş�artname’nin “Yemeğin Pişirilmesi ve Dağıtımıâ€� başlıklı 2’nci maddesinde,

“…

c) Yemeklerde dolma verilmesi halinde en az 2(iki) dolma verilecektir.

…

l) Öğrencilere, okulların açık olduğu, yemek verilebilecek günlerde verilen bir öğün yemekte en az 850 kalori bulunacaktır. Verilen yemekler aşağıdaki (a), (b) ve (c) maddelerindeki şartları taşıması şartı ile üç çeşit olacaktır. Yemeklerin Hazırlanmasında;

                      a) Mevsim şartlarına uygun olarak, her gün bir ana yemek verilecektir. Yemeğin türüne göre, yemeğin içerisinde kemiksiz et, kemiksiz tavuk eti, kemikli tavuk eti, sığır kıyması bulunacaktır. Öğrencilere ana yemek olarak et yemeği verildiği durumlarda, öğrenci başına 80 Gr. kemiksiz et, 200 Gr. kemikli tavuk eti düşecek şekilde yemekler hazırlanacaktır.

                              b) Her gün ikinci yemek olarak, çorba, pilav, makarna, börek v.b. gibi yemekler verilecektir.

                  c) Üçüncü yemek olarak da yoğurt, mevsim salata, turşu, cacık, tatlı, meyve v.b. gibi yemekler verilecektir.

                      d) Köfte verilmesi halinde, öğrenci başına 100 Gr. köfte, (en az 3 büyük köfte veya 6 küçük köfte) yanında yeteri kadar patates verilecektir.â€�  şeklinde düzenlemelerin bulunduğu, ancak herhangi bir örnek menü veya yemeklerdeki malzemelerin ve bu malzemelerin miktarlarının (gramajların) belirtildiği herhangi bir listeye yer verilmediği görülmüştür.

Başvuru sahibi tarafından 16.08.2013 tarihli dilekçe ile, Teknik ş�artname’de herhangi bir örnek menü ve gramaj listesi bulunmadığı ve idarece gönderilen 05.08.2013 tarihli aşırı düşük teklif sorgulama yazısında herhangi bir bileşene yer verilmediği görüldüğünden bileşenlerin belirlenerek tekrar sorgulama yapılmasına ilişkin şikâyet başvurusunda bulunulduğu ve bu başvuru üzerine idarece aşırı düşük teklif sorgulaması yazılarına haftalık örnek menü ve “yol giderleri, taşıt akaryakıt giderleri, mutfak yemekhane kiralama giderleri, kullanılacak malzeme, benmari, tüp giderleriâ€� gibi kalemler eklenerek isteklilerden 23.08.2013 tarihi mesai bitimine kadar yeniden açıklama istenildiği anlaşılmıştır. Bununla birlikte, Teknik ş�artname’nin 2’nci maddesinde “ana yemek, çorba, pilav, makarnaâ€� gibi yemeklere ilişkin belli kriterler bulunmasının yeterli olmadığı, yemeklerin yapımında kullanılacak malzemelere ve bu malzemelerin miktarlarına yer verilmediğinin görüldüğü, söz konusu eksikliğin, idarece aşırı düşük teklif açıklamalarının objektif ve eşit muamele ilkesine uygun bir şekilde değerlendirilmesini olanaksız hale getireceği anlaşıldığından ihalenin iptalinin gerektiği sonucuna varılmıştır.

                      4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 55’inci maddesinde; ihalelere ilişkin olarak aday, istekli ve istekli olabilecekler tarafından öncelikle idareye şikâyette bulunulacağı, bu şikâyetlerin, sözleşme imzalanmamışsa ve şikâyete yol açan durumların farkına vardığı veya farkına varmış olması gerektiği tarihi izleyen on gün içinde yapılmışsa dikkate alınacağı,

Aynı Kanun’un 56’ncı maddesinde; 55’inci maddenin dördüncü fıkrasında belirtilen hallerde ve sürede Kuruma sözleşme imzalanmadan önce itirazen şikâyet başvurusunda bulunulabileceği, hüküm altına alınmıştır.

4734 sayılı Kanun’un 55 ve 56’ncı maddeleri gereğince sözleşme imzalandıktan sonra ihale süreciyle ilgili olarak ihaleyi yapan idareye ve sonrasında Kamu İhale Kurumuna şikâyet ve itirazen şikâyet yoluna başvurulması mümkün olmayıp, Kanun’un 41’inci maddesinde kesinleşen ihale kararından sonra sözleşme imzalanması da belli bir süreye bağlanmıştır. Böylece, ihale işlemleriyle ilgili olarak yapılabilecek şikâyetler için tanınan süre içinde sözleşme imzalanması engellenerek, sözleşme imzalanmadan önce ilgililere ihale işlemleriyle ilgili olarak tanınan şikâyet hakkı güvenceye alınmıştır.

Diğer taraftan, yapılan inceleme sonucunda, kesinleşen ihale kararının başvuru sahibi Eser Mazı’ya 03.09.2013 tarihinde tebliğ edildiği, bu isteklinin 11.09.2013 tarihinde idareye şikâyet başvurusunda bulunduğu ve idarece bu başvurunun 12.09.2013 tarihinde alınan karar ile reddedildiği görülmüş olup, idare tarafından başvuru hakkında alınan kararın şikâyetçiye bildirilmesinden sonra on gün geçmeden ve itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmadığı hususuna ilişkin sorgulama yapılmadan veya itirazen şikâyet başvurusunda bulunulması halinde ise Kurum tarafından nihai karar verilmeden sözleşme imzalanamayacağı anlaşılmasına karşın ihale üzerinde bırakılan istekli ile 13.09.2013 tarihinde sözleşme imzalanmasının 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 41, 42 ve 55’inci maddelerine aykırı olduğu tespit edilmiştir.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilemeyecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, ihalenin iptali gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle 4734 sayılı Kanun’un 65′inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54′üncü maddesinin onuncu fıkrasının (a) bendi gereğince ihalenin iptaline,

Oyçokluğu ile karar verildi.