İhale komisyonu ilk oturumda teklif mektubu ve geçici teminat mektubu dışındaki belgelere ilişkin nasıl bir değerlendirme yapmalıdır?

İhaleyi Yapan Daire:  

Başvuru Tarih ve Sayısı:  

Başvuruya Konu İhale:  

Kurumca Yapılan İnceleme ve Değerlendirme:  

Elazığ Belediyesi Destek Hizmetleri Müdürlüğütarafından 01.11.2013tarihinde açık ihale usulüile yapılan "Belediyemiz Bünyesinde Görev Yapan Memur Personele Yemek Yedirilmesi Hizmet Alımı"� ihalesine ilişkin olarak İpekyolu Org. Taah.ve Yem. Ür. San. ve Tic. Ltd. ş�ti.nin 20.11.2013tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 27.11.2013tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 13.12.2013tarih ve 39147sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 12.12.2013tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

                      Başvuruya ilişkin olarak 2013/4611sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

Karar:  

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,

1) İdari ş�artname'nin 7'nci maddesinde yer alan  "Gıda Üretim İzin Belgesi (istekli firma veya İstekli firmanın sözleşme yaptığı İşyerlerinden birine ait) aslı ya da noter onaylı olacaktır"�  düzenlemesinin 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu'nun 5'inci maddesinde yer alan rekabet ve eşitlik ilkelerine aykırı olduğu,

2) Teklifleri kapsamında İdari ş�artname'nin "Diğer hususlar"� başlıklı 47'inci maddesi uyarınca istenilen "lokanta sözleşmeleri"�ni sundukları, buna karşın sözleşme yapılan lokantalara ait "iş yer açma ve çalışma ruhsatları"�nın sunulmaması nedeniyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, oysaki ihale dokümanında işyeri açma ve çalışma ruhsatlarının bir yeterlik kriteri olarak belirlenmediği, idarece gerçekleştirilen değerlendirme dışı bırakma işleminin yerinde olmadığı iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

1. Başvuru sahibinin 1'inci iddiasına ilişkin olarak:

Kamu İhale Kanunu'nun "İdareye şikayet başvurusu"� başlıklı 55'inci maddesinde  "ş�ikayet başvurusu, ihale sürecindeki işlem veya eylemlerin hukuka aykırılığı iddiasıyla bu işlem veya eylemlerin farkına varıldığı veya farkına varılmış olması gereken tarihi izleyen günden itibaren 21 inci maddenin (b) ve (c) bentlerine göre yapılan ihalelerde beş gün, diğer hallerde ise on gün içinde ve sözleşmenin imzalanmasından önce, ihaleyi yapan idareye yapılır. İlanda yer alan hususlara yönelik başvuruların süresi ilk ilan tarihinden, ön yeterlik veya ihale dokümanının ilana yansımayan diğer hükümlerine yönelik başvuruların süresi ise dokümanın satın alındığı tarihte başlar.

İlan, ön yeterlik veya ihale dokümanına ilişkin şikayetler birinci fıkradaki süreleri aşmamak üzere en geç ihale veya son başvuru tarihinden üç iş günü öncesine kadar yapılabilir. Bu yöndeki başvuruların idarelerce ihale veya son başvuru tarihinden önce sonuçlandırılması esastır"hükmü bulunmaktadır.

Başvuruya konu ihaleye ait İdari ş�artname'nin "İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri"� başlıklı 7'inci maddesinde  "7.1.h. Gıda Üretim İzin Belgesi (İstekli firma veya İstekli firmanın sözleşme yaptığı İşyerlerinden birine ait) aslı yada noter onaylı olacaktır"�  düzenlemesi yer almaktadır. Aynı düzenlemeye ihale ilanında da yer verildiği görülmüştür.

İncelenen ihaleye ilişkin ilanın 26.09.2013 tarihinde yayımlandığı ve şikâyete konu düzenlemeye ihale ilanında da yer verildiği anlaşıldığından, başvuru sahibinin 26.09.2013 tarihini izleyen on gün içerisinde idareye şikâyet başvurusunda bulunması gerekirken bu sürenin bitiminden sonra, 08.10.2013 tarihinde başvuruda bulunduğu, dolayısıyla ihale dokümanının ilana yansıyan düzenlemelerine ilişkin şikâyet başvurusunun süresinde yapılmadığı tespit edilmiştir. Bu nedenle başvuru sahibinin birinci iddiasına ilişkin olarak 4734 sayılı Kanun'un 54'üncü maddesinin onuncu fıkrasının (c) bendi gereğince başvurunun süre yönünden reddi gerekmektedir.

2 ) Başvuru sahibinin 2'nci iddiasına ilişkin olarak:

4734 sayılı Kanun'un "Tekliflerin alınması ve açılması"� başlıklı 36'ncı maddesinin ikinci fıkrasında  "İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir. İstekliler ile teklif fiyatları ve yaklaşık maliyet tutarı açıklanır. Bu işlemlere ilişkin hazırlanan tutanak ihale komisyonunca imzalanır. Bu aşamada; hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmez, teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Teklifler ihale komisyonunca hemen değerlendirilmek üzere oturum kapatılır."�hükmü,

Aynı Kanun'un "Tekliflerin değerlendirilmesi " başlıklı 37'nci maddesinde  "İhale komisyonunun talebi üzerine idare tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve   değerlendirilmesinde yararlanmak üzere net olmayan hususlarla ilgili isteklilerden yazılı olarak tekliflerini açıklamalarını isteyebilir. Ancak bu açıklama, hiçbir şekilde teklif fiyatında değişiklik yapılması veya ihale dokümanında yer alan şartlara uygun olmayan tekliflerin uygun hale getirilmesi amacıyla istenilmez ve yapılmaz.

                      (Değişik ikinci fıkra: 20/11/2008-5812/11 md.) Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36 ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir. Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir. Bu aşamada, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı ile birim fiyat teklif   cetvellerinde   aritmetik   hata   bulunup   bulunmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen isteklilerin teklifleri ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunan teklifler değerlendirme dışı bırakılır."�hükmü yer almaktadır.

Başvuruya konu ihaleye ait İdari ş�artname'nin "Diğer hususlar"� başlıklı 47'inci maddesinde  "İstekliler; belediyemiz sınırları dâhilinde memur personelin rahat yemek yiyebilmesi için en az 7 adet lokanta (2'nci sınıftan düşük olmayacak) ile yapılan sözleşme suretlerini teklifleri ekinde ibraz etmek zorundadırlar."�  düzenlemesi yer almaktadır.

Başvuruya konu ihalenin Belediye bünyesinde görev yapan memur personele yemek yedirilmesi hizmet alımı olduğu, birim fiyat teklif alınmak suretiyle gerçekleştirilen ihaleye 3 isteklinin teklif verdiği, Set Kur. Hiz. Tic. A.ş�. ve başvuru sahibi İpekyolu Org. Taah.ve Yem. Ür. San. ve Tic. Ltd. ş�ti. olmak üzere 2 isteklinin tekliflerinin İdari ş�artname'nin "Diğer hususlar"� başlıklı 47'inci maddesinde yer alan düzenlemeye uygun olmaması nedeniyle değerlendirme dışı bırakıldığı, ihalenin Multinet Kur. Hiz. A.ş�. üzerinde bırakıldığı görülmüştür.

Başvuru sahibi istekli tarafından teklif ekinde sunulan belgeler arasında 9 adet lokanta sözleşmesinin yer aldığı tespit edilmiştir.

Yapılan incelemede, idarece Elazığ Belediyesi Zabıta Müdürlüğüne yazılan 04.11.2013 tarihli ve 291 sayılı yazı ile ihaleye katılan isteklilerce sunulan lokanta sözleşmelerine taraf olan lokantalara ilişkin "iş yer açma ve çalışma ruhsatları"�nın istenildiği, Elazığ Belediyesi Zabıta Müdürlüğü'nün idareye yazdığı 08.11.2013 tarihli ve 29 sayılı yazı ve ekindeki belgelerin incelenmesi neticesinde; ş�elale Ocakbaşı (Sultan BİNGÖL), Börekçim (Abdurrahman KILIÇ) ve İkram Lokantası (Erdal OÄ�UZ)'un iş yer açma ve çalışma ruhsatlarının olmadığı, Cem Kebap Salonu (ş�idar ÇAKMAK) ve Beğendik (Murat BATMAZ)'ın İdari ş�artname'nin "Diğer hususlar"� başlıklı 47'inci maddesi uyarınca en az 2'inci sınıf lokanta olma özelliklerinin bulunmadığı, Efsane Piknik (İlhan ÖCALOÄ�LU)'na ait adreste ise herhangi bir ticari faaliyetin gerçekleştirilmediği tespitinin yapıldığı anlaşılmıştır.

İhale dokümanının incelenmesinden isteklilerce 2'nci sınıftan düşük olmayan en az 7 adet lokanta ile yapılan sözleşmenin yeterlik kriteri olarak belirlendiği, iş yeri açma ve çalışma ruhsatının ise bir yeterlik kriteri olarak düzenlenmediği, dolayısıyla isteklilerin teklifleri kapsamında lokanta sözleşmelerine taraf olan lokantalara ait iş yeri açma ve çalışma ruhsatlarına yer vermesinin bir zorunluluk olmadığı açıktır.

Bununla birlikte, idarece başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılma gerekçesinin itirazen şikâyet dilekçesinde yer verildiği şekilde iş yeri açma ve çalışma ruhsatlarının teklifleri kapsamında sunulmaması değil, anılan istekli tarafından en az 7 adet 2'inci sınıftan az olmayan lokanta ile yapılan sözleşmenin sunulması gerekirken bu şartın yerine getirilmemesi olduğu anlaşılmıştır.

                      Aktarılan Kanun hükümlerinden ihale komisyonu tarafından ilk oturumda ihaleye katılımda sunulan teklif mektubu ve geçici teminatlar haricindeki belgelerin nicelik olarak eksik olup olmadığının kontrol edileceği, sunulan belgelere ilişkin ayrıntılı değerlendirmelerin ise daha sonraki oturumlarda yapılacağı anlaşılmaktadır.

                      Sonuç olarak, ihale komisyonu tarafından, İpekyolu Org. Taah.ve Yem. Ür. San. ve Tic. Ltd. ş�ti.nin sunmuş olduğu 9 adet lokanta sözleşmesi dikkate alınarak ilk oturumda söz konusu belgelerin var olduğuna dair tutanak tutulduğu, sözleşmelere taraf olan lokantaların en az 2'nci sınıf olup olmadıkları hususunun ise tekliflerin ayrıntılı şekilde değerlendirildiği daha sonraki oturumda tespit edildiği, Elazığ Belediyesi Zabıta Müdürlüğü tarafından gönderilen belgelerden anılan istekli tarafından sunulan sözleşmelerden 2 adetinin 2'inci sınıf lokanta olma özelliklerine sahip olmayan lokanta ile yapılmış olduğu, 1 adet sözleşmeye ilişkin olarak sözleşmeye taraf olan lokantaya ait adreste herhangi bir ticari faaliyetin gerçekleştirilmediği, 3 adet sözleşmeye ilişkin olarak ise sözleşmeye taraf olan lokantaların işyeri açma ve çalışma ruhsatlarının bulunmadığı, bu itibarla başvuru sahibi istekli tarafından en az 7 adet 2'inci sınıftan az olmayan lokanta ile yapılan sözleşmenin sunulması gerekirken bu şartın yerine getirilmediği anlaşıldığından başvuru sahibinin iddiası yerinde bulunmamıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanunun 65′inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54′üncü maddesinin onuncu fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

Oyçokluğu ile karar verildi.

Başvuru sahibinin ikinci iddiasının İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmeliğin 18 inci maddesi yönünden yapılan incelemeye göre;

İhaleye ilişkin idari şartnamenin"İhale konusu işe ilişkin bilgiler"� başlıklı 2 nci maddesinde,

"2.1.İhale konusu hizmetin;

a) Adı: Belediyemiz Bünyesinde Görev Yapan  Memur Personele Yemek Yedirilmesi  Hizmet Alımı

b) Miktarı ve türü: Hizmetin miktarı ve türü ekte yer almaktadır.

c) Yapılacağı yer: Elazığ Belediyesi Sınırları Dahilinde /Elazığ

ç) Bu bent boş bırakılmıştır."�düzenlemesi,

Anılan  ş�artnamenin 7.6 ncı maddesinde  "İsteklinin kamu veya özel sektörde yapmış olduğu yemek hizmetine ait iş deneyim belgeleri değerlendirilecektir."�düzenlemesi,

Aynı şartnamenin "Diğer Hususlar"� başlıklı 47.1 nci maddesinde,

"1- İstekliler; belediyemiz sınırları dahilinde memur personelin rahat yemek yiyebilmesi için en az 7 adet lokanta (2 nci sınıftan düşük olmayacak) ile yapılan sözleşme suretlarini teklifleri ekinde ibraz etmek zorundadırlar.

2- Memurlara yiyecek yardımı yapılmasına aykırı bir yasa çıkması halinde yasa doğrultusunda işlem yapılacaktır. yüklenici bu konuda herhangi bir hak talebinde bulunamaz."�düzenlemesi,

Yer almaktadır.

Yukarıda aktarılan doküman düzenlemelerinden ihale konusu işin belediye bünyesinde memur olarak görev yapan personele belediye sınırları dahilinde bulunan 2 nci sınıftan düşük olmayan lokantalarda yemek verilmesi hizmeti alımı olduğu anlaşılmaktadır.

657 sayılı Devlet Memurları Kanunun 212 nci maddesinde;  "Devlet memurlarının hangi hallerde yiyecek yardımından ne şekilde faydalanacakları ve bu yardımın uygulanması ile ilgili esaslar Maliye Bakanlığı ile Başbakanlık Devlet Personel Başkanlığının birlikte hazırlayacakları bir yönetmelik ile tesbit olunur."�   hükmü,

Anılan maddeye dayanılarak hazırlanan, Devlet Memurları Yiyecek Yardımı Yönetmeliğinin "Yardım ş�ekli"� başlıklı 3 üncü maddesinde  "Yiyecek yardımı yemek verme şeklinde yapılır. Bu yardım karşılığında nakten bir ödemede bulunulmaz.

Yiyecek yardımı haftalık çalışma süresi 40 saati aşmayan yerlerde öğle yemeği olarak verilir. Günün 24 saatinde devamlılık gösteren hizmetlerde çalışan memurlara, görevlerinin diğer yemek saatlerinde de devam etmesi şartıyla üç öğüne kadar yemek verilebilir."�hükmü,

4 üncü maddesinde ise  "Yiyecek yardımının gerektirdiği giderler, yemek maliyetlerinin yarısını aşmamak üzere, bu Yönetmelik kapsamına dahil memur kadrosu adedine göre kurum bütçelerine konulacak ödeneklerle karşılanır.

Ödenek dağıtımı yemek servisi kurulacak kurumdaki memur sayısı dikkate alınmak suretiyle yapılır. Yemek bedelinin bütçeden karşılanamayan kısmı yemek yiyenlerden alınır."�hükmü,

Yer almaktadır.

İhale dokümanının, kartlı yemek hizmeti ile hazır yemek hizmeti veren gerçek ve tüzel kişilerin ihaleye katılımı amaçlanarak hazırlandığı, burada hizmetin kart sistemi ile yükleme yapmak suretiyle yerine getirileceği, böylece idarenin memur personeline yapacağı yemek yardımını mevzuatın öngördüğü şekilde ayni olarak yapmak yerine, kısmen de olsa nakdi yardım niteliğinde olan para temsili araçlarla yapma amacıyla ihaleye çıktığı anlaşılmaktadır.

Devlet Memurları Yiyecek Yardımı Yönetmeliğinde yer alan hükümler göz önünde bulundurulduğunda, 657 sayılı Kanuna tabi memurlara yapılacak yiyecek yardımının nakit para ve para temsili araçlar sağlanarak dışarıdan temin edilmesi şeklinde yapılması mümkün bulunmamaktadır. Bu çerçevede, incelemeye konu ihalede memurlara yapılacak yiyecek yardımının, para temsili araçlar sağlanarak dışarıdan temin edilmesi şeklinde yapılmasının anılan Yönetmeliğe aykırı olduğu, bu sebeple ihalenin iptal edilmesinin yerinde olacağı sonucuna varılmıştır.

Ayrıca Devlet Memurları Yiyecek Yardımı Yönetmeliğinde yer alan hükümler gereği 657 sayılı Kanuna tabi memurlara yapılacak yiyecek yardımının nakit para ve para temsili araçlar sağlanarak dışarıdan temin edilmesi şeklinde yapılması mümkün bulunmadığından, idarenin memur personeline yapacağı yemek yardımını mevzuatın öngördüğü şekilde ayni olarak yapmak yerine, kısmen de olsa nakdi yardım niteliğinde olan para temsili araçlarla yapma amacıyla ihaleye çıkması hususunun incelenmesini teminen idarenin bağlı bulunduğu İçişleri Bakanlığına bildirimde bulunulması gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle; başvuruya konu ihaleye ilişkin olarak "İhalenin iptaline"� karar verilmesi gerektiği, ayrıca yukarıda belirtilen bildirimin yapılması gerektiği yönündeki düşüncemizle, bu hususa ilişkin Kurul çoğunluğunca verilen "İtirazen şikayet başvurusunun reddine"�  niteliğindeki karara katılmıyoruz.

EK GEREKÇE

Başvuru sahibinin itirazen şikayet başvuru dilekçesinde özetle "Teklifleri kapsamında İdari ş�artname'nin "Diğer hususlar"� başlıklı 47'inci maddesi uyarınca istenilen "lokanta sözleşmeleri"�ni sundukları, buna karşın sözleşme yapılan lokantalara ait "iş yer açma ve çalışma ruhsatları"�nın sunulmaması nedeniyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, oysaki ihale dokümanında işyeri açma ve çalışma ruhsatlarının bir yeterlik kriteri olarak belirlenmediği, idarece gerçekleştirilen değerlendirme dışı bırakma işleminin yerinde olmadığı"� şeklinde belirtilen ikinci iddiası hakkında Kurul çoğunluğunca, "İtirazen şikayet başvurusunun reddine"�karar verilmiştir.

Başvuru sahibinin itirazen şikayet başvuru dilekçesinde belirttiği iddiaları kapsamında yapılan incelemeye göre;

Başvuruya konu ihale  Belediye Bünyesinde Görev Yapan  Memur Personele Yemek Yedirilmesi  Hizmet Alımı işi olup, ihale dokümanı, kartlı yemek hizmeti ile hazır yemek hizmeti veren gerçek ve tüzel kişilerin ihaleye katılımı amaçlanarak hazırlanmış, burada hizmetin kart sistemi ile yükleme yapmak suretiyle yerine getirileceği düzenlenmiştir.

657 sayılı Devlet Memurları Kanunun 212 nci maddesinde;  "Devlet memurlarının hangi hallerde yiyecek yardımından ne şekilde faydalanacakları ve bu yardımın uygulanması ile ilgili esaslar Maliye Bakanlığı ile Başbakanlık Devlet Personel Başkanlığının birlikte hazırlayacakları bir yönetmelik ile tesbit olunur."�   hükmü,

Anılan maddeye dayanılarak hazırlanan, Devlet Memurları Yiyecek Yardımı Yönetmeliğinin "Yardım ş�ekli"� başlıklı 3 üncü maddesinde  "Yiyecek yardımı yemek verme şeklinde yapılır. Bu yardım karşılığında nakten bir ödemede bulunulmaz.

Yiyecek yardımı haftalık çalışma süresi 40 saati aşmayan yerlerde öğle yemeği olarak verilir. Günün 24 saatinde devamlılık gösteren hizmetlerde çalışan memurlara, görevlerinin diğer yemek saatlerinde de devam etmesi şartıyla üç öğüne kadar yemek verilebilir."�hükmü,

4 üncü maddesinde ise  "Yiyecek yardımının gerektirdiği giderler, yemek maliyetlerinin yarısını aşmamak üzere, bu Yönetmelik kapsamına dahil memur kadrosu adedine göre kurum bütçelerine konulacak ödeneklerle karşılanır.

Ödenek dağıtımı yemek servisi kurulacak kurumdaki memur sayısı dikkate alınmak suretiyle yapılır. Yemek bedelinin bütçeden karşılanamayan kısmı yemek yiyenlerden alınır."�hükmü,

Yer almaktadır.

Devlet Memurları Yiyecek Yardımı Yönetmeliğinde yer alan hükümler gereği 657 sayılı Kanuna tabi memurlara yapılacak yiyecek yardımının nakit para ve para temsili araçlar sağlanarak dışarıdan temin edilmesi şeklinde yapılması mümkün bulunmadığından, idarenin memur personeline yapacağı yemek yardımını mevzuatın öngördüğü şekilde ayni olarak yapmak yerine, kısmen de olsa nakdi yardım niteliğinde olan para temsili araçlarla yapma amacıyla ihaleye çıkması hususunun incelenmesini teminen idarenin bağlı bulunduğu İçişleri Bakanlığına bildirimde bulunulması gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle; başvuruya konu ihaleye ilişkin olarak yukarıda belirtilen bildirimin yapılması gerektiği hususunun da karar gerekçeleri arasında bulunması gerektiği yönündeki düşüncemle, Kurul çoğunluğunca verilen "İtirazen şikayet başvurusunun reddine"�  niteliğindeki karara katılıyorum.