Ýhale komisyonu haricinde kurulan komisyonlarda numunelerin deðerlendirilmesi mümkün müdür?

Ýhaleyi Yapan Daire:

Baþvuru Tarih ve Sayýsý:

Baþvuruya Konu Ýhale:

Kurumca Yapýlan Ýnceleme ve Deðerlendirme:

05.05.2011 tarih ve B.07.6.KÝK.0.07.00.00-101.04-.M.[06.71].(0265)./2011-10E sayýlý Esas Ýnceleme Raporunda;

þžanlýurfa Eðitim ve Araþtýrma Hastanesi Baþhekimliði tarafýndan 15.12.2010 tarihinde açýk ihale usulü ile yapýlan "250 Kalem Ortopedi ve Cerrahi Sarf Malzeme Alýmý" ihalesine iliþkin olarak Metal Saðlýk Ürünleri Ýç ve Dýþ Tic. Ltd. þžti.'nin 14.01.2011 tarihinde yaptýðý þikayet baþvurusunun, idarenin 27.01.2011 tarihli yazýsý ile reddi üzerine, baþvuru sahibinin 01.02.2011 tarih ve 6228 sayý ile Kurum kayýtlarýna alýnan 31.01.2011 tarihli dilekçe ile itirazen þikayet baþvurusunda bulunduðu,

Ýdare tarafýndan gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;

4734 sayýlý Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fýkrasýnýn (b) bendi gereðince düzeltici iþlem belirlenmesine,

Karar verilmesinin uygun olacaðý hususlarýna yer verilmiþtir.

Karar:

Esas Ýnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

Ýtirazen þikayet dilekçesinde özetle; ihalenin 213, 214, 215 ve 243 numaralý kalemleri için teklif etmiþ olduklarý cihazlarýn, teknik þartnameye uygun olmadýðý gerekçesiyle, anýlan kalemler için tekliflerinin deðerlendirme dýþý býrakýldýðý, ancak teklif dosyasý ekinde idareye sunmuþ olduklarý katalog ve dokümanlarda, cihazlarýn söz konusu özellikleri karþýladýðý, bu nedenle de alýnan kararýn uygun olmadýðý, iddiasýna yer verilmiþtir.

Baþvuru sahibinin iddiasýnýn deðerlendirilmesi sonucunda aþaðýdaki hususlar tespit edilmiþtir:

Mal Alýmý Ýhaleleri Uygulama Yönetmeliðinin "Ýhale komisyonunun kurulmasý ve çalýþma esaslarý" baþlýklý 17 nci maddesinde; " (4) Ýhale sürecindeki deðerlendirmeleri yapmak üzere oluþturulan ihale komisyonu dýþýnda baþka adlar altýnda komisyonlar kurulamaz " hükmü,

Ayný Yönetmeliðin "Tedarik edilecek mallarýn numuneleri, kataloglarý, fotoðraflarý ile teknik þartnameye cevaplarý ve açýklamalarý içeren doküman" baþlýklý 43 üncü maddesinde; "(1) Teklif edilen malýn teknik þartnamede yer alan teknik kriterlere uygunluðunu belirlemek amacýyla numune, teknik bilgilerin yer aldýðý katalog, teknik þartnameye cevaplarý ve açýklamalarý içeren doküman ile fotoðraf ayrý ayrý veya birlikte istenebilir.

(2) Numunenin sunulma yöntemi ile ihale komisyonunca numunenin deðerlendirilmesine yönelik düzenleme, ayrýntýlý bir þekilde ön yeterlik þartnamesinde veya idari þartnamede yapýlýr. Ýdare tarafýndan numune bir tutanak ile teslim alýnýr. Bu tutanaðýn bir sureti de aday veya istekliye verilir." hükmü,

Ýdari þartnamenin "Ýhaleye katýlabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri" baþlýklý 7 nci maddesinde; " 7.4.6. Ýstekliler teklif edecekleri malzemelerin ihale dokümanýnda belirtilen özelliklere uygunluðunu teyit etmek amacý ile teklif verdikleri kalemlere ait numune vermek zorundadýr. Teklifleri ile birlikte numune vermeyen firmalarýn teklifleri deðerlendirmeye alýnmayacaktýr. Teklif edilen numunelerin üzerinde firma kaþesi ve ihale liste sýra numarasý belirtilecektir " düzenlemesi,

Teknik þartnamenin "Torakolomber Vida-Rod Sistemi–U Vida Sistemi" baþlýklý bölümünde; " 7. Vidalar açýlandýrýlabilir (Poly axial) ve sabit baþlýklý (Mono axial) iki ayrý þekilde olmalýdýr.

11. Listheysiz vakalarýnda kullanýlmak üzere mono ve multi axial reduksiyon vidalarý olmalýdýr. Reduksiyon vidalarý 4,5-7,5 mm çaplarý arasýnda en az 4 farklý ebatta olmalýdýr. Vida çaplarý ayýrt etmekte kolaylýk saðlamak amacýyla vidalar çaplarýna göre farklý renklerde olmalýdýr.

                      21. Set içeriðinde rodlarý birbirine baðlamak için domino konnektör sistemi olmalýdýr.

22.Transvers konnektör açýlandýrýlabilir özellikte olmalýdýr " düzenlemesi,

Yine teknik þartnamenin "Dura Yapýþtýrýcýsý Teknik þžartnamesi" baþlýklý bölümünde; " 4. Uygulandýðý bölgede görülebilir ve kontrol edilebilir olmasý için belirgin renkte olmalýdýr " düzenlemesi,

Ýhale ilanýnýn "Tedarik edilecek mallarýn numuneleri, kataloglarý, fotoðraflarý ile teknik þartnameye cevaplarý ve açýklamalarý içeren doküman" baþlýklý 4.3.2 nci maddesinde; "Ýstekliler teklif edecekleri malzemelerin ihale dokümanýnda belirtilen özelliklere uygunluðunu teyit etmek amacý ile teklif verdikleri kalemlere ait numune vermek zorundadýr. Teklifleri ile birlikte numune vermeyen firmalarýn teklifleri deðerlendirmeye alýnmayacaktýr. Teklif edilen numunelerin üzerinde firma kaþesi ve ihale liste sýra numarasý belirtilecektir." düzenlemesi,

Yer almaktadýr.

Anýlan mevzuat hükmü gereðince; teklif edilen malýn teknik þartnameye uygunluðunu belirlemek amacýyla idarelerce numune istenilmesi mümkün olup, numunelerin sunulma yöntemi ile deðerlendirilmesine iliþkin düzenlemelere idari þartnamede yer verilmesi gerekmektedir.

Baþvuruya konu ihaleye ait idari þartname incelendiðinde; idari þartnamede ve ihale ilanýnda, ihaleye katýlabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterlerinin düzenlendiði ilgili maddelerde, isteklilerin, teklif edecekleri malzemelerin ihale dokümanýnda belirtilen özelliklere uygunluðunun teyidi amacýyla, teklif verdikleri kalemlere iliþkin numune vermek zorunda olduðunun ve teklifleri ile birlikte numune vermeyen firmalarýn tekliflerinin deðerlendirmeye alýnmayacaðýnýn belirtildiði görülmüþtür.

4734 sayýlý Kanunun 30 uncu maddesinin 2 nci fýkrasýnda yer alan; "Teklif mektubunda ihale dokümanýnýn tamamen okunup kabul edildiðinin belirtilmesi, teklif edilen bedelin rakam ve yazý ile birbirine uygun olarak açýkça yazýlmasý, üzerinde kazýntý, silinti, düzeltme bulunmamasý ve teklif mektubunun ad, soyad veya ticaret unvaný yazýlmak suretiyle yetkili kiþilerce imzalanmýþ olmasý zorunludur." hükmü uyarýnca, isteklilerce teklif mektubunda ihale dokümanýnýn tamamen okunup kabul edildiði beyan edildiðinden, tekliflerin ihale dokümanýnda yer alan düzenlemeler çerçevesinde deðerlendirilmesi gerekmektedir.

Ýdare tarafýndan gönderilen ihale iþlem dosyasýnýn incelenmesi sonucunda; kýsmi teklife açýk olarak gerçekleþtirilen ihalenin baþvuruya konu 213, 214 ve 215 inci kalemlerine 12 istekli tarafýndan teklif verildiði, baþvuru sahibi istekli de dâhil olmak üzere 9 isteklinin, sunmuþ olduðu cihazýn, teknik þartnameye uygun olmadýðý gerekçesiyle deðerlendirme dýþý býrakýldýðý, 3 isteklinin teklifinin ise geçerli teklif olarak belirlendiði, ihalenin yine baþvuruya konu 243 üncü kalemine ise 4 isteklinin teklif verdiði, yalnýzca baþvuru sahibi isteklinin sunmuþ olduðu cihazýn, teknik þartnameye uygun olmadýðý gerekçesiyle deðerlendirme dýþý býrakýldýðý, diðer 3 isteklinin teklifinin ise geçerli teklif olarak belirlendiði görülmüþtür.

Ýhale komisyonu kararýna dayanak teþkil eden numune deðerlendirme tutanaðýnda; baþvuru sahibi tarafýndan teklif edilen ürüne iliþkin olarak; "1- Posterior torakolomber stabilizasyon seti (U vida sistemi-213, 214, 215 no'lu kalemler): Metal Sað. ürünlerine ait set þartnamenin 7-11-21-22 maddelerine uymamaktadýr.

                      3N Saðlýk, Prestij saðlýk ve Vektör Saðlýða ait setlerin þartnameye uygun olduðu saptanmýþtýr.

25- Dura yapýþtýrýcýsý (243 no'lu istem): Metal Saðlýk isimli firmaya ait numune þartnamenin 4. Maddesinde uymamaktadýr.

Teklif veren diðer firmalara ait numunelerde eksiklik saptanmamýþtýr " ifadelerine yer verildiði, baþvuruya konu kalemlerde eksikliði görülen diðer isteklilere iliþkin olarak da ilgili deðerlendirmelerin yapýldýðý tespit edilmiþtir.

Yapýlan inceleme ve deðerlendirmeler neticesinde; baþvuruya konu ihalede, ihale dokümaný kapsamýnda yer alan idari þartnamede ve ihale ilanýnda, teklif edilen ürünlerin uygunluðunun teyidi amacýyla numune deðerlendirmesi yapýlacaðýnýn belirtildiði, baþvuru sahibinin ihale dokümanýnda yer alan numune deðerlendirmesine iliþkin düzenlemelere yönelik olarak süresinde þikayet baþvurusunda bulunmadýðý, numune deðerlendirmesiyle ilgili teknik belirlemenin idarenin takdir ve sorumluluðunda olduðu görülmekle birlikte, ihale komisyon kararýna esas teþkil eden numune deðerlendirme tutanaklarýn, ihale komisyonunda yer almayan 7 adet Beyin ve sinir cerrahisi uzmaný tarafýndan hazýrlanmýþ olduðu, numunelerin deðerlendirilmesinin ihale komisyonunda yer almayan kiþilerce yapýlmasýnýn, ilgili Yönetmeliðin, ihale komisyonunun kurulmasýna iliþkin 17 nci maddesinde belirtilen, ihale sürecindeki deðerlendirmeleri yapmak üzere oluþturulan ihale komisyonu dýþýnda baþka adlar altýnda komisyonlar kurulamayacaðý hükmüne aykýrýlýk teþkil ettiði, tekliflerin deðerlendirilmesine esas alýnan numune deðerlendirmelerinin, ihale komisyonu üyelerinin gözetiminde ve komisyonun idarece yeterli görünen sayýda üyesinin de katýlýmýyla, yürütülmesi gerektiði anlaþýldýðýndan, baþvuruya konu 213, 214, 215 ve 243 numaralý teklif kalemlerine iliþkin numunelerin deðerlendirilmesinin, yukarýda belirtilen þekilde, tekrar yapýlmasý gerektiði sonucuna ulaþýlmýþtýr.

Diðer taraftan; Ýhalelere Yönelik Baþvurular Hakkýnda Tebliðin "Ýtirazen þikayet baþvurularýnda aranýlacak þekil unsurlarý" baþlýklý 11 inci maddesinin 6 ncý fýkrasýnda; "Kýsmi teklife açýk ihalelerde ise tekliflerin verilmesi ile bu aþamadan sonraki iþlemlere iliþkin baþvurularda, baþvuru bedeli toplam yaklaþýk maliyet üzerinden yatýrýlýr. Baþvuruya konu kýsmýn yaklaþýk maliyetine göre fazla yatýrýldýðý tespit edilen tutar Kurum tarafýndan baþvuru sahibine iade edilir." açýklamasý bulunmaktadýr.

Baþvuruya konu ihalenin þikayete konu kalemlerinin yaklaþýk maliyetinin 166.180,00 TL olduðu, söz konusu kalemler için yatýrýlmasý gereken baþvuru bedelinin 1.152,00 TL olduðu, baþvuru sahibinin ise itirazen þikayet baþvuru bedeli olarak 3.177,00 TL'nin Kurum hesaplarýna yatýrýldýðý, bu nedenle de baþvuru sahibi tarafýndan fazla yatýrýldýðý anlaþýlan (3.177,00 TL-1.152,00 TL=) 2.025,00 TL'nin talebi halinde baþvuru sahibine iadesinin gerektiði anlaþýlmýþtýr.

Sonuç olarak, yukarýda mevzuata aykýrýlýklarý belirtilen iþlemlerin düzeltici iþlemle giderilebilecek nitelikte iþlemler olduðu tespit edildiðinden, baþvuruya konu 213, 214, 215 ve 243 numaralý teklif kalemlerine iliþkin numunelerin deðerlendirilmesinin belirtilen þekilde tekrar yapýlarak, söz konusu kalemler için tekliflerin deðerlendirilmesi aþamasý ve bu aþamadan sonraki iþlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleþtirilmesi gerekmektedir.

Açýklanan nedenlerle, 4734 sayýlý Kanunun 65 inci maddesi uyarýnca bu kararýn teblið edildiði veya teblið edilmiþ sayýldýðý tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara Ýdare Mahkemelerinde dava yolu açýk olmak üzere;

1- Anýlan Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fýkrasýnýn (b) bendi gereðince ihalenin 213, 214, 215 ve 243 numaralý kalemlerine iliþkin olarak düzeltici iþlem belirlenmesine,

2- Fazla ödenen baþvuru bedelinin baþvuru sahibinin yazýlý talebi halinde iadesine,

Oybirliði ile karar verildi.