Alınacak malın kontrolü için ihale komisyonu dışında bir komisyon kurulup, bu komisyonca yeterlilik değerlendirilmesi yapılabilir mi?

Karar

Toplantı No : 2013/075
Gündem No : 83
Karar Tarihi : 27.11.2013
Karar No : 2013/UM.II-4483
________________________________________
ş�ikayetçi:
İbrahim Özlü, MENDERES MAH. ZÜBEYDE HANIM CAD. 9.SOK. NO:9 KAHRAMANMARAş�

İhaleyi Yapan Daire:
Uygulama Ve Araştırma Merkezi Yükseköğretim Kurumları Kahramanmaraş Sütçü İmam Üniversitesi, Yörükselım Mahallesı Gazı Mustafa Kusçu Caddesı 32 46050 KAHRAMANMARAş�

Başvuru Tarih ve Sayısı:
07.10.2013 / 31378

Başvuruya Konu İhale:
2013/100976 İhale Kayıt Numaralı “2013 Yılı 2. Etap 97 Kalem Basit Sarf Malzeme Alımı İhalesi” İhalesi

Kurumca Yapılan İnceleme ve Değerlendirme:
Kahramanmaraş Sütçü İmam Üniversitesi Rektörlüğü tarafından 20.08.2013tarihinde açık ihale usulüile yapılan "2013 Yılı 2. Etap 97 Kalem Basit Sarf Malzeme Alımı"� ihalesine ilişkin olarak İbrahim Özlü'nün 24.09.2013tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 26.09.2013tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 07.10.2013tarih ve 31378sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 07.10.2013tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2013/3579sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

Karar:
Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle başvuruya konu ihalenin "Süt Sağma Seti"� başlıklı 25'inci kaleminde ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi olarak belirlenen isteklinin söz konusu kaleme ilişkin Teknik ş�artname'nin 4'üncü maddesinde yer alan "Süt toplama şişesi 120 ml kapasiteli olup, berrak olmalı ve süt gözlenebilmelidir"� düzenlemesini karşılamadığı, söz konusu isteklinin bahsi geçen kalem için sunduğu şişenin şeffaf olmayıp üretim tekniğinde seçmiş olduğu şişirme baskısının sonucu olarak ve kullanmış olduğu hammadde spesifikasyonu gereği içinde süt ölçülerinin net bir şekilde gözlenemediği ve bu anlamda berrak olmadığı,

Teknik ş�artname'nin 18'inci maddesinde "Cihaz 30/40-60 devir/dk butonlu 2 hız kademesine sahip olmalıdır"�düzenlemesinin yer aldığı ve ihale üzerinde bırakılan isteklinin sunduğu cihazın söz konusu maddede belirtilen ölçüler aralığında hız kabiliyetinin bulunmadığı, bu durumun anılan isteklinin kataloglarından da görülebileceği,

Teknik ş�artname'nin 19'uncu maddesinde "Cihaz üzerinde ayarlı vakum kontrolü bulunmalıdır. En az seviyesi 20 mmHg, en yüksek seviyesi 350 mmHg vakum yapabilmelidir."� düzenlemesinin ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından karşılanmadığı, anılan isteklinin katalogları incelendiğinde teklif edilen cihazın söz konusu maddede belirtilen ölçüler aralığında vakum ayarının bulunmadığı ve çalışırken 20 mmHg vakum ayarından başlayamadığı,

Teknik ş�artname'nin 20'nci maddesinde yer alan "Cihazın aynı zamanda ön panelinde bulunan vakum ayarını kapalı konuma getirildiğinde cihaz vakumu tam kapanmalıdır."� düzenlemesi ile cihazın açma kapama düğmesinin aynı zamanda vakum ayarı yapabilen bir düğme olmasının istenildiği, ancak ihale üzerinde bırakılan isteklinin cihazına ilişkin kataloglarda görüleceği üzere açma/kapama tuşunun ayrı olduğu ve vakum ayar vidası adı verilen vakum ayar düğmesi kapandığında cihazın vakumunun tam kapanmadığı, bu nedenle söz konusu cihazın Teknik ş�artname'nin bahsi geçen maddesini karşılamaması nedeniyle söz konusu isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

Kahramanmaraş Sütçü İmam Üniversitesi Rektörlüğü tarafından açık ihale usulü ile kısmı teklife açık olarak gerçekleştirilen "2013 yılı 2.Etap 97 Kalem Basit Sarf Malzeme Alımı"� ihalesinin şikâyete konu ve "Süt Sağma Seti"� başlıklı 25'inci kısmına 2 isteklinin katıldığı, ihalenin söz konusu kısmının Enva Medikal Sağlık Hizm. San. Tic. Ltd. ş�ti. üzerinde bırakıldığı ve başvuru sahibi İbrahim Özlü'nün ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi olarak belirlendiği görülmüştür.

Başvuruya konu ihaleye ilişkin İdari ş�artname'nin "İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri"� başlıklı 7'nci maddesinde ""¦7.5.6. Firmalar teklif verdikleri ürünlerin teknik şartnamelerine cevap yazacaklardır. Ayrıca ihale saatinden önce numune teslimi zorunludur."�düzenlemesi yer almaktadır.

4734 sayılı Kanun'un ihaleye katılımda yeterlik kurallarını düzenleyen 10'uncu maddesinin mesleki ve teknik yeterliğin belirlenmesine dair (b) fıkrasının 9 numaralı bendinde ihale konusu işin niteliğine göre idarenin talebi halinde doğruluğu teyit edilmek üzere, tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları ve/veya fotoğraflarının istenebileceği ve bu hususun ihale dokümanında ve ihale veya ön yeterliğe ilişkin ilân veya davet belgelerinde belirtileceği hükme bağlanmıştır.

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği'nin 41'inci maddesinde idarelerce gerek görüldüğü takdirde, teklif edilen malın ihale dokümanında belirlenen şartlara uygunluğunun teyit edilmesi amacıyla numunelerin, ayrıntılı teknik bilgilerinin yer aldığı katalogların, fotoğrafların ve benzeri tanıtım materyalinin de verilmesinin istenilebileceği, ayrıca idarelerce bunların doğruluğunun teyidi için üretim ve/veya imalat aşaması ile sevkiyat aşamalarında idarece belirlenen uzmanlarca denetlenmesinin de talep edilebileceği hükümlerine yer verilmiştir.

Teklif edilen ürünün Teknik ş�artnameye uygunluğu, idareler tarafından, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında demonstrasyon ya da numune değerlendirmesi yoluyla yapılabileceği gibi, bu değerlendirme ürünün teslimini müteakip muayene ve kabul aşamasında da gerçekleştirilebilir. Bu konudaki takdir yetkisi idarelere ait olup, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında ürünün teknik değerlendirmesinin de yapılmasının öngörülmesi halinde bu hususun ihale dokümanında düzenlenmesi gerekmektedir.

İdari ş�artname'nin yukarıda yer verilen 7.5.6'ncı maddesi uyarınca tekliflerin Teknik ş�artname'ye uygunluğunun isteklilerce hazırlanan teknik şartnameye cevap yazıları ve teklif edilen ürünlere ilişkin olarak isteklilerce sunulan numunelerin değerlendirmesi üzerinden yapılacağı görülmüş olup, başvuru sahibinin iddiasında belirttiği üzere ürünlere ve/veya cihaza ilişkin kataloglar üzerinden değerlendirme yapılmasının mümkün olmadığı anlaşılmıştır.

İdareye gönderilen 12.11.2013 tarihli Kurum yazısı ile, ihalenin şikâyete konu 25'inci kalemine ilişkin olarak yapılan değerlendirmenin ne şekilde yapıldığı (katalog/ numune/ fotoğraf/ teknik şartnameye cevap yazıları vb.) ile söz konusu değerlendirmeye ilişkin olarak her bir istekliye ilişkin olarak düzenlenen tutanakların gönderilmesi istenilmiştir.

İdarenin bahsi geçen Kurum yazısına cevaben gönderilen 13.11.2013 tarihli yazısı ve ekinde yer alan bilgi ve belgeler incelendiğinde, ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından ihalenin şikâyete konu 25'inci kısmına ilişkin olarak teknik şartnameye cevap yazısı ve katalogların sunulduğu anlaşılmıştır.

Diğer yandan idarece gönderilen söz konusu bilgi ve belgeler arasında yer alan "numune değerlendirme tutanağı"� incelendiğinde bahsi geçen tutanağın ihale komisyonu üyeleri arasında bulunan bir uzman üye ile ihale komisyonu üyesi olmadığı anlaşılan bir kişi tarafından düzenlendiği, anılan tutanakta "25.Kalem olan "anne süt sağma seti' değerlendirmesi ekte sunulan katalog eşliğinde teknik şartname özelliklerine göre değerlendirildiği gibi ayrıca numune ve bu numuneye ait cihaz serviste uygulamalı olarak denenerek teknik şartnameye uygun olduğu belirlenmiştir. Buna istinaden ihalenin en uygun teklif veren firmada kalmasına karar verilmiştir."� ifadelerine yer verildiği, söz konusu değerlendirme esas alınarak ihalenin 25'inci kısmının ekonomik açıdan en avantajlı teklifi sunan Enva Medikal Sağlık Hizm. San. Tic. Ltd. ş�ti. üzerinde bırakıldığı anlaşılmıştır.

Ancak Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği'nin "İhale komisyonunun kurulması ve çalışma esasları"� başlıklı 17'nci maddesinin ikinci fıkrasında ihale komisyonunun tek sayıda olmak üzere başkan dâhil en az beş kişiden oluşacağı, üyelerden en az ikisinin ihale konusu işin uzmanı ve diğer bir üyenin muhasebe veya mali işlerden sorumlu personel olmasının zorunlu kılındığı, ayrıca anılan maddenin dördüncü fıkrasında ihale sürecindeki değerlendirmeleri yapmak üzere oluşturulan ihale komisyonu dışında başka adlar altında komisyonlar kurulamayacağı hükme bağlanmıştır.

Söz konusu hüküm ile ihale sürecindeki bütün değerlendirmelerin oluşturulacak bir komisyon tarafından yapılması ve oluşturulacak bu komisyonda işin niteliğine göre belirlenecek sayıda uzman üye bulundurulabileceği düzenlenerek teknik değerlendirme ve fiyat değerlendirmesinin aynı anda yapılabilmesi amaçlanmıştır. ş�ikâyete konu ihalede ihale komisyonu dışında teknik değerlendirmeyi yapmak amacıyla ihale komisyonu üyesi olmayan bir kişinin de görevlendirildiği ve teknik değerlendirmenin de söz konusu kişinin iştirakiyle oluşturulan iki kişilik komisyon tarafından gerçekleştirildiği görülmüş olup, ihale komisyonu dışında başka bir kişiye teknik değerlendirmenin yaptırılması ve ihalenin şikâyete konu 25'inci kaleminde bu teknik değerlendirmeye istinaden nihai bir karara varılmış olmasının ihale mevzuatına aykırılık teşkil ettiği anlaşılmıştır.

Bu itibarla ihalenin şikâyete konu 25'inci kalemine ilişkin numune değerlendirmesinin ihale komisyonunun uzman üyeleri tarafından oluşturulacak komisyon tarafından mevzuata uygun olarak yeniden yapılması ve buna göre ihalenin sonuçlandırılması gerektiği sonucuna varılmıştır.

B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik'in 18'inci maddesi yönünden yapılan inceleme sonucunda tespit edilen aykırılıklar ve buna ilişkin inceleme ve hukuki değerlendirme aşağıda yapılmıştır:

İdarece yapılan numune değerlendirmesine ilişkin olarak eşit muamele ilkesi çerçevesinde yapılan incelemede, idarece gönderilen 13.11.2013 tarihli yazı ekinde yer alan bilgi ve belgelerden,başvuru sahibi isteklinin ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi istekli olarak belirlendiği ancak ekonomik açıdan en avantajlı teklifi veren Enva Medikal Sağlık Hizm. San. Tic. Ltd. ş�ti.nin teklifi ve numunesi uygun bulunduğundanbaşvuru sahibine ilişkin olarak numune değerlendirmesinin yapılmadığı anlaşılmış olup, söz konusu numune değerlendirmesinin başvuru sahibine yapılmaması ve söz konusu değerlendirme yapılmadan anılan isteklinin ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi istekli olarak belirlenmesi işleminin de mevzuata uygun olmadığı anlaşılmıştır.

Bu itibarla ihalenin şikâyete konu 25'inci kalemine ilişkin olarak numune değerlendirmesinin ekonomik açıdan en avantajlı teklifi veren Enva Medikal Sağlık Hizm. San. Tic. Ltd. ş�ti. ile birlikte başvuru sahibine de mevzuata uygun olarak yapılması ve buna göre ihalenin sonuçlandırılması gerektiği sonucuna varılmıştır.

Diğer yandan İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Tebliğin "İtirazen şikayet başvurularında aranılacak şekil unsurları"� başlıklı 11'inci maddesinin 6'ncı fıkrasında "Kısmi teklife açık ihalelerde ise tekliflerin verilmesi ile bu aşamadan sonraki işlemlere ilişkin başvurularda, başvuru bedeli toplam yaklaşık maliyet üzerinden yatırılır. Başvuruya konu kısmın yaklaşık maliyetine göre fazla yatırıldığı tespit edilen tutar Kurum tarafından başvuru sahibine iade edilir."� açıklaması bulunmaktadır.

Başvuruya konu ihalenin şikâyete konu 25'inci kaleminin yaklaşık maliyeti dikkate alındığında, söz konusu kalem için yatırılması gereken başvuru bedelinin 1.336,00 TL olduğu, başvuru sahibi tarafından ise itirazen şikayet başvuru bedeli olarak 2.675,00 TL'nin Kurum hesaplarına yatırıldığı, bu nedenle de başvuru sahibi tarafından fazla yatırıldığı anlaşılan (2.675,00 TL-1.336,00 TL=) 1.339,00 TL'nin talebi halinde başvuru sahibine iade edilmesi gerektiği anlaşılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılığı belirlenen ihale işlemlerinin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, ihalenin şikâyete konu 25'inci kalemine ilişkin numune değerlendirmesinin mevzuata uygun şekilde yapılması ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle 4734 sayılı Kanun’un 65′inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

1) Anılan Kanun’un 54′üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

2) Fazla ödenen başvuru bedelinin başvuru sahibinin yazılı talebi halinde iadesine,

Oybirliği ile karar verildi.