Şikayet dilekçesi üzerine, isteklilere tebliğ edilecek kararda bulunması gereken hususlar nelerdir?

İhaleyi Yapan Daire:

Başvuru Tarih ve Sayısı:

Başvuruya Konu İhale:

Kurumca Yapılan İnceleme ve Değerlendirme:

Başvuruya ilişkin olarak 2013/4405sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

Karar:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,

1) İdare tarafından şikâyet başvurularına verilen cevabi yazıda ihale kararının onaylandığı tarihe yer verilmediği, bunun mazur görülebilecek bir maddi hata olmadığı, bununla birlikte tebligatın yapılış şekline ve tarihine, başvuru sahibinin vekiline ilişkin bilgilere, karara karşı başvuru yapılabilecek itiraz mercii ve başvuru süresine de yer verilmediği,

2) İhale komisyonu tarafından aşırı düşük teklif açıklamasının teklifte önemli olduğu belirlenen bileşenler belirtilmeksizin yapıldığı, bu nedenle açıklamada bulunan isteklilerin önemli maliyet kalemlerini göz ardı etmiş olabilecekleri, idarenin aşırı düşük açıklamaları uygun bulduğunu belirterek gerekçe sunmaksızın aşırı düşük teklifleri geçerli olarak belirlemesinin mevzuata aykırı olduğu, açıklama sunan isteklilerin asgari ücrette gerçekleşecek artışları açıklamalarına yansıtmadıkları,

3) İhalede ekonomik açıdan birinci ve ikinci teklif sahibi olarak belirlenen isteklilerin Teknik ş�artname'nin 2.1.17., 9.34. ve 1.1'inci maddelerinde yer alan mobil uygulama yazılımı, merkezi bilgisayar yönetim modülü ve yönetici modülü kriterlerini karşılamadığı, idare tarafından ihale dokümanında demonstrasyon istemine yer verilmediği, bu sebeple idarece Teknik ş�artname'nin anılan maddelerine aykırılığın tespit edilmediği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

1 ) Başvuru sahibinin 1'inci iddiasına ilişkin olarak:

                      Kars İli Kamu Hastaneleri Birliği Genel Sekreterliği tarafından 22.10.2013 tarihinde açık ihale usulü ve birim fiyat teklif almak suretiyle gerçekleştirilen "Entegre Hastane Bilgi Yönetim Sistemi (HBYS)"� hizmet alımına ait İdari ş�artname'nin "İhale konusu işe ilişkin bilgiler"� başlıklı 2'nci maddesinde "2.1. İhale konusu hizmetin;

a) Adı: Entegre Hastane Bilgi Yönetim Sistemi (HBYS)

b) Miktarı ve türü: Hizmetin miktarı ve türü ekte yer almaktadır.

Hizmet Alımı

c) Yapılacağı yer: Kars Kamu Hastaneleri Birliği Genel Sekreterliği Satınalma Birimi"� düzenlemesi yer almaktadır.

İdare tarafından başvuru sahibince 18.11.2013 tarihinde yapılan ve idare kayıtlarına 19.11.2013 tarihinde giren şikâyet başvurusu üzerine 22.11.2013 tarihinde düzeltici işleme gerek bulunmadığı yönünde karar alındığı, söz konusu kararın istekliye 25.11.2013 tarihinde tebliğ edildiği görülmüştür.

İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik'in "Kararlarda bulunacak hususlar"� başlıklı 12'nci maddesinde "(1) ş�ikayet başvurusu üzerine idare tarafından alınacak kararlarda aşağıdaki hususlar gösterilir:

a) İhalenin adı ve ihale kayıt numarası,

b) Başvuru sahibinin, varsa vekil ya da temsilcisinin adı, soyadı veya unvanı ve adresi

c) Başvurunun idare kayıtlarına alındığı tarih ve sayı,

ç) Başvuru üzerine alınan diğer kararlar ve yapılan işlemlerin özeti,

d) İleri sürülen iddiaların, olayların ve hukuki dayanaklarının özeti,

e) İddiaların ve olayların değerlendirilmesi,

f) Kararın dayandığı hukuki sebepler ile gerekçeleri ve karar sonucu,

g) ş�ikayetin kısmen veya tamamen haklı bulunması halinde, yapılması gereken düzeltici işlemler,

ğ) Karar tarihi ile kararı alanların adı ve soyadı ile imzası.

h) Kararın tebliğ ediliş şekline göre; iadeli taahhütlü mektupla gönderilme, imza karşılığı elden teslim edilme, faksla gönderilme veya elektronik postayla gönderilme tarihi,

ı) Karara karşı başvuru yapılabilecek itiraz mercii ve başvuru süresi."�hükmü yer almaktadır.

İstekliye tebliğ edilen cevabi yazı incelendiğinde, kararda başvuru sahibinin vekiline ilişkin ad, soyad veya unvan ve adres bilgilerine, tebligatın yapılış şekline ve tarihine ilişkin bilgiyle, karara karşı başvuru yapılabilecek itiraz mercii ve başvuru süresine yer verilmediği tespit edilmiştir.

İdarenin kararında yukarıda yer verilen eksiklikler bulunmakla birlikte, ihale yetkilisinin imzasını taşıdığı, şikâyet başvurusu üzerine değerlendirmenin yapıldığı ve yönetmelik gereği taşıması gereken diğer bilgileri taşıdığı görülmüştür. Yukarıda belirtilen eksiklikler nedeniyle şikâyet başvurusu üzerine Yönetmelik hükümlerine uygun şekilde kararın istekliye bildirilmemesi mevzuata aykırılık olarak değerlendirilse de, isteklinin iddialarına ilişkin değerlendirmenin yapıldığı ve istekliye tebliğ edildiği göz önüne alındığında, bu durumun itirazen şikâyet hakkının kullanılmasına engel olmadığı, isteklinin hak veya menfaat kaybına neden olmadığı sonucuna varılmıştır.

2 ) Başvuru sahibinin 2'nci iddiasına ilişkin olarak:

                      İdari ş�artname'nin "Teklif fiyata dahil giderler"� başlıklı 25'inci maddesinde "25.1. Vergi(KDV hariç),Ulaşım, sigorta, resim ve harç giderlerin hepsi yükleniciye aittir.

25.2. 25.1. maddesinde yer alan gider kalemlerinde artış olması ya da benzeri yeni gider kalemlerinin oluşması hallerinde, teklif edilen fiyatın bu tür artış ya da farkları karşılayacak payı içerdiği kabul edilir. Yüklenici, bu artış ve farkları ileri sürerek herhangi bir hak talebinde bulunamaz.

25.3. Teklif fiyata dahil olan diğer giderler aşağıda belirtilmiştir:

25.3.1. Teknik şartnamede belirtilen her türlü iş ve işlemler için gerekli tüm masraflar ve belirtilen personel için yapılacak tüm giderler teklif fiyata dahil edilecektir.

25.4. Sözleşme konusu işin bedelinin ödenmesi aşamasında doğacak Katma Değer Vergisi (KDV), ilgili mevzuatı çerçevesinde İdare tarafından yükleniciye ayrıca ödenir."�düzenlemesi,

Aynı ş�artname'nin "Fiyat farkı"� başlıklı 46'ncı maddesinde "46.1. İhale konusu iş için sözleşmenin uygulanması sırasında fiyat farkı hesaplanmayacaktır."� düzenlemesi,

Teknik ş�artname'nin "Projenin Tanımı"� başlıklı 1.2'nci maddesinde "Genel Sekreterliğimize bağlı 1.4. maddesinde belirtilmiş olan kurumlarımızın 24 ay süreli, sınırsız EHBYS kullanıcı lisanslı, aşağıda amacı, kapsamı, şartları ve muhteviyatı tanımlı ürün ile birlikte otomasyon ihtiyaçlarını karşılamak üzere komple Entegre Hastane Bilgi Yönetim Sistemi hizmet alımı."� düzenlemesi, "Projenin Kapsamı"� başlıklı 1.4'üncü maddesinde "Bu proje danışma, hasta kayıt ve kabul, poliklinik, yatış, tetkik, tedavi, ameliyat ve taburcu işlemleri, laboratuvar ve görüntüleme birimleri, eczane, ambar, stok kontrol, satın alma, vezne, faturalama ve muhasebe işlemleri, bilgi yönetimi, arşiv, istatistik, insan kaynakları, kalite ve performans işlemleri, hak edişler, ameliyathane, ağız ve diş sağlığı, kan merkezi, diyet, cihaz takip işlemleri ile hastanede üretilen verilerin işlenmesi, raporlanması, iletilmesi, paylaşılması, saklanması, veri tabanında yer alan verilerin gerektiğinde kullanılmak üzere başka bir veri tabanına aktarılması veya başka bir veri tabanı ile iletişim kurabilmesi (web servisi, vb. metotlar ile) ihtiyaç duyulacak başka verilerin(Kimlik Paylaşım Sistemi (KPS), Çekirdek Kaynak Yönetim Sistemi (ÇKYS), elektronik faturalama süreçleri (MEDULA), Sağlık"“NET-2, Merkezi Hastane Randevu Sistemi(MHRS), Aile Hekimliği Bilgi Sistemi(AHBS), İl Sağlık Bilgi Sistemi (İSBS, Bildirim servisleri, Evde sağlık, Aile hekimleri laboratuvar, görüntüleme hizmetleri, Tele-Tıp/Tele-Sağlık, vb.) diğer sistemlerden hastane sistemine ya da hastane sisteminden diğer sistemlere elektronik olarak aktarılması, iş akış düzenlemelerini sağlayacak yazılımların sağlanması, sisteme veri aktarabilecek kurumda aktif çalışan cihazların sistemle entegrasyonu, hastanelerimizde bulunan PACS/LBYS ile entegrasyonunun yapılmasıdır.

Bu proje kapsamında bulunan ve Entegre Hastane Bilgi Yönetim Sisteminin kurulacağı ve başlatılacağı kurumlarımız aşağıda belirtilmiştir. Sekreterliğimize bağlı her kurumumuza envanter tablolarında bulunan sunucularına ayrı ayrı EHBYS kurulacak ve sözleşme süresince sorunsuz olarak çalışması için, gerekli bakım, onarım, güncelleme gibi hususlar yerine getirilerek işletilecektir.

1.                 Kars Kamu Hastaneleri Birliği Genel Sekreterliği

2.                 Kars Devlet Hastanesi

3.                 Kars Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi

4.                 Sarıkamış Devlet Hastanesi

5.                 Kağızman Devlet Hastanesi

6.                 Selim Abdulhadi Cihangir Devlet Hastanesi"�düzenlemesi,

Aynı ş�artname'nin "Bilgi Sistemi Sorumluları ve Diğer Çalışanlara Ait Koşullar"� başlıklı 1.7'nci maddesinde "1.7.1.Hastane idareleri tarafından kendi kurumları için belirlenen bir hastane personeli,   sistemin amacına uygun olarak işletilebilmesi için yetkilendirilir, yetkili olduğu konular, yazılı olarak kendi hastanelerindeki diğer yetkililere, çalışanlarına ve yükleniciye yazılı olarak bildirilir. Bu personel liderliğinde olmak şartıyla hastane idaresi gerektiğinde başka ilave personel de görevlendirilebilir. Ayrıca ihtiyaç halinde Genel Sekreterliğimiz sistemin amacına uygun olarak işletilebilmesi için bir sorumlu atayabilir. Bu sorumlu gerektiğinde hastanelerdeki bilgi sistemi sorumluları ile ortak çalışma yürüterek sistemin amacına uygun işletilmesini sağlayacaktır.

1.7.2.     İşe başlama tarihinden itibaren Çalışanların özlük hakları bu dokümanda yer almayan hususlarda 4857, 5510, 5018 sayılı Kanunların ilgili hükümlerine göre hareket edilir.

1.7.3.     Yüklenici Firma proje kapsamında 1.7.4. maddedeki vasıflara sahip personelleri, sözleşme süresince proje kapsamında bulunan hastanelerde çalıştıracaktır. Çalıştırılacak personel bilgileri ve personelin eğitim durumlarını gösteren belgeler işyeri teslim tarihinde idareye verilecektir.

1.7.4.     PERSONEL ÖZELLİKLERİ VE SAYILARI

1.7.5.     Yemek giderleri idarelerce ayni olarak karşılanacaktır. İstekliler yemek için ayrıca bedel öngörmeyecektir.

1.7.6.     EHBYS Yazılım Sistem Sorumlularının ücretleri yüklenici firma tarafından karşılanacaktır.

1.7.7.     Yüklenici, sistemin kurulumunda çalıştıracağı elemanları önceden belirlemiş olmalıdır. Bu personelin kimlik, unvan, nitelik ve iletişim bilgilerini işyeri teslimi tarihi itibarı ile idareye yüklenici tarafından bildirilmelidir.

1.7.8.     İşe alınan personelin eğitim durumunu gösteren belgelerin aslı veya noter onaylı sureti, nüfus cüzdanı fotokopisi(aslı görülerek hastane tarafından onaylanır), sabıka kaydı,   tek hekim imzalı sağlık raporu, son 6 ay içerisinde çekilmiş 4 adet vesikalık resmi çalışmaya başladığı günde idareye teslim edilerek özlük dosyasına konmalıdır. Bu belgeler idare tarafından incelendikten sonra muhafaza edilmek üzere Yükleniciye teslim edilecektir.

1.7.9.     Yüklenici tarafından sağlanan tüm personel ile yüklenici arasında süresiz geçerli olmak üzere ayrıca bir gizlilik sözleşmesi imzalanmalı, bu sözleşme ilgili personelin özlük dosyasında yer almalı, bu sözleşmede, çalışan personelin işinin gereği olarak edindiği hastalara, kurum personeline ve kuruma ait hassas niteliği olan veri ve bilgileri yasal gereklilikler haricinde hiçbir surette(yazılı, sözlü, elektronik ortam dahil) hiç kimseyle paylaşmayacağına, aksi davrandığının tespit edilmesi halinde iş akdinin feshedilerek hakkında yasal işlem başlatılacağına, doğacak zararın kendisi tarafından tazmin edileceğine dair hükümlere yer verilmelidir. İdareye karşı, personel kaynaklı gizlilik ihlalinden Yüklenici sorumludur.

1.7.10.Sözleşme süresince tüm elemanlar hastane kurallarına, disipline, gizlilik ilkelerine eksiksiz uymalıdır.

1.7.11.Yüklenici görevden ayrılan elemanının hiçbir alacağının olmadığına dair eleman tarafından doldurulmuş ve imzalanmış bir belgeyi (İbranameyi) idareye vermelidir.

1.7.12.Hak ediş düzenleme tarihi her ayın son günüdür.

1.7.13.Hastane idareleri tarafından oluşturulan Denetim, Muayene ve Kabul Komisyonu tarafından denetim işleri uygulanacaktır."�düzenlemesi,

"Entegre Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Alımı İçin Genel Koşullar"� başlıklı 2'nci maddesinde "2.1.1.                       Anayasa, Kanun, Yönetmelik, Yönerge, Tebliğ, Genelge, Üst Kurumlardan gelen resmi talimatlar gibi mevzuat kaynaklı zorunlu değişiklikler yüklenici tarafından yerine getirilecektir. Doküman ve raporların çıktısı mevzuat doğrultusunda düzenlenecektir. Bu düzenlemeler için ek ücret ödenmez.

"¦

2.1.4.     İş ve işlemlerin yürütülmesi sırasındaki Yüklenici'nin kendisine ait her türlü ulaşım ve iletişim giderleri Yüklenici'ye aittir"¦"�düzenlemesi,

Anılan ş�artname'nin "Eğitim Hizmetleri"� başlıklı 3'üncü maddesinde "       Kurulan tüm yazılım birimleri için Yüklenici,   İdare'nin belirleyeceği uç kullanıcılarına tüm sistemi verimli olarak işletebilmek için eğitimleri mesai saati içerisinde vermelidir. Eğitim Dili: Eğitim Türkçe verilmelidir.

3.1.           Eğitim Materyalleri:   Eğitim tipine göre düzenlenmesi gereken eğitim ortamını ve eğitim programları için gerekli materyalleri Yüklenici temin etmelidir.

3.2.           Eğitim Yeri:   Tablo 4'de belirtilen ve kurum personeline verilecek eğitim programları mesai saatleri içerisinde (Yazılım Kullanıcı Eğitimi) İdare'nin belirlediği mekan ya da mekanlarda, teknik şartlarda belirlenen esaslar göz önüne alınarak yapılmalıdır.

3.3.           Eğitilecek Personel: Yüklenici, İdare'nin en az Tablo 4'de belirtilen sayıda personelini aynı tabloda belirtilen konularda eğitmelidir.

3.4.           Eğitimde Kullanılacak Yazılı Dokümanlar: Eğitim süresinde kullanılacak olan eğitim dokümanları bir CD içerisinde (içeriğin okunabilmesi için ek program gerekmesi halinde bu programın otomatik yüklenmesini sağlayacak şekilde), eğitim programları başlamadan önce hazırlanmalı ve onaylanmak üzere İdare'ye teslim edilmelidir. İçerik Türkçe olmalıdır. Onaylanan içerik en az eğitime alınacak personel sayısı kadar çoğaltılmalıdır.  

3.5.           Eğitim Planı: Yüklenici, her kurumun eğitimi için önerdiği eğitim planlarını, günlük eğitim çizelgelerini, eğitimi alacak adayların başarı düzeylerini değerlendirecek plan ve prosedürleri kapsayacak bir Eğitim Planını Tablo 4'deki verileri göz önüne alarak teklifinde sunmalıdır. Eğitimin yukarıda tarif edilen çizelgeye ve Yüklenici tarafından sunulan plana uygun olarak yürütüldüğü İdare tarafından denetlenmelidir.

3.6.           Eğitmenler: Yüklenici, eğitimin sağlanmasında yetecek eğitmen/saati temin etmelidir.

3.7.           Eğitim Programlarının Değerlendirilmesi: Her eğitim programının bitiminden sonra katılımcılar tarafından değerlendirme formları doldurulmalı ve bu formlar baz alınarak İdare tarafından Eğitim onaylanmalıdır. Katılımcılar tarafından yeterli ve uygun bir şekilde verilmediği idarece belirlenen eğitimler tekrarlanmalıdır.

3.8.           Katılım Belgeleri: Eğitilen kişinin ilgili eğitim programını başarılı bir şekilde tamamlaması durumunda, tüm eğitim programları için Yüklenici tarafından Katılım Belgesi verilmelidir.

3.9.           Yazılım Kullanıcı Eğitimi: Yüklenici, Tablo 4'de belirtilen hedef kitleye uygulama yazılımının kullanımı konusunda eğitim vermelidir."� düzenlemesi, bu düzenlemeyle ilgili olarak;

TABLO -4 EÄ�İTİM HİZMETLERİ

şeklinde tablo,

Teknik ş�artname'nin "Veri Tabanı Yönetim Sistemi"� başlıklı 10'uncu maddesinde "Satıcı önereceği sistemde mevcut veritabanını kullanmayacaksa ilgili VTYS aşağıdaki özellikler dahilinde Satıcı tarafından sözleşme süresince kullandırılacaktır. VTYS sunucu işlemci sayısına göre sınırsız kullanıcı olarak kurumun hizmetine sunulmalıdır."� düzenlemesi yer almaktadır.

Teknik ş�artname'nin muhtelif maddelerinde, yukarıda aktarıldığı üzere işçilik gideri, yazılım lisansları (bilgi yönetim sistemi ve hastanenin kendi envanterinde yer alan mevcut sistem kullanılmayacak ise veri tabanı yönetim sistemi lisansları), ulaşım, sözleşme giderleri, eğitim maliyetleri vb. gider kalemlerinin yer aldığı, donanım, ürün, ek hizmet, internet erişimi, gerekli araç gereç ve mekan tahsisi, donanım bakımı ve ihtiyaç duyulabilecek yeni donanım vs. maliyetlerden yüklenicilerin sorumlu olmayacağı, ihtiyaç duyulacak harici donanımların ve sonradan ortaya çıkabilecek ihtiyaçların idarece karşılanacağı düzenlenmiştir.

                      İhale komisyonu tarafından kâr hariç yaklaşık maliyet tutarının altında teklif veren Solvent Yazılım ve Bilgisayar Hiz. Dan. İç ve Dış Tic. San. Ltd. ş�ti. – Kale Bilişim Tek. San. Tic. A.ş�. Ortak Girişimi, Yemlihan Budak / Data Time Bilgisayar Sistemleri -   Ebubekir Aydın / Aybest Bilgisayar Sistemleri Ortak Girişimi ve başvuru sahibi Sisoft Sağlık Bilgi Sis. Ltd. ş�ti.den 23.10.2013 tarihli yazılar ile aşırı düşük teklif açıklaması istenildiği, isteklilerce sunulan açıklamaların uygun görülerek ihalenin 06.11.2013 tarihli ihale komisyonu kararı ile Solvent Yazılım ve Bilgisayar Hiz. Dan. İç ve Dış Tic. San. Ltd. ş�ti. – Kale Bilişim Tek. San. Tic. A.ş�. Ortak Girişimi üzerinde bırakıldığı anlaşılmıştır. Söz konusu kararda "Ekonomik açıdan en avantajlı teklifleri veren 1. avantajlı Solvent Yazılım ve Bil. Hiz. Dan. İç ve Dış Tic. San. Ltd. ş�ti., 2. avantajlı Yemlihan Budak (Data Time Bilgisayar Sistemleri) ve 3. avantajlı Sisoft Sağlık Bilgi Sistemleri Ltd. ş�ti.lerinin sunmuş oldukları tekliflerin yaklaşık maliyet hesaplamasına göre aşırı düşük teklif verdikleri tespit edilmiştir. Ve bu firmalardan İdari ş�artnamenin 33.1 maddesine "¦ göre en avantajlı teklifleri veren bu 3 firmaya 23.10.2013 tarihinde aşırı düşük sorgulaması yapılarak tebligat tarihinden itibaren 5 iş günü içerisinde yazılı açıklama istenildi. Yapılan aşırı düşük teklif sorgulamasına; Solvent Yazılım ve Bil. Hiz. Dan. İç ve Dış Tic. San. Ltd. ş�ti., Yemlihan Budak (Data Time Bilgisayar Sistemleri) ve Sisoft Sağlık Bilgi Sistemleri Ltd. ş�ti. cevap vermiştir. İsteklilerin vermiş oldukları aşırı düşük sorgulamasına cevapları Kamu İhale Kanunu'nun 38'inci maddesine uygun olarak ayrıntılı bir şekilde incelenmiş ve yapılan açıklamalar uygun bulunmuştur."� ifadelerine yer verildiği görülmüştür.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu'nun "Aşırı düşük teklifler"� başlıklı 38'inci maddesinde "İhale komisyonu verilen teklifleri 37 nci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b)   Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

Hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

İhale komisyonu, aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesinde Kurum tarafından belirlenen kriterleri esas alır. Kurum bu maddenin uygulanmasında; aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değer veya sorgulama kriterleri ya da ortalamalar belirlemeye yetkilidir."�hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği'nin 79.4'üncü maddesinde "İhale komisyonu tarafından, personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihaleleri ile personel çalıştırılmasına dayalı olmamakla birlikte ihale dokümanında personel sayısının belirlendiği ve haftalık çalışma saatinin tamamının idarede kullanılacağı hizmet alımı ihalelerinde asgari işçilik maliyeti, sözleşme giderleri ve genel giderler ile varsa malzeme ve diğer maliyet kalemleri, bunlar dışında kalan hizmet alımı ihalelerinde ise ihale dokümanında belirtilen teklif fiyata dahil giderler dikkate alınmak suretiyle tekliflerin değerlendirilmesi yapılarak 4734 sayılı Kanunun 38 inci maddesi uyarınca teklifi aşırı düşük görülen isteklilerden işin niteliğine göre ihale komisyonunca belirlenen önemli teklif bileşenleri ile ilgili açıklama istenecektir. İdarelerce aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenlerin belirtilmesi ve açıklama için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere makul bir süre verilmesi gerekmektedir.

Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinde, kar hariç yaklaşık maliyet tutarının üzerindeki teklifler aşırı düşük teklif olarak kabul edilmeyecektir."�açıklaması yer almaktadır.

                      İdare tarafından isteklilere tebliğ edilen 23.10.2013 tarihli aşırı düşük teklif sorgulama yazısında "22.10.2013 tarihinde yapılan Entegre Hastane Bilgi Yönetim Sistemi (HBYS) Hizmet alım işi ihalesinde aşırı düşük teklif verdiğiniz tespit edilmiştir. 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu'nun 38. Maddesi gereği Kamu İhale Kurumu kriterleri esas alınarak tebligatın elinize ulaştığı tarihten itibaren 5 iş günü içerisinde açıklama yapılarak Genel Sekreterliğimizin satın alma birimine gönderilmesi veya elden teslim edilmesi hususunda gereğini bilgilerinize rica ederim."� ifadelerine yer verildiği, söz konusu yazı ya da ekinde açıklama istenilen önemli teklif bileşenlerinin isteklilere bildirilmediği görülmüş, bu durumun yukarıda aktarılan mevzuat düzenlemelerine uygun olmadığı anlaşılmıştır.

                      İstekliler tarafından sunulan aşırı düşük teklif açıklamaları incelendiğinde, yapılan açıklamaların farklı bileşenler açısından sunulduğu görülmüş, bu durumun idarece teklifte önemli olan bileşenlerin belirlenip aşırı düşük teklif sorgulama yazısında belirtmesi gerekmekteyken söz konusu yazıda "Kamu İhale Kurumu kriterleri esas alınarak"� gibi genel bir ifadeyle aşırı düşük teklif açıklaması istenilmesinden kaynaklandığı anlaşılmıştır. Sunulan aşırı düşük teklif açıklamaları arasında farklılıklar bulunması ve idarece aşırı düşük teklif sorgulama yazısında hiçbir bileşenin belirtilmemiş olması nedeniyle idarece sorgulamanın teklif bileşenleri açıkça belirlenerek yinelenmesi gerektiği, farklı bileşenler üzerinden yapılan açıklamaları mevzuata uygun veya aykırı bulmanın eşit muamele ilkesine aykırılık teşkil edeceği sonucuna varılmıştır.

3 ) Başvuru sahibinin 3'üncü iddiasına ilişkin olarak:

                      İnceleme konusu ihaleye ait Teknik ş�artname'nin "Amaç ve Kapsam"� başlıklı 1.1'inci maddesinde "Sağlık kurum ve kuruluşlarında, idari ve mali kayıtların tutulması ve kullanılmasındaki başarılı uygulamaların, tıbbi kayıtların tutulması ve kullanılması bakımından da eşdeğer bir başarı çizgisine ulaşması gerekmektedir.

                      Artık Hastane Bilgi Yönetim Sistemleri (EHBYS) sadece hastane içi süreçleri etkileyen ve bu süreçlerden etkilenen bir yapı olmayıp diğer sistemlerle de veri alışverişi yapabilen Entegre Hastane Bilgi Yönetim Sistemlerine dönüşmüştür. Bu nedenle veri tabanında yer alan tüm verilerin gerektiğinde kullanılmak üzere başka bir veri tabanına aktarılması, ihtiyaç duyulacak başka verilerin Merkezi Hastane Randevu Sistemi (MHRS), Kimlik Paylaşım Sistemi (KPS), Çekirdek Kaynak Yönetim Sistemi (ÇKYS), elektronik faturalama süreçleri (MEDULA), vb diğer sistemlerden hastane sistemine elektronik olarak aktarılması, sisteme veri aktarabilecek, kurumda aktif çalışan cihazların sistemle entegrasyonu, üretilen sağlık verilerinin Sağlık-Net projesi kapsamında Bakanlık Veri Merkezine gönderilmesi, hastanelerde çalışmakta olan Laboratuvar Bilgi Yönetim Sistemi(LBYS), Görüntü Arşiv ve İletişim Sistemleri(PACS) gibi sistemlerle entegrasyonu, hastane içi ve İl Sağlık Müdürlüğü ve/veya Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği yönetim, karar destek ve iş akış süreçlerinin iyileştirilmesi, kaynak yönetimi ve tasarrufu sağlanması gibi beklentilere de cevap vermelidir."�düzenlemesi,

                      Aynı ş�artname'nin "Entegre Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Alımı İçin Genel Koşullar"� başlığı altında yer alan 2.1.17'nci maddesinde "2.1.17.EHBYS, mobil cihaz desteğine ve İOS, Android, Windows8 işletim sistemleri ile çalışan cihazlarda cihaz boyutlarına göre tasarlanmış uygulamalara sahip olacaktır."� düzenlemesi, 2.2.9'uncu maddesinde "2.2.9. EHBYS adyoloji biriminde halen kullanılmakta olan RBS ve PACS sistemiyle IHE iş akışlarında tanımlandığı şekilde entegrasyon sağlamalıdır. Bu bağlamda istekli firma IHE SWF profilini "Order Placer"� aktörü olarak desteklemelidir."� düzenlemesi,

                      Anılan ş�artname'nin "Merkezi Bilgisayar Yönetim Modülü"� başlıklı 9.34'üncü maddesinde "Otomasyon sistemine bağlı tüm bilgisayarlara ait yazılım ve donanım bilgilerinin takibi ve denetlenmesi işlemlerini yapmalıdır. Hastanedeki bilgisayar envanterini izleyebilmeli ve bu bilgiler üzerinde inceleme ve analiz imkanı sağlamalıdır.

9.34.1.Belirli periyotlar ile (haftalık veya aylık) tüm bilgisayarlara ait işletim sistemi ve donanım bilgileri       (Anakart, Disk, Ram, İşlemci ,Yazıcı vb..) otomatik olarak (bilgisayarı kullanan operatörün hiçbir işlem yapmasına gerek kalmadan) kayıt altına alınmalıdır.

9.34.2.İstenildiğinde tüm bilgisayarlara veri toplama talimatı otomatik olarak gönderilebilmelidir, ve bu bilgisayarlardan güncel yazılım ve donanım bilgileri toplanmalıdır. Bu işlem bilgisayarı kullanan kullanıcının bilgisi dışında otomatik olarak yapılmalıdır, kullanıcının bilgi toplanması için herhangi bir işlem yapmasına gerek olmamalıdır.

9.34.3.Bilgisayarlara ait, isim, ip adresi, mac adresi, otomasyona son giriş tarihi, otomasyona giriş yapan kullanıcı bilgileri gibi genel bilgiler listelenebilmelidir.

9.34.4.Bilgisayarların hangi servislere ait olduğu seçilebilmeli ve istenilen terminale ait bina, kat, oda numarası, dahili numarası vb. bilgilerine ulaşılabilmelidir.

9.34.5.Bilgisayarların otomasyona giriş yapan kullanıcı bilgisine göre, görev yeri, dahili numarası, gsm telefonu, e-mail vb.. bilgileri takip edilebilmelidir.

9.34.6.Varsa terminallere bağlı olan barkod yazıcılara ait ayarlamalar merkezi olarak yapılabilmeli, ayar yapılabilmesi için terminalin yanına gidilmesine veya uzaktan erişim bağlantısı kurulmasına gerek olmamalıdır.

9.34.7.İstenildiğinde sistemde kayıtlı olan terminallere bağlı olan tüm barkod yazıcılara ait ayarlamalar tek bir tuşla hazırlanan tanımdan kopyalanabilmelidir.

9.34.8.Teknik servis modülünden sistemde kayıtlı bilgisayarlara ait arıza bildiriminde bulunabilmeli ve istenilen terminale ait arıza bilgileri ve yapılan işlemler bu modül üzerinden de takip edilebilmelidir.

9.34.9.Her veri toplanmasından önceki veriler sistemde tutulmalıdır, bilgisayarlara ait donanım bilgileri geçmişe yönelik olarak tarihleri ile birlikte izlenebilmelidir.

9.34.10. İstenen bilgisayara uzaktan erişim bağlantısı kurulabilmelidir, bu işlem için herhangi bir ara yazılım kullanılmamalıdır, uzaktan erişim bağlantısı EHBYS sistemi üzerinden kurulmalıdır.

9.34.11. İstenen bilgisayarın kullanıcısına otomasyon sistemi üzerinden otomatik olarak mesaj gönderilebilmelidir.

9.34.12. İstenen bilgisayarın kullanıcısına ağ(network) üzerinden otomatik olarak mesaj gönderilebilmelidir.

9.34.13. Bilgisayar donanımlarında önemli değişiklikler (Ram, Cpu değişiklikleri vb..) olması durumunda, sistem yöneticisine, bilgisayar ve değişikliğe ait bilgileri içeren mesaj otomatik olarak atılmalıdır.

9.34.14. Hastanedeki bilgisayar envanteri üzerinden çeşitli sorgulamalar yapılabilmelidir (İşlemcisine göre, Ram miktarına göre, işletim sistemine göre, boş disk alanlarına göre vb..) istatistikler alınabilmelidir.

9.34.15.Hastanedeki tüm bilgisayarların anlık olarak açık veya kapalı olduğu bilgisi grafik olarak görüntülenebilmelidir

9.34.16. Grafik olarak bilgisayar görüntüleme ekranında, bilgisayar arama yapılabilmelidir.

9.34.17. Hastanede bulunan bilgisayarlar, bina ve servislere göre gruplandırılabilmelidir. İstenen herhangi bir zamanda, hastanedeki herhangi bir binada o anda bulunan bilgisayarlar, bunların açık veya kapalı olma durumu grafik olarak izlenebilmelidir.

9.34.18. Seçilen bilgisayar tek bir tuş yardımı ile açılabilmeli, açık olanlar ise aynı şekilde kapatılabilmelidir.

9.34.19. Hastanedeki bilgisayarlarda kurulu olan programların takibi yapılabilmelidir. Hangi bilgisayarda hangi programların kurulu olduğu raporlanabilmelidir."�düzenlemesi yer almaktadır.

Yukarıda yer verilen ve itirazen şikâyet başvurusuna konu Teknik ş�artname maddelerinde yer alan mobil uygulama yazılımı, merkezi bilgisayar yönetimi modülü, yönetici modülü ve entegrasyon konularında İdari ş�artname kapsamında bir düzenlemenin yapılmamış olduğu, bununla birlikte, ihale dokümanı kapsamında demonstrasyon yapılacağına dair bir düzenlemenin bulunmadığı, ayrıca başvuruya konu hususlara ilişkin olarak katalog vb. bir belgenin de istenilmediği görülmüştür. Başvuru konusu kriterlerin Teknik ş�artname'de düzenlendiği dikkate alındığında, istekli tarafından teklif edilen yazılımın söz konusu kriterlere uygunluğu hususun tekliflerin değerlendirildiği aşamada değil, muayene ve kabul işlemlerinin yapıldığı aşamada incelenebilecek bir husustur.

Diğer yandan, idarenin demonstrasyon konusunda düzenleme yapıp yapmama konusunda takdir hakkı olmakla birlikte, ihale dokümanına bu yönde bir itirazın bulunmadığı ve dokümanın kesinleştiği hususları da göz önünde tutulduğunda, idarenin şikâyet başvurusuna verdiği cevapta belirttiği gibi, başvuruya konu Teknik ş�artname maddelerine uygunluk konusunda yapılacak değerlendirmenin muayene ve kabul komisyonu tarafından yapılması, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında sunulan belgeler üzerinden teklif edilen yazılımın ve çözümlerin Teknik ş�artname maddelerini karşılayıp karşılamadığı konusunda değerlendirme yapılmaması mevzuata aykırı bulunmamış, dolayısıyla başvuru sahibi isteklinin iddialarının yerinde olmadığı değerlendirilmiştir.

                      Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, idare tarafından teklifte önemli olan bileşenlerin belirlenerek bu bileşenlerin açıkça belirtildiği aşırı düşük teklif sorgulama yazıları ile   kâr hariç yaklaşık maliyet tutarının altında teklif veren isteklilerden (Solvent Yazılım ve Bilgisayar Hiz. Dan. İç ve Dış Tic. San. Ltd. ş�ti. – Kale Bilişim Tek. San. Tic. A.ş�. Ortak Girişimi, Yemlihan Budak / Data Time Bilgisayar Sistemleri -   Ebubekir Aydın / Aybest Bilgisayar Sistemleri Ortak Girişimi ve Sisoft Sağlık Bilgi Sis. Ltd. ş�ti.) yeniden aşırı düşük teklif açıklaması istenilmesi ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle 4734 sayılı Kanun’un 65′inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54′üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.