İdari şartnamede düzenlenen

İhaleyi Yapan Daire:

Başvuru Tarih ve Sayısı:

Başvuruya Konu İhale:

Kurumca Yapılan İnceleme ve Değerlendirme:

                      Kocaeli Cumhuriyet Başsavcılığı'nca 24.12.2007 tarihinde Açık İhale Usulü ile yapılan "Temizlik Hizmeti Alımı" ihalesine ilişkin olarak Emsal Temizlik İlaç. Hizm. Güv. Sis. Bakımevi Gıda Tur. İnş. Elekt. Taah. Tic. Ltd. ş�ti.'nin 24.12.2007 tarihinde yaptığı şikayet başvurusu hakkında idare tarafından süresi içinde karar alınmaması üzerine, başvuru sahibinin   29.01.2008 tarih ve 3250 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 28.01.2008 tarihli dilekçe ile itirazen şikayet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen ihale işlem dosyasının incelenmesinden;

4734 sayılı Kanunun 56 ncı maddesinin ikinci fıkrasının (b) bendi gereğince, ihale işlemlerinin ve ihale kararının iptaline,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

Karar:

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikayet dilekçesinde özetle;

1) İhale ilanının 3 üncü maddesi (b) bendinde ihale saatinin 16.00, idari şartnamenin 3 üncü maddesi (d) bendinde ise 14.00 olarak yazıldığı, ihale ilanı ile idari şartnamede yazılı olan ihale saatlerinin farklı olmasının istekliler açısından tereddüt doğuracağı,

2) İhale ilanının 11 inci maddesinde verilen tekliflerin geçerlik süresinin ihale tarihinden itibaren 30 takvim günü olarak yazıldığı, ancak idari şartnamenin 25.1 maddesinde tekliflerin geçerlik süresinin ihale tarihinden itibaren 60 takvim günü olması gerektiğinin belirtildiği, bu farklılığın Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 30 uncu maddesi hükmüne aykırı olduğu iddia edilmektedir.

A- Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

                      1) Başvuru sahibinin birinci iddiasına ilişkin olarak;

ş�ikayete konu ihaleye ait ilanın ve idari şartnamenin 2 nci maddesinde;   ihale konusu işin Kocaeli Adliye Sarayında 9 kişi çalıştırılmak suretiyle temizlik hizmetinin yaptırılması işi olduğu belirtilmiştir.

İncelenen ihaleye ait ilanın 28.11.2007 tarihinde işin yapılacağı yerde çıkan bir yerel gazetede (Kocaeli Demokrat) ve 03.12.2007 tarihinde Kamu İhale Bülteninde yayımlandığı anlaşılmıştır.

Söz konusu yerel gazetede 28.11.2007 ve Kamu İhale Bülteninde 03.12.2007 tarihinde yayımlanan ihale ilanlarının 3 üncü maddesi (b) bendinde ihalenin tarihi ve saatine ilişkin olarak; "Tarihi-Saati: 24.12.2007-16:00" şeklinde düzenleme yapıldığı görülmüştür.

Bununla birlikte; ihaleye ait idari şartnamenin 3 üncü maddesi (d) bendinde; "İhale saati:..14.00" ve anılan şartnamenin 5.1 maddesinin (c) bendinde; "Son teklif verme saati (ihale saati) : "14.00" düzenlemelerinin yer aldığı anlaşılmıştır.

Yapılan incelemede; ihale ilanlarında ihale saatinin 16:00 olduğu belirtilmesine karşın, idari şartnamede ihale saatinin (son teklif verme saati) 14:00 olarak düzenlendiği, dolayısıyla ilan ve idari şartnamede ihale saatine ilişkin farklı düzenlemelerin yapıldığı anlaşılmıştır.

                      4734 sayılı Kanunun "Tekliflerin hazırlanması ve sunulması" başlıklı 30 uncu maddesinin 3 üncü fıkrasında, "Teklifler ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar sıra numaralı alındılar karşılığında idareye verilir. Bu saatten sonra verilen teklifler kabul edilmez ve açılmaksızın iade edilir….." hükmü bulunmakta olup, bu hükümden son teklif verme saatinin ihale saati ile aynı olacağı ve ihale saatinden sonra verilen tekliflerin kabul edilemeyeceği anlaşılmaktadır.

                      Kamu İhale Genel Tebliği'nin XIII-F "Tekliflerin Son Verilme Tarih ve Saati" başlıklı maddesinde de; "4734 sayılı Kanunun 30 uncu maddesinin 3 üncü fıkrasında tekliflerin ihale saatine kadar verilebileceği açıkça belirtildiğinden, tekliflerin ihale saatine kadar idarelerce kabul edilmesi ve bu saatten sonra verilen tekliflerin kabul edilmemesi ve açılmadan iade edilmesi gerekecektir." şeklinde açıklamalara yer verilmiştir.

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin "İhale ve ön yeterlik ilanlarının düzenlenmesi" başlıklı 30 uncu maddesinde; "İhale ilanları, ihale dokümanında yer alan bilgiler esas alınmak suretiyle, ihale usulüne göre oluşturulan standart ihale ve ön yeterlik ilan formlarına uygun olarak hazırlanır (standart formlar KİK002.0/H, KİK003.0/H ve KİK004.0/H).

İhale ve ön yeterlik ilanlarında yer alan bilgiler ile ihale veya ön yeterlik dokümanını oluşturan belgelerde idarece yapılan düzenlemelerin birbirine uygun olması gerekir.İhale ve ön yeterlik dokümanında belirtilmeyen hususlara ilanlarda yer verilemez." hükmüne yer verilmiştir.

                      Her ne kadar 24.12.2007 tarihinde ve saat 16:15 itibariyle idare tarafından tutulan tutanakta; 24.12.2007 tarihinde yapılan söz konusu ihaleye saat 14:00'e kadar 3 firma tarafından teklif verildiği, saat 16:15'e kadar yapılan bekleme süresinde herhangi başka bir teklifin verilmediğinin tespit edildiği belirtilmiş ise de; ihale ilanında yer alan düzenlemeler ile ihale dokümanında yapılan düzenlemelerin birbirine uygun olması gerektiği ve tekliflerin ancak ihale saatine kadar idarelerce kabul edilebileceği anlaşıldığından,   söz konusu ihaleye ilişkin olarak ihale ilanı ve ihale dokümanında yer alan düzenlemelerde birden fazla ihale saatine yer verilmemesi gerektiği anlaşıldığından, incelenen ihalede idari şartnamede ihale saati (son teklif verme saati) 14:00 olarak belirlenmiş iken ihale ilanında ihale saatinin 16:00 olarak belirlenmiş olması mevzuata aykırı bulunmuştur.

2) Başvuru sahibinin ikinci iddiasına ilişkin olarak;

                      Söz konusu ihaleye ilişkin olarak 28.11.2007 tarihli yerel gazetede ve 03.12.2007 tarihli Kamu İhale Bülteninde yayınlanan ihale ilanlarının 11 nci maddesinde;   "Verilen tekliflerin geçerlilik süresi, ihale tarihinden itibaren en az 30 takvim günü olmalıdır." şeklinde düzenleme yapıldığı,

                      Buna karşın söz konusu ihaleye ait idari şartnamenin "Tekliflerin Geçerlilik Süresine" ilişkin 25.1 maddesinde ise; "Tekliflerin geçerlilik süresi ihale tarihinden itibaren en az 60 takvim günü olmalıdır. Belirtilen bu süreden daha kısa süreli teklif mektupları değerlendirmeye alınmayacaktır." düzenlemesine yer verildiği anlaşılmıştır.

                      4734 sayılı Kanunun "Tekliflerin Geçerlilik Süresi" başlıklı 32 nci maddesinde; "Tekliflerin geçerlilik süresi ihale dokümanında belirtilir. İdarece ihtiyaç duyulması halinde bu süre, teklif ve sözleşme koşulları değiştirilmemek ve isteklinin kabulü kaydıyla, en fazla ihale dokümanında belirtilen teklif geçerlilik süresi kadar uzatılabilir." hükmüne yer verilmiştir.

Söz konusu ihalede teklif geçerlilik süresinin ihale ilanında 30 takvim günü, idari şartnamede ise 60 takvim günü olarak belirtilmesi Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin "İhale ve ön yeterlik ilanlarının düzenlenmesi" başlıklı 30 uncu maddesinde yer alan; "İhale ve ön yeterlik ilanlarında yer alan bilgiler ile ihale veya ön yeterlik dokümanını oluşturan belgelerde idarece yapılan düzenlemelerin birbirine uygun olması gerekir.." hükmüne aykırı bulunmuştur.

B)  İhalelere Yönelik Yapılacak Başvurular Hakkında Yönetmeliğin 20 nci maddesinin (g) bendi uyarınca ihale dokümanı yönünden yapılan inceleme sonucunda tespit edilen aykırılıklar ve buna ilişkin inceleme ve hukuki değerlendirme aşağıda yapılmıştır:

                    1) İdarece gönderilen ihale işlem dosyasında; Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin ekinde yer alan KİK001.0/H nolu İhale Onay Belgesi standart formuna uygun düzenlenmiş bir İhale Onay Belgesinin bulunmadığı, standart forma uygun düzenlenmemekle birlikte; idarece düzenlenmiş olan ihale onay belgesi incelendiğinde ise; ihaleye ilişkin yaklaşık maliyetin anılan belgede belirtilmediği anlaşılmıştır.

                  Öte yandan; idarece gönderilen ihale işlem dosyasında yer alan 2008 yılı temizlik ihalelerinde kullanılacak tahmini bedel tespit formunda ihale konusu işe ait yaklaşık maliyetin belirtildiği anlaşılmıştır.

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin     "İhale onayının alınması" başlıklı 26 ncı maddesinde; "İhale edilecek işle ilgili olarak idarelerce düzenlenen yaklaşık maliyete ilişkin hesap cetveli, şartnameler, sözleşme tasarısı ve hazırlanmış diğer doküman, ihale onay belgesine (standart form KİK001.0/H) eklenir ve bu onay belgesi ihale yetkilisince onaylanır." hükmüne yer verilmiştir.

                      Bu itibarla, idarece düzenlenen ihale onay belgesinin KİK001.0/H nolu İhale Onay Belgesi standart formuna uygun bulunmaması ve onay belgesinde yaklaşık maliyetin belirtilmemesi mevzuat hükümlerine aykırılık teşkil etmektedir.

                  İncelenen ihaleye ait idari şartnamenin 7.2 maddesinde; "Ekonomik ve mali yeterliğe ilişkin belgeler ve bu belgelerin taşıması gereken kriterler: Teklif edilen bedelin %5 inden az olmamak üzere istekli tarafından belirlenecek tutarda, bankalar nezdinde kullanılmamış nakit kredisi veya kullanılmamış teminat mektubu kredisini ya da serbest mevduatını gösterir yerli veya yabancı bankalardan alınacak belgeler." düzenlemesi yapılarak isteklilerden ekonomik ve mali yeterliliğe ilişkin belge istenilmiş olup, aynı hususlara işe ait ihale ilanlarında da yer verildiği anlaşılmıştır.

                  Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği'nin 36 ncı maddesinin 3 üncü fıkrasında, "Taşımalı ilköğretim kapsamında yapılan öğrenci taşıma işleri ile yaklaşık maliyeti 4734 sayılı Kanunun 13 üncü maddesinin (b) bendinin 2 numaralı alt bendinde hizmet alımları için öngörülen üst limit tutarının altında kalan hizmet alımı ihalelerinde ekonomik ve mali yeterlik belgeleri istenemez." hükmü öngörülmüştür.

                      Bu itibarla, anılan Yönetmeliğin 36 ncı maddesinin 3 üncü fıkrası kapsamında (01.02.2007-31.01.2008 tarihleri arasında 4734 sayılı Kanunun 13/b/2 maddesinde yer alan üst limit parasal tutarı 115.524,00.-YTL'dir.) değerlendirilen başvuru konusu ihalede, ihaleye katılımda ekonomik ve mali yeterlik kriterleri öngörülmesi düzeltici işlemle giderilemeyecek nitelikte mevzuat hükümlerine aykırılık teşkil etmektedir.

                      2) İhaleye ait ilanların 4.3.1 ve idari şartnamenin ise 7.3.1 maddesinde; "İsteklinin son beş yıl içinde yurt içinde veya yurt dışında, kamu veya özel sektörde sözleşme bedelinin en az %70'i oranında gerçekleştirdiği, idarece kusursuz kabul edilen ihale konusu iş veya benzer işlerle ilgili deneyimini gösteren ve teklif bedelinin %40 oranından az olmamak üzere, tek sözleşmeye ilişkin iş deneyim belgesi," düzenlemesine yer verilmek suretiyle teklif edilen bedelin % 40 oranından az olmamak üzere ihale konusu iş veya benzer işlerle ilgili deneyimi gösteren iş deneyim belgesinin istekliler tarafından sunulması istenilmiştir.

                      Söz konusu ihaleye ait ilanların 4.4 maddesinde;  "Bu ihalede benzer iş olarak, temizlik hizmeti vs." düzenlemesi yer almasına karşın, idari şartnamenin 7.4 maddesinde benzer iş olarak kabul edilecek işlerin belirtilmediği, bu maddenin idarece boş bırakıldığı anlaşılmıştır.

  İhaleye ait ilanların 4.4 maddesinde benzer iş tanımına yer verilmesine karşın, aynı düzenlemenin ihaleye ait idari şartnamede yer almaması Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin "İhale ve ön yeterlik ilanlarının düzenlenmesi" başlıklı 30 uncu maddesinde yer alan; "İhale ilanları, ihale dokümanında yer alan bilgiler esas alınmak suretiyle, ihale usulüne göre oluşturulan standart ihale ve ön yeterlik ilan formlarına uygun olarak hazırlanır (standart formlar KİK002.0/H, KİK003.0/H ve KİK004.0/H). İhale ve ön yeterlik ilanlarında yer alan bilgiler ile ihale veya ön yeterlik dokümanını oluşturan belgelerde idarece yapılan düzenlemelerin birbirine uygun olması gerekir. İhale ve ön yeterlik dokümanında belirtilmeyen hususlara ilanlarda yer verilemez." hükmü ile anılan Yönetmeliğin 42 nci maddesinde yer alan; ""hangi nitelikteki iş ya da işlerin benzer iş kabul edileceği ilgili idarece tespit edilerek ihale veya ön yeterlik dokümanında ve ihale veya ön yeterliğe ilişkin ilan veya davet belgelerinde belirtilir"" hükmüne aykırı bulunmuştur.

                      3) İhaleye ait idari şartnamenin "Makine, tesis ve diğer ekipmana ilişkin belgeler" başlıklı 7.3.2 maddesinde; "Bulunması gereken makine ekipmanın kendi malı olması şart değildir. Ancak isteklinin kendi malı olan makine ve ekipman, fatura yada amortisman defterine kayıtlı olduğuna dair noter tespit tutanağı ile yeminli mali müşavir yada serbest muhasebeci raporu ile tespit edilir. Taahhüt edilerek temin edilecek ekipman için ise noter onaylı taahhütnamenin sunulması gerekir." düzenlemesi yapılmıştır.

                  İhaleye ait idari şartnamenin 7.3.2 nci maddesinde mesleki ve teknik yeterlik kriterleri arasında makine, tesis ve diğer ekipmana ilişkin belge istenildiği anlaşılmasına karşın, ihaleye ait ilanlarda yeterlik kriterleri arasında bahse konu düzenlemeye yer verilmediği anlaşılmıştır.

                  Bu itibarla; ilan ve idari şartnamede yer alan düzenlemelerin birbiriyle uygun bulunmaması Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 30 uncu maddesinde yer alan; ""İhale ve ön yeterlik ilanlarında yer alan bilgiler ile ihale veya ön yeterlik dokümanını oluşturan belgelerde idarece yapılan düzenlemelerin birbirine uygun olması gerekir"" hükmüne aykırı bulunduğu gibi, söz konusu aykırılığın istekliler açısından tereddüt doğurucu nitelikte olduğu anlaşılmıştır.

                Öte yandan, 02.01.2008 tarihli kesinleşen ihale kararının isteklilere bildirilmesini takiben, 17.01.2008 tarihinde ihale üzerinde bırakılan   Genç Ufuklar Danışmanlık Temizlik Gıda Halkla İlişkiler İnş. Taah. Paz. San. ve Dış Tic. Ltd. ş�ti. ile ihale konusu işe ilişkin sözleşmenin imzalandığı anlaşılmıştır.

                      4734 sayılı Kanunun "İdare Tarafından İnceleme" başlıklı 55 inci maddesinde; "İhalelere ilişkin olarak yapım müteahhidi, tedarikçi veya hizmet sunucusu tarafından öncelikle idareye şikâyette bulunulur…İdare, şikâyetin verilmesini izleyen otuz gün içinde gerekçeli bir karar alır. Bu kararda, şikâyet tamamen veya kısmen haklı bulunmuşsa alınması gereken düzeltici önlemler de belirtilir. Alınan karar, bütün aday veya isteklilere karar tarihini izleyen yedi gün içinde bildirilir. Belirtilen süre içinde bir karar alınmaması veya süresinde alınan kararın uygun bulunmaması durumunda aday veya istekli, karar verme süresinin bitimini veya karar tarihini izleyen onbeş gün içinde Kuruma itirazen şikayet başvurusunda bulunabilir"" hükmüne yer verilmiştir.

                  İhalelere Yönelik Yapılacak Başvurular Hakkında Yönetmeliğin 10 uncu maddesi 5 inci bendinde; "Bu Yönetmeliğin 11 inci maddesindeki durum hariç, idareye yapılan şikayet başvurusunu sonuçlandıran kararın bildiriminden veya idarece otuz gün içinde karar alınmaması halinde bu sürenin   bitimini izleyen günden itibaren onbeş gün geçmedikçe veya Kuruma yapılan itirazen şikayet başvurusu nihai kararla sonuçlandırılmadıkça sözleşme imzalanamaz." Hükmüne yer verilmiştir.

                      ş�ikayetçinin 18.12.2007 tarihinde ihale dokümanını satın aldığı ve şikayete konu işlemin farkına vardığı 18.12.2007 tarihinden itibaren 15 gün içinde olmak üzere 24.12.2007 tarihinde idareye şikayet başvurusunda bulunduğu, ancak idarece 30 gün içinde şikayet üzerine alınan gerekçeli bir kararın şikayetçiye bildirilmediği anlaşıldığından, 4734 sayılı Kanunun 55 inci maddesi uyarınca idareye şikayetin verilmesini izleyen 30 günlük karar verme süresinin bitiminden itibaren 15 gün içinde şikayetçinin Kamu İhale Kurumuna itirazen şikayet başvurusunda bulunma süresi bulunmasına karşın, bu süre beklenilmeden 17.01.2008 tarihinde idarenin ihale konusu işe ilişkin sözleşmeyi imzaladığı görülmüş olup, söz konusu sözleşmenin mevzuatta öngörülen sürelere uygun imzalanmadığı anlaşılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilemeyecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, ihale işlemleri ile ihale kararının iptali gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle;

4734 sayılı Kanunun 56 ncı maddesinin ikinci fıkrasının (b) bendi gereğince, ihale işlemlerinin ve ihale kararının iptaline,

Oybirliği ile karar verildi.