Teklif dosyasında imza sirkülerinin sureti kullanılarak alınmış noter onaylı ikinci bir suret sunulması teklifin değerlendirme dışı bırakılmasını gerektirir mi?

İhaleyi Yapan Daire:

Başvuru Tarih ve Sayısı:

Başvuruya Konu İhale:

Kurumca Yapılan İnceleme ve Değerlendirme:

Başvuruya ilişkin olarak 2013/4862sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

Karar:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,teklifleri kapsamında sundukları imza sirküsünün suretinin noter tarafından tasdiklendiği gerekçesiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, idarece tesis edilen değerlendirme dışı bırakma işleminin mevzuata aykırı olduğu ve tekliflerinin değerlendirmeye alınması gerektiğiiddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

Başvuru konusu ihaleye ait İdari ş�artname'nin "İhale konusu işe ilişkin bilgiler"� başlıklı 2.1'inci maddesinde,

                      "2.1. İhale konusu hizmetin;

a) Adı: Hatay Çevre ve ş�ehircilik İl Müdürlüğü Araç Kiralama Hizmeti (5 Araç ş�oförlü Yakıtsız)

b) Miktarı ve türü: Hizmetin miktarı ve türü ekte yer almaktadır."� düzenlemesi,

Aynı ş�artname'nin "İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri"� başlıklı 7'nci maddesinde,

"7.1.İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir:

a) Mevzuatı gereği kayıtlı olduğu ticaret ve/veya sanayi odası veya ilgili meslek odası belgesi;

1) Gerçek kişi olması halinde, kayıtlı olduğu ticaret ve/veya sanayi odasından ya da ilgili meslek odasından, ilk ilan veya ihale tarihinin içinde bulunduğu yılda alınmış, odaya kayıtlı olduğunu gösterir belge,

2) Tüzel kişi olması halinde, ilgili mevzuatı gereği kayıtlı bulunduğu ticaret ve/veya sanayi odasından, ilk ilan veya ihale tarihinin içinde bulunduğu yılda alınmış, tüzel kişiliğin odaya kayıtlı olduğunu gösterir belge,

b) Teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren imza beyannamesi veya imza sirküleri;

1) Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesi,

2) Tüzel kişi olması halinde, ilgisine göre tüzel kişiliğin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi, bu bilgilerin tamamının bir Ticaret Sicil Gazetesinde bulunmaması halinde, bu bilgilerin tümünü göstermek üzere ilgili Ticaret Sicil Gazeteleri veya bu hususları gösteren belgeler ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirküleri,

                       ...7.7.Belgelerin sunuluş şekli:

 7.7.1.İstekliler, yukarıda sayılan belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini vermek zorundadır. Ancak, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesinin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde Gazete idaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca “aslının aynıdır” şeklinde onaylanarak isteklilere verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri ile bunların noter onaylı suretleri de kabul edilecektir. Kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden temin edilebilen ve teyidi yapılabilen ihaleye katılım ve yeterlik belgelerinin internet çıktısı sunulabilir.

7.7.2.Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile “ibraz edilenin aynıdır” veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmeyecektir.

7.7.3.İstekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale tarihinden önce İdare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şekilde şerh düşülen suretlerini tekliflerine ekleyebilirler."� düzenlemesi yer almaktadır.

Sözleşme Tasarısı'nın "İşin süresi"� başlıklı 9'uncu maddesinde,

 "9.1. İşe başlama tarihi 01.01.2014; işi bitirme tarihi 31.12.2014

9.2. Bu sözleşmenin uygulanmasında sürelerin hesabı takvim günü esasına göre yapılmıştır."�düzenlemesi yer almaktadır.

Yukarıda yer verilen İdari ş�artname'nin 7.7.2'nci maddesinde, noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşımasının zorunlu olduğu, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile "ibraz edilenin aynıdır"� veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanların geçerli kabul edilmeyeceği, 7.7.3'üncü maddesinde ise, isteklilerin istenen belgelerin aslı yerine ihale tarihinden önce idare tarafından "aslı idarece görülmüştür"� veya bu anlama gelecek şekilde şerh düşülen suretlerini tekliflerine ekleyebilecekleri belirtilmiştir.

                      13.12.2013 tarihinde yapılan ihalede 5 istekli olabilecek firmanın ihale dokümanı satın aldığı, 3 isteklinin teklif verdiği, başvuru sahibi isteklinin sunduğu imza sirküsünün sureti noter tarafından tasdiklendiği gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı, Aktur Gıda Nak. Paz. Kom. Taah. Tic. Ltd. ş�ti.nin teklifinin yaklaşık maliyetin üzerinde olduğu gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı, ihalenin Behsat Kılıçüzerinde bırakılmasına karar verildiği anlaşılmıştır.

                    Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği'nin "Belgelerin Sunuluş ş�ekli"� başlıklı 31 inci maddesinde,

                    (1) Bu Yönetmeliğin uygulanmasında idareler; belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini isterler. Bu kapsamda sunulan fatura örnekleri de asıl olarak kabul edilir. Adaylar veya istekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale veya son başvuru tarihinden önce idare tarafından "aslı idarece görülmüştür"� veya bu anlama gelecek şerh düşülen suretlerini başvuruları veya teklifleri kapsamında sunabilirler. Bu yönde yapılacak başvuruların, ihaleden önce idarenin ilgili birim yetkilisi veya bu hususta görevlendirilmiş personelince karşılanması zorunludur.

                  (2) Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile "ibraz edilenin aynıdır"� veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmez. Ancak, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesinin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde, Gazete idaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca "aslının aynıdır"� şeklinde onaylanarak verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri veya bunların noter onaylı suretleri de kabul edilir"¦"� hükmü bulunmaktadır.

Başvuru sahibi Orontes Yemekçilik Temizlik Bilgi İşlem Veri Hazırlama Tarım Gıda İnşaat Ormancılık ve Hayvancılık İthalat İhracat Sanayi ve Ticaret Limited ş�irketi'nin ihaleye sunduğu teklif dosyası incelendiğinde,

İsteklinin teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren imza sirküleri sunduğu, şikâyete konu imza sirkülerinin ilk olarak Hatay 2'nci Noterliği tarafından, belge üzerine "İşbu örnek Daire Dosyasında Saklı Aynı Tarih ve Yevmiye No'lu Aslına Uygun Olduğunu Onaylıyorum."� şerhi düşülerek 21.02.2013 tarih ve 03101 yevmiye numarası ile onaylandığı tespit edilmiştir. Bahse konu onaylı suretin Hatay 3'üncü Noterliği tarafından, belge üzerine "İşbu Suret Aslına Uygundur. Tasdik Ederim."� ş�erhi düşülerek 23.10.2013 tarih ve 23094 yevmiye numarası ile onaylandığı tespit edilmiştir.

Buna göre, Hatay 2'nci Noterliğinin belgenin aslını görerek belgenin asıl olduğunu onayladığı tespit edilmiştir. Hatay 3'üncü Noterliği tarafından belge üzerine düşülen şerhten ise, Hatay 2'nci Noteri tarafından ıslak imza ve mührünü taşıyan suretinin görülerek verilen ve aslına uygun olduğu onaylanan belgenin, aslına uygun olduğunun tekrar onaylandığı anlaşılmaktadır.

Diğer taraftan daha önce aynı konuya ilişkin olarak yapılan bir incelemeye esas olmak üzere Kurumumuzca Türkiye Noterler Birliği'ne 04.03.2010 tarih ve 474/2926 sayılı yazı ile "Adana 2. Noterliği tarafından yapılmış nihai onayın kamu ihale mevzuatı anlamında, suret veya fotokopisi görülerek yapılmış bir onay olarak mı yoksa belgenin aslına uygunluğuna yönelik yapılmış bir onay olarak mı değerlendirilmesi gerektiği hususunda"� görüş sorulmuş olup, Türkiye Noterler Birliği tarafından gönderilen 19.03.2010 tarih ve 6374 sayılı yazıda yazıya konu olaya ilişkin, işlem aslının Adana 5. Noterliğinde yapılması, örneğinin de aynı noterlikçe çıkarılması ve bu örneğinde Adana 2. Noterliğince görülerek suret verilmesi nedeniyle onaylama işleminin belgenin aslına uygun olduğuna dair yapılmış bir onay niteliğinde olduğu ifade edilmiştir.

Tüm bu açıklamalar ve Türkiye Noterler Birliğinden alınan görüş doğrultusunda (ilgili Birliğe sorulan örnek olay ile incelemeye konu hususun benzer olduğu dikkate alındığında), Hatay 2'nci Noterliği'nin ıslak imza ve mührünü taşıyan suretinin görülerek Hatay 3'üncü Noterliği tarafından ikinci bir onay işleminin yapıldığı anlaşılmış olup,başvuru sahibi tarafından teklif dosyası kapsamında sunulan imza sirkülerinin aslına uygunluğu noterce onaylanmış örnek (suret) niteliği taşıdığı, Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği'nin yukarıda yer verilen 31'inci maddesi uyarınca aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerin asıl belge gibi işlem göreceği, başvuru sahibinin mevzuata uygun bir belgelendirme yaptığı ve bu itibarla idarenin, sunulan imza sirkülerinin belgelerin sunuluş şekline aykırı olduğundan bahisle başvuru sahibinin teklifini değerlendirme dışı bırakması işleminde mevzuata uyarlık bulunmadığı anlaşılmıştır.

                      Ayrıca, Kamu İhale Genel Tebliği'nin "Yaklaşık maliyetin üzerindeki teklifler"� başlıklı 16.3'üncü maddesinde "16.3.1.  Yaklaşık maliyetin üzerindeki tekliflerin kabul edilip edilemeyeceği hususunda tereddütler olduğu anlaşılmaktadır. İhale komisyonu;

a)  Yaklaşık maliyet hesaplanırken değerlendirilmeyen her hangi bir husus olup olmadığını,

b)  Yaklaşık maliyet güncellenerek tespit edilmişse, güncellemenin doğru yapılıp yapılmadığını,

c)  Verilen teklif fiyatlarının piyasa rayiç fiyatlarını yansıtıp yansıtmadığını,

Sorgulayarak verilen teklifleri yaklaşık maliyete göre mukayese eder ve bütçe ödeneklerini de göz önünde bulundurarak, teklif fiyatlarını uygun bulması halinde ekonomik açıdan en avantajlı teklifi ve varsa ikinci teklifi belirlemek veya verilen teklif fiyatlarını uygun bulmaması halinde ihalenin iptaline karar vermek hususunda takdir yetkisine sahiptir.

16.3.2.  Yaklaşık maliyetin üzerinde olmakla birlikte teklifin kabul edilebilir nitelikte görülmesi halinde idarenin ek ödeneğinin bulunması veya ilgili mali mevzuatı gereği ödenek aktarımının mümkün olması durumlarında teklifler kamu yararı ve hizmet gerekleri de dikkate alınarak kabul edilebilir. Bu durumda sorumluluk idareye aittir."� şeklinde açıklama yer almaktadır.

                    Başvuru sahibi isteklinin teklifinin değerlendirmeye alınmasından sonra kalan geçerli tekliflerin tamamı yaklaşık maliyetin üzerinde olup idarece yukarıda belirtilen Tebliğ açıklaması uyarınca değerlendirme yapılmalıdır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılığı belirlenen ihale işlemlerinin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, Orontes Yemekçilik Temizlik Bilgi İşlem Veri Hazırlama Tarım Gıda İnşaat Ormancılık ve Hayvancılık İthalat İhracat Sanayi ve Ticaret Limited ş�irketi'nin teklifinin değerlendirmeye alınması ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle 4734 sayılı Kanun’un 65′inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54′üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oyçokluğu ile karar verildi.