İhale komisyonu haricinde kurulan komisyonlarda numunelerin değerlendirilmesi mümkün müdür?

İhaleyi Yapan Daire:

Başvuru Tarih ve Sayısı:

Başvuruya Konu İhale:

Kurumca Yapılan İnceleme ve Değerlendirme:

05.05.2011 tarih ve B.07.6.KİK.0.07.00.00-101.04-.M.[06.71].(0265)./2011-10E sayılı Esas İnceleme Raporunda;

ş�anlıurfa Eğitim ve Araştırma Hastanesi Başhekimliği tarafından 15.12.2010 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan "250 Kalem Ortopedi ve Cerrahi Sarf Malzeme Alımı"� ihalesine ilişkin olarak Metal Sağlık Ürünleri İç ve Dış Tic. Ltd. ş�ti.'nin 14.01.2011 tarihinde yaptığı şikayet başvurusunun, idarenin 27.01.2011 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin 01.02.2011 tarih ve 6228 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 31.01.2011 tarihli dilekçe ile itirazen şikayet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

Karar:

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikayet dilekçesinde özetle; ihalenin 213, 214, 215 ve 243 numaralı kalemleri için teklif etmiş oldukları cihazların, teknik şartnameye uygun olmadığı gerekçesiyle, anılan kalemler için tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, ancak teklif dosyası ekinde idareye sunmuş oldukları katalog ve dokümanlarda, cihazların söz konusu özellikleri karşıladığı, bu nedenle de alınan kararın uygun olmadığı, iddiasına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddiasının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin "İhale komisyonunun kurulması ve çalışma esasları"� başlıklı 17 nci maddesinde; "...(4) İhale sürecindeki değerlendirmeleri yapmak üzere oluşturulan ihale komisyonu dışında başka adlar altında komisyonlar kurulamaz..."� hükmü,

Aynı Yönetmeliğin "Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman"� başlıklı 43 üncü maddesinde; "(1) Teklif edilen malın teknik şartnamede yer alan teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğraf ayrı ayrı veya birlikte istenebilir.

(2) Numunenin sunulma yöntemi ile ihale komisyonunca numunenin değerlendirilmesine yönelik düzenleme, ayrıntılı bir şekilde ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede yapılır. İdare tarafından numune bir tutanak ile teslim alınır. Bu tutanağın bir sureti de aday veya istekliye verilir."� hükmü,

İdari şartnamenin "İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri"� başlıklı 7 nci maddesinde; "...7.4.6. İstekliler teklif edecekleri malzemelerin ihale dokümanında belirtilen özelliklere uygunluğunu teyit etmek amacı ile teklif verdikleri kalemlere ait numune vermek zorundadır. Teklifleri ile birlikte numune vermeyen firmaların teklifleri değerlendirmeye alınmayacaktır. Teklif edilen numunelerin üzerinde firma kaşesi ve ihale liste sıra numarası belirtilecektir..."� düzenlemesi,

Teknik şartnamenin "Torakolomber Vida-Rod Sistemi"“U Vida Sistemi"� başlıklı bölümünde; "...7. Vidalar açılandırılabilir (Poly axial) ve sabit başlıklı (Mono axial) iki ayrı şekilde olmalıdır.

...

11. Listheysiz vakalarında kullanılmak üzere mono ve multi axial reduksiyon vidaları olmalıdır. Reduksiyon vidaları 4,5-7,5 mm çapları arasında en az 4 farklı ebatta olmalıdır. Vida çapları ayırt etmekte kolaylık sağlamak amacıyla vidalar çaplarına göre farklı renklerde olmalıdır.

...

                      21. Set içeriğinde rodları birbirine bağlamak için domino konnektör sistemi olmalıdır.

22.Transvers konnektör açılandırılabilir özellikte olmalıdır..."� düzenlemesi,

Yine teknik şartnamenin "Dura Yapıştırıcısı Teknik ş�artnamesi"� başlıklı bölümünde; "...4. Uygulandığı bölgede görülebilir ve kontrol edilebilir olması için belirgin renkte olmalıdır..."� düzenlemesi,

İhale ilanının "Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman"� başlıklı 4.3.2 nci maddesinde; "İstekliler teklif edecekleri malzemelerin ihale dokümanında belirtilen özelliklere uygunluğunu teyit etmek amacı ile teklif verdikleri kalemlere ait numune vermek zorundadır. Teklifleri ile birlikte numune vermeyen firmaların teklifleri değerlendirmeye alınmayacaktır. Teklif edilen numunelerin üzerinde firma kaşesi ve ihale liste sıra numarası belirtilecektir."� düzenlemesi,

Yer almaktadır.

Anılan mevzuat hükmü gereğince; teklif edilen malın teknik şartnameye uygunluğunu belirlemek amacıyla idarelerce numune istenilmesi mümkün olup, numunelerin sunulma yöntemi ile değerlendirilmesine ilişkin düzenlemelere idari şartnamede yer verilmesi gerekmektedir.

Başvuruya konu ihaleye ait idari şartname incelendiğinde; idari şartnamede ve ihale ilanında, ihaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterlerinin düzenlendiği ilgili maddelerde, isteklilerin, teklif edecekleri malzemelerin ihale dokümanında belirtilen özelliklere uygunluğunun teyidi amacıyla, teklif verdikleri kalemlere ilişkin numune vermek zorunda olduğunun ve teklifleri ile birlikte numune vermeyen firmaların tekliflerinin değerlendirmeye alınmayacağının belirtildiği görülmüştür.

4734 sayılı Kanunun 30 uncu maddesinin 2 nci fıkrasında yer alan; "Teklif mektubunda ihale dokümanının tamamen okunup kabul edildiğinin belirtilmesi, teklif edilen bedelin rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılması, üzerinde kazıntı, silinti, düzeltme bulunmaması ve teklif mektubunun ad, soyad veya ticaret unvanı yazılmak suretiyle yetkili kişilerce imzalanmış olması zorunludur."� hükmü uyarınca, isteklilerce teklif mektubunda ihale dokümanının tamamen okunup kabul edildiği beyan edildiğinden, tekliflerin ihale dokümanında yer alan düzenlemeler çerçevesinde değerlendirilmesi gerekmektedir.

İdare tarafından gönderilen ihale işlem dosyasının incelenmesi sonucunda; kısmi teklife açık olarak gerçekleştirilen ihalenin başvuruya konu 213, 214 ve 215 inci kalemlerine 12 istekli tarafından teklif verildiği, başvuru sahibi istekli de dâhil olmak üzere 9 isteklinin, sunmuş olduğu cihazın, teknik şartnameye uygun olmadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı, 3 isteklinin teklifinin ise geçerli teklif olarak belirlendiği, ihalenin yine başvuruya konu 243 üncü kalemine ise 4 isteklinin teklif verdiği, yalnızca başvuru sahibi isteklinin sunmuş olduğu cihazın, teknik şartnameye uygun olmadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı, diğer 3 isteklinin teklifinin ise geçerli teklif olarak belirlendiği görülmüştür.

İhale komisyonu kararına dayanak teşkil eden numune değerlendirme tutanağında; başvuru sahibi tarafından teklif edilen ürüne ilişkin olarak; "1- Posterior torakolomber stabilizasyon seti (U vida sistemi-213, 214, 215 no'lu kalemler): ... Metal Sağ. ürünlerine ait set şartnamenin 7-11-21-22 maddelerine uymamaktadır.

...

                      3N Sağlık, Prestij sağlık ve Vektör Sağlığa ait setlerin şartnameye uygun olduğu saptanmıştır.

...

25- Dura yapıştırıcısı (243 no'lu istem): Metal Sağlık isimli firmaya ait numune şartnamenin 4. Maddesinde uymamaktadır.

Teklif veren diğer firmalara ait numunelerde eksiklik saptanmamıştır..."� ifadelerine yer verildiği, başvuruya konu kalemlerde eksikliği görülen diğer isteklilere ilişkin olarak da ilgili değerlendirmelerin yapıldığı tespit edilmiştir.

Yapılan inceleme ve değerlendirmeler neticesinde; başvuruya konu ihalede, ihale dokümanı kapsamında yer alan idari şartnamede ve ihale ilanında, teklif edilen ürünlerin uygunluğunun teyidi amacıyla numune değerlendirmesi yapılacağının belirtildiği, başvuru sahibinin ihale dokümanında yer alan numune değerlendirmesine ilişkin düzenlemelere yönelik olarak süresinde şikayet başvurusunda bulunmadığı, numune değerlendirmesiyle ilgili teknik belirlemenin idarenin takdir ve sorumluluğunda olduğu görülmekle birlikte, ihale komisyon kararına esas teşkil eden numune değerlendirme tutanakların, ihale komisyonunda yer almayan 7 adet Beyin ve sinir cerrahisi uzmanı tarafından hazırlanmış olduğu, numunelerin değerlendirilmesinin ihale komisyonunda yer almayan kişilerce yapılmasının, ilgili Yönetmeliğin, ihale komisyonunun kurulmasına ilişkin 17 nci maddesinde belirtilen, ihale sürecindeki değerlendirmeleri yapmak üzere oluşturulan ihale komisyonu dışında başka adlar altında komisyonlar kurulamayacağı hükmüne aykırılık teşkil ettiği, tekliflerin değerlendirilmesine esas alınan numune değerlendirmelerinin, ihale komisyonu üyelerinin gözetiminde ve komisyonun idarece yeterli görünen sayıda üyesinin de katılımıyla, yürütülmesi gerektiği anlaşıldığından, başvuruya konu 213, 214, 215 ve 243 numaralı teklif kalemlerine ilişkin numunelerin değerlendirilmesinin, yukarıda belirtilen şekilde, tekrar yapılması gerektiği sonucuna ulaşılmıştır.

Diğer taraftan; İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Tebliğin "İtirazen şikayet başvurularında aranılacak şekil unsurları"� başlıklı 11 inci maddesinin 6 ncı fıkrasında; "Kısmi teklife açık ihalelerde ise tekliflerin verilmesi ile bu aşamadan sonraki işlemlere ilişkin başvurularda, başvuru bedeli toplam yaklaşık maliyet üzerinden yatırılır. Başvuruya konu kısmın yaklaşık maliyetine göre fazla yatırıldığı tespit edilen tutar Kurum tarafından başvuru sahibine iade edilir."� açıklaması bulunmaktadır.

Başvuruya konu ihalenin şikayete konu kalemlerinin yaklaşık maliyetinin 166.180,00 TL olduğu, söz konusu kalemler için yatırılması gereken başvuru bedelinin 1.152,00 TL olduğu, başvuru sahibinin ise itirazen şikayet başvuru bedeli olarak 3.177,00 TL'nin Kurum hesaplarına yatırıldığı, bu nedenle de başvuru sahibi tarafından fazla yatırıldığı anlaşılan (3.177,00 TL-1.152,00 TL=) 2.025,00 TL'nin talebi halinde başvuru sahibine iadesinin gerektiği anlaşılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, başvuruya konu 213, 214, 215 ve 243 numaralı teklif kalemlerine ilişkin numunelerin değerlendirilmesinin belirtilen şekilde tekrar yapılarak, söz konusu kalemler için tekliflerin değerlendirilmesi aşaması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanunun 65 inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere;

1- Anılan Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince ihalenin 213, 214, 215 ve 243 numaralı kalemlerine ilişkin olarak düzeltici işlem belirlenmesine,

2- Fazla ödenen başvuru bedelinin başvuru sahibinin yazılı talebi halinde iadesine,

Oybirliği ile karar verildi.