Teklif dosyasında numune teslim tutanağı sunulacağı hallerde tutanağın yetkili kişilerce imzalanmamış olması teklifin değerlendirme dışı bırakılmasını gerektirir mi?

İhaleyi Yapan Daire:

Başvuru Tarih ve Sayısı:

Başvuruya Konu İhale:

Kurumca Yapılan İnceleme ve Değerlendirme:

Cizre Belediyesi Su ve Kanalizasyon İşleri Müdürlüğütarafından 04.05.2012tarihinde açık ihale usulüile yapılan "İlaçAlımı"� ihalesine ilişkin olarak Kontrol Kimya İlaç Mak. İnş. San. ve Tic. A.ş�.'nin 21.05.2012tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 21.05.2012tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin 31.05.2012tarih ve 20159sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 31.05.2012tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

Karar:

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle;

1 )   ş�irket vekili olarak ihaleye katılan ve şirket adına düzenlenen numune teslim tutanağında ismi bulunan Düzgün Gök’e ait vekâletname ve imza beyannamesi sunulmadığı gerekçesiyle tekliflerinin değerlendirmeye alınmadığı, ancak, sundukları teklif mektubunun şirket müdürü Yakup Akmeşe tarafından imzalandığı, Düzgün Gök’ün şirketleri adına vekâleten ihaleye katılmadığı, anılan şahsın yalnızca teklif dosyasını ve numuneleri idareye teslim etmekle görevlendirilmiş olduğu, ihale mevzuatında, numunelerin şirket yetkilisi tarafından temsil edilmesi gerektiğine dair bir düzenleme bulunmadığı, bu nedenle, tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılması işleminin yerinde olmadığı,

2 ) Sundukları iş deneyim belgesi ile biyosidal ürünlerin imali ve kullanılması için verilen izin belgesinde yer alan noter onaylarının mevzuata uygun olmadığı gerekçesiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, anılan belgelerde, “sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmıştır”, “ibraz edilenin aynıdır” veya bu anlama gelebilecek bir şerh bulunmadığı, söz konusu hususun Karşıyaka 4. Noterliği’ne sorularak teyit edilebileceği,

İddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

1 ) Başvuru sahibinin 1 inci iddiasına ilişkin olarak:

                      Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği'nin "Aday veya isteklinin mesleki faaliyetini sürdürdüğünü ve teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgeler"� başlıklı 36 ncı maddesinde;

                      "(1) İhalelerde aday veya isteklilerden;

                      a) Gerçek kişi olması halinde, kayıtlı olduğu ticaret ve/veya sanayi odasından ya da esnaf ve sanatkârlar odasından, ilk ilan veya davet tarihinin ya da ihale veya son başvuru tarihinin içinde bulunduğu yılda alınmış, odaya kayıtlı olduğunu gösterir belgenin,

                      b) Tüzel kişi olması halinde, ilgili mevzuatı gereği kayıtlı olduğu ticaret ve/veya sanayi odasından, ilk ilan veya davet tarihinin ya da ihale veya son başvuru tarihinin içinde bulunduğu yılda alınmış, tüzel kişiliğin odaya kayıtlı olduğunu gösterir belgenin,

                      c) Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesinin,

                      ç) Tüzel kişi olması halinde, ilgisine göre tüzel kişiliğin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi, bu bilgilerin tamamının bir Ticaret Sicil Gazetesinde bulunmaması halinde, bu bilgilerin tümünü göstermek üzere ilgili Ticaret Sicil Gazeteleri veya bu hususları gösteren belgeler ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirkülerinin,

                      İstenilmesi zorunludur.

                      (2) Vekaleten ihaleye katılma halinde; vekil adına düzenlenmiş, ihaleye katılmaya ilişkin noter onaylı vekaletname ile vekilin noter tasdikli imza beyannamesinin sunulması zorunludur."� hükmü yer almaktadır.

                      İhale komisyonu kararında, birinci iddiaya konu edilen hususlara ilişkin olarak; "Vekâleten ihaleye katılan Düzgün Gök'ün adına düzenlenmiş ihaleye katılmaya ilişkin noter onaylı vekâletname ile vekilin noter tasdikli imza beyannamesinin dosyasında sunulmadığı için dosyasının geçerli tekliflerden çıkarılarak işleme alınmamasına..."� tespitlerine yer verilmiştir.

                      Başvuru sahibi tarafından sunulan birim fiyat teklif mektubunda yer alan imza ile şirkete ait imza sirkülerinde yer alan imzaların karşılaştırılması sonucunda, birim fiyat teklif mektubunun Yönetim Kurulu Başkan Yardımcısı Yakup Akmeşe tarafından imzalandığının anlaşıldığı, bu yönüyle, başvuru sahibinin ihaleye vekil aracılığıyla değil yasal temsilcisi aracılığıyla katılmış olduğu, Düzgün Gök'ün yalnızca isteklinin teklif dosyasını idareye ulaştırdığı ve başvuru sahibi şirket adına teklif vermediği, bu nedenle, anılan şahıs adına düzenlenmiş olan ve şirket adına teklif vermeye yetkili olunduğuna dair vekâletname ve imza beyannamesi ibraz edilmesine gerek bulunmadığı sonucuna varılmıştır.

                      Diğer yandan, Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği'nin "Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman"� başlıklı 43 üncü maddesinde;

                       "(1) Teklif edilen malın teknik şartnamede yer alan teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğraf ayrı ayrı veya birlikte istenebilir.

                      (2) Numunenin sunulma yöntemi ile ihale komisyonunca numunenin değerlendirilmesine yönelik düzenleme, ayrıntılı bir şekilde ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede yapılır. İdare tarafından numune bir tutanak ile teslim alınır. Bu tutanağın bir sureti de aday veya istekliye verilir..."� hükmü yer almaktadır.

                      İdari şartnamenin "İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri"� başlıklı 7 nci maddesinde;

                      "...

                      7.5.6. Teklif edilen malın teknik şartnamede yer alan teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğraf ayrı ayrı ihale dosyasında sunulacaktır.

                      Alınan numuneler ihale öncesinde tutanak ile komisyona teslim edilecektir ve tutanağın iki adet örneği yükleniciye verilecektir. Yüklenici aldığı tutanaklardan birisini ihale zarfında bulundurmak ile mükelleftir."� düzenlemesine yer verilmiştir.

                      İhale komisyonu kararının devamında, başvuru sahibi tarafından Düzgün Gök'e ait vekâletname ve imza beyannamesi sunulmaması hususunda; "Teklif edilen malın teknik şartnamede yer alan teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla istenen numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğraf ayrı ayrı ihale dosyasında sunulduğu yalnız dosyasında mevcut bulunan tutanağın üzerinde bulunan ismin Düzgün Gök olarak geçtiği, ihale evrakları arasında yapılan teferruatlı incelemede anılan şahıs adına firma tarafından herhangi bir vekâlete rastlanılmadığından dolayı verilen numunelerin işlem görmemesi gerektiğinden numunelerin reddine..."� tespitlerine yer verilerek, numune teslim tutanağında imzası yer alan Düzgün Gök'e ait vekâletname bulunmadığı gerekçesiyle başvuru sahibi istekli tarafından sunulan numunelerin değerlendirmeye alınmadığı belirtilmiştir.

                      Numune teslim tutanağının taşıması gereken şekil şartları konusunda Kamu İhale Mevzuatında herhangi bir düzenleme bulunmamakta olup, idari şartnamenin yukarıda aktarılan maddesinde, isteklilerin numune teslim tutanağına teklif dosyalarında yer vermeleri öngörülmüş, buna karşın, tutanağın istekliler tarafından imzalanıp imzalanmayacağı ve diğer şekil şartları hususunda düzenleme yapılmamıştır. Anılan hususa ilişkin olarak, numune teslimi ilişkisinde, teslim alan ve teslim eden olarak iki tarafın bulunduğu ve ileride herhangi bir uyuşmazlığın doğmasına sebebiyet vermemek adına, her iki tarafın da teslim edilen malların sayıları, markaları, özellikleri vb. hususlarında taahhüt altına girmeleri gerektiği, bu yönüyle, numune teslim tutanağında isteklilerin de imzasının yer alması gerektiği neticesine varılmıştır.

                      4734 sayılı Kamu İhale Kanunu'nda teklif, isteklinin idareye sunduğu fiyat teklifi ile değerlendirmeye esas belge-bilgileri ifade etmekte olup, idari şartname düzenlemeleri uyarınca numune teslim tutanağı ihaleye katılımda yeterlik belgesi olarak, diğer bir deyişle, teklifi oluşturan belgelerden biri olarak belirlenmiştir. Bu durumda, isteklilerin teklif dosyalarında yer alan tüm yeterlik belgeleri gibi numune teslim tutanağının da şirket adına teklif vermeye yetkili kişilerce imzalanmış olması gerektiği sonucuna ulaşılmış ve başvuru sahibinin iddiası yerinde görülmemiştir.

2 ) Başvuru sahibinin 2 nci iddiasına ilişkin olarak:

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği'nin "Belgelerin sunuluş şekli"� başlıklı 29 uncu maddesinde;

                      "(1) Bu Yönetmeliğin uygulanmasında idareler; belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini isterler. Bu kapsamda sunulan fatura örnekleri de asıl olarak kabul edilir. Adaylar veya istekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale veya son başvuru tarihinden önce idare tarafından "aslı idarece görülmüştür"� veya bu anlama gelecek şerh düşülen suretlerini başvuruları veya teklifleri kapsamında sunabilirler. Bu yönde yapılacak başvuruların, ihaleden önce idarenin ilgili birim yetkilisi veya bu hususta görevlendirilmiş personelince karşılanması zorunludur.

                      (2) Noter onaylı belgelerin, aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile "ibraz edilenin aynıdır"� veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmez. Ancak Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesinin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde, Gazete idaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca "aslının aynıdır"� şeklinde onaylanarak verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri veya bunların noter onaylı suretleri de kabul edilir. Adayın veya isteklinin ve/veya teklif edilen malın, İlaç ve Tıbbi Cihaz Ulusal Bilgi Bankasına kayıtlı olduklarını tevsik edici belge veya belgeler, internet çıktısı olarak sunulabilir."� hükmü yer almaktadır.

                      Başvuru sahibi istekli tarafından sunulan iş deneyim belgesi ile biyosidal ürün ruhsatname belgelerinin incelenmesi sonucunda; anılan belgelerin Karşıyaka Dördüncü Noterliği tarafından onaylandığı, belgelerin üst kısmında "Aslına uygundur"� şerhinin, alt kısmında ise "İşbu suretin ibraz olunan aslının aynı olduğunu ve bu yolda aslına şerh verildiğini onaylarım."� şerhinin yer aldığı ve her iki şerhin de belgelerin aslına uygun olduğunu belirttiğinin açık olduğu anlaşılmış olup, başvuru sabinin ikinci iddiası yerinde bulunmuştur.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanunun 65 inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere;

Anılan Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

Oybirliği ile karar verildi.